信息化背景下中小企業全面預算管理存在的問題及優化策略探討

鄭發強

（北京理工大學法學院，北京 100081）

全面預算管理，是一種已被廣泛應用且被證實科學、有效的管理辦法。從宏觀經濟角度看，全面預算管理是大勢所趨，尤其是對中小企業而言，要想跟上時代前進的腳步就必須積極引入現代社會先進的管理理念；從中小企業微觀角度來看，全面預算管理能夠幫助其重整組織架構、優化人員配比、提高資金管理效率等，是中小企業提升自身實力的重要手段。無論從微觀還是宏觀角度來看，實行全面預算管理，對中小企業來說利遠大于弊，具有重要的現實意義。

一、全面預算管理概述

所謂全面預算管理，就是結合企業戰略目標，對企業當前和未來預計可調配的資源進行科學籌劃，致力于提升企業資源利用率，提高投入產出比，用最小的成本換取最大的經濟利潤，其本質是為企業建立健全內部約束機制，規范財務行為和經營行為。在實施全面預算管理時，企業必須堅持以下幾項原則：一是企業的經濟業務活動必須全部納入預算管理中，即全員、全面參與，綜合平衡；二是預算管理必須以企業一定期間內的經營計劃目標為根本出發點；三是堅持“量入為出”和“輕重緩急”相結合；四是堅持“自上而下”和“自下而上”相結合；五是必須符合真實性和準確性；六是實行重大事項、例外事項預算報告和開展預算執行情況分析。

二、中小企業實施全面預算管理的意義

（一）提升風險抵御能力

中小企業具有明顯的規模小、人員少等特點，且大部分生命周期較短，在發展壯大的過程中，遇到的風險大小和抵御風險的能力遠比不上大企業，再加上市場經濟不斷變化和市場競爭日趨激烈，不少中小企業很難承受外界環境的多重打擊。因此，提升中小企業的前瞻性和預測市場的能力十分重要，而預算管理在該方面的作用是顯而易見的。預算管理與企業資金深度聯合，為了避免出現資金鏈斷裂等惡劣影響，繼而引起企業經營風險，預算管理會在事前對資金進行預判，盡可能地將風險控制在決策前，從而在一定程度上化解并轉移風險。

（二）高效利用企業資源

中小企業在發展初期階段，更加注重搶占市場份額、提升企業業績，而在內部管理上較為粗放，很多細枝末節并未考慮到位。通過實施全面預算管理，則利用戰略目標的定位，層層細分為部門量化工作任務，對企業內部資源進行全面的籌劃，將企業的所有經濟活動看成有機的整體，強調資源集中分配，可以根據產品類型和業務項目的實際需求，配置人員和資源，發揮出有限資源中“無限”的價值。

（三）幫助企業實現長期戰略目標

中小企業的戰略目標一般都是短期目標，為了維持眼下的生存，會更重視資金的快速回籠，對于長期發展規劃則考慮較少，甚至不考慮。然而，長期的戰略指導能夠幫助企業健康發展，有條不紊地前進。全面預算管理則能夠幫助企業將長期的戰略目標與現有職員切身利益進行連接，提高全體人員對戰略目標的關注度，以此增加職員與企業的黏性，助力企業持續進步，進而實現企業的戰略目標。

三、信息化背景下中小企業全面預算管理存在的問題

通過對全面預算管理的分析和中小企業實踐成果的研究，可以發現，中小企業雖然在全面預算管理實施中積累了一定的經驗，但仍存在一定的問題和困難，這限制了全面預算管理作用的發揮，這些問題短期間無法解決，必須在企業的日常經營中不斷摸索，通過技術或管理逐漸加以解決。其具體問題分析如下：

（一）全面預算管理認識問題

思維邏輯上的認知是決定全面預算管理能否在中小企業得到認可的根本，雖然其應用效果顯著，但對于中小企業來說仍是有心無力。一方面，預算管理需要企業全員參與，而中小企業組織透明，人員構成簡單，很多都是上級直接領導，而企業上層人員少、業務多，對于預算管理也只能當成普通的財務工作，且由財務人員兼任。實踐表明，大多數的新事物在得到領導支持的情況下，成功率會明顯提升，但目前中小企業領導層顯然對全面預算管理缺乏足夠的重視。另一方面，企業財務人員常兼任預算管理工作，而預算管理覆蓋企業全方位、全方面，一定程度上導致財務人員既是“運動員”，又是“裁判員”，很難保證預算管理的獨立性、公平性、準確性，預算效益自然降低。

（二）全面預算管理信息化建設問題

隨著網絡經濟時代的到來，企業的經營模式和管理模式也有了不同程度的更新，企業的發展也是日新月異，但都離不開網絡經濟時代下的信息化產業。相較大企業而言，中小企業在財力、物力以及人力方面的投入都遠比不上，更不用說滿足全面預算管理的需求，主要表現在幾個方面。第一，預算管理信息化窗口未打開。得益于現代信息技術的進步，智能化辦公已經成為企業工作常態，但是信息化建設并非將線下工作轉移到線上，而是需要其縱深運用，但中小企業尚未打開預算管理在信息化系統中的連接窗口。第二，財務人員專業能力有待提升。全面預算管理與信息化相連接，是經濟市場發展的必然要求，而在全面預算管理信息化建設背景下所需的人才，除了財務專業知識和其他學科知識外，還要具備一定的計算機基礎，能夠熟練運用各項財務系統，以此進行數據篩選，形成支撐企業決策的內部報告，但既懂財務、又懂管理，還懂運用的復合型人才在中小企業十分稀缺。第三，系統硬件存在兼容性等問題。在中小企業引入全面預算管理時，并未考慮到系統的兼容性要求，全面預算管理無法嵌套到企業現行的管理系統中，數據并行會增加相關人員的工作量，同時也混淆了人員視聽。

（三）全面預算管理執行問題

作為一種被認可的管理辦法，全面預算管理具有一定剛性約束效益和權威性。但是，對于中小企業而言，要么沒有制度，要么制度不健全，人為治理較多，主觀隨意性明顯，不利于全面預算管理的執行。這集中表現為：第一，關于預算管理的規劃不到位，從上層到基層，各層級未明確劃分職責，缺少制度的實際約束，形式主義嚴重；第二，預算管理考評工作不到位，缺少嚴謹的考評標準，且考評過程缺乏公開，難以獲得企業全員的支持，員工看不到預算管理帶來的切身利益，逐漸產生抵觸、懈怠情緒，參與度下降，不利于全面預算管理的長期發展。

四、信息化背景下中小企業全面預算管理的優化策略

為了更好地發揮預算管理作用，中小企業相關管理者一方面要對已有的理論文獻加強學習，另一方面要注重汲取經驗，還要將其應用在企業的短板上。本文針對中小企業預算實施中出現的問題，結合中小企業實際發展需求，置身宏觀經濟環境下提出了相應的優化策略。

（一）提高思想認識，促進預算管理持續深化

全面預算管理是一種企業管理辦法的創新，更是思想上的大躍步。因此，對于中小企業相關人員的思想和能力，提出了更高、更多的要求，要始終保持創新、保持進步。一方面，必須改變企業管理層的邏輯思維，使其充分認識到預算管理的重要性，積極主動地在企業中帶頭宣傳、學習，有了管理層的支持，預算管理工作的推進才有底氣，可以通過印發宣傳手冊、公告欄等方式，將預算管理內涵深入企業人心；另一方面，完善企業培訓體系，以財務人員為主，始終走在市場預算管理前列。對中小企業來說，其財務人員可能只有少數三五人，企業一是可以通過內訓師的方式，一帶一督促進步，其對企業工作流程已經熟悉，能夠加快預算管理的融合應用；二是可以定期交流學習，與行業內其他企業保持良好的溝通，共同進步，合作共贏，促進全面預算管理的持續深化和應用。

（二）加速信息化建設，實現預算管理價值最大化

信息化建設不僅是企業與全面預算管理的溝通樞紐，更是現代企業生存和發展的引擎，簡單的文檔和表格形式已經無法滿足企業工作的需要，電子商務與企業管理系統的結合，將企業拉入了發展的快車道，而企業預算則借助管理系統這一跳板，成為企業的重要管理資源。一方面，將全面預算管理嵌入企業現有的管理系統中，將系統上各部門數據進行導入，定期了解各部門的情況，通過網絡實現網上審批、實時監控，一來可以及時預警，保證預算資金安全，二來簡化超預算審批程序，保證正常的預算審批進度。另一方面，做好融入預算管理后的系統整合，發揮資源規模效應，預留預算管理的拓展空間。通過管理系統的功能延伸，最終形成資金流、物流、信息流一體的管理系統，將中小企業散落在各方的資源進行整合，積少成多，以靜態的方式為企業創造更大的價值，發揮資源的規模效應，同時也是對資源的優化與節約，不斷降低企業的運營成本，滿足企業發展的需求和市場的需求。

（三）提高執行力度，加快預算體系建設

除了信息化的引進和思維邏輯的更新，中小企業的全面預算管理還需要在前端加強制度建設、中端加大執行力度、后端加強預算考評。首先，完善中小企業制度建設，搭建完善制度架構。無規矩不成方圓，制度是約束行為準則的根本要義，結合企業實際發展需要，具體可從以下方面改進：一是與第三方會計師事務所合作，以內部控制為視角，發現企業當前管理的問題，并加以整改，同時形成規范的制度準則；二是企業內部可成立臨時審計小組，針對管理制度執行情況進行審計，評價其操作性并同時對內控進行評估；三是明確預算管理制度，在預算編制、執行、調整以及考評各環節均進行明確制度規定，同時在預算實施中也要汲取經驗，反復完善制度建設。在企業實際運轉中，很多時候都是“業務先行，制度跟上”制度也需要從實際中來，最終應用到實際中去，相輔相成，這樣才能不斷提高預算管理的實用性。其次，除了完善各環節的制度外，還要看預算執行，企業必須加大預算執行力度，提高目標預算的權威性，任何人不得以任何借口隨意調整預算編制，必須在經過嚴格的授權審批后才可對預算進行調整，并做好記錄，便于年終匯總分析。最后，強化預算考評，對預算管理的績效考評，是對相關責任人的激勵，督促其提高重視程度，以更高的要求規范個人行為。與個人的薪酬、績效結合并非預算考評的最終目的。通過這種形式，判斷職員在預算管理中的貢獻值，確定個人所得，因此，必須秉持公正、公開的基本原則，及時兌現考評允諾，這樣才能夠以此達到促進企業進步、提高管理質量的目的。

五、結語

綜上所述，全面預算管理已經成為企業資源管理的主要工具，以量化的方式對企業進行全面管控，結合企業戰略目標的需要，提出具有較強操作性的預算配置辦法，充分調動企業的人力、物力以及財力，尤其在信息化環境下，全面預算管理與信息技術的融合，已經成為企業管理創新的大趨勢。同時，全面預算管理與企業其他管理方法并不沖突，具有較強的融合性和適應性，是企業提升內部管理能力的重要手段，有助于實現信息流、物流以及資金流的統一管理，三位一體，全面提高企業的內部管理質量。在中小企業的實際工作中，由于種種客觀因素的限制，其預算管理應用和信息化理念的結合還不夠深入，且存在頗多問題，本文從預算管理的思維認知、預算管理信息化建設以及預算全過程管理等方面分別提出了優化對策，希望能夠幫助中小企業更好地實施全面預算管理方法，發揮其最大價值，助力企業的持續、穩健發展。