公交企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)與財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈分析

吳小品 合肥公交集團(tuán)有限公司

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，使得企業(yè)之間的界限向著模糊化發(fā)展，導(dǎo)致企業(yè)之間的競爭向著供應(yīng)鏈競爭轉(zhuǎn)變。利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)這一理念開展供應(yīng)鏈企業(yè)之間的管理，能夠提升財(cái)務(wù)管理的工作效率，有效控制成本。而對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)在內(nèi)部供應(yīng)鏈中的應(yīng)用進(jìn)行研究分析，則能為加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)在內(nèi)部供應(yīng)鏈中的應(yīng)用提供依據(jù)，繼而為提升財(cái)務(wù)管理效率與降低成本提供幫助。

一、公交行業(yè)概況

城市公交是滿足人民群眾基本出行需求的社會(huì)公益性事業(yè)，是城市功能正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要支撐。近年來，國家頒布優(yōu)先發(fā)展城市公交行業(yè)的重要交通發(fā)展戰(zhàn)略，在很大程度上促進(jìn)了城市公交行業(yè)的全面、快速發(fā)展，各市委市政府高度重視與大力支持，公交基礎(chǔ)設(shè)施得到明顯改善，運(yùn)輸能力穩(wěn)步提高，服務(wù)水平有效提升，為城市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和居民出行提供了重要保障。然而伴隨著城市不斷發(fā)展，公交企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，為減輕政府負(fù)擔(dān)，公交公司大多開展了第三產(chǎn)業(yè)。當(dāng)前的狀況給內(nèi)部供應(yīng)鏈管理工作增添了很大困難，因此為了解決這一困難，我們必須尋找新的管理方法。筆者認(rèn)為，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以很好地解決以上問題。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)施前公交企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈存在的問題

(一)資源調(diào)配能力不足

隨著城市的不斷發(fā)展壯大，公交集團(tuán)規(guī)模也在擴(kuò)大，分公司、子公司的不斷增加，使得公交的業(yè)務(wù)繁雜化多樣化，辦公地點(diǎn)分散化逐漸明顯，進(jìn)而導(dǎo)致公交集團(tuán)內(nèi)部的資源整合變得更加復(fù)雜，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)沒有建立前，公交集團(tuán)內(nèi)部供應(yīng)鏈在資源調(diào)配方面存在明顯的不足。導(dǎo)致這一情況出現(xiàn)的根本原因是各分公司、子公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)過于分散，分公司采用獨(dú)立核算方式，子公司擁有獨(dú)立的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，使得各分、子公司之間信息相對(duì)獨(dú)立，不具備對(duì)稱性，導(dǎo)致集團(tuán)難以在整體層面對(duì)內(nèi)部供應(yīng)鏈進(jìn)行科學(xué)、合理的資源調(diào)配。

不僅如此，由于集團(tuán)內(nèi)部缺乏一個(gè)完善的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，且業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)完全不相關(guān)，僅通過人工匯集數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)口徑不統(tǒng)一，導(dǎo)致集團(tuán)管理者無法第一時(shí)間掌握各子公司供應(yīng)鏈的實(shí)際情況，存在信息滯后性的情況，不僅難以合理進(jìn)行資源配置，還會(huì)使得企業(yè)的配置成本上升。另外，因?yàn)槿狈ν晟频谋O(jiān)管手段，對(duì)于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的管理力度較弱，所以在對(duì)供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)進(jìn)行資源配置時(shí)，很容易便會(huì)出現(xiàn)徇私舞弊的情況。

(二)往來業(yè)務(wù)管理效率低

因?yàn)楣患瘓F(tuán)為減輕政府負(fù)擔(dān)，還存在多種經(jīng)營，并且整個(gè)集團(tuán)的組織結(jié)構(gòu)較為分散，各分、子公司距離較遠(yuǎn)，而大部分業(yè)務(wù)辦理只能通過經(jīng)辦人員趕往集團(tuán)總部辦理，而復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理由于業(yè)務(wù)的環(huán)節(jié)過多往往導(dǎo)致需要多次往返，花費(fèi)大量的時(shí)間，嚴(yán)重影響了工作效率。對(duì)于多種經(jīng)營來說，各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展時(shí)間所存在的差異問題，需要財(cái)務(wù)人員分別進(jìn)行核算，使得財(cái)務(wù)人員需要進(jìn)行大量的重復(fù)工作，不僅對(duì)工作效率造成影響，還會(huì)讓集團(tuán)的運(yùn)營成本增加，還會(huì)出現(xiàn)資金沉淀這一情況，不利于集團(tuán)發(fā)展。

另外，因?yàn)楣芾磉^于分散，管理效率低下，使得集團(tuán)對(duì)于很多要到期的收付款項(xiàng)無法進(jìn)行統(tǒng)一管理，常常出現(xiàn)款項(xiàng)超期情況，對(duì)企業(yè)融資造成影響。

(三)營運(yùn)資金的管理較為分散

財(cái)務(wù)人員在對(duì)運(yùn)營資金進(jìn)行管理時(shí)，依然通過分項(xiàng)目以及分要素的方式來開展管理工作，但隨著公交行業(yè)壓力的不斷增加，對(duì)資金的適用往往達(dá)不到相應(yīng)需求，這給資金管理增加了難度，難以發(fā)揮出應(yīng)有的作用和價(jià)值。并且在實(shí)際管理過程中，很容易便會(huì)出現(xiàn)管理和運(yùn)作脫節(jié)，難以實(shí)現(xiàn)資金合理配置這一目標(biāo)，影響資金利用效率，導(dǎo)致營運(yùn)資金管理分散。

另外，這種分散的管理方式，嚴(yán)重影響了集團(tuán)開展預(yù)算管理工作，使得財(cái)務(wù)人員在對(duì)營運(yùn)資金進(jìn)行管理時(shí)存在很大風(fēng)險(xiǎn)，稍有不慎，便會(huì)導(dǎo)致集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)效益受到損害。

三、公交企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)

借鑒行業(yè)中優(yōu)秀企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)是作為優(yōu)秀管理者制定發(fā)展策略時(shí)最常用的方法之一，接下來就海爾集團(tuán)的成功案例進(jìn)行分析。

(一)確定組織架構(gòu)

在建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)時(shí)，首先需要進(jìn)行組織架構(gòu)建設(shè)。海爾集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享組織架構(gòu)分別為資金平臺(tái)以及會(huì)計(jì)平臺(tái)。其中和會(huì)計(jì)交易相關(guān)的事項(xiàng)由會(huì)計(jì)平臺(tái)負(fù)責(zé)，主要包括納稅提交、質(zhì)量監(jiān)督管理、款項(xiàng)收付控制、稽核用途支出、稅票憑證保存、核定資產(chǎn)、出具報(bào)表等。而直接平臺(tái)則主要為融資管控、風(fēng)險(xiǎn)管控以及運(yùn)營管控三部分，其中制定資金計(jì)劃、營運(yùn)收入確認(rèn)、費(fèi)用報(bào)銷、資產(chǎn)管控以及采買貨物檢修等功能都可以用來對(duì)內(nèi)部供應(yīng)鏈進(jìn)行控制。如圖1、2所示(以海爾集團(tuán)為例)。

圖1 會(huì)計(jì)平臺(tái)

圖2 資金平臺(tái)

在建立完善的組織架構(gòu)后，海爾集團(tuán)還對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行了分類，劃分成業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員、專業(yè)財(cái)務(wù)人員以及共享財(cái)務(wù)人員。三類財(cái)務(wù)人員根據(jù)相應(yīng)的比例進(jìn)行劃分，并負(fù)責(zé)相應(yīng)的工作，以此來加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。

(二)開展流程建設(shè)

在明確組織結(jié)構(gòu)后，海爾集團(tuán)通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念對(duì)財(cái)會(huì)處理流程進(jìn)行了優(yōu)化，主要對(duì)六個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行完善，分別為資金控制、往來、預(yù)算支配、總賬、費(fèi)用支出以及固定資產(chǎn)等。并根據(jù)自身情況構(gòu)建了三個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：首先是在事前將訂單作為中心，為此需要先對(duì)訂單進(jìn)行明確，并確保訂單符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還要對(duì)結(jié)算流程有個(gè)準(zhǔn)確的了解，以此來提升訂單處理效率。另外還要做好預(yù)算控制工作，做好成本費(fèi)用預(yù)算，降低企業(yè)管理成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。其次，是在供應(yīng)鏈和其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)施期間實(shí)現(xiàn)訊息共享這一目標(biāo)，使企業(yè)各環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)訊息、業(yè)務(wù)訊息實(shí)現(xiàn)共享，將整個(gè)供應(yīng)鏈整合在一起，使工作人員能夠結(jié)合業(yè)務(wù)情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。最后，要在業(yè)務(wù)完成后實(shí)現(xiàn)自動(dòng)入賬，讓整個(gè)業(yè)務(wù)結(jié)算過程實(shí)現(xiàn)精簡化，從而提升費(fèi)用結(jié)算速度，加強(qiáng)款項(xiàng)管理。如圖3所示。

圖3 流程建設(shè)

(三)開展信息系統(tǒng)建設(shè)

由于傳統(tǒng)信息收集模式難以滿足財(cái)務(wù)服務(wù)共享對(duì)于數(shù)據(jù)信息的需求，因此借助信息技術(shù)開展數(shù)據(jù)信息管理是不可避免的。海爾集團(tuán)在建立財(cái)務(wù)服務(wù)中心時(shí)，一同建立了四個(gè)信息系統(tǒng)，分別為財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)以及影像系統(tǒng)，并以此為基礎(chǔ)來加強(qiáng)信息管理，確保企業(yè)信息收集處理能夠滿足財(cái)務(wù)服務(wù)共享的需求，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

海爾集團(tuán)在建立信息系統(tǒng)時(shí)，需要設(shè)立一個(gè)科學(xué)、合理的數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)，這是因?yàn)楦鞣止局g的數(shù)據(jù)存在差異性，在進(jìn)行對(duì)接時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)不順暢的情況，所以要想通過財(cái)務(wù)共享平臺(tái)對(duì)企業(yè)的財(cái)會(huì)信息進(jìn)行收集處理，就必須設(shè)立一個(gè)數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)在建立財(cái)務(wù)共享組織結(jié)構(gòu)時(shí)，海爾集團(tuán)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，研發(fā)了云作業(yè)平臺(tái)，并在平臺(tái)內(nèi)設(shè)立一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使得系統(tǒng)在對(duì)同一類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算時(shí)，會(huì)逐漸信息化與規(guī)范化，從而提高數(shù)據(jù)信息質(zhì)量，使整個(gè)集團(tuán)的信息平臺(tái)聯(lián)系在一起。而且信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化能夠有效降低信息傳遞難度，增強(qiáng)信息處理的可靠性與準(zhǔn)確性。

除此之外，工作人員還要定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，這是因?yàn)殡S著數(shù)據(jù)信息的不斷增加，會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)信息傳遞速度變慢的情況。而為了解決這一問題，海爾集團(tuán)建立了專門的信息化系統(tǒng)，并搭建了眾多功能模塊，以此來加強(qiáng)對(duì)信息數(shù)據(jù)的處理。

(四)加強(qiáng)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)控制

海爾集團(tuán)在建立了完善的財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)，搭建好服務(wù)平臺(tái)的各個(gè)功能模塊后，其財(cái)務(wù)共享服務(wù)進(jìn)入成熟期，并對(duì)企業(yè)開展內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)控制設(shè)計(jì)。為了加強(qiáng)內(nèi)部控制，工作人員在平臺(tái)當(dāng)中安裝了質(zhì)量中心板塊，以此來加強(qiáng)各業(yè)務(wù)的質(zhì)量管理，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。而且質(zhì)量中心是整個(gè)內(nèi)部控制當(dāng)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，除了負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)量進(jìn)行控制外，還負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)審、內(nèi)控頻率監(jiān)督、數(shù)據(jù)差異解析、業(yè)務(wù)流程穿刺以及科目解析等任務(wù)，提升會(huì)計(jì)信息品質(zhì)以及管理效率。

在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制時(shí)，工作人員在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)當(dāng)中安裝了幾個(gè)評(píng)判模型，分別對(duì)員工信用級(jí)別、業(yè)務(wù)呈現(xiàn)、規(guī)范流程以及管理方向等方面進(jìn)行科學(xué)、合理的評(píng)判，以此來加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制，防止財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理時(shí)遇到風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)能夠健康發(fā)展，提升經(jīng)濟(jì)效益。

四、海爾集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在內(nèi)部供應(yīng)鏈中的應(yīng)用

(一)利用資產(chǎn)中心開展資產(chǎn)管理

為了更好地對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理，海爾集團(tuán)將全面預(yù)算控制應(yīng)用到資產(chǎn)管理當(dāng)中，并借助共享中心內(nèi)的資產(chǎn)模塊對(duì)集團(tuán)資產(chǎn)進(jìn)行管理。

首先，能夠根據(jù)集團(tuán)實(shí)際情況建立一個(gè)完善的資產(chǎn)管理制度，讓采購、處置、使用、清理以及折舊等環(huán)節(jié)在資產(chǎn)管理模塊進(jìn)行處理與歸集。并定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行盤點(diǎn)，并提出適當(dāng)?shù)囊庖姡缓蠼Y(jié)合資產(chǎn)具體情況制定相應(yīng)的折舊方式，通過這種方式可以更加有效對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行控制，加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)管理，增加財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在內(nèi)部供應(yīng)鏈中的應(yīng)用。

其次，借助資產(chǎn)中心能夠加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)的預(yù)算管理，并將全面預(yù)算管理和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，確保全面預(yù)算管理能夠得到有效落實(shí)，加強(qiáng)資產(chǎn)管理。與此同時(shí)還要把全面預(yù)算思想應(yīng)用到日常管理當(dāng)中，如此便可以讓公司更好地進(jìn)行資源管理，最大程度上發(fā)揮出資產(chǎn)價(jià)值，使企業(yè)能夠平穩(wěn)有序進(jìn)行生產(chǎn)運(yùn)營活動(dòng)。

最后，通過資產(chǎn)中心模塊能夠有效提高資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理效率，規(guī)避財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)，防止企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益受到損害，從而促進(jìn)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步。

(二)利用往來中心提高往來款項(xiàng)管理效率

良好的應(yīng)收應(yīng)付管理可以幫助企業(yè)更好利用商業(yè)信譽(yù)，降低企業(yè)自身資金的占用率，提高企業(yè)在銷售環(huán)節(jié)和采購環(huán)節(jié)的效率，帶來積極的經(jīng)濟(jì)效果。其中財(cái)務(wù)共享平臺(tái)當(dāng)中的往來模塊主要負(fù)責(zé)對(duì)供貨商、客戶以及金融單位之間的接口進(jìn)行反饋，并自動(dòng)核對(duì)賬目，最終實(shí)現(xiàn)監(jiān)控業(yè)務(wù)款項(xiàng)這一目的，如此可以有效提升往來款項(xiàng)管理效率，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，提高財(cái)務(wù)管理水平，并增強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈中的應(yīng)用，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步。

而且利用往來中心對(duì)款項(xiàng)進(jìn)行管理，不僅可以有效緩解財(cái)務(wù)人員的工作壓力，還可以避免重復(fù)性工作，使財(cái)務(wù)人員的工作效率得到提升，從而更好地進(jìn)行款項(xiàng)管理工作，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步。

(三)利用資金運(yùn)營中心強(qiáng)化資金管理

海爾集團(tuán)為了有效加強(qiáng)對(duì)資金的管控，專門在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)建立了資金運(yùn)營中心這一模塊，以此來提高資金管理水平。該模塊主要擁有兩大功能，首先是能夠和往來中心模塊進(jìn)行配合，對(duì)日常支付進(jìn)行控制，并核對(duì)往來款項(xiàng)，保證核對(duì)結(jié)果準(zhǔn)確無誤。其次，對(duì)經(jīng)營活動(dòng)中的資金流轉(zhuǎn)行為進(jìn)行控制，通過提前對(duì)經(jīng)營活動(dòng)的預(yù)測，使企業(yè)能夠更加科學(xué)合理對(duì)資金進(jìn)行管理。而且因?yàn)楹柤瘓F(tuán)的子公司眾多，如果使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行資金管理不僅需要耗費(fèi)大量的人力物力，并且管理過程復(fù)雜。通過資金運(yùn)營中心來對(duì)資金進(jìn)行管理，只需要財(cái)務(wù)人員對(duì)各子公司的銀行賬戶進(jìn)行限額，這樣便能使企業(yè)的所有款項(xiàng)都在財(cái)務(wù)共享中心的控制中開展，不僅有效提升了企業(yè)對(duì)資金的控制水平和質(zhì)量，還可以提高資金利用率，避免出現(xiàn)資金閑置的情況，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步。

(四)利用總賬中心提供數(shù)據(jù)支持

為了更好地對(duì)財(cái)務(wù)進(jìn)行管理，海爾集團(tuán)還專門建立了一個(gè)總賬中心模塊，并利用該模塊對(duì)每天的會(huì)計(jì)工作進(jìn)行結(jié)算，然后編寫現(xiàn)金報(bào)表，為后續(xù)的預(yù)結(jié)賬工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。而且企業(yè)的管理人員還能根據(jù)報(bào)表準(zhǔn)確掌握各業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容與工作推進(jìn)情況，為管理人員決策提供數(shù)據(jù)支持，提供決策的科學(xué)性與合理性，加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)在供應(yīng)鏈內(nèi)部中的應(yīng)用。

五、結(jié)語

總而言之，要想加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈中的應(yīng)用，還需要綜合考慮各種應(yīng)用方法和行業(yè)實(shí)際情況，從而進(jìn)行有利方案選擇。在此基礎(chǔ)上，才能將各種應(yīng)用方法整合在一起，進(jìn)而加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈中的應(yīng)用，以此來促進(jìn)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步，使企業(yè)的效益得到提升。