探析教育系統干部人事檔案管理質量提升策略

摘 要：現階段，我國信息化水平已經達到一個新的高度，在人員信息的管理與存儲方面發揮著重要的意義，尤其需要重點關注教育系統干部人事檔案管理工作的開展進度，真正做到堅持從檔案管理工作的實際情況出發，采取多樣化、科學化的措施優化教育系統干部人事檔案管理工作，使檔案管理工作人員的綜合素養不斷提高，為新形勢下檔案管理工作的完善與發展貢獻力量，不斷提升教育系統干部人事檔案管理質量。

關鍵詞：教育系統；干部人事；檔案管理；策略

教育系統檔案管理工作涉及每一名教師的社會關系、個人經歷、工作業績等，是對教師過往經歷的最真實、最客觀的記錄，也是人才信息的重要載體。但是，仍然有相關部門對教育系統干部人事檔案管理不夠重視，甚至認為檔案管理工作就是簡單對個人信息進行記錄，沒有什么實質性的意義，忽視了教育系統干部人事檔案可以對教師的職務、考核甚至是人事任命與選拔都會起到十分重要的作用。因此，需要改變傳統觀念重新認識檔案管理工作，尤其需要從思想以及實踐操作中提起重視，并通過科學規劃檔案管理工作，使教育系統干部人事檔案管理制度得到進一步優化，同時利用先進的科技手段，高效、高質地為教育系統干部人事檔案管理工作提供保障。

一、教育系統干部人事檔案管理的意義

1.有利于提高決策依據的可靠性

教育系統干部人事檔案信息是非常重要的資料，學校管理層在對干部進行管理的過程中，需要參考檔案管理中的內容，并將其作為工作決策的重要依據，從而能夠在開展教師的任命、職稱考核等方面提供數據支持，使人員管理變得更加科學化、有序化。

2.有利于準確記錄教師信息

教育系統干部人事檔案管理的有效開展有利于準確記錄教師信息，提高對教師管理的效率。通常情況下，學校教師的各種信息、資料等都會錄入教育系統中，并歸納、整理、建檔，這些資料包括教師的個人簡歷、學科專業、教學評估、職業證書以及獲得的各種獎勵等，通過將這些信息、資料進行收集，能夠更好地反映出教師的專業能力、教學能力以及發展潛力，從而加深對其了解。

3.有利于提升對教師的管理水平

教育系統是選拔、考核以及任免教職工的重要系統，而檔案管理能夠使教育系統在人員管理時更加合理化，有利于促進教育系統內部人才隊伍的建設。教學質量的高低在很大程度上受到教師教學水平的影響，而加強對教師的管理能夠進一步優化教學水平，實現對教師的系統化、科學化管理，真正實現教師人才隊伍的建設。

4.有利于約束教職工行為

教育系統干部人事檔案管理部門主要負責教職工、干部的信息收集、存儲、分析以及管理，并準確記錄教育系統內每一名教職工的社會關系、歷史表現，并將這些資料存儲于教育系統干部人事檔案管理部門，能夠使教育系統的所有教職工產生歸屬感。同時，也是對教職工的一種無形的約束，使其能夠時刻保持良好的工作狀態，為教育事業貢獻力量，促進教育工作的順利開展。

二、教育系統干部人事檔案管理的原則

1.規范統一化原則

在檔案管理的過程中，無論是采用傳統的檔案管理模式還是采用檔案管理信息化模式，都需要堅持遵循檔案管理規范統一化原則。尤其現階段，教育系統干部人事檔案管理越來越重視信息化、數字化建設，需要檔案管理負責人更加深刻認識到規范統一原則的價值。在教育系統干部人事檔案管理部門開展信息化建設，是對傳統的檔案信息資料進行信息化處理，檔案管理人員需要在進行檔案管理的過程中，按照檔案資料的標識、格式等進行規范化、統一化處理，并在進行檔案信息資源共享時科學、規范地應用網絡平臺及相關軟件，從而有效避免后期出現因為網絡平臺或軟件不同而導致信息不可用等問題。

2.真實、安全性原則

現階段，教育系統干部人事檔案管理部門不斷開展信息化建設，以往沿用的檔案管理模式已經相對落后，在很多方面都已無法跟上現代化發展的腳步，尤其無法滿足檔案管理的需求，但是仍需要繼承傳統檔案管理的優點，即傳統檔案管理在對檔案資料原件進行保管的基礎上，能夠最大限度地保障教育系統檔案信息的真實與安全。

3.高效實用性原則

現階段，教育系統干部人事檔案管理工作正處于調整、優化的關鍵時期，其中與傳統檔案管理最主要區別就是其具有一定的高效性。在對檔案信息進行管理時，不是為了完成管理工作而工作，而是為之后有效解決提取檔案信息等工作為出發點。基于此，應該將檔案管理工作的高效實用性作為現階段教育系統檔案管理工作的重中之重。

三、教育系統干部人事檔案管理存在的不足

1.缺乏對干部人事檔案管理的重視

在大部分人眼中，教育系統干部人事檔案管理是一項簡單、枯燥、相對乏味的工作，不需要較強的能力就能夠勝任，該工作只是簡單地將檔案信息、資料進行歸納、整理、保存，因此，教育系統內部存在缺乏檔案管理的正確思想理念，在很大程度上忽視了檔案管理工作，以至于在實際的人事安排過程中，沒有在檔案管理部門配置足夠的人手，而且配置的工作人員大部分都沒有檔案管理工作經驗，缺乏檔案管理工作所必需的專業性與責任心，在較大程度上影響了教育系統人事檔案管理工作開展的科學性、合理性、有序性。一般情況下，我國對教育系統干部人事檔案管理的條件相對固定，需要檔案管理人員具有一定的政治素養、信息化能力以及檔案管理工作的經驗，如果單位無法滿足崗位人員數量的要求，會在很大程度上降低檔案管理工作效率，出現檔案信息積壓甚至丟失的情況，無法充分發揮檔案管理工作在教育系統干部人事管理中的作用。

2.工作人員素質有待提升

現階段，教育系統干部人事檔案管理工作的開展還存在著內部員工綜合素質無法達到預期標準的問題，因為現在的教育系統干部人事檔案管理工作突破了傳統的工作模式，不再是原來以紙質檔案為主要工作內容的管理模式，而是轉變為以計算機錄入為主的工作方式，面對這一轉變，許多工作人員沒能及時自我調整，仍然習慣于傳統的工作方式，使檔案管理工作效率無法達到預期效果。同時，還存在部分員工信息化素養較低，不能在短時間內學習和理解信息化管理模式，導致在實際的檔案管理工作開展中無法發揮信息化檔案管理的價值。

3.檔案管理模式不完善

現階段，檔案管理模式不完善是亟須改善和解決的問題，這一問題的嚴重性與緊迫性主要體現在管理內容方面，比如，教育系統干部人事檔案在實際的工作中并沒有標準化的歸類模式，與實際工作存在很大的區別。從檔案管理工作內容來看，大部分工作內容都是圍繞教師的思想政治表現，但隨著教學改革的不斷推進，教育系統干部人事檔案管理的工作內容逐漸向教學、科研以及人才選拔方面調整，較為關注教師的思想政治、教學水平以及科研能力等。同時，教育系統干部人事檔案管理在管理方式上也存在著一定的不足，使得檔案管理工作量較大，并且準確性得不到提升，不利于教育系統干部人事檔案管理的長遠、穩定發展。

4.檔案的收集、整理不到位

現階段，在教育系統干部人事檔案管理工作中還存在著檔案收集、整理不到位的問題，由于教育系統干部人事檔案管理制度存在一定的落后性，且沒有得到及時更新，導致檔案管理部門的崗位職責出現混亂，嚴重制約檔案管理工作效率的提升。同時，教育系統干部人事檔案管理部門缺乏科學化、專業性的資料收集方式，各個部門彼此獨立，經常出現重復收集、整理的情況，再加上檔案管理人員的積極性較低，工作熱情不足，從而無法對教師、干部的簡歷資料、學術成果等進行高效的收集、整理，在很大程度上影響人事的選拔與任命。

5.信息共享水平較低

教育系統干部人事檔案管理工作中信息共享水平較低也是亟須解決的問題，因為，教育系統干部人事檔案管理工作的內容較多，且信息資料的種類多樣，而各個部門之間的溝通較少，彼此之間的信息傳遞嚴重不足，無法實現各個部門之間的信息共享交流，而檔案管理工作的有效開展則需要與各個部門實現對接，這種信息共享程度低的現狀嚴重影響了檔案管理工作的效率。同時，由于內部數據信息交流的閉塞，也使得檔案數字化管理工作的效率得不到提升，檔案資源的利用率下降。

四、教育系統干部人事檔案管理質量提升策略

1.提高重視，加大資金投入

教育系統干部人事檔案管理質量的提升離不開上級領導的重視以及資金的支持，需要上級部門提高對檔案管理部門的重視，保障檔案管理部門新技術、新人才的引進，使教育系統干部人事檔案管理工作效率得到顯著的提升。同時，加大資金投入，將重點資金用于先進數字化設備的引進和采購，為檔案管理信息化建設提供完善的基礎性設施，從而使檔案管理工作能夠得到快捷、便利、高效地開展。

2.加強人才隊伍建設

教育系統干部人事檔案管理工作的開展，人才是不可或缺的關鍵一環。首先，必須從教育檔案管理工作的現實條件出發，通過科學管理、合理配置現有的教育檔案管理工作人員，以實現教育檔案管理質量的提高；其次，通過制定培訓方案，強化培訓力度，加強信息化技術方面的專業指導與培訓，使檔案管理人員的信息化理論與實踐操作能力不斷進步，使其能夠更好地開展檔案管理信息化建設，滿足現代化檔案管理的需求；最后，在檔案管理部門內部建立檔案聯絡員制度，因為教育系統干部人事檔案管理需要處理大量的檔案資料和信息，為了能夠實現高效收集、歸檔資料，需要由各個學校建立聯絡員隊伍，負責本學校教師檔案信息的收集以及上傳，從而提高教育系統檔案管理的全面性與準確性。

3.創新檔案管理方式

傳統的教育系統干部人事檔案管理工作模式固化，需要通過不斷創新檔案管理方式才能夠改善。首先，建設數字檔案室，充分利用網絡系統將各個學校、部門的檔案信息共享，并設置不同的查閱權限，提高檔案信息的使用效率；其次，建立檔案審核機制，通過檔案審核機制，可以將不同方式收集的檔案信息進行統一審核，從而做到教育系統干部人事檔案信息的真實性，為人員的任命與選拔提供保障；最后，以重新構建考核方式為起點，對現有的檔案管理工作人員進行重新評價，將平時工作中消極怠工、效率低下、能力不足的員工進行整體培訓，將培訓成績不合格的員工剔除檔案管理隊伍，而對于能力突出、工作熱情的員工給予精神與物質的獎勵，通過這種考核模式的重新制定能夠進一步實現教育系統干部人事檔案管理工作質量的提升。

4.規范檔案管理工作，嚴把質量關

只有嚴格規范檔案管理工作，才能夠進一步實現教育系統干部人事檔案管理工作質量的提升。首先，需要重新設定檔案分類標準，這樣既可以方便以后檔案信息的查詢，又能夠明確工作流程，提高工作效率；其次，要進一步細化檔案管理工作，將教育系統干部人事檔案信息資料一一核對，實現教師檔案資料的全面性；最后，要在提升教育系統干部人事檔案管理質量方面下功夫，定期開展檢查工作，使檔案信息的準確性與完整性得到保障。通過規范檔案管理工作，能夠發現其中的不足，及時進行改進與優化。

5.推進檔案管理信息化建設

現階段，教育系統干部人事檔案信息化建設是檔案管理升級的必經之路，盡管信息化檔案管理不會完全替代紙質檔案管理，但信息化建設能夠進一步提高數據的準確性，能夠有效開展人員檔案信息分析，提高檔案信息的利用效率，因此，需要不斷完善信息化基礎設施建設，推進教育系統干部人事檔案管理向電子化方向發展，實現教師信息的數據化、電子化。

具體來看，現階段我國科學技術水平迅速提升，計算機技術在持續更新升級，教育系統應當擴大對其資金支持，在現有的基礎上積極引進各種新型的管理技術和硬件設備，不斷完善人事檔案管理信息化系統，使其與當前社會發展要求相適應。基于此，各級領導應當充分意識到人事檔案管理工作的重要性，深入開展軟件開發工作，促使人事檔案管理人員都能夠積極參與到培訓活動當中，不斷吸收各種先進的設備管理知識和理念，助力其檔案管理水平的提高。

除此以外，管理者還應當高效落實對于人事檔案信息的開發，確保檔案管理可以真正同人力資源開發的要求相適應。相關部門需要招聘在信息化建設方面有一定水平的工作人員，為檔案管理信息化建設成效的提升提供人才支持。從本質上看，人事檔案信息的收集最主要的目的在于高效利用，以達到資源共享的效果，教育系統需要圍繞著信息系統構建計算機網絡分系統的檔案管理模式，及時有效地實現工作調配。直觀全面的數據可以為檔案管理工作效率的提升奠定堅實的基礎，真正發揮出各種信息數據資源的應用價值，為教育系統干部人事資源的科學分配和合理調動提供參考。

五、結語

現階段，教育系統越來越重視對檔案資料的管理工作，傳統的檔案管理方式已經不適應時代發展要求，滿足不了教育系統對于人才信息的需求，因此，必須順應時代潮流，采取多樣化的方式，提升檔案管理工作效率，促進檔案信息管理質量的提升。

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（作者單位：山東省菏澤市教育事業發展中心）

作者簡介：李春強（1990—），男，漢族，山東菏澤人，碩士，檔案館員，研究方向：教育檔案管理。