行政事業(yè)單位采購管理內(nèi)部控制風(fēng)險與應(yīng)對策略

高 山

（鐵道警察學(xué)院，鄭州 450000）

采購，主要是通過合同的方式有計劃、大規(guī)模地購得物資。行政事業(yè)單位的采購一般分為政府性的和非政府性的，再往下劃分還有更細(xì)致的采購類型，因此，需要有一套完善的管理制度來規(guī)范采購工作。但是在現(xiàn)行的采購管理中，由于內(nèi)部控制風(fēng)險力度不夠，采購管理制度還不夠完善，因此，需要加大監(jiān)管力度，完善相關(guān)的管理制度，保證采購管理工作能夠順利有序進(jìn)行。

一、采購管理的分類與意義

（一）采購管理的分類

采購基本上是所有行政事業(yè)單位都會有的工作內(nèi)容，通過合理的物資采購，能更好地保證事業(yè)單位的各項工作順利有效展開。具體而言，采購可以細(xì)分為兩種，即政府性采購和非政府性采購。政府性采購受到法律法規(guī)的監(jiān)管，具有較強的規(guī)范性。而非政府性采購因為相關(guān)的法律法規(guī)規(guī)范較少，容易滋生采購腐敗。因此，需要行政事業(yè)單位加強監(jiān)管，杜絕腐敗行為，促進(jìn)行政事業(yè)單位的廉政建設(shè)，保證事業(yè)單位的健康發(fā)展。

（二）采購管理的意義

加強采購管理，有利于保證行政事業(yè)單位采購行為規(guī)范，合理利用資金，節(jié)約采購成本，提高行政事業(yè)單位的采購績效。同時，加強采購管理，有利于提高采購效率和資金利用率，還能有效杜絕腐敗行為，提高陽光采買建設(shè)。

二、采購業(yè)務(wù)主要風(fēng)險

采購工作存在著一定的風(fēng)險性，需要相關(guān)人員對采購風(fēng)險具有全面的認(rèn)知。

在進(jìn)行采購前，需要制定采購預(yù)算，將每批次的采購預(yù)算記錄在冊，如果采購預(yù)算和事業(yè)單位的年度預(yù)算對不上，或者是事業(yè)單位對采購工作沒有一個規(guī)范的管理，很容易導(dǎo)致采購資金超支，影響事業(yè)單位的資金使用情況。在有規(guī)范采購預(yù)算的基礎(chǔ)上，還要制訂詳細(xì)的采購計劃。如果沒有詳細(xì)的采購計劃，采購人員對當(dāng)?shù)氐奈镔Y市場價格、供應(yīng)量以及供應(yīng)商的情況都不了解，很容易影響采購質(zhì)量。同時，沒有明確的采購計劃，采購的時間、數(shù)量、人員也無法明晰，會導(dǎo)致采購效率降低，影響事業(yè)單位的工作運轉(zhuǎn)。很多行政事業(yè)單位的采購申請流程不夠規(guī)范，申請中沒有明確的采購方案和計劃，流程審批不細(xì)致，導(dǎo)致采購管理松懈。采購管理松懈很容易導(dǎo)致采購過程中招標(biāo)、選擇供應(yīng)商的環(huán)節(jié)出現(xiàn)腐敗情況，影響采購質(zhì)量。采購工作后期，很容易因為采購計劃的不完善導(dǎo)致后期工作難以有效推行下去，比如貨物供應(yīng)不足影響采購時間、采購價格由采購人員自行決定，沒有嚴(yán)格的監(jiān)管，容易滋生腐敗，比如貨物質(zhì)量出現(xiàn)問題、不符合采購需求、資金利用率低等。這些問題都在很大程度上加大了采購工作的風(fēng)險，需要相關(guān)人員加強采購監(jiān)管，規(guī)范采購整個工作流程。

三、行政事業(yè)單位采購工作現(xiàn)狀

（一）采購內(nèi)部控制力度不夠

行政事業(yè)單位在規(guī)劃采購工作時，內(nèi)部控制力度不夠，對采購工作的管理缺乏重視和規(guī)劃。很多事業(yè)單位的管理者在進(jìn)行管理時，其管理重心往往會放在單位的業(yè)績上，忽視了內(nèi)部控制管理。這就導(dǎo)致采購工作缺乏有效的規(guī)范和監(jiān)督，采買人員自主性強。長此以往，采購工作流程難以規(guī)范進(jìn)行，容易滋生采購腐敗。而且，很多行政事業(yè)單位的審批機制依然是管理者審批為主，采購工作和規(guī)劃存在一定的主觀性。財務(wù)人員想要控制采購預(yù)算，也難以真正對這一領(lǐng)導(dǎo)審批機制形成有效制約，導(dǎo)致預(yù)算管理得不到嚴(yán)格控制，資金浪費、利用率低的情況比較嚴(yán)重。同時，很多行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制力度不夠，管理人員對采購的預(yù)算和風(fēng)險意識也不夠強，導(dǎo)致在實際工作中，相關(guān)人員也缺乏采購風(fēng)險意識和規(guī)劃預(yù)算意識，使得采購工作效率低。

（二）采購人員崗位設(shè)置不合理

很多行政事業(yè)單位的崗位設(shè)置本身有限，很多采購人員往往是身兼數(shù)職。這導(dǎo)致不同崗位之間的工作內(nèi)容權(quán)責(zé)不清，采購工作難以得到有效的監(jiān)督，監(jiān)督力度不夠。而且，采購工作人員的多重職務(wù)性，財務(wù)難以對其實施有效的監(jiān)管。

（三）風(fēng)險評估不到位

對于行政事業(yè)單位的采購管理，很多管理人員還沒有形成完善的風(fēng)險管理意識。風(fēng)險意識淡薄，導(dǎo)致很多工作人員在進(jìn)行采購工作時，對風(fēng)險考慮程度不夠，市場價格和供應(yīng)商選擇判斷不夠準(zhǔn)確。比如有時會出現(xiàn)確定好的供應(yīng)商臨時抬價或者貨源不足等，這些問題都會影響到采購工作的穩(wěn)定性和安全性，導(dǎo)致采購單位內(nèi)外部出現(xiàn)各種風(fēng)險問題。

（四）信息溝通機制不健全

行政事業(yè)單位財務(wù)預(yù)算需要公開，但是實際上，很多公開的內(nèi)容和信息不夠完善缺乏公信力。比如一些賬單公開后，其內(nèi)容和款項以及用處細(xì)節(jié)缺乏詳細(xì)的解釋。在這種情況下，即便是將信息公開了，群眾也無從查證，無法真正做到監(jiān)督，這種信息公示也就失去了其公示的意義。另一方面，針對采購工作相關(guān)內(nèi)容，基層員工能夠反饋給管理人員意見的渠道不多，很多采購工作中的各種細(xì)節(jié)問題沒有專人進(jìn)行收集，上下級之間缺乏有效溝通和工作反饋，導(dǎo)致很多工作中存在的問題得不到有效解決，影響采購工作效率。除此之外，由于部分行政事業(yè)單位的信息化建設(shè)程度不高，很多工作流程相對煩瑣，進(jìn)度慢，效率低，工作中產(chǎn)生的各項信息數(shù)據(jù)無法得到有效的收集整理，申請流程緩慢，年度采購工作累積的信息數(shù)據(jù)整理起來缺乏有效的整合，導(dǎo)致很多有價值的數(shù)據(jù)信息沒能利用起來。

四、行政事業(yè)單位采購管理應(yīng)對策略

（一）加強內(nèi)部控制

政府性的采購行為有嚴(yán)格的法律法規(guī)監(jiān)管，其規(guī)范性比較強，不容易滋生腐敗。非政府性的采購工作雖然也是國家統(tǒng)一下?lián)苜Y金，但是因為采購過程缺乏有效的內(nèi)部控制，很容易滋生腐敗，因此需要各個行政事業(yè)單位加強對單位的內(nèi)部控制。比如，行政事業(yè)單位可以建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，根據(jù)單位內(nèi)部的實際崗位人員分布與工作情況進(jìn)行細(xì)分，制定更具針對性的管理條例或規(guī)范。比如，采購管理中，要制定相應(yīng)的管理規(guī)范，每次的采購要提前擬訂采購計劃，計劃中規(guī)定好采購時間、采購內(nèi)容、數(shù)量、詳細(xì)的價格區(qū)間、供應(yīng)商預(yù)選等等。在確定好計劃并進(jìn)入實施之后，要有規(guī)范的申請流程，采購申請流程里除了包括上述內(nèi)容，還要有與供應(yīng)商簽訂合同，其中明確規(guī)定采購的物資、價格以及數(shù)量，確保實際的采購工作與計劃能夠?qū)?yīng)上。同時，要設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)管機制來制約采購工作，可以設(shè)立財務(wù)相關(guān)監(jiān)管，加強內(nèi)部控制，確保采購工作的每一環(huán)節(jié)都能在內(nèi)部控制之內(nèi)，將采購資金控制在預(yù)算之內(nèi)。

（二）規(guī)范工作流程

在加強內(nèi)部控制之后，要對采購工作的流程進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，制定一套切實可行的采購流程并實施到工作中去。比如在供應(yīng)商招標(biāo)過程中，要規(guī)范其流程，保證招標(biāo)的公開、公平、公正。在物資進(jìn)行訂購交接過程中，要細(xì)節(jié)化每一個流程，使得每個工作流程都有明確的負(fù)責(zé)人，保證操作流程的規(guī)范性。

（三）增強風(fēng)險防范意識

在采購過程中，相關(guān)人員要樹立風(fēng)險防范意識，避免出現(xiàn)各種合同問題。因為非政府性的采購，一般都是行政單位自發(fā)組織的，監(jiān)管性不強。因此，需要相關(guān)的采購人員著重加強各種采購合同的審查工作，尤其要明晰合同中的責(zé)任區(qū)分，還要警惕各種合同詐騙風(fēng)險。因此，采購工作不僅需要采購人員具備相應(yīng)的風(fēng)險意識，最好還能有合同法務(wù)和財務(wù)人員進(jìn)行監(jiān)督，確保采購流程的安全性以及合同款項的利益劃分。具體而言，采購流程中的合同擬定，行政事業(yè)單位不能全權(quán)交由采購部門來決定，要多個部門協(xié)同監(jiān)管，對合同進(jìn)行審查，保證合同中條例的公平合理性。還需要注意的是，在簽訂合同時，要確保供應(yīng)商的合規(guī)性，檢查供應(yīng)商資質(zhì)。如果是借助第三方機構(gòu)，則要審查第三方機構(gòu)和供應(yīng)商，確保兩方都具備相應(yīng)的資質(zhì)，信譽度合格且有保障，再確定合作。

（四）構(gòu)建采購工作組織架構(gòu)

不論是什么類型的工作，都要有明確的工作組織架構(gòu)。行政事業(yè)單位要做好明確的崗位規(guī)劃，構(gòu)建科學(xué)合理的組織架構(gòu)，明確崗位工作內(nèi)容和職責(zé)。通過明確的崗位職責(zé)和內(nèi)容分化，提高工作分配效率，避免工作內(nèi)容重復(fù)和權(quán)責(zé)區(qū)分不明等情況的發(fā)生。明確的工作內(nèi)容和責(zé)任區(qū)分，有利于提高各崗位人員的責(zé)任心，工作出現(xiàn)問題也方便追究根源責(zé)任人。通過合理明確的組織架構(gòu)，也方便管理人員對各個崗位人員進(jìn)行管理，推進(jìn)決策、監(jiān)督和管理工作。比如，在采購工作中，可以設(shè)立采購主管、采購小組、采購方案設(shè)計組、采購流程負(fù)責(zé)組以及監(jiān)督小組等等。同時，還可以設(shè)立內(nèi)部控制管理人員崗位。因為有了明確的工作組織架構(gòu)，相對而言，管理也需要加強力度。只依靠采購部門內(nèi)部管理，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到制約和監(jiān)督的力度，需要外部監(jiān)督權(quán)利的制約。可以設(shè)立相應(yīng)的工作監(jiān)督評審部門，評審的內(nèi)容可以貫穿采購的全過程，從采購的計劃擬訂、審批過程、采購人員的詢價招標(biāo)以及看貨、簽約、核算、付款等流程內(nèi)的工作，對相關(guān)采購人員的工作質(zhì)量進(jìn)行評定，對于其不足之處可以提出相應(yīng)的建議或意見，以此來提高工作人員的工作質(zhì)量。有明確的組織架構(gòu)，還要有意識地培養(yǎng)員工的崗位責(zé)任意識和專業(yè)能力，提高員工的采購能力，培養(yǎng)團(tuán)隊精神，打造一支強大的采購人才隊伍。

（五）控制年度采購預(yù)算

事業(yè)單位需要控制好年度預(yù)算，保證資金的合理利用。可以對單位的辦公設(shè)備、公用品消耗等實際情況做一個具體的調(diào)查，以此對辦公物資的消耗有個全面的認(rèn)知，對年度財務(wù)預(yù)算也能有一個更加準(zhǔn)確的資金估算。在明確了解物資消耗需求之后，做一個全面的規(guī)劃統(tǒng)籌，控制好年度采購預(yù)算，將年度的預(yù)算細(xì)分到每個月。要保證預(yù)算規(guī)劃的科學(xué)性，還要了解行政事業(yè)單位所需的辦公物資在當(dāng)?shù)氐膬r格波動，給每月的采購預(yù)算留有一定的價格波動區(qū)間，保證預(yù)算的合理性。同時，相關(guān)的采購部門管理人員要對采購的物資、數(shù)量和貨物來源做好嚴(yán)格的監(jiān)督，控制采購資金的使用，避免滋生腐敗。同時，對于一些資產(chǎn)閑置浪費的情況，要加以控制，可以將閑置的物資重新整合利用起來，減少采買的數(shù)量，避免鋪張浪費。

（六）做好采購分類管理

很多行政事業(yè)單位的采購管理沒有完善的流程，導(dǎo)致采購內(nèi)容混亂，有時會出現(xiàn)重復(fù)采購或者多購少購的情況，影響采購質(zhì)量和效率。因此，需要設(shè)立專門的人員進(jìn)行采購分類管理。比如，日用辦公類的采購管理，進(jìn)行細(xì)分，記錄好每一次的采購數(shù)量以及每月剩余數(shù)量，規(guī)劃好下一次采購數(shù)額，避免出現(xiàn)浪費物資現(xiàn)象。除了日用品之外，各種辦公設(shè)備也要做好分類，記錄在冊，保證每一筆采購，不論數(shù)目大小都能找到相應(yīng)的記錄。

（七）保證管理和采購的分責(zé)

想要保證采購工作能夠得到有效的管理，避免滋生腐敗，就要保證管理和采購工作區(qū)分開來，用外部管理來制約內(nèi)部采購。采購活動必須要在其他部門監(jiān)管下進(jìn)行，以保證采購的公開度和透明度。同時，也可以成立相關(guān)的監(jiān)督部門，專門監(jiān)督采購活動全程，對采購活動進(jìn)行評審。通過監(jiān)督管理部門和采購部門的區(qū)分，減少腐敗滋生。管理部門可以是相關(guān)審計、財務(wù)，需要明確管理部門和采購部門沒有利益關(guān)系，保證監(jiān)管的公平性。

（八）選擇采購方式

在采購過程中，采購也分很多種，有小額采購、大額采購、直接采購、招標(biāo)采購等。如果行政事業(yè)單位選擇招標(biāo)采購的話，要注意做好招標(biāo)工作，保證招標(biāo)的公平性。在確定供應(yīng)商后，要對供應(yīng)商的公司資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格的審查，降低采購風(fēng)險。同時，確認(rèn)招標(biāo)后的一系列流程、合同都要有明確規(guī)范的操作。如果是直接采購，行政事業(yè)單位需要至少與三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過對貨物質(zhì)量、價格、可供應(yīng)數(shù)量的對比來選擇最適合供應(yīng)商，提高采購的性價比，促進(jìn)資金的合理利用。

綜上所述，行政事業(yè)單位要想加強采購管理內(nèi)部控制，防范采購風(fēng)險，不僅需要加強采購流程的監(jiān)管，規(guī)范采購工作，還要制定相關(guān)的采購制度，保證相關(guān)人員工作規(guī)范。通過加強監(jiān)管，把控采購流程，保證行政事業(yè)單位的資產(chǎn)安全，杜絕采購腐敗，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。