學校檔案工作的規范化與標準化管理探討

文/煙臺市水上運動學校 劉政

隨著學校教育、科研工作以及教學工作的改革與發展，作為記錄與承載了學校創辦與發展歷史的檔案，可以為學校不同級別檔案使用者提供更為健全的檔案信息，并為其提供便捷的檢索服務，在學校建設以及發展期間發揮了十分關鍵的作用。當前，部分學校依舊沿用了傳統人工檔案管理方式，存在工作效率較低、檔案內容檢索困難、更新速度緩慢、維護質量低以及保密效果不佳等諸多問題。故而，如何最大程度應用現代信息技術手段保證檔案管理工作質量，完成檔案管理工作的現代化，其中檔案工作的規范化以及標準化是完成學校檔案管理工作現代化的必經之路。

一、檔案工作規范化與標準化管理的重要性及其特征

（一）規范化與標準化管理的重要性。學校檔案管理工作能夠直接反映學校管理能力教學水平與科研質量，是維護學校各項工作水平的保障，是實現學校管理現代化的關鍵環節。當前部分學校檔案管理方式相對落后，管理能力不足，無法提高教學質量水平。因此，學校管理人員需要明確目前檔案工作的標準化以及規范化與教學質量提高以及管理系統邏輯之間的密切關系。

（二）檔案管理工作標準化以及規范化特征。檔案管理工作標準化以及規范化的特征如下：第一，系統存儲量大，內容檢索便捷。隨著計算機技術的快速發展及其在教育領域中的普及，無紙化辦公已然廣泛應用于學校教育工作的各個領域之中。現代化管理系統普遍采用計算機軟件進行教學管理，同時構建學校檔案管理系統，為檔案之中大規模信息數據的檢索、瀏覽以及保存管理提供便利。第二，具有科學且合理的歸檔標準。檔案類型多元化，范圍十分廣泛，而不同檔案需要存儲的時長也存在差異。所以，學校工作人員需要實現檔案管理的規范化、標準化，建立科學合理的歸檔標準。檔案館中的資料繁多復雜，往往需要用于各個領域，雜亂無序的檔案管理方式顯然無法滿足檔案管理的現實需求。因此，管理人員應做到檔案質量與種類均實現標準化管理，達到科學且合理的歸檔標準可保證管理工作持續與有效的開展。第三，管理成本更低。檔案管理工作包含檔案類型劃分、檔案整理以及檔案信息錄入等，所有環節都需要檔案管理人員認真履職。現代化檔案管理相較于以往的檔案管理方式，存儲容量顯著提高，包括教學活動相關信息以及日常生活有關信息。盡管信息數量龐大且類型復雜，一旦實現系統的規范化以及標準化，將大大減輕人力消耗。因此，在檔案整理期間，需要通過規范化以及標準化盡可能節省成本，同時也為檔案的檢索以及瀏覽提供了便利，顯著提高了檔案服務工作效率。

二、學校檔案管理工作現狀

檔案管理工作規范化與標準化已然是學校檔案管理工作最為關鍵的內容，針對目前我國學校檔案管理而言，雖然檔案管理工作規范化與標準化確實獲得了理想的發展，也有效提高了管理工作整體質量，但是依舊存在許多問題，尚未得到有效的解決，主要體現在如下方面：

（一）監管不足。學校檔案管理工作實現規范化與標準化管理，離不開完善的監管制度。部分學校的檔案管理人員多數為兼職或兼管，存在不穩定性，常常處于熟悉工作或交接工作的狀態，這也使得日常工作中存在許多問題，但是難以被發現，伴隨問題的不斷積累，學校檔案管理工作難度不斷增加。因此，僅依賴現行的制度與條例確實無法完成學校檔案管理工作的規范化與標準化。

（二）人員整體素質偏低。學校檔案管理工作對管理人員專業化素養要求較高，但往往檔案管理人員大部分并非科班出身，更多是在工作和業務培訓中不斷積累業務知識。而在檔案管理工作過程中，因為專業術語偏多，乃至相同的術語在各種環境下存在不同的定義，從而導致檔案管理工作在專業性方面存在短板和不足。另外，檔案管理存在使用價值顯示的滯后性導致學校缺乏對檔案管理工作的重視，加之專業檔案人員數量的匱乏，從而造成學校檔案工作標準化以及規范化管理無法實現。

（三）缺乏管理意識。關于學校檔案規范化以及標準化管理，許多檔案管理人員缺少清晰的認知，僅僅認為檔案管理工作的目的是為學校發展提供服務，缺少對檔案管理自身效率的重視。另外，部分學校認為檔案管理工作規范化與標準化管理并現實意義不大。學校檔案管理人員本身缺乏重視，檔案管理工作質量自然難以得到顯著的提高。

三、學校檔案管理工作規范化與標準化管理方案

（一）構建健全的工作人員管理制度。第一，隨著我國檔案信息化進程的不斷加速，學校需要在短時間內構建更為健全的檔案管理制度，使得檔案管理方式以及流程更為健全。以我校為例，為規范日常檔案管理工作，結合學校特點先后制定完善《檔案工作管理辦法》《檔案立卷歸檔制度》《檔案安全保管制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密制度》《檔案借閱利用制度》等十余項管理制度，進而保證檔案管理工作能夠做到有制度可依。在規范制度的基礎上，利用詳細的檔案借閱以及調取記錄等相關信息，避免檔案存儲過程中產生受損或丟失等問題，同時對檔案管理工作進行詳細的責任劃分，確保責任落實到人。進一步建立完善績效考核制度，如果管理人員在職期間認真履行個人職責，予以一定的獎勵；相反，則需要予以懲罰。通過上述完善的制度，檔案管理工作質量將得到顯著提高。第二，加強管理隊伍的建設。學校檔案管理工作對工作人員有較高的要求，隊伍整體素質與檔案管理最終效果有直接關系。因此，學校應重視對檔案管理人員專業素養的培養，主要集中在如下兩個方面：其一，政治素養的提高。檔案管理工作因其特殊性，需要管理人員具有較高的保密意識、優秀的服務素質及較強的協調能力。檔案工作瑣碎復雜，更需要在工作期間富有熱情、沉心鉆研才能提升業務水平。其二，需要具備優秀的業務素質與專業知識。管理人員要對檔案管理內容以及有關規定十分清楚，方能達到加強檔案管理的效果，在日常檔案管理工作中，才可以針對其出現的問題予以總結及分析，并從中總結各種經驗教訓，使得檔案管理實現規范化與標準化。

（二）紙質文件與電子文件并重。信息化技術的高速發展與廣泛應用，電子文件因其存儲與攜帶的便捷性逐漸受到人們的關注與重視。同時，電子文件更能夠直觀準確有效地記載學校工作的發展變化，這對于業余訓練學校而言是至關重要的。我校通過對賽事活動、訓練活動等聲像檔案材料的充分利用，在競技體育賽事中，取得優秀成績，尤其在2018年山東省第24屆省運會中我校超額完成金牌任務，被授予“突出貢獻獎”；通過對照片、影像等電子文件的充分利用，學校在各項評優工作中一直位列前茅，連續8年榮獲績效考核優秀等次，連續4年榮獲“省級文明單位”稱號。因此，為充分發揮電子文件的重要性，學校在檔案管理工作中需要認真鑒定電子文檔，同時結合鑒定結果針對文件檔案予以分類以及整理。針對電子文件的區分是電子文件歸檔的關鍵內容，在目前學校檔案管理工作中，部分學校僅僅存儲了與教師或是學生有關且具有參考價值的文檔，而針對一些應用價值不大的文檔，往往將其直接刪除。為了確保電子文檔具有的真實性，在開展文檔存儲期間需要同步存儲管理相應的紙質檔案，確保文檔的真實性以及精確度。另外，管理人員在完成紙質文檔信息內容轉為電子文檔之后，還需要繼續保留紙質文檔，作為電子文檔存儲的依據與憑據。

（三）保證案卷的完整性與有序性。隨著信息技術在檔案管理工作中的應用，對檔案管理工作的規范化與標準化也提出更為嚴格的要求。學校檔案管理部門在檔案管理工作中應保證檔案內容的完整性與有序性，提高卷宗的整體質量。管理人員需要確保所存檔案信息的完整性，并將其有序地歸入不同類別的檔案群內，這也為信息技術在檔案管理工作的應用與普及奠定了基礎。為確保檔案內容的完整性與有序性，學校具體可采用如下方法：第一，提高管理人員的責任心。檔案管理工作需要由人力完成，所以管理人員是否有責任心關系著檔案內容的完整度與有序性，是能否實現檔案管理規范化以及標準化的關鍵所在。許多學校存在檔案歸檔無序性或是檔案資料缺損的問題。因此，檔案管理人員需要認真開展各個環節的工作，促進檔案管理工作實現標準化以及規范化。檔案管理人員要及時匯總與整理本學校的各類文件，同時根據學校檔案管理有關規定為各種材料進行科學分類與歸檔，明確各類檔案的時效性，確保當前存儲的檔案具備一定的參考價值以及意義。第二，制定嚴格的檔案歸檔標準。為顯著提高學校檔案管理工作的規范化以及標準化，保證案卷整體質量，制定嚴格檔案管理細則是必要工作。主要體現在如下方面：其一，檔案信息的完整度。檔案材料采集是檔案管理的重要環節，如果采集的檔案信息缺損嚴重，檔案本身價值將隨之減弱。以我校體育賽事檔案為例，學校除承擔組隊參加省級以上比賽任務的同時，還承辦省級以上體育賽事，因此在體育賽事活動中檔案材料的收集顯得尤為重要。賽事活動的組織參與過程是繁瑣緊湊的，相應的材料收集需要實效性和完整性，完善的賽事檔案能為學校賽事成績和賽事組織提供理論基礎。正是對檔案的有效利用，學校近幾年承辦的國際、國家級賽事在組織籌備等方面得到了國家體育總局、省體育局和社會各界的一致好評。其二，檔案外觀符合要求。檔案管理人員應保證檔案表面狀態滿足管理標準，包括整潔度、檔案文字格式、手寫文字的清晰度等。其三，檔案的裝訂與存儲方式，檔案人員應嚴格按照既定的順序擺放檔案，為后續檔案檢索與調取提供便利，并嚴格按照標準裝訂檔案，包括使用的檔案夾類型、裝訂順序等，以推進實現檔案管理的規范化與標準化。

（四）加強一手資料的采集。為確保檔案資料不會產生缺損，學校需要針對檔案內的所有信息數據進行確認。如我校檔案分為文書檔案、人事檔案、體育賽事檔案、建筑工程檔案、合同檔案、職稱檔案、實物檔案等幾大類別，不同科室在收集檔案信息的過程中難免會出現分散、雜亂的情況，從而需要針對檔案采集規章制度予以制定以及健全，協調各個科室按照統一的檔案排版開展檔案信息采集收集工作，在完成紙質檔案的采集之后構建健全的電子檔案。關于文檔信息數據的采集，不僅需要開展嚴格的檢驗，確保所有檔案的真實性以及精確度，更要針對不同的文檔予以分類采集以及整理，并對所有檔案予以編碼以及區分類型。

關于檔案的內容以及格式，不同科室需要嚴格把關，這是影響檔案管理工作質量的關鍵性因素。針對采集的第一手檔案資料，收集人員需要嚴格把控檔案文件的質量，認真檢驗檔案的格式與原始記錄是否達到標準，并進行簽字證明。驗收期間，所有負責驗收的工作人員必須檢驗檔案是否滿足規范化要求，確保檔案資料滿足學校制定的規范化以及標準化要求及格式，為后續檔案管理工作以及類型劃分工作提供便利。

四、結語

檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，隨著時代的迅速發展，學校對檔案管理工作提出更多新的要求。因此，學校若要提高檔案管理工作質量，必須加強工作人員的思想認識，明確檔案管理工作規范化與標準化的價值與特點，同時明確檔案管理工作現狀，通過健全管理制度以及加強一手資料的采集等有效措施，推動檔案管理工作規范化與標準化的普及，提高學校檔案管理工作整體質量。