基于數(shù)字化時(shí)代的公共圖書館檔案管理信息化探究

文/楊軍

隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷成熟和推廣應(yīng)用，社會(huì)正式進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域的生產(chǎn)生活方式發(fā)生了巨大改變。公共圖書館要想適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的需求，就必須積極扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的管理模式，在圖書館檔案日常管理中積極推進(jìn)數(shù)字信息化管理模式。這樣才能讓公共圖書館的整體管理服務(wù)水平得到有效提升，才能夠滿足數(shù)字化時(shí)代下讀者的閱讀需求，這也是促進(jìn)公共圖書館實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然途徑。本文主要對(duì)數(shù)字化時(shí)代下公共圖書館檔案管理信息化問題進(jìn)行了探討。

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢(shì)下，社會(huì)生產(chǎn)生活的各個(gè)方面都已經(jīng)逐步被網(wǎng)絡(luò)滲透。數(shù)字化時(shí)代是數(shù)字技術(shù)逐步向人類社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域滲透的全過程。檔案的信息化主要指的是將計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和管理技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到各類檔案管理活動(dòng)中，通過信息技術(shù)的方式來實(shí)現(xiàn)檔案文獻(xiàn)資料的存儲(chǔ)、開發(fā)和利用。

一、數(shù)字化時(shí)代下公共圖書館檔案管理信息化原則

公共圖書館檔案資料信息化主要指的是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、拍攝和壓縮技術(shù)等將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、縮微膠片等檔案介質(zhì)加以轉(zhuǎn)化并形成可被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字化信息數(shù)據(jù)。[1]而要想實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案介質(zhì)的轉(zhuǎn)化，公共圖書館就必須對(duì)檔案文獻(xiàn)資料進(jìn)行嚴(yán)格分類、整理和篩選。在數(shù)字轉(zhuǎn)化過程中，公共圖書館應(yīng)嚴(yán)格遵循以下原則。

（一）先后原則

在進(jìn)行館藏檔案文獻(xiàn)資料數(shù)字轉(zhuǎn)化之前，公共圖書館首先應(yīng)完成各類文獻(xiàn)資料的分類和篩選，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)數(shù)字類別的管理。針對(duì)具有館藏特色、用戶急需、企業(yè)利用率較高的文獻(xiàn)資料，公共圖書館應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行轉(zhuǎn)化。而部分館藏年代久遠(yuǎn)、以當(dāng)前技術(shù)手段很難完成數(shù)字轉(zhuǎn)化的文獻(xiàn)資料，公共圖書館應(yīng)采取暫時(shí)擱置的方式，等待后續(xù)處理。

（二）安全原則

檔案資料在經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)化過程中，抑或針對(duì)網(wǎng)絡(luò)共享的信息資源部分要嚴(yán)格按照檔案管理的保密原則來進(jìn)行，并充分利用各類先進(jìn)數(shù)據(jù)加密技術(shù)或設(shè)定有效期等多種方式來保證館藏檔案資料的安全性。[2]

（三）服務(wù)性原則

館藏檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化的最終目的是，要為檔案用戶提供最優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。因此，在針對(duì)館藏檔案資料進(jìn)行數(shù)字化和信息化建設(shè)的過程中，公共圖書館應(yīng)該始終遵循以讀者為中心的基本原則，只有在全面了解用戶不同需求的情況下，才能夠?yàn)樽x者提供全方位的服務(wù)。

二、公共圖書館檔案管理信息化內(nèi)容

（一）以需求為中心科學(xué)選擇數(shù)字化儀器設(shè)備

在圖書館檔案管理信息化建設(shè)的過程中，數(shù)字化儀器設(shè)備屬于不可或缺的組成部分。各個(gè)圖書館的運(yùn)營(yíng)模式存在較大差異，因此對(duì)儀器設(shè)備的要求也會(huì)存在一定差別。在選擇數(shù)字化設(shè)備之前，公共圖書館首先要對(duì)當(dāng)前市場(chǎng)進(jìn)行全面調(diào)研，以全面了解各種設(shè)備的規(guī)格型號(hào)、性能價(jià)格等信息，同時(shí)結(jié)合圖書館實(shí)際管理需求來合理采購(gòu)數(shù)字化儀器設(shè)備。例如：國(guó)內(nèi)不少圖書館采購(gòu)的M2拍攝機(jī)可以將各類檔案及文獻(xiàn)資料轉(zhuǎn)化為縮微膠片，隨后利用膠片掃描儀將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字文檔；MACHIII高速膠片掃描儀可以直接將縮微膠片轉(zhuǎn)化為數(shù)字文檔，并在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行保存。

（二）構(gòu)建檔案信息源庫(kù)

公共圖書館各類文檔資料經(jīng)過數(shù)字化和信息化后形成的硬盤和光盤必須經(jīng)過嚴(yán)格匯總、整理，同時(shí)完成編目后進(jìn)行分類存儲(chǔ)，這樣才能為檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。與此同時(shí)，公共圖書館通過構(gòu)建完善的檔案信息資源科，也可以為讀者提供查詢和檢索等服務(wù)。[3]公共圖書館檔案信息建設(shè)工作能否順利推進(jìn)，將直接受到資源庫(kù)建設(shè)情況的影響。

（三）平臺(tái)化建設(shè)

圖書館檔案文獻(xiàn)資料的信息化建設(shè)，首先應(yīng)該實(shí)現(xiàn)各類信息資源模塊的全面兼容，并以此為基礎(chǔ)來完成平臺(tái)化管理。公共圖書館對(duì)當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)據(jù)云技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行全面利用之后，有助于圖書館現(xiàn)有信息資源的全面整合，并能為公共圖書館的未來發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)策略分析

公共圖書館檔案及文獻(xiàn)資料的信息化建設(shè)屬于系統(tǒng)性工程，而且信息化建設(shè)過程非常復(fù)雜，信息化建設(shè)質(zhì)量將直接影響圖書館各類文獻(xiàn)資料的利用效率，也會(huì)對(duì)檔案及文獻(xiàn)資料的整體管理水平產(chǎn)生直接影響。如何實(shí)現(xiàn)公共圖書館檔案管理信息化的高質(zhì)量建設(shè)，直接關(guān)系著檔案及文獻(xiàn)資料信息轉(zhuǎn)化成果。因此，在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，公共圖書館應(yīng)該始終以實(shí)用性、安全性和系統(tǒng)性為基本原則，同時(shí)有效兼顧館藏的特色性、共享性以及專業(yè)性。

（一）不可忽視紙質(zhì)檔案的重要性

在公共圖書館檔案管理信息化轉(zhuǎn)化過程中，檔案管理人員需要充分認(rèn)識(shí)到在數(shù)字化時(shí)代，紙質(zhì)檔案仍然是公共圖書館各類文獻(xiàn)資料及檔案信息化轉(zhuǎn)化與建設(shè)的基礎(chǔ)；而且在推進(jìn)信息化轉(zhuǎn)化的過程中，絕大部分館藏資源主要來自紙質(zhì)檔案。[4]由于我國(guó)各地區(qū)社會(huì)及經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在不均衡的現(xiàn)象，在各種場(chǎng)合中，紙質(zhì)檔案仍然屬于非常重要的一種原始憑據(jù)，其具有其他證據(jù)不可替代的法律權(quán)威性。在公共圖書館檔案信息資源的管理過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的最大優(yōu)勢(shì)仍然集中于檢索和查找方面，其本質(zhì)是對(duì)紙質(zhì)檔案資料的一種完善和補(bǔ)充。因此，公共圖書館工作人員必須正確認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案管理的重要性。

（二）正確認(rèn)識(shí)信息化資源

在公共圖書館進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，經(jīng)過電子信息化轉(zhuǎn)化形成的各類資料僅僅是對(duì)館藏文獻(xiàn)資料及檔案的一種補(bǔ)充。也就是說，各類信息化資源是對(duì)紙質(zhì)檔案資料的復(fù)制、掃描和縮微，最后在硬盤或光盤等載體上以計(jì)算機(jī)代碼形式加以呈現(xiàn)。雖然信息化技術(shù)的應(yīng)用使得傳統(tǒng)檔案管理方式和管理理念受到巨大沖擊，但是目前數(shù)字化檔案管理資料并未真正實(shí)現(xiàn)全面普及，而且整體技術(shù)水平也相對(duì)較低。因此，在推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的初期階段，公共圖書館管理人員要充分意識(shí)到信息數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅是對(duì)館藏檔案管理的一種有力補(bǔ)充。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

在數(shù)字化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷發(fā)展，公共圖書館館藏檔案及文獻(xiàn)資料的信息化建設(shè)是未來公共圖書館數(shù)字化發(fā)展的必然趨勢(shì)。[5]因此，對(duì)于公共圖書館來說，數(shù)字資源建設(shè)是未來實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要抓手。在全面推動(dòng)館藏檔案及文獻(xiàn)資料信息化建設(shè)的過程中，公共圖書館必須對(duì)數(shù)字化資源的共享性、專業(yè)性以及館藏特色性給予高度關(guān)注，要真正體現(xiàn)圖書館自身的顯著特征。另外，公共圖書館還要不斷強(qiáng)化館藏信息化資源建設(shè)的專業(yè)性，從而針對(duì)不同層次的社會(huì)群體提供精準(zhǔn)的閱讀和檔案館藏服務(wù)。在全面提升信息化建設(shè)共享程度的基礎(chǔ)上，公共圖書館還要推動(dòng)各類館藏檔案及文獻(xiàn)資料資源的高效共享和互補(bǔ)，這樣才能為社會(huì)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)，真正發(fā)揮出啟迪民眾智慧的作用。

（四）構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，公共圖書館必須構(gòu)建起更加完善的管理制度，以保障各項(xiàng)工作的順利開展，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的規(guī)范化發(fā)展。只有建立起更加完善的規(guī)章制度，才能夠讓工作人員在實(shí)際工作中有章可循，才能夠堅(jiān)定不移地開展檔案管理工作。首先，公共圖書館應(yīng)結(jié)合當(dāng)前的形勢(shì)變化對(duì)檔案信息化管理制度加以適當(dāng)調(diào)整，為檔案管理工作的有序開展提供保障，從而有效避免在日常管理工作中出現(xiàn)的各類問題，全面提升公共圖書館檔案信息化管理效率。另外，為了全面推進(jìn)檔案管理信息化的健康發(fā)展，公共圖書館應(yīng)該構(gòu)建合理的監(jiān)管和獎(jiǎng)懲制度，通過對(duì)工作人員的職責(zé)進(jìn)行合理劃分，利用獎(jiǎng)懲分明的制度來提升工作效率，保障各類信息化資源存儲(chǔ)、調(diào)整和調(diào)用的規(guī)范化。

四、結(jié)語

總而言之，在數(shù)字化時(shí)代，公共圖書館檔案管理信息化已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，但我國(guó)公共圖書館館藏檔案及文獻(xiàn)資料的信息化建設(shè)仍然處在初期摸索階段。為了全面提升檔案信息化管理水平，公共圖書館管理者應(yīng)該結(jié)合自身的發(fā)展?fàn)顩r來清晰劃分管理內(nèi)容，制定完善的管理制度，從而在提升圖書檔案管理水平的同時(shí)，充分發(fā)揮公共圖書館在保存人類文化遺產(chǎn)、傳遞科學(xué)知識(shí)、開展社會(huì)教育等方面的作用。