工程檔案在建設工程項目管理中的應用探究

文／高培春、江浩 撫順市城市建設發展促進中心 遼寧撫順 113000

引言：

建設工程開展過程中，工程管理對于最終的工程質量及經濟效益具有重要影響作用。工程檔案作為工程管理中產生信息的匯總，能夠對建設工程施工管理水平進行直接反映，是建設管理工作中的重要內容。盡管工程檔案管理工作不會直接影響建設工程項目投資的經濟效益，卻會對工程項目的科學運營和維護造成影響。因此有必要結合工程檔案的應用對工程項目管理適當進行探究，并將其合理利用起來，推動工程管理工作科學合理開展。

1、工程檔案概要

工程檔案是指從工程項目提出立項、審批、勘查設計、生產準備、施工、監理驗收等工程建設及工程管理過程中形成的應歸檔保存的文字、表格、影像、圖紙等各種載體材料，是基本建設項目管理工作的重要組成部分。在開展檔案管理工作中必須考慮到項目建設管理工作的需要，一旦缺乏相應工程檔案管理，就會對工程建設與維護，以及工程檔案的收集管理工作造成不利影響，導致難以正常開展工程建設、竣工與驗收。在進行工程檔案組織時，應當從長期規劃和短期規劃兩方面出發，保證實現工程長期戰略規劃的同時具備一定的變通能力，能夠應對實際建設過程中存在的各種風險挑戰。另外，在開展項目工程管理的過程中，應當充分發揮工程檔案管理的積極作用，從而實現工程檔案工作質量的提高，推動項目管理工作的科學化合理化。在開展項目管理的過程中，必須加強工程檔案工作建設，實現管理質量的有效提升。

2、工程檔案在建設工程項目管理中發揮的核心作用

2.1 推動工程運營科學開展

針對工程項目管理工作而言，工程檔案往往貫穿于工程建設的全過程，伴隨著建筑工程施工的推進，通過對施工中出現的所有數據信息進行匯總和整理，從而反映建設工程的實際情況。工程檔案作為項目工程的重要記錄工具，需要不斷補充和記錄工作中出現的相關數據、圖紙和文字，從而儲存一切信息數據，為之后的工程運營提供科學化參考。工程檔案記錄需要包括所有的工程文件同時還要注重設計圖紙、招標文件、工程合同的合理儲存，通過有效信息處理將相關數據應用到項目管理中，實現工作效率和工作質量的提升。在實際施工過程中，只有做好相應的工程檔案管理工作，才能夠對施工過程中的一切數據進行有效統籌，保證工程質量。而在竣工之后還需利用相應工程檔案，為之后的改建或擴建提供數據參考。

2.2 幫助企業儲備工程技術

工程項目管理工作主要是管理實體工程和相關的文檔數據，在信息記錄的過程中，需要針對施工技術相關的操作方法、施工手段、施工經驗等方面進行數據記錄，從而幫助施工企業了解并儲備相應的施工技術，并應用到建筑企業未來人才培養過程中。伴隨現代建筑技術的發展，現代建筑形式的優化推動各類新技術層出不窮。在開展工程項目施工之前，部分建設公司可能會選擇外包或者由專門技術人員進行指導的方式完成自身難以完成的技術。而通過工程檔案對于施工方法、施工材料、施工技術、施工數據進行記錄，能夠實現工程技術的有效儲存，幫助企業提高自身施工技術水平，從而推動企業整體建設水平的提高。

2.3 維護建設單位合法權益

在項目施工過程中，通常會與多家施工單位結合，特別是工程規模較大、施工工期較長的施工項目，容易出現施工事故。工程檔案作為工程建設的執行結果，是所有數據信息的匯總和整理，能夠直接反映出責任對象，找到相關負責單位，從而保障其他單位的相關利益。同時工程檔案管理作為一項動態化工作，與建設工程施工的各個方面息息相關，通過對工程檔案進行分析，可以在一定程度上通過施工情況的記錄來了解整個工程的建設質量，從而發現影響建設工程施工質量的因素，對工程項目的質量進行有效管控，降低質量問題的發生概率，保證建設單位投資項目的順利竣工，獲得預想中的經濟效益。

2.4 提供高效共享信息服務

在開展工程檔案工作過程中會對各項工程中的信息進行記錄，并通過分享與收集工程檔案信息，幫助相關政府部門對建設單位以往的工程經驗進行了解，獲得一定的招投標優勢，幫助政府開展工程決策。工程檔案作為對各類信息的有效匯總，是工程施工過程中不同數據的總和，通過工程檔案的有效記錄可以實現信息資源的有效收集，全面把握施工過程中的影響因素，推動信息資源共享的開展。目前，信息化技術的發展推動互聯網與工程檔案工作之間的結合更加緊密，在工程檔案管理工作中較多地應用到信息技術，通過計算機對相關數據、信息、文字、圖表進行存儲，能夠有效提高相關管理人員工作效率，并提升工程信息流動性，為施工單位及其他合作單位創設一個共享信息服務平臺。

3、工程檔案在建設工程項目管理中存在的主要問題

3.1 檔案構建機制缺乏完善

建設工程項目管理對于建設工程順利開展具有重要作用，而工程檔案作為項目工程管理工作中的重要部分，在當前仍然存在一定問題，影響建設工程項目的有效管理。目前由于部分施工單位對于工程檔案的記錄缺乏重視，因此不具備科學完善的工程檔案管理機制，缺乏統一的信息處理標準，導致在信息收集過程中無法高效整理信息資源，存在信息丟失、信息虛假、信息錯誤等情況。在施工單位想要使用工程檔案對于建筑材料、建筑技術、建筑進程進行信息調取時，面對復雜錯誤的信息會耗費較多精力，影響工程項目管理工作效率，同時在一定程度上也會影響施工單位未來施工工作的開展。

3.2 檔案管理人員能力缺失

當前施工單位將工作重點主要放在施工質量提升與施工人員培養上，而忽略項目管理人員的重要性，忽略工程檔案人員的素質提升。檔案管理人員實際工作能力存在明顯參差不齊，對工程檔案管理工作具有較大影響，大多數檔案管理人員缺乏相應的職業素養，不能有效進行檔案信息儲備管理。同時缺乏先進的檔案管理手段，不能利用當前先進的信息技術妥善的處理信息，干擾工程項目管理工作的有效開展。

3.3 檔案作用發揮受到限制

受項目工程檔案信息不完整的影響，導致工程檔案難以充分發揮自身在工程項目管理中的作用。在大多數情況下，受建筑行業本身建設理念的影響，施工單位對于施工技術與施工質量過于重視，忽略工程檔案在工程項目管理中的作用，導致大多數工程檔案管理人員在工作過程中過度形式化，難以真正結合相應標準進行信息輸入和管理，工作態度過于敷衍。在工程檔案信息收集的過程中，不能結合項目實際情況，對施工工藝、施工步驟、材料信息、施工圖紙等內容進行詳細描述，甚至出現忽略信息內容導致數據丟失的情況。而在進行工程檔案調取的過程中，往往不能及時調取相應信息，影響施工的順利開展，也不利于項目管理工作的進行，導致工程檔案的作用發揮受到限制。

3.4 檔案資料內容出現缺失

為充分發揮工程檔案積極作用，必須保證工程檔案管理的完整性，避免出現不完整、不成套的檔案，而工程檔案的完整性往往由工程建設的多個方面體現。不僅需要對技術數據進行記錄，同時也要結合工程的使用功能和安全狀況等數據進行統計。但是當工程檔案資料記錄過于瑣碎時，就會導致施工成本增加，工作人員工作缺乏重點，影響工程施工進一步的開展。

4、工程檔案在建設工程項目管理中應用的有效舉措

隨著工程的不斷發展，其中所產生的文檔、圖紙等都是檔案的主要組成。因此，工程檔案就直接決定項目工程是否能順利開展，其中也明確施工詳細進度。如果能實現對工程檔案的及時管理，這樣就能讓工程檔案參與到項目管理中，在檔案資料的幫助下，從而來減少資金浪費，更好保證工程質量。在工程項目施工上，運用項目管理方法，將檔案管理模式和項目業務有效結合，并靈活運用當前的管理方法，這樣能實現工程檔案管理和項目管理的共同向前發展。

4.1 完善工程檔案管理制度

為實現工程檔案管理工作質量的提升，應當注重工程檔案管理制度的完善，通過統一標準限制工程檔案錄入方式與錄入質量，保證工作人員能夠結合工程建設的實際需要進行數據錄入，推動工程檔案數據記錄準確性與真實性的提高。在進行工程檔案管理制度完善過程中，施工單位應當從自身實際需要出發，結合當前管理過程中存在的問題進行制度優化。針對當前大部分施工單位而言，在施工過程中對于施工質量、施工進度、經濟效益等方面的重視程度遠遠大于施工項目管理，雖然具備相應的施工管理制度，但缺乏針對工程檔案工作的管理措施。為推動工程檔案管理制度的不斷優化，施工單位應當結合自身需要進行制度設置，從而滿足項目管理需要。

例如，施工單位可以結合當前工程檔案記錄情況與管理人員反映進行制度設置。在進行制度完善的過程中，施工單位管理人員應當先調取以往的工程檔案，發現工程檔案內容中存在的不足之處，比如部分工程檔案可能會出現文件信息缺失、缺少圖紙、數據錯誤等情況，另外，在設置過程中可以觀察工程檔案應用的實際情況，觀察檔案是否能夠快捷迅速的應用到工程建設中，為項目管理工作服務。在對工程檔案管理工作具有初步了解的前提下，施工單位就可以進行相關制度確定。針對當前工程檔案管理中存在明顯的數據錯亂情況，施工單位應當結合數據的全面性、準確性需要，規定工程檔案管理人員在進行數據記錄的過程中，必須與實際施工人員同步對比。同時引入獎懲機制，當發生數據錯亂等情況時，對工程檔案管理人員進行懲罰。結合工程檔案調用的需要，針對檔案的時間、內容、數據進行分類，及時發現當前數據歸納中存在的問題。

除去工程檔案管理人員配合項目管理融合外，還應該從決策、運營、考核和激勵制度入手，從而來實現檔案管理和項目管理更好結合。比如，在項目日常運行上，就可以充分運用工程檔案涉及范圍大，記錄內容多的特點，以此來保證項目有序開展。在實際施工中經常會出現圖紙不斷更改的問題，所以通過工程檔案來實現跟蹤管理，這樣就能確保每次施工上都是手續齊全后才進行，在保證施工質量的情況下，還能減少資源浪費問題。

4.2 提升檔案管理人員素質

工程檔案是否能夠在項目管理工作中充分發揮作用，取決于檔案管理人員的素質。工作人員作為影響工作效率的重要因素，其實際素質也會干擾到檔案內容的準確性以及完整性，對整體施工質量具有重要影響。因此在開展工程檔案工作過程中，必須將工作人員的素質提升重視起來，通過構建具有良好信息技術與信息管理能力的工作人員隊伍推動檔案作用的發揮。

例如，施工單位可以利用素質篩選與在崗培訓相結合的方式，促進檔案管理人員素質的不斷提升。首先就素質篩選而言，在相關管理人員投入到工作崗位之前，由施工單位通過筆試面試相結合的方式，對檔案管理人員的綜合素質進行測試，通過選擇具有相應的檔案信息歸納能力的管理人員，推動工程檔案工作質量的提高。而在工程檔案管理人員真正投入到崗位之后，結合目前先進的信息技術。進行工作在崗培訓。在此過程中相關單位可以與當地數據信息研究單位以及先進高校相結合，由專業人員向工程檔案管理者傳授較為先進的檔案歸納技術，推動檔案管理人員綜合素質的有效提升。因為工程檔案管理涉及到的部門、人員眾多，并且時間跨度較大，所以有一支穩定、專業素質夠的管理隊伍才能更好保證工作質量。在這其中工程檔案管理應該由高層管理人員、技術人員和專業檔案人才所組成，通過這樣的組合方法能實現工程檔案管理和項目管理更好結合，在具體落實上要通過培訓學習、交流等方法，以此來提高管理人員專業素質。

4.3 發揮工程檔案積極作用

在開展項目管理過程中，可以通過建立有效項目組織的方式，推動工程檔案高效運行，保障工作質量。首先明確工程檔案管理的目標是為項目管理而服務，結合施工質量的實際需要發揮工程檔案管理人員的實際作用。其次，應當注重有效管理機制的應用，在明確目標之后提供充足的資料管理空間以及相應的資金調配，圍繞項目管理的不同環節推動信息在組織內部的數據流轉，并在流轉過程中及時更新檔案資料，從而保證目前工程檔案資料的完整性及真實性，發揮工程檔案的積極作用。

4.4 保障工程檔案管理質量

在開展工程檔案管理工作過程中，必須注重數據重點的有效把握，發揮工程檔案管理的核心作用。但客觀來看，受到多種因素的影響，部分施工人員在施工過程中無法結合實際劃分施工段，同時難以利用確定的定量方法對工程施工情況進行記錄，在原材料強度計算過程中，往往忽略正確取值方式，且不能規范填寫驗收材料，導致最終的工程檔案內容出現偏差，不能準確反映施工過程，影響工程質量。為保障工程檔案管理質量，需要各部門相互銜接關系。首先從不同部門所包含的檔案資料內容出發，建立起有序的連接關系，結合單位實際需要積極協調監管單位與施工單位之間的關系，從而保證工程檔案資料與工程項目之間的協同性。在這個過程中需要積極引入信息技術，通過信息共享平臺的構建，由各個部門將自身檔案信息提供給專門的工程檔案管理人員，實現各個單位之間的有效協調，從而保障工程檔案的質量。此外，很多情況下工程檔案都是在執行合同上所產生，所以想要真正提高工程檔案管理質量，就應該以管理合同為基礎，從而來實現對工程參與各方的質量管理要求，進而來引起各方重視。在管理合同上，必須要保證合同內容的真實、準確，這樣才能保證工程檔案內容的真實準確，便于后續檔案管理。

4.5 加強人員配合

工程檔案內容是否準確就直接影響檔案自身價值，也會影響后續管理質量。所以，就需要項目管理和工程檔案管理人員相互配合，特別是技術和管理人員。因為這類人員針對項目實際情況更加了解，也是工程檔案最佳的使用人員和生產人員，只有保證工程檔案的真實可靠，突出體現整個工程項目實際情況，這樣才能發揮檔案作用。檔案管理人員也要經常進入到施工現場，并協助相關工作人員收集數據、信息，指揮技術人員能正確的使用檔案。雖然當前的信息化檔案管理模式還在不斷完善中，但是只有人員認識到檔案的價值和意義，這樣才能更好創新管理制度，才能在工程項目管理上開展工程檔案管理，以此來體現檔案的作用。

結語：

在工程項目管理工作中，工程檔案對審計工作質量具有重要作用，能夠對工程建設整體質量產生一定影響。在實際利用工程檔案開展項目管理的過程中，應當意識到工程檔案的實際作用，發現當前工程項目管理中存在的問題，從實際出發通過檔案管理制度的完善、管理人員素質的提升、工程檔案作用的發揮、工程檔案管理質量的保障，將工程檔案應用到實際工程管理工作的方方面面，從而充分發揮工程檔案的價值，實現工程管理工作的質量提升。