加強國有企業辦公用品精細化管理的對策分析

施雨芹

（南京江寧城市建設集團有限公司，江蘇 南京 210000）

關鍵字：國有企業；辦公用品；精細化管理；措施

一、辦公用品的分類及其管理的重要性

（一）辦公用品的分類及特點

大部分國有企業辦公用品按照其用途和屬性可以分類為四大類：辦公文具、辦公用具、辦公耗材、生活用品。同時，按照其價值又可分類為高值管理品和低值消耗品兩部分。高值部分包括電腦、投影儀、打印機、復印機、空調等設備，低值部分包括硒鼓、紙、筆、文件袋、垃圾袋等日常消耗品。對于國有企業來說，高值辦公用品部分相對容易管理，普遍采用資產編碼進行統一管理，定期盤點；而低值易耗品這部分具有每日耗用量大、使用頻率高、使用人員復雜、品種多等特點，管理起來比較復雜。

（二）加強辦公用品管理的重要性

正由于上述辦公用品的特性，國有企業對其進行有效的規范化、精細化管理，提高資源的利用程度，從而降低企業不必要的成本支出，對于促進企業的持續發展具有重要意義，主要表現在以下幾點：一是提高辦公用品的利用效率，降低企業的運營成本，優化企業的資源配置，完善企業的內部控制，為企業自身的進一步發展提供更完善的管理機制，奠定堅實的基礎。二是改變國有企業辦公用品的傳統、粗放式管理模式，朝著精細化管理方向轉變，建立起現代國有企業辦公用品管理制度體系，有利于提升國有企業的資產管理水平，增強市場競爭力。

二、國企辦公用品管理現存的問題

（一）管理層重視程度不足

大部分企業的管理層都會把工作重點放在企業的經營業績和提高企業的營業收入上面，因為這些與其績效考核、升職加薪息息相關，容易忽略對提高企業的經營管理效率，降低企業運營成本的關注。同時，根據資本結構理論中的代理理論，部分企業的經理層為了擴大自身對于企業資源的管理控制權，表現為隨意支配企業的自由現金流量，而高價采購商品，未從企業的整體角度出發，忽略企業的整體利益。由此可見，管理者對于辦公用品采購管理的忽視，也是造成一些國企采購的辦公用品價格高于市場價的原因之一。

（二）信息化系統應用薄弱

我國國有企業大多是集團型企業，通常集團總部的信息化程度較高，集團下面會有很多二級、三級等子公司，而這些子公司的信息化程度相對較薄弱，對無紙化辦公系統（如OA辦公系統）的應用不足，公文流轉仍以紙質為主，打印紙、硒鼓消耗非常大，尤其彩打的成本更高，這無形中增加了很多隱性成本支出，且辦公效率低下，與現在“一站式服務”及提高國企辦事效率的理念相差甚遠。

（三）分散采購方式的制約

目前，我國部分國有企業仍采用傳統的多層級分散采購的方式，這種采購方式會產生以下弊端：首先，由于各個公司單獨采購數量有限，難以獲得大量采購的價格優惠；其次，由于將采購權力下放，導致采購過程難以控制，容易出現舞弊現象；再次，各個公司各自為政，容易忽略集團企業的整體利益，考慮自身利益較多，為了保證供應充足，會增加辦公用品的庫存量，占用流動資金；最后，各個公司存在為了用完今年報批的計劃，采購超需求量的辦公用品，浪費社會資源。

（四）辦公用品采購環節管理薄弱

1.供應商選擇單一，定價機制不科學

目前，部分國有企業存在未進行供應商選定程序就確定單一供應商進行辦公用品采購的情況，并且沒有定期更換供應商，導致國企采購談判中處于不利位置，對于產品的價格、質量、服務等失去了談判的主動性。另外，辦公用品的價格包含了相關商家的服務費，導致辦公用品的價格高于辦公用品的實際價值，更無法區分辦公用品和相關服務的實際價值，容易造成購買質次價高的商品。

2.采購流程不規范

部分國有企業采購流程不規范，主要表現在以下兩個方面：一是有關部門未編制采購預算或采購預算流于形式，盲目編制采購需求，造成采購量超預算，實際采購量超過實際需用量，使得辦公用品不能充分利用，造成資源的閑置與浪費；二是未采用恰當的方式選定供貨商，存在違法違紀的情況，如“關系戶”“回扣方式”等。

（五）辦公用品庫存管理薄弱

1.庫存管理方式簡單

有的國有企業仍采用比較老舊的庫存管理方式，如手工記賬方式，該方式工作量大、查詢統計困難，容易出現人為失誤，更難以對辦公用品進行統計分析。或者雖然采用信息化管理系統但流于形式，如采購人員和倉管人員崗位未分離、標準化產品不能滿足個性化需求、未處理系統相關警告（缺貨、過量）、未定期盤點、過時的產品未進行報廢處理等，導致辦公用品庫存監管不到位。

2.出入庫管理不嚴格

在實際的工作中，經常存在倉管人員因工作繁忙、過程復雜、事務緊急等原因，造成未及時或遺漏辦理辦公用品的出入庫手續，期末盤點時賬實不相符，對于不相符事項又未及時進行的處理，導致庫存賬目的混亂，未做到賬目清楚，手續齊全，造成庫存管理執行不到位，庫存管理流于形式。

（六）企業相關人員綜合素質不高

1.相關人員專業能力不足

一方面，隨著90后、00后步入社會，國有企業融入了很多新鮮血液，注入了新的活力，但同時新入職的年輕人員在采購價格、供應商信息、價格談判等方面的經驗存在不足，會影響到采購辦公用品的價格和質量；另一方面，許多工作人員的專業與崗位不匹配，再加上缺少系統性學習，專業知識方面嚴重不足，且后期相關工作人員的主動學習意識不強，單位也未定期進行有關的專業培訓，使得相關人員的專業技能水平較低。

2.相關人員節約意識比較淡薄

一方面，現在國有企業中的新生代員工，對于國有企業的管理制度與管理理念認知還不夠透徹，節約意識不強，加之對辦公用品的日常耗用缺乏關注，使用較隨意，導致現有的辦公用品浪費現象較為嚴重；另一方面，國有企業的管理者不夠重視，尚未形成節約意識的管理理念和制定相關的考核獎懲措施，因此在日常工作中員工缺少制度性的約束，易造成辦公用品出現嚴重浪費現象。

3.相關部門管理人員未盡其責

由于很多國有企業采用定額標準采購的方式，很多辦公用品采購比較隨意，相關人員對采購環節重視不夠，在采購環節，對于供應商的確定未進行必要的選定程序；對于價格的確定未做到貨比三家，且未把商品價格與包含服務費的價格進行區分，無法確認商品的實際價值，造成采購價格遠超商品的實際價值；對于供應商提供的服務未做到認真地統計廣大員工的滿意度，忽略了員工實際的使用感受。相關管理者在崗而未盡其責，導致國有資源的流失，這不僅是對自身的不負責任，更是對企業的不負責任。

（七）監督環節缺失

由于辦公用品定期進行采購，報銷金額不大，相比于企業其他環節的采購金額可能微不足道，使得企業相關部門對辦公用品的監督檢查重視程度不夠，主要表現在以下兩個方面：一是財務部門人員在審核付款報銷時，僅核對數量，并未對辦公用品的單價進行對比，如與網上商城進行價格比對等，雖然差價不大，但是長年累月下來，這部分運營成本還是非常龐大的；二是企業內各個部門領完辦公用品后，未建立部門辦公用品領用臺賬，造成部門辦公用品管理混亂，長期存在辦公用品的積壓或者損耗較快的情形，各部門內部對于辦公用品的監督和重視程度不夠，造成辦公用品的運營成本上升。

三、加強辦公用品精細化管理的措施及建議

（一）提高管理者的重視程度

國有企業的管理者承擔著企業發展的重任，是企業的領頭人，只有提高管理者對于辦公用品管理的重視程度，才能在提高辦公用品管理效率方面持續改進提升。因此，企業的相關人員要進行財務分析，通過實實在在的數據，用可信的數據讓管理者認識到加強辦公用品精細化管理的重要性。同時，要把辦公用品的使用效率納入管理者的績效考核中，從而提高管理者對于辦公用品的重視程度。

（二）實現集中采購管理

國有企業可以采取辦公用品集中化采購的管理方式，以避免分散采購的弊端。企業可以集聚內部所有辦公用品需求資源形成合力，吸引更多的供應商參與競價，通過談判、比價，取得更優惠的價格，降低辦公用品的采購成本，同時確定一批寶貴的供應商資源。但此辦法需根據國有企業實際情況而定，不能一概而論，要以提高管理水平、尊重市場規律、實現國企效益最大化為原則。

（三）建立健全管理制度

1.明確采購預算管理制度

在辦公用品管理制度中要明確采購預算管理制度，組織開展全面預算管理工作，調動各部門的積極性，把預算編制與執行落到實處。采購部門要以年度為周期的方式進行采購預算的編制工作，實行事前報批、事中監控、事后評價的方式，對于各部門的使用情況進行分析，提高資產的使用效率。同時，要將預算制度與考核制度相結合，按照財務與非財務指標評價員工的工作效率，采取獎懲措施，調動員工的積極性，提高預算的準確性。

2.嚴格選定供應商

在采購前，采購部門應廣泛收集員工的意見或以市場調研的方式選定幾家候選供應商，采用招投標的方式，對供應商產品的質量、價格、能力等方面進行評價，最終可選定2-3家定點供應商，定期在定點供應商中輪流采購辦公用品，確保供應商的選擇與確定更加公平合理。

3.合理制定定價約束機制

目前，國有企業招標定價方法主要有：競爭性談判比價定價、集中比較定價、單一來源比價定價、零星比價定價等方式。在此基礎上，可以形成線下+線上結合的采購交易模式，實現線下實物比選，線上價格比選，降低辦公用品經費的支出，提高辦公用品的采購效率，讓國有企業牢牢把握住辦公用品的定價權。

4.明確庫存管理制度

明確辦公用品的入庫、出庫、盤點制度，確保庫存數量的準確，做到賬實相符。在入庫制度方面，倉管人員根據發票和送貨清單核對貨物的數量、品種、規格無誤后登記入庫，打印入庫單并簽字；在出庫制度方面，各部門憑借相關部門領導簽字的領用單集中領用后，應做好本部門相應的臺賬管理工作，同時倉管人員需做好相應的集中出庫登記，打印出庫單并簽字；在盤點制度方面，庫管部門應做好定期盤點，以及時發現是否存在賬實不符的情況。另外，也可以運用現代化技術，建立掃碼系統，提高盤點的速度與準確性。

（四）結合信息化技術完善相關管理制度

隨著信息化技術應用范圍的不斷擴大，國有企業可以采用OA辦公信息系統，從而減少辦公用品的使用與消耗，簡化了繁瑣的審批流程，加快審批速度；也可利用信息化技術，構建國企辦公用品信息化管理系統，使企業的采購與庫存管理更加規范化，做到有跡可循。同時，可以利用現有的大數據分析技術，通過信息化系統采集辦公用品的采購量、使用量、剩余量、使用部門等數據，統計分析其使用的頻率，提高資源的合理分配與使用。

（五）提高工作人員節約意識與責任意識

辦公用品的使用效率在于員工如何使用辦公用品，提高辦公用品的使用效率在于如何提高全體員工對辦公用品節約的重視程度。因此，企業管理者需要在企業的日常管理中，做到以身作則，強調節約意識的重要性，強化員工的主人翁意識，建立健全與辦公用品相關的考核機制，提高全體員工的節約意識，做到物盡其用、合理使用、及時領用，減少辦公用品的積壓、過期的情況。

（六）加大辦公用品的監管力度

針對國企辦公用品監督環節的缺失，要提高辦公用品的監督環節的管控力度，筆者認為可以從以下幾個方面著手：一是采購部門需要嚴把入口關，保證辦公用品的采購質量，控制辦公用品的價格；二是倉管部門可以結合信息化系統對企業整體、各部門辦公用品的使用情況進行分析，如將企業整體與規模類似的國有企業辦公用品進行對比分析、將企業各部門之間進行對比分析、將各部門內的使用情況進行年度、季度對比分析等；三是財務部門在審核付款申請單時，應關注辦公用品的入庫數量是否準確，對比辦公用品的價格是否合理；四是各部門加強部門內部的辦公用品臺賬登記，做到痕跡化管理，全程可追溯，從而提高辦公用品的使用效率；五是強化審計部門監管職責，采取定期和不定期、內部和外部等相結合的方式進行財務審計、紀檢巡察，發現問題漏洞，及時改進處理，考核到人。

（七）增強全員的信息安全管理意識

隨著國企辦公用品系統信息化程度的不斷提高，企業的信息暴露在網絡上的風險也隨之加大。因此，在企業辦公用品的信息化管理過程中，需要提高全員的信息安全管理意識，保證國企信息資產的安全性。國有企業可以從以下幾個方面入手：一是在辦公用品信息化系統中設置風險警報與防入侵系統，減少從外部導致信息泄露的風險；二是設置不同崗位人員的使用權限，定期提示更換密碼，減少從內部導致信息泄露的風險；三是定期備份和清理數據，以防突發事件導致的信息風險；四是定期對員工進行信息安全的培訓，提高員工的企業信息安全意識。

四、結語

綜上所述，國有企業要想實現更好更快發展，做好內部管理是第一步，而辦公用品的采購與庫存管理更是其重要的基礎環節。針對辦公用品管理過程中存在的問題，國有企業管理層必須予以高度重視，樹立精細化管理理念，采取積極、有效措施，從源頭抓起，提升全員節約意識，將各項制度措施落實到位，為企業提高整體資產管理水平奠定堅實的基礎。