如何做好地勘單位科技資料歸檔管理工作

文/福建省煤田地質勘查院 李富芹

地勘單位涉及的科技檔案主要是地質科學研究、基礎設施建設以及儀器設備運行等科技活動過程中形成的資料，主要有圖紙、圖表、文字材料、計算材料以及影像材料。科技資料在形成過程中是否真實、有效、準確、完整、齊全，會直接影響科技檔案的質量水平。地勘單位的科技資料在歸檔管理方面屬于系統化工作，目前有許多地勘單位在資料的收集、立卷、審核甚至歸檔移交等不同階段，仍然存在許多問題，導致后續科技檔案的管理與應用遭受影響。對此，探討做好地勘單位科技資料歸檔管理工作具備顯著實踐性價值。

一、地勘單位科技資料歸檔管理存在的相關問題

目前來看，地勘單位科技資料歸檔管理工作整體存在下面幾點問題：1.資料收集相對不完善，工程項目可以劃分為勘查、設計、施工、竣工等不同環節，其中每一個階段所形成的資料都是相對獨立的文件集，也是工程項目中所有資料的有機構成部分，當前部分地勘單位在科技資料的收集方面存在一定的缺漏問題，導致后續因資料不完整而形成較多的問題。2.資料組卷相對混亂。部分地勘單位在科技資料的整理組卷方面，并沒有充分考慮資料之間的關聯性，對于組卷工作的重視度比較低，導致最終組卷結果相對混亂，為今后的檔案管理、儲存以及使用造成一定的負面影響。3.歸檔內容不完整。科技資料檔案的歸檔內容主要涉及歸檔的時間、范圍、數量、手續以及要求等，科技資料的內容應當以準確展現科技、基礎建設、儀器設備等運行維護工作為主，部分科技資料在歸檔期間比較復雜，還包含各種記錄、簽章等內容，容易出現手續不規范或不完善的問題，這也是影響地勘單位科技資料歸檔管理工作質量的重要因素。4.沒有嚴格根據時間要求進行歸檔。部分地勘單位存在注重生產而忽略管理的問題，在項目竣工驗收之后的資料無法及時歸檔，從而導致整體檔案資料無法有效使用。

二、地勘單位科技資料歸檔管理工作的改進思路

圍繞地勘單位科技資料歸檔管理工作中存在的問題，想要更好地開展地質勘查工作并做好科技資料的有效歸檔，就必須高度重視地質勘查單位在形成科技文件資料方面的特征，針對性落實科技資料的收集、組卷以及歸檔等不同環節的管理工作。

（一）基于資料特征做好收集工作。地勘單位科技資料歸檔管理工作過程中資料的形成過程普遍可以劃分為勘查、設計、施工、竣工等不同階段，會形成不同的文件資料，此時對于歸檔管理工作者而言，應當及時收集相關的文件材料。目前來看，地勘單位科技資料歸檔管理工作中資料收集工作的改進思路包括：1.規劃、勘查不同階段形成期間材料工程計劃書和可行性報告、審批項目材料，如水工環地質材料，項目選址時的建設用地的申請報告和審批文件以及土地征用等相關文件。2.設計過程中形成的主要材料，包含項目工程設計方案以及報批文件，如工程技術的設計圖紙和設計說明書，工程項目當中概算、預算材料和概算、預算書，整套施工使用的相關圖紙內容。3.施工期間所包含的材料，如施工承包合同和依據文件，施工原始記錄以及施工日志，期間可以基于設計變更相關材料，同時在施工中做好記錄檢查，單位工程驗收記錄的同時需要基于施工監理管理相關文件材料。4.竣工驗收過程中形成的主要材料，包括全套的竣工驗收圖紙以及工程決算書、審核報告等，還包含勘查、設計部門提供的質量報告，施工部門出具的竣工報告、監理部門提供的質量評估報告、工程竣工驗收的報告以及相關會議紀要，同時需要了解專家組竣工驗收意見。

（二）基于檔案資料明確組卷原則。地勘單位科技資料歸檔管理工作中應當明確組卷基本原則。科技資料的整理組卷期間應當嚴格遵守基本的規律，同時需要維持案卷內部的科技資料關聯性，以便于為檔案的保存、管理以及使用等提供支持，不僅需要從有利角度著手，也需要從安全性、保密性角度著手。

首先，科技資料的整理應當依據科技資料形成的規律與特征，任何類型的科技資料都需要根據相關規律構建，同時需要保持個性化原則與特征，從而進行綜合分析，針對科技資料采取有效的歸類與系統性整理。以科研檔案為主，可以基于一個課題為對象，根據準備、實驗、總結成果以及推廣等程序方式構建，達到歸檔工作系統且科學，滿足實際需求。其次，科技資料的整理與維護應當保持相互關聯的原則，科技研究與項目建設期間的科技活動方式需要根據相關科技程序進行處理，其能夠體現并記載科技活動的相關資料，此時必然會展現出程序化的特征。對此，在案卷組織期間，應當基于同一個案卷當中的科技資料構建完整的工作程序，或者是完善工作程序當中不同階段以及步驟從而形成相關資料。最后，需要基于科技資料進行整理以便于后續資料的儲存、管理以及使用。在具體工作中，需要根據地勘行業的相關規程，做好相應的機密、脫密資料的判斷與處理，針對性提高開放資料的內在質量水平，提高資料使用價值。在編制檢索工具方面，應當采取基礎性的、相關性的以及文字敘述性的檢索工具，針對重要或寶貴的科技資料，應當做好副本以及備份處理。針對電子文檔應當采取積極有效的管理與異質、異地備份處理，根據相關規程進行合理開發。應當嚴格管理檔案安全，提高管理水平，采用合理且規范的手段方式保障電子檔案的有效性與使用價值。

（三）基于檔案資料明確組卷要求。案卷當中的科技資料內容要能夠準確展現科技、基本建設以及儀器設備的運行維護等科技活動現象，同時基于案卷當中的科技資料真實性，不能出現不規范加入與更改的行為，資料應當根據內容填充完整，并保持簽章手續的整體性。案卷當中的科技資料書寫材料必須滿足耐久性基本要求，不能出現因原子筆、紅墨水、藍墨水以及復寫紙等容易褪色、不耐久而導致的失效現象。

（四）做好檔案內容管理。地勘單位科技資料歸檔管理工作中涉及的內容相對較多，需要從范圍、時間、手續以及要求等多方面進行管理。同時，地勘單位的歸檔資料必須基于單位科技檔案的種類進行劃分處理，其中每一個類型資料均需要保證成套性、完整性。在歸檔時間方面，要按照不同科技活動的基礎特征與規律，制定詳細的歸檔時間。例如，涉密科技資料應當隨時進行歸檔，小項目完工后資料應當及時歸檔，對于周期比較長的項目可以根據不同階段進行歸檔處理。在歸檔份數方面，主要是基于移交時根據科技資料的儲存數量，普遍情況下歸檔儲存資料一份就可以，但是對于重要資料則需要采取永久性儲存，此時可以制作一個副本材料。在歸檔手續方面可以基于歸檔期間履行的基本交接程序，在交接時雙方均需要基于科技檔案歸檔目錄針對移交的科技資料進行全面盤點與核對，此時接收人應當做好案卷質量的檢查，確認無誤后在科技檔案歸檔移交清單上簽字。在交接過程中，應當明確材料內容與具體狀況并進行明確備注。

（五）建立檔案管理與項目研究的對接機制。為實現對科技資料的科學管理，在地勘單位內部需逐步構建完善的檔案管理和項目研究的對接機制。地勘單位的地質人員，工作地分散且環境相對惡劣，在科技檔案管理和歸檔時，檔案收集困難較大且無法保障時效性。在地勘單位中，只有相關的技術人員才能夠準確掌握科技項目的實施進度等基本情況，在這種情況下，單位科技檔案的立卷一般是在項目完成以后才進行的。為使得檔案收集和歸檔可順利進行，需建立檔案與項目對接機制，在此機制指導下，有關檔案人員才能做好技術資料的數字化處理，遵循相應的工作規定來完成電子文檔的命名和編碼，開展動態化的科技檔案歸檔管理以及動態化監督。

（六）建立全國原始地質資料目錄互聯網平臺。在當下的地勘單位工作中，需強化資料的共享，將檔案資料中的信息充分利用起來。因此，地勘單位在信息技術支持下，構建全國原始地質資料目錄互聯網平臺，將每個地質單位所產生的科技資料，都及時由專人上傳到該平臺中，使得該平臺能夠集成全國各地、各個地勘單位的項目科技資料，通過數據共享和聯網的方式，形成電子化存儲模式，由平臺自動對科技資料檔案實施歸檔與管控，形成現代化管控，一旦在工作中需調用相應的科技資料，便可通過目錄索引的方式來查找。

（七）強化內部服務。在單位科技檔案歸檔管理中，內部服務的強化也尤為重要。在部分地勘單位，往往在收集了科技項目的檔案資料后，直接將這些檔案鎖進了文件柜，這部分檔案資料長時間處于封閉狀態下，并未被充分利用起來。由于科技檔案對地勘單位相關工作有重要的指導價值，需要通過內部服務的強化，讓科技資料檔案發揮其應有的價值與作用，比如，對檔案室來說，應及時公布檔案目錄，常年開放檔案信息咨詢服務，讓地勘單位的有關部門、崗位人員可充分了解檔案部門所存放的科技資料檔案類型、數量，在有需要時向檔案室借閱這些資料。

三、結語

綜上所述，地質勘查單位的科技資料可以有效展現工程項目建設過程與完工時的具體狀況，同時也是地質勘查工作的重要構成內容。地勘單位應當正確認識到科技資料的社會價值與經濟價值，盡可能做好科技檔案資料的形成、組卷以及歸檔等不同環節的工作，在保障技術資料真實性、準確性、完整性以及規范性等基本要求的同時，更好推動地勘行業持續發展，從而為社會提供更加方便且有價值的檔案信息，為經濟建設與社會發展做出貢獻。