試論如何進一步做好鄉鎮檔案開發利用工作

孫文靖

（常州信息職業技術學院，江蘇 常州 213000）

1 鄉鎮檔案信息開發利用存在的問題

1.1 鄉鎮檔案內容相對單一

目前大部分鄉鎮主要以文書檔案作為檔案收集重點。文書檔案的材料來自于鄉鎮機關各部門，內容以各項日常工作為重點，與鄉鎮群眾有關的檔案資料只涉及婚姻、建房審批、拆遷安置協議、司法調解協議等特殊檔案，鄉鎮群眾存在著很強的查檔局限性，鄉鎮機關工作人員才是鄉鎮機關文書檔案查閱利用的主要對象，鄉鎮群眾很少利用，檔案社會公眾利用率不高。另外，隨著城鄉一體化撤鄉并鎮推進而開展的檔案移交工作，很多形成時間較早的檔案已移交給上級檔案保管部門，在沒有實現檔案數字化和信息資源共享之前，在鄉鎮檔案室就無法查到了，必須到距離較遠的上級檔案保管部門查閱，使得鄉鎮檔案資源的開發利用受到了制約。

1.2 查閱利用檔案不便利

查詢鄉鎮檔案主要以利用者到檔案室查閱檔案原件為主，如果需要檔案證明，就在復印件上加蓋檔案機構專用章方能生效。對于相當一部分年齡較大的檔案利用者，有的甚至居住在外地，這樣單一的檔案利用方式就顯得尤為不便。隨著檔案信息化工作的推進，上級檔案接收部門要求鄉鎮移交的檔案“雙質移交”，即檔案全文掃描后再移交原始紙質件，但檔案掃描要產生額外的費用，給本來經費就比較緊張的鄉鎮檔案工作增加了財力負擔，影響了檔案信息化工作的推進和開展。

1.3 檔案匯編內容質量不高

鄉鎮機關檔案年度歸檔工作每年定期進行年檢，檔案匯編工作也作為年檢的一個重要指標，利用匯編材料要逐年遞增。為了完成相關指標，一些鄉鎮機關檔案人員對檔案資料隨意進行編輯，對匯編材料的實際價值不做充分考慮。另外，上級檔案部門缺乏對鄉鎮檔案匯編工作的指導，閉門造車，匯編資料都缺乏規范性。

2 鄉鎮檔案開發利用存在問題的原因

2.1 重視檔案資源建設，輕視檔案利用工作

鄉鎮檔案人員大部分是兼職人員，基本都是利用主要工作完成之余來開展檔案收集、整理工作，偶爾為零星檔案利用者提供查閱服務，平時很少有時間潛心檔案管理，更談不上檔案工作研究、開發利用。這種“重收藏，輕利用”現象導致鄉鎮檔案資料的開發利用程度和質量均不高。

2.2 鄉鎮檔案來源單一，開發利用資源不足

鄉鎮機關檔案基本固定在文件資料、匯報總結、會議資料和一些照片、光盤、獎狀、獎勵證書等實物檔案，這些檔案的可利用程度不高，缺乏太多的開發利用價值。相反，一些涉及經濟數據統計、民生的檔案資料，平時在收集過程中或存在很大困難，這些資料的保管部門往住不愿全部提供，導致鄉鎮檔案室檔案資源相對單一，且價值含量不高，影響到檔案的進一步開發和利用。

2.3 檔案宣傳力度不夠，開發利用意識淡薄

檔案的開發利用是檔案利用工作的重要內容，也是檔案工作的目的。但在實際生活中對檔案資料的開發利用，各級檔案部門的宣傳工作和考核力度均不到位，有的兼職檔案人員只知道收集和整理，開發利用意識淡薄；社會群眾只知道檔案機構保存有檔案，不知道如何利用或是否可以利用，影響了檔案的查閱、開發和利用。

2.4 檔案資金不足、現代辦公設備欠缺、服務手段落后

當前，大部分鄉鎮沒有建立專項檔案資金預算，個別鄉鎮資金也十分有限。有的鄉鎮檔案室缺乏計算機、復印機、打印機、掃描儀等辦公設備，而是與其他部門共享現代辦公設備。即使很多鄉鎮對檔案目錄實行了檔案數字化管理，但沒有實現全文檔案數字化管理，開發利用檔案信息時依然需要查閱原始紙質檔案進行摘錄、輸入，增加了兼職檔案人員的工作強度，使得檔案的開發利用工作也受到了影響。

2.5 檔案工作人員缺乏專業知識，業務技能欠缺

鄉鎮檔案人員遠離城市，大部分是兼職人員擔任，有的都沒有接受過檔案知識培訓就臨時上崗，對檔案資料的開發、利用、匯編等工作缺乏專業的知識；有的接受過培訓并獲取了檔案資格上崗證，但缺乏常態化的知識和業務培訓，無法與時俱進，檔案開發利用能力有限。

2.6 鄉鎮檔案工作人員流動性強

人才隊伍不穩定，檔案兼職人員更換頻繁，所以部分工作人員檔案業務技能不精，對館藏資源不熟悉，造成了檔案開發利用的脫節和滯后。

3 提高鄉鎮檔案資源開發利用的具體措施

3.1 加大宣傳力度，提高開發利用社會知曉率

鄉鎮檔案工作的目的就是為鄉鎮經濟和社會發展服好務。過去由于鄉鎮檔案開發利用宣傳工作不夠，使得鄉鎮群眾對鄉鎮檔案工作存在一些認識誤區，普遍認為僅限鄉鎮機關工作人員查閱，群眾想利用檔案室的檔案是件非常麻煩或要找關系的事情。所以，各級檔案管理部門要把對基層檔案開發利用的宣傳工作作為一項長期任務，通過網絡、電視、廣播、公眾開放日等渠道向大眾進行大力宣傳，提高鄉鎮檔案開發利用的公眾知曉率，引導社會大眾合法、合理的利用鄉鎮檔案資源。

3.2 加強檔案收集工作，不斷豐富室藏資源

鄉鎮檔案室的檔案除了收集文書材料外，可以把會計檔案、基建檔案、科技檔案、民生檔案、聲像檔案以及實物檔案實行集中統一管理，建立鄉鎮綜合檔案管理中心。在收集材料內容上，要將與鄉鎮群眾切身利益有關的內容納入到收集范圍中，歸檔的材料不僅具有現行查考價值，而且還要有長遠利用價值和歷史研究價值，要以鄉鎮群眾為中心進行收集。同時，還要根據社會發展，不斷優化進室檔案的內容，不斷豐富室藏資源，提高信息價值，才能更有效地為利用者提供服務。

3.3 加大投入資金，服務手段不斷創新，改變檔案管理模式

鄉鎮政府一定要加大對檔案工作的投入和重視，根據實際需求每年年初設立財政預算，為檔案工作提供必要的資金保障。同時，上級政府機關要適當增加財政投入，尤其要對基層鄉鎮檔案工作適當進行資金支持和補助，確保鄉鎮檔案工作向前發展。資金有了保障，就要不斷創新技術手段。要一改以往以查閱案卷為主的單一利用模式，建立鄉鎮數字化檔案室，充分利用計算機、復印機、掃描儀等現代化辦公用品，對室藏檔案資料進行全文數字化處理和管理，實現檔案查閱、利用的電子化、信息化和網絡化。同時，對于涉及鄉鎮群眾切身利益且可以公開的檔案資料，可以通過網絡數字檔案中心，通過無線網絡實現檔案信息的遠距離傳輸。借閱者通過身份注冊后就可以在網上查閱自己所需的檔案資料，檔案管理人員在網上進行審核把關，符合要求的給予通過，利用者就可以通過電腦及時閱覽檔案全文，為鄉鎮群眾查閱檔案提供了極大的便利。

3.4 加強鄉鎮檔案專職隊伍建設，增強檔案服務意識

一是要穩定鄉鎮檔案隊伍，變兼職為專職，讓檔案人員潛心檔案工作。二是給鄉鎮檔案人員提供外出培訓交流機會，提高業務素質，有針對性的加強培訓和指導。三是要增強主動服務意識，提高檔案編研質量。鄉鎮檔案人員要樹立主動服務的意識，積極主動熟悉室藏檔案，善于總結分析，重點圍繞檔案社會效益、經濟效益及民生問題上下功夫，并以此作為檔案開發利用的突破口，最大限度地發揮檔案的價值和作用。此外，基層鄉鎮檔案人員要有超前意識，要積極了解利用者的需求，提前對室藏的檔案資料信息進行深度挖掘和匯編，以便更好服務社會群眾。