高校財務會計檔案管理的內控制度建設探究

賴麗蓮

一、引言

為了確保高校在經濟活動中能遵紀守法，資產能夠有效使用，使其資源在配置和使用上能達到最大化的效益，避免財務出現弄虛作假、腐敗舞弊等現象，對于高校的內部控制建設，國家上級主管部門提出了新的要求，并進行了明確：高校應積極參與到內部控制建設上來，會計檔案的內控建設是高校內部控制建設的重要組成部分。會計檔案真實、詳細記錄著高校的每一筆經濟業(yè)務，它可以為高校的財務管理指明正確的方向。財務工作中，會計檔案管理工作非常關鍵，但在實際工作中，這個工作受重視的程度很低。作為內控建設的一部分內容，檔案管理工作還存在著一些問題，需要高校在工作中把這些問題解決，使會計檔案管理的工作效能不斷提升。

二、高校財務會計檔案管理對內部控制的重要性

首先，隨著內部控制工作的開展，會計檔案隨之生成。高校財務涉及的預算管理、財務事件各時期的審批、核算和決算等經濟活動都以文字圖片形式真實的保存在財務會計檔案之中，針對現行經濟活動全方面啟動控制計劃，這就要求其所登記在冊的保存價值高的圖表和文字等不同方式的會計檔案具有真實性，以保證所有會計資料的客觀準確。

其次，內部控制的原則在高校財務會計檔案管理工作中得到充分反映。高校響應教育部的號召，重視并積極參與內部控制建設，將全面、重要、制衡和適應性原則貫徹實施于內部控制的整個過程。全面控制現行業(yè)務活動，從活動的決策、執(zhí)行到監(jiān)督，對其可能發(fā)生的重大風險進行預判。在互聯網技術不斷更新的當下，高校的財務會計檔案存檔內容、管理方式、存檔方式等都發(fā)生了變化，這就是內部控制適應性的客觀反映。

最后，高校財務會計檔案管理應嘗試引入內部控制方法。關于財務會計控制，內部控制指南有明確規(guī)定，應使會計機構健全完善化，其職責和權限應清晰明確，會計工作崗位應設置合理合法，結合學校實際建立內部會計管理制度，制定會計工作的基礎規(guī)范，明確會計管理要求，加強并重視對會計檔案的管理，記錄、收集、整理歸類學校產生各項經濟業(yè)務，并最后歸檔，使會計業(yè)務的處理流程進一步優(yōu)化和完善，促進會計系統控制功能有效發(fā)揮作用。

三、當前高校財務會計檔案管理的現狀

（一）部分管理人員的高校財務會計檔案管理意識淡薄

高校的財務部門是高校的核心部門之一，具有非常重要的地位。從現實的工作中看，財務相關工作被高校財務人員列為重中之重，投入大量精力，卻對會計檔案管理工作不屑一顧。具體表現在以下幾個方面：

1.檔案管理人員配備不足，未設置專職人員管理。許多高校的財務會計檔案管理工作都是由會計人員兼職的，沒有單獨設置會計檔案管理這個崗位。由于會計人員平時工作量大，無法投入更多的精力和時間，對會計檔案進行精細化的管理，有時就會讓出納人員或收費人員進行會計憑證的裝訂，這就違反出納人員不得兼管會計檔案的規(guī)定，無法確保會計檔案的完整性、準確性和安全性。

2.平時收到的上級文件沒有及時上交學院檔案管理部門。部門在收到上級文件的正確處理流程為：文件接收部門先將文件交給院辦公室，由院辦公室進行收文和發(fā)文管理，文件原件由學院的檔案部門保管。院辦公室會給出意見，通過電子流程轉交給院領導辦理，院領導會根據文件相關內容，給出由哪個部門辦理的具體批示，最后由主辦部門將文件執(zhí)行情況反饋給院辦公室。由于財務會計檔案管理人員沒有進行過專業(yè)的檔案管理培訓，再加上各部門之間的溝通也不到位，平時收到的上級文件都放在自己的辦公室，沒有在規(guī)定的時間內上交到學院辦公室，導致學院檔案管理部門不知道有這份文件的存在，所以在檔案系統中無法查找到此份文件。

3.不能及時移交會計檔案。會計檔案如果產生于當年，依照會計檔案管理辦法，應暫時保管在財務部門那里，期限是一年，超過這個保管期限，再由財務部門進行移交，由單位檔案管理部門接管。但在現實工作中，產生了三、四年的會計檔案都還在財務部門放著。由于會計工作人員的業(yè)務范圍廣，無法及時對這些需要歸檔的會計憑證進行整理、裝訂、歸檔，就會延遲會計檔案的移交，存在積壓、延時等不良現象，這也不利于會計檔案管理工作的開展，也無法保障積壓檔案的安全性，容易造成檔案的遺失。

（二）高校會計檔案管理制度有待完善，或沒有落到實處

通常情況下，高校的會計檔案都會授權給專業(yè)的檔案部門，由其全權負責管理。會計檔案管理是一個專業(yè)性強的崗位，對其管理人員的要求高，而高校檔案管理部門的管理人員往往不具備財務管理這方面的知識，所以對移交的會計檔案并沒有對其進行真正的管理，僅僅是提供場所進行“保存”而不是“保”、“管”。由于大部分高校都沒有根據自己的實際情況，結合學校的發(fā)展規(guī)劃，量身訂制一套適合自己的會計檔案管理辦法，財務人員一般是用通用的會計檔案管理法來“保管”會計檔案，由于制度缺乏或不完善，問題頻出。

調閱會計檔案也存在很多不足。學校財務部門雖有公示具體的操作流程：業(yè)務部門提出申請、相關領導審批、登記簽字、借閱或復印、歸還及查驗等步驟。但在會計檔案實際調閱中，并不是所有會計檔案借閱部門都有提出申請。有的業(yè)務部門沒有提出相關檔案借、調閱的申請，也沒有履行簽字流程，直接過來財務就借閱，會計檔案的安全性得不到保障。

（三）高校會計檔案存檔內容的新增和存檔方式的變更

電子信息發(fā)展崛起，會計檔案的存檔內容也不再是單一的紙質檔案，還包括在計算機、財務系統、網絡等各種智能設備中生成的電子檔案及基于各類存儲介質的會計檔案。受會計核算升級作用，會計檔案的存檔內容也日益豐富。在不久的將來，會計檔案會發(fā)展為電子會計檔案和傳統會計檔案共存的形勢。

保管紙質會計檔案，唯一的硬性條件就是一個封閉的空間，做到防火、不丟失、防盜就可以了。而依賴于介質存檔的電子檔案，對存檔介質的保管提出了更高的要求。它受存放的光線、溫度、環(huán)境、濕度等方面的作用。對于電子檔案還要對它進行備份和定期檢查，還要保護電子檔案載體，以保證電子檔案的安全性。

（四）高校會計檔案管理方式落后

現在高校的業(yè)務范圍不斷拓展，也越來越復雜，經營項目日益增多，會計檔案和原始憑證的數量也一路攀升。現在上級部門經常對科研經費的使用、財政撥款項目的資金使用情況、基建項目資金的使用是否合理等進行專項突擊檢查，就需要對各種項目明細賬和會計憑證核對，需要花時間把相關的紙質憑證資料進行復印供其檢查。紙質材料經過多次的翻閱后，很容易破損，不利于會計檔案的保存，無形中還增添了會計檔案管理工作人員的工作量。

基于此，高校應對會計檔案的管理方式進行變革，在現有的管理方式的基礎上，應對會計檔案的信息化建設加大資金投入，購置或開發(fā)一套專業(yè)的會計檔案管理軟件。將電子檔案和紙質檔案同步利用，取長補短，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。使會計檔案的整理和查閱，變得更全面、高效、便捷，促進管理財務會計檔案效能不斷提升。

（五）高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升

由于原始憑證日常監(jiān)管不夠到位，原始憑證在粘貼、裝訂時沒有符合規(guī)定。許多人在報銷時，都是采用固體膠對原始憑證進行粘貼，由于粘貼沒有統一的標準，大多數粘貼的很隨意，會產生票據粘貼堆積、粘貼不牢的現象。這就導致單據上的重要內容無法直接全部展現出來，也容易造成原始單據的丟失，影響檔案的完整性。這就要求會計檔案管理人員在日常的單據收集中對其進行規(guī)范化的管理。

近年來，信息技術的不斷發(fā)展，伴隨著互聯網的崛起，國家也大力推行電子票據，會計檔案管理也逐步向信息化方向發(fā)展，這就要求會計檔案管理人員能自如的應用互聯網時代的信息技術，又要具備扎實的檔案管理技能。

四、如何建設高校財務會計檔案管理的內控制度

（一）明確內控建設在會計檔案管理中的重要性

高校要全面認知內部控制工作的必要性和意義所在，它貫徹于會計檔案管理全過程。高校財務會計檔案管理的內控制度建設要先從管理人員的意識入手，明確崗位職責和工作內容，制定健全的會計檔案管理制度，把檔案管理的內控建設當作日常化工作來做，對會計檔案管理的內部控制工作進一步加強，在管理各項檔案時有制度加以規(guī)范和指導，從而使工作有理有序。高校應從學校實際出發(fā)，以最新會計檔案管理辦法為依據，量身打造一套符合自身管理需求的會計檔案管理辦法。高校的會計檔案管理辦法行之有效，才能真正提高會計檔案管理工作的管理水平和效能。

（二）將財務會計檔案管理工作制度落到實處

高校財務會計檔案管理辦法既能規(guī)范財務會計檔案管理人員的日常行為，又能起到指導作用，保證財務會計檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，提高會計檔案管理的效率，使會計檔案管理形成一個科學、高效、快捷的工作流。比如：對于收到的上級文件，按學院規(guī)定的流程辦理，及時移交學院的辦公室進行收文、發(fā)文管理，相關經辦部門再通過系統對文件進行下載進行后續(xù)的工作；對于會計檔案的移交，要在規(guī)定的時間內移交給單位檔案管理機構保管，避免造成會計檔案的積壓，也可以有效的防止會計檔案的丟失。

（三）會計檔案管理采取專人專管模式

高校會計檔案管理對專業(yè)性要求頗高，高校領導及財務的主管人員要重視會計檔案的管理，應單獨設置會計檔案管理這個崗位，配備專業(yè)人才，由專人專管會計檔案，也即由具體人員負責管理任務，有利于定崗定責，追根溯源。其具體過程為：第一，會計人員收集整理各部門原始憑證；第二，會計檔案管理人員對會計人員移交過來的原始憑證中的原始數據進行查驗；第三，保留符合要求的原始數據，裝訂后登記入冊，最后歸檔。在專人管理會計檔案工作進行中，還要根據學院的會計檔案管理辦法，來約束會計檔案管理人員的行為，說明會計檔案管理人員的工作要求及職責所在，明確其工作責任、義務和權利。

（四）遵循內部控制原則規(guī)范化管理會計檔案

管理會計檔案應在遵循內部控制原則的基礎上進行，是管理規(guī)范化、日常化。特別是在會計檔案的保管和調閱上，切實落實保管和調閱會計檔案制度，辦事做到有章可循，行必規(guī)范，行必果。調閱會計檔案的同時應明確登記，要做好調閱登記，嚴格按照調閱制度流程，先由業(yè)務部門提出申請，業(yè)務部門負責人簽字同意，財務部門負責人負責受理審批，經過會計檔案管理人登記簽字后才能借閱或復印，而借閱或復印只能在檔案室內進行。如遇到一定需要外借的，需履行相關的手續(xù)并約定好歸還時間，歸還時檔案管理人要對其進行查驗，確保檔案是否完整無缺。無法在規(guī)定時間內完成借閱的，需補辦相關的續(xù)借手續(xù)。同時，定期整理和清點相關會計檔案應作為常規(guī)工作，成為會計檔案管理人員應盡的職責。

要及時對到期檔案進行鑒定銷毀。會計檔案管理辦法中明確指出，對于會計檔案的銷毀，會計檔案保管人、會計部門負責人、學院檔案管理機構負責人和單位負責人都要在會計檔案銷毀清冊上簽字。檔案銷毀工作由學院檔案管理機構組織，會計部門派人共同參加檔案銷毀。

監(jiān)銷人應對要銷毀的資料進行清點和核對，在銷毀后還要在銷毀清冊上簽名。只有嚴格按照相關的規(guī)章制度辦事，才能對會計檔案起到保障作用。

（五）提升會計檔案管理人員專業(yè)技能及業(yè)務水平

高校財務會計檔案工作不容有一絲錯誤的存在，嚴謹性頗高，這就要求會計檔案管理人員應具備高水平的業(yè)務能力。在今后，財務會計檔案管理工作會逐步向智能化、“互聯網+”方向轉型升級。這就要求會計檔案管理人員既要懂得應用互聯網信息技術，又要具備扎實的檔案管理技能。所以，學院要重視會計檔案管理人員的培訓，加強職業(yè)道德教育，以年為單位組織會計檔案管理人員進行相關專業(yè)的培訓，提升會計檔案管理人員的業(yè)務知識和視野。也可以到兄弟單位進行交流學習，強化內部控制，增強風險防范能力。長此以往，會計檔案管理人員的綜合素質將會有所提高，促使他們的業(yè)務能力和專業(yè)技能同步進步。

（六）改革財務會計檔案管理模式

現在大多數高校雖有采用辦公軟件進行做賬，但缺少專業(yè)的檔案管理軟件，就無法建立電子檔案。財務會計檔案今后會以信息化管理模式為主導。在“互聯網+”的時代背景下，信息的共享化，電子檔案的廣泛使用，傳統的會計檔案管理已無法滿足現代的工作管理需求，為了適應時代發(fā)展趨勢，使會計檔案管理走上信息化道路，這就要求會計檔案管理進行改革，創(chuàng)新其管理模式，才能推動學院會計檔案朝信息化以及規(guī)范化的方向發(fā)展與轉變。

（七）建立內部控制監(jiān)督隊伍

設立專門的內部控制監(jiān)督隊伍對高校而言勢在必行。隊伍的架構可由各系、部抽派出一名業(yè)務能力強的老師組成，由學校的紀檢部門牽頭，同時應定期對學校內部控制是否足夠完善、足夠有效等等風險進行評估，出具評估報告。根據學校的實際情況將監(jiān)督檢查的范圍、頻率和方法舉措制定出來，重點的部門、業(yè)務及經濟事項應作為常規(guī)監(jiān)督檢查內容，定期或不定期的進行突擊檢查，全面監(jiān)督檢查原則上一年不能少于一次。這樣可以及時發(fā)現各系部在內部控制中存在的問題，收集其反饋的問題，并將這些問題及時上報給學校領導，并提出具體的整改意見，還要監(jiān)督、落實各系部是否按照要求整改，是否全部落實到位，從而保障內部控制體系的完善和有效，將其重要效能發(fā)揮出來，推動學校健康長遠地發(fā)展。

五、結語

高校可以利用會計檔案核驗其會計部門有沒有對各項規(guī)章制度遵守、會計行為是否得當、有沒有違法亂紀等現象存在。基于內部控制制度之上，高校要對會計檔案管理加大力度，在工作中認真貫徹執(zhí)行會計檔案管理制度，經常組織會計檔案管理人員進行業(yè)務專業(yè)培訓，拓寬其視野，提高會計檔案管理人員的管理水平和綜合素質，并以內部控制規(guī)范為準繩來加強會計檔案的管理工作，以提高會計檔案的管理效率和質量，將有利于推動高校的高效率管理。