互聯(lián)網(wǎng)背景下高校學(xué)生檔案管理措施探討

王 成 周向東

（菏澤家政職業(yè)學(xué)院，山東 菏澤 274300）

當(dāng)今社會(huì)的高校學(xué)生檔案管理工作是在教育部門(mén)具本要求和標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下將高校中來(lái)自全國(guó)各地學(xué)生的檔案進(jìn)行征集接收以便統(tǒng)一管理的工作行為。在現(xiàn)實(shí)的高校學(xué)生檔案管理工作中，由于學(xué)生數(shù)量的龐大、檔案管理的繁雜性，再加上尚未配套的接收系統(tǒng)都給高校學(xué)生檔案管理的工作帶了相當(dāng)大的工作難度和強(qiáng)度，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理的工作人員極易在日常工作中出現(xiàn)混亂的、錯(cuò)誤的問(wèn)題。然而隨著近年來(lái)不斷普及的信息化技術(shù)和日益成熟的網(wǎng)絡(luò)科技，在高校學(xué)生檔案管理工作中引入和應(yīng)用新興技術(shù)全面推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，促進(jìn)相關(guān)管理工作的效率和安全性的提升是勢(shì)在必行的。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，高校學(xué)生檔案管理應(yīng)該大力與新興互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融合，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的新思維、新理念不斷優(yōu)化和變革傳統(tǒng)的檔案管理模式，以達(dá)到創(chuàng)建符合時(shí)代發(fā)展需求的高校學(xué)生檔案管理模式。

一、當(dāng)今高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀

首先，當(dāng)今社會(huì)中的大多高校學(xué)生檔案管理還沿襲傳統(tǒng)的管理模式，學(xué)生檔案管理仍然只是停留在對(duì)學(xué)生檔案資料的收集工作上，對(duì)于學(xué)生的檔案管理也是通過(guò)原有方式即線下收集、封裝、保存、轉(zhuǎn)檔等進(jìn)行的，對(duì)于學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入依然主要采用原始的人工登記的方式來(lái)完成。由于缺乏科學(xué)的管理方式和意識(shí)，繁雜的整理工作中極易出現(xiàn)學(xué)生檔案材料入檔不及時(shí)、檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范的問(wèn)題，甚至還會(huì)發(fā)生檔案材料丟失的情況。其次，由于高校對(duì)于學(xué)生檔案管理相關(guān)工作的重視程度不夠，繼而沒(méi)有對(duì)相關(guān)管理工作制訂應(yīng)有的強(qiáng)制性的、規(guī)范性的管理文件，也會(huì)使得學(xué)生檔案管理的工作人員出現(xiàn)消極怠慢的工作態(tài)度。此外，在學(xué)生檔案管理的日常工作中，工作內(nèi)容重復(fù)、枯燥、程序化，沒(méi)有任何突出亮點(diǎn)，也會(huì)導(dǎo)致相關(guān)的工作人員對(duì)于學(xué)生檔案管理的積極性下降，在日常的檔案管理中時(shí)有錯(cuò)裝漏裝、檔案丟失的情況發(fā)生。最后，現(xiàn)有的高校學(xué)生檔案管理模式的信息化非常落后，在檔案管理過(guò)程中大多都是由人工操作來(lái)完成，信息化利用程度低且學(xué)生檔案記載的內(nèi)容不夠豐富，無(wú)法滿足高校學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要。

二、當(dāng)今高校學(xué)生檔案管理的基本原則

（一）關(guān)于高校學(xué)生檔案管理的保密原則

學(xué)生檔案里包含了許多學(xué)生的個(gè)人信息，屬于機(jī)密文件，學(xué)生檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密制度，在未經(jīng)許可的情況下不可擅自將學(xué)生的檔案帶出檔案室或向任何人透漏出檔案袋內(nèi)的任何內(nèi)容和信息。因此，學(xué)生檔案管理部門(mén)應(yīng)該配備專業(yè)的工作人員來(lái)管理學(xué)生檔案，設(shè)置安全性強(qiáng)的檔案室以確保學(xué)生檔案在校期間的安全。

（二）關(guān)于高校學(xué)生檔案管理真實(shí)完整性原則

學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生后續(xù)發(fā)展來(lái)說(shuō)意義重大，檔案的真實(shí)性和完整性是最基本的要求。因此在高校學(xué)生檔案管理工作中，應(yīng)該要求工作人員在檔案收集管理過(guò)程中要對(duì)學(xué)生檔案材料進(jìn)行實(shí)時(shí)的核查和查驗(yàn)，特別是對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件、年度的鑒定材料以及能反映學(xué)生優(yōu)良品德的檔案材料都要注意鑒別和查驗(yàn)，做到及時(shí)入檔。在學(xué)生畢業(yè)前夕還要對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的核查，以保證其檔案材料的真實(shí)性和完整性。

三、當(dāng)今高校學(xué)生檔案管理工作存在的不足

（一）高校學(xué)生檔案管理的工作人員的思想重視度不夠

目前大多高校及相關(guān)的管理部門(mén)對(duì)于學(xué)生檔案管理工作不夠重視，甚至存在著一定的偏差。安排的學(xué)生檔案管理工作人員大多都是個(gè)人能力不強(qiáng)、年齡偏大且計(jì)算機(jī)操作水平低下。學(xué)生檔案管理人才結(jié)構(gòu)分配不合理、科學(xué)管理意識(shí)淡薄，大多數(shù)工作人員不能對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行充分運(yùn)用。另外，由于高校對(duì)學(xué)生檔案管理工作的不重視，所以經(jīng)費(fèi)投入不夠，導(dǎo)致相關(guān)工作的硬件設(shè)施配套也不夠健全和完善。這些都給學(xué)生檔案的及時(shí)性、安全性、真實(shí)性和完整性帶來(lái)深深的隱患。

（二）高校學(xué)生檔案管理工作中的歸檔內(nèi)容陳舊簡(jiǎn)單

高校學(xué)生檔案管理中的歸檔范圍包括高校招生錄取材料、軍訓(xùn)鑒定表、學(xué)籍成績(jī)表、學(xué)生年度鑒定表、獎(jiǎng)懲文件以及畢業(yè)生鑒定材料等。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步對(duì)于學(xué)生檔案信息內(nèi)容的要求也越來(lái)越多元，社會(huì)企業(yè)在擇選人才時(shí)也會(huì)通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的查詢從中獲取更多的關(guān)于學(xué)生的成就、能力、誠(chéng)信及個(gè)人綜合素質(zhì)相關(guān)的信息，但現(xiàn)有的檔案信息和內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單和陳舊，且班主任和輔導(dǎo)員對(duì)于學(xué)生個(gè)人評(píng)價(jià)大多都是套用模板，對(duì)學(xué)生的個(gè)人特點(diǎn)描述不仔細(xì)，這些都難以滿足用人單位對(duì)于學(xué)生信息了解的需求。

（三）現(xiàn)有高校學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)電子化有待提高和加強(qiáng)

歷來(lái)畢業(yè)生檔案查詢都是依賴于人工核查，不能完成由畢業(yè)生自助查詢檔案的需求。學(xué)生檔案管理信息化改革不深入，檔案的相關(guān)流轉(zhuǎn)、查詢主要是線下人工操作，這耗費(fèi)了大量的人力和時(shí)間且容易發(fā)生錯(cuò)誤，因此在學(xué)生檔案管理工作中有效地引入信息化管理，不僅是時(shí)代發(fā)展的需求，更是人們對(duì)于便捷高效的最基本要求。

四、互聯(lián)網(wǎng)背景下高校學(xué)生檔案管理優(yōu)勢(shì)

（一）節(jié)約了空間及成本

互聯(lián)網(wǎng)背景下高校學(xué)生檔案管理不再局限于紙質(zhì)的學(xué)生檔案，電子檔案也成為重要形式之一，而電子檔案存儲(chǔ)載本只需要一個(gè)小小的硬盤(pán)即可，相較于之前的檔案館而言不僅節(jié)約了空間及成本，而且在很大程度上節(jié)約了人力和物力，為高效開(kāi)展學(xué)生檔案管理工作提供了較為良好的環(huán)境。

（二）提升了檔案管理效率

互聯(lián)網(wǎng)背景下高校學(xué)生檔案管理因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等技術(shù)運(yùn)用，使得整個(gè)工作效率有了明顯的提升。例如，在修改學(xué)生檔案的時(shí)候，傳統(tǒng)檔案管理方式對(duì)于大比例修改問(wèn)題，有可能面臨著替換文件的風(fēng)險(xiǎn)，而且在修改的時(shí)候有可能會(huì)引發(fā)失誤。電子檔案管理則能有效解決這一問(wèn)題，管理人員只需要在學(xué)生檔案管理系統(tǒng)之中直接修改即可，整個(gè)工作量明顯大大減少，學(xué)生檔案管理效率明顯提升。

（三）促進(jìn)資源共享

互聯(lián)網(wǎng)背景下的高校學(xué)生檔案管理還能進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)生檔案資源共享，學(xué)校可以直接將檔案管理系統(tǒng)開(kāi)放給師生，這樣學(xué)生就可以憑借著學(xué)號(hào)以及獨(dú)立密碼登錄查看自己的檔案信息。若學(xué)生發(fā)現(xiàn)問(wèn)題還可以及時(shí)提出申請(qǐng)與修改，這樣就能有效提升整個(gè)學(xué)生檔案管理效率。

五、在高校學(xué)生檔案管理工作中充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的具體措施

（一）提高互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于學(xué)生檔案管理的認(rèn)識(shí)

做好高校學(xué)生檔案管理工作是提升高校學(xué)生檔案效用的現(xiàn)實(shí)需要。學(xué)生檔案材料的真實(shí)性、完整性將會(huì)直接影響到用人單位對(duì)于高校學(xué)生的個(gè)人能力的判斷，同時(shí)高校學(xué)生檔案更是國(guó)家機(jī)關(guān)、政府企事業(yè)單位、部隊(duì)選人用人的最基本標(biāo)準(zhǔn)，因此檔案管理人員更應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案歸檔程序和相關(guān)原則進(jìn)行整理歸檔。高校和相關(guān)的管理人員應(yīng)該注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員專業(yè)水平的提升，增加相關(guān)人員的工作責(zé)任心，樹(shù)立以學(xué)生為本的工作理念，認(rèn)真對(duì)待高校學(xué)生檔案管理工作。

（二）深化改革互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)生檔案管理

規(guī)范學(xué)生電子檔案應(yīng)該結(jié)合紙質(zhì)檔案與電子檔案的綜合檔案管理模式，有效利用現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)上檔案的管理，進(jìn)而提高管理效率。因紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)的局限性，不能很好地展現(xiàn)學(xué)生的綜合素養(yǎng)，故可以有效地引用互聯(lián)網(wǎng)電子科技將相關(guān)的材料以電子檔案的方式進(jìn)行保存，并在網(wǎng)上開(kāi)通電子查詢功能，這樣不但緩解了相關(guān)工作人員的工作壓力，也有效解決了畢業(yè)生查詢檔案時(shí)的困難。

（三）強(qiáng)化相關(guān)管理制度的規(guī)范，建立健全的機(jī)制

當(dāng)前的高校學(xué)生檔案管理是沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度和管理機(jī)制的，為更好地為學(xué)生提供檔案管理服務(wù)，各高校應(yīng)該結(jié)合學(xué)校自身的特點(diǎn)制定出相應(yīng)的管理制度、措施和辦法，對(duì)于電子檔案的操作也需要按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，不斷深化互聯(lián)網(wǎng)信息科技的改革充分應(yīng)用于日常的檔案管理中。

（四）引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，注重大數(shù)據(jù)工具開(kāi)發(fā)

一方面，學(xué)校可以在大數(shù)據(jù)技術(shù)引進(jìn)及應(yīng)用的時(shí)候，整合多方面資源，積極構(gòu)建現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)平臺(tái)，以此來(lái)推動(dòng)學(xué)生檔案管理工作以及數(shù)據(jù)的可視化。例如，高校可以在學(xué)生檔案管理過(guò)程中，針對(duì)不同專業(yè)、不同年級(jí)學(xué)生成績(jī)展開(kāi)系統(tǒng)化的分析，之后再借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)學(xué)生實(shí)際情況形成良好的梳理，以此來(lái)對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)實(shí)際情況進(jìn)行明確，這不僅能夠?yàn)閷W(xué)生學(xué)習(xí)提供強(qiáng)有力的目標(biāo)，還能借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)讓整個(gè)學(xué)生管理工作變得越發(fā)科學(xué)且系統(tǒng)化。另一方面，還可以在學(xué)生檔案管理過(guò)程中，強(qiáng)化對(duì)于高校大數(shù)據(jù)技術(shù)的開(kāi)發(fā)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景之下，其現(xiàn)如今已經(jīng)成為高校日常管理工作中必不可少的構(gòu)成部分。所以高校在開(kāi)展學(xué)生檔案管理工作的時(shí)候，一定要盡量完善高校基礎(chǔ)大數(shù)據(jù)信息服務(wù)系統(tǒng)，積極借助大數(shù)據(jù)系統(tǒng)及資源來(lái)對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。在這一過(guò)程中，高校可以強(qiáng)化與社會(huì)信息技術(shù)公司的合作，以此來(lái)開(kāi)發(fā)出適合學(xué)校的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，有效提升學(xué)生檔案管理水平。

（五）注重隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)

互聯(lián)網(wǎng)背景下高校學(xué)生檔案管理工作不僅面臨著全新的機(jī)遇，學(xué)生檔案管理工作人員也在這一過(guò)程中面臨著全新的挑戰(zhàn)及要求。高技術(shù)結(jié)構(gòu)要求學(xué)生檔案管理工作需要較強(qiáng)的管理及技術(shù)人才，現(xiàn)如今高校學(xué)生檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升，相當(dāng)一部分管理人員對(duì)于學(xué)生檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足，缺少現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)與方法、檔案管理理論有待完善、檔案管理法律法規(guī)認(rèn)識(shí)不足。在這種情況下，高校學(xué)生檔案管理工作實(shí)施自然也就會(huì)出現(xiàn)漏洞，很難有效實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的科學(xué)化管理。為了避免這一現(xiàn)象，高校學(xué)生檔案管理工作在推進(jìn)的時(shí)候自然需要構(gòu)建出一支專業(yè)化的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，確保其具有良好的檔案管理意識(shí)、信息化管理能力、過(guò)硬的思想政治素質(zhì)、愛(ài)崗敬業(yè)精神、深厚的檔案管理理論功底，同時(shí)還需要熟悉并且掌握檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，能夠在檔案管理過(guò)程中熟練借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)開(kāi)展學(xué)生檔案管理工作。為了實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，學(xué)校一定要強(qiáng)化對(duì)于學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織學(xué)生檔案管理人員參與到培訓(xùn)與教育活動(dòng)中，讓其能夠更好地適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)于學(xué)生檔案管理人員提出的新要求，從而有效提升檔案管理水平。

（六）完善電子檔案，構(gòu)建高校學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)

高校在開(kāi)展學(xué)生檔案管理工作的時(shí)候，為了能夠進(jìn)一步將信息化管理技術(shù)價(jià)值有效發(fā)揮出來(lái)，還需要在工作過(guò)程中注重信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，即在工作期間樹(shù)立起現(xiàn)代化管理理念的同時(shí)完善學(xué)生電子檔案，構(gòu)建出高校學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)背景下高校學(xué)生檔案信息資源管理與檔案管理系統(tǒng)可謂是息息相關(guān)，檔案管理系統(tǒng)既是高校學(xué)生檔案管理重要平臺(tái)，也是推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)背景下高校學(xué)生檔案管理的重要抓手，借助這一系統(tǒng)就能結(jié)合學(xué)校的文檔一本化系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)有效實(shí)現(xiàn)對(duì)于學(xué)生檔案的歸檔、檢索、著錄、利用，或者是借助學(xué)校網(wǎng)站平臺(tái)在學(xué)校網(wǎng)站主頁(yè)中構(gòu)建出一個(gè)學(xué)生電子檔案查詢鏈接，然后直接登錄到學(xué)校學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)中。此外，還需要在這一過(guò)程中借助權(quán)限設(shè)置來(lái)確保系統(tǒng)的安全性，這樣才能進(jìn)一步提升學(xué)生檔案管理效果。

（七）管理技術(shù)并舉，確保學(xué)生檔案信息安全

互聯(lián)網(wǎng)背景下高校學(xué)生檔案管理工作在推進(jìn)的時(shí)候，除了上述幾點(diǎn)之外，還可以借助多種管理技術(shù)并舉來(lái)確保學(xué)生檔案信息安全性。互聯(lián)網(wǎng)背景之下，高校學(xué)生檔案也因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性存在一定的安全隱患，所以一定要在管理期間重點(diǎn)抓安全問(wèn)題，這也是學(xué)生檔案管理基礎(chǔ)和前提。一方面我們可以借助相關(guān)技術(shù)手段來(lái)提升檔案安全性；另一方面也可以強(qiáng)化對(duì)于檔案管理工作人員的培訓(xùn)與教育，讓其形成良好的安全意識(shí)及管理意識(shí)，或者是構(gòu)建出相關(guān)制度本系來(lái)進(jìn)一步規(guī)范學(xué)生檔案管理，以此來(lái)保障學(xué)生檔案信息安全。

六、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)信息化快速發(fā)展的時(shí)代進(jìn)程中，高校學(xué)生檔案管理工作要迎合時(shí)代發(fā)展的要求不斷推進(jìn)自身的信息化進(jìn)程，通過(guò)有效的改革和創(chuàng)新促使學(xué)生檔案管理的效率有效提升。