信息化背景下檔案利用服務分析

文/甘肅省水文站 趙菁菁

目前，傳統的檔案工作已逐步擺脫人工模式，隨著檔案信息資源數字化的發展，智能化檔案管理將成為未來檔案工作的必然結果。然而，數字化時代的智能化檔案管理對傳統的檔案服務提出了新的要求，程序簡化、流程優化、平臺高效、需求多樣等等，面對錯綜復雜的發展變化及日趨多樣的需求，需要充分理解信息化思維，并將其發揮至檔案應用領域，實現新時代傳統檔案利用服務與互聯網的創新融合。

一、信息化背景下檔案利用服務的特點

（一）擁有先進的技術管理手段。伴隨科學技術的快速發展，電子檔案替代了紙質檔案，呈現內容標準化、整體系統化、操作便捷化的特征，檔案數字化開始出現在人們的視野中。利用數字技術開發數字化檔案管理系統，通過系統內部底層邏輯與操作算法的設計，操作者從終端完成檔案填寫后，系統管理者進行審核，系統應用方則可快速實現不同檔案的多部門多人員共享，檔案查詢工作徹底擺脫了傳統的人工翻閱，僅需在系統內部輸入關鍵詞或編號即可快速完成查詢，大大節省了操作時間。

（二）具有優越的現代化業務流程。電子文件逐漸取代傳統的紙質文件，成為數字時代檔案存儲的新形勢。電子檔案文件打破了傳統的紙質載體、人工記錄、存儲等特點，使傳統檔案管理流程發生變更。在檔案錄入工作中，移動終端錄入信息逐漸取代人工紙質記錄。在檔案的共享工作中，廣泛的無限區域網及無縫對接的分級管理結構使得檔案共享成為可能。查找檔案時，僅需輸入檔案名稱、編號等關鍵詞便可快速查詢結果；在檔案的利用工作中，“一站式”互聯網辦公大廳的快速對接甚至擺脫了不同網頁間的跳轉，應用一級網站直接為使用者提供檔案查詢等工作，極大地簡便了檔案管理的業務流程，提高了檔案利用服務的效率。

（三）具有更大的檔案利用價值空間。檔案的信息化建設與管理不僅能提高檔案利用服務的整體效率，更能充分發揮檔案信息的應用價值。檔案數字化的形式更能挖掘檔案自身所蘊藏的價值，可以將價值與時代需求相關聯，實現檔案信息與社會服務的匹配，應用其隱藏價值。舉例來說，在建設新農村的進程中，應用各地檔案的歷史信息，可以從人文、資源、環境、民俗等信息中尋求突破，建設美麗型、文化型鄉村。除此之外，還可以整合利用城市檔案信息資源開展各式各樣的專題研究，開發具有城市特色的文化產品等，提高百姓對不同城市的認知水平，發揮檔案利用服務的價值。

二、信息化背景下檔案利用服務的內涵

信息化背景下，在檔案實行信息化管理的過程中，檔案管理的主客體發生改變，檔案部門不再是單純的檔案管理者，更是檔案利用的服務者，服務形式也從被動服務向主動服務轉變。

（一）“以人為本”的服務意識。參照《全國檔案事業“十四五”發展規劃綱要》中“以人為本，服務為先”的基本原則，檔案管理工作應將以人為本置于一切工作的核心，盡力滿足人民的一切合理性需求，最大程度上支撐黨和國家的發展?！耙徽臼健被ヂ摼W服務辦事大廳將被動服務轉變為主動服務，立足于使用者的根本需求，憑借細膩全面的服務態度，彰顯了檔案管理工作中“以人為本”的服務意識，使用者利用“一站式”互聯網服務辦事大廳進行檔案查找等工作時，最終可獲得加蓋電子簽章的檔案證明材料，不僅可以滿足使用者對檔案的需求，而且提高了檔案管理的服務水平。

（二）高效、高質的服務水準。檔案管理服務水準的高低很大程度上取決其業務能力。信息化背景下的檔案利用服務輻射范圍廣，涉及用戶群體多，整體需求量高，檔案利用服務對象整體呈現社會地位高低不一、文化水平深淺不同、需求層次多重等特點。將檔案館藏資源的價值充分發揮，挖掘并利用檔案信息中的有效信息，可以掌握不同用戶的不同需求，以此為基準為用戶提供更好的服務。對檔案管理部門而言，適時開展檔案信息資源的深度加工，將本不具備實際意義的檔案信息發揮效用，可以實現自身角色從資料收集者到信息產品生產者的轉變。信息化背景下，檔案管理可通過各種平臺為用戶提供查詢等多種多樣的業務，數字檔案館的建設與應用加快了檔案利用向高效率、高品質的服務邁進。

（三）供需雙贏的服務手段。檔案管理人員必須打破傳統的常規思維，積極學習并融入互聯網時代的發展，從提升自身信息化、數字化操作與服務意識入手，積極學習并應用數字技術，大膽創新。檔案利用服務，即通過對檔案原始信息資料的深度整理挖掘，通過各種方式提供的一種有效服務，屬于檔案業務流程，是整體流程中不可或缺的關鍵一環。檔案管理水平的高低及效率影響著檔案的利用服務水平，檔案部門應積極組織人員培訓，建設人才庫等，充分提高自身管理及服務水平，以滿足用戶需求、以為用戶提供便利為宗旨，方便用戶、提升自身。在信息化背景下，利用終端APP、微博、門戶網站“一站式”服務等可以為用戶提供預約服務、供需互動、疑難解惑等服務，極大地方便了檔案用戶，提升了檔案利用服務水平，是一種供需雙贏的服務手段。

三、信息化背景下檔案利用服務的創新

（一）檔案利用服務理念的創新。信息化背景下，檔案利用服務的重點是主動為用戶提供服務，充分滿足用戶期望。要求檔案部門變更傳統的檔案利用服務模式，創新服務理念，充分挖掘檔案信息資源，了解其中的顯性與隱性需求，為檔案主題提供個性化、與需求相匹配的服務，全面滿足各種用戶的不同需求。

（二）檔案利用服務模式的創新。信息化背景下，檔案利用服務模式應適時適當創新，恰到好處地利用檔案信息，讓檔案引領決策，為決策者提供高價值參照。創新檔案利用服務模式要求檔案服務人員徹底改變檔案服務技能，在新背景下，通過與計算機、通信等領域的融合，綜合提升自身檔案服務水平，滿足社會需求。當前，部分檔案管理部門通過與專業服務機構相互合作，引入檔案數字化加工與實現系統，創新了傳統的檔案管理服務模式，促進檔案利用服務水平的提升。

（三）檔案利用服務技術的創新。利用數字技術、虛擬現實等新興技術，更關注用戶的需求與真實感受，是檔案利用服務技術的創新所在。檔案利用服務可從服務技術層面實現創新，應用信息化技術實現從線下至線上服務的轉變，再在其他技術的加持下，完成從“線上”到“現場”的蛻變，如此，用戶的體驗感和滿意度將大幅度提高，整體服務效率相應提升。以用戶體驗感為中心，將檔案實體虛擬化，更具宣傳價值，檔案利用服務的社會口碑也將得到相應提升，全社會的檔案意識得到激發。檔案管理部門可以從加強虛擬技術的學習與應用入手，探索虛擬技術與檔案利用服務的接入口，大膽創新，充分提升用戶的參與感，促進雙方共贏。

（四）檔案利用服務行為的創新。將被動服務變主動服務是檔案利用服務的終極目標。檔案利用服務將以人為本的理念作為核心，以用戶所求為產品服務提供的出發點，以用戶所憂為產品服務設計過程中的著力避免點，將“實用性”作為檔案利用服務開發的關鍵所在。隨著社會的發展，學籍檔案的認證需求量在增長，檔案利用服務信息化極大便利了這種需求，用戶只需要利用互聯網，便可足不出戶輕松獲得帶有電子簽章且所有機構、單位都認可的檔案。另外，高考成績、高考去向等常用的檔案材料，也可以通過已經預先設計并認證好的格式與內容，主動為用戶提供服務。

伴隨信息化與檔案管理的發展，人民群眾的數字化意識及檔案意識在不斷增強，對檔案服務的需求也在不斷提高，愈發強調檔案利用服務的質量與數量。在此背景下，檔案工作人員務必緊隨時代發展，學習新知識，掌握新思想，用創新意識武裝檔案利用服務工作，主動探索檔案利用服務的未來發展路徑，變更服務模式，用超前的服務意識為用戶提供更有效、更有價值的服務，促進社會整體發展。