建筑工程資料管理的常見問題與完善措施

劉玉琴

廣州機施建設集團有限公司 廣東 廣州 510000

引言

由于工程資料涵蓋范圍非常廣泛，持續周期較長，管理起來相對復雜。建筑工程項目從施工直至到工程項目的竣工結算驗收，都涉及全生命周期過程的項目工程資料收集與整理。建筑工程資料主要記錄了該項目施工全過程，最大限度正面反映出項目質量及管理情況，對工程項目全方面、全過程管理具有重大的意義。因此，加強建筑工程資料管理工作是非常重要的環節，工程資料作為一個由諸多不同要素共同構成的復雜系統，每一個要素都不容忽視。全面完善建筑工程資料管理工作非常有利于提高建筑工程管理的各方面效率。

1 建筑工程檔案管理工作的重要性

從宏觀層面來看，我國對于建筑工程施工檔案管理有明確相應的規定，工程建設項目必須嚴格按照國家行政主管有關部門對工程資料的管理及歸檔。該項規定的實施要求從一定程度上加強了相關建筑企業對于資料管理工作規范化、制度化。建筑工程項目要建立健全全方面科學的管理制度，嚴格落實建筑工程資料管理，才能充分體現企業內控工程管理相關水平。微觀層面來說，建筑工程資料的管理也是工程管理工作積累下來的豐富的經驗，該項工作在工程建設管理過程中發揮著重要的作用。但由于建筑工程施工過程涉及的環節多、領域廣、施工程序復雜，因此在建筑工程施工中的產生的相關資料，這些資料既是建筑工程施工過程的體現，又是為提升該工程項目質量、安全及現場管理水平證明。

2 工程檔案資料管理的作用

首先，建筑工程資料管理工作對于工程質量控制的重要性從工程質量控制的角度看，項目工程檔案資料實施科學、高效、規范的文檔控制管理，可以確保項目的順利實施。同時完整的工程檔案資料為該工程的整體質量、綠色施工、專項施工方案等概況的提供較為全面的資料幫助。項目文檔管理工作主要包括對項目文檔的準備、申報、分發、存檔和外來文檔管理等一系列出來過程進行控制，保證了資料文件的流通順暢。運用辦公管理管理軟件對項目文檔狀態信息進行全過程記錄、跟蹤和分析，保證項目資料的可追溯性及有效性。

由于建設工程項目一般工期持續時間較長，施工過程工序復雜，特別是隱蔽工程需要每道施工工序要監理及相關單位驗收合格后，方可進行下一道施工工序，因此，施工過程必須要有相關施工過程及驗收過程記錄資料?，F階段，工程資料統一使用的省統表涵蓋了工程驗收的內容、標準以及相關的規范要求。

建筑工程在竣工交付業主使用的過程中，難免會出現各種質量問題，一旦出現各種需維修的質量問題，檔案資料是該項目進行具體需施工單位或業主檢修維護的一項重要參考依據。而且隨著時間變化，該當建筑不能滿足當下居民的居住使用功能時，建筑需要改建或是擴建以滿足居民使用需求，在這種情況下，該建筑的原始施工技術資料顯得尤為重要，可以提供建筑的設計安全功能情況、建筑的荷載取值、工程給排水管線分布、安裝工程線路分布位置等各項需要的信息，為擴建、改建等工作提供基本依據。

3 工程檔案資料管理存在問題

3.1 工程資料管理意識比較低

建筑工程資料管理工作處于很關鍵的位置，但目前的情況是，部分企業對于工程檔案資料的管理意識不足，未能正確理解及意識建筑工程資料管理的重要性，就導致嚴重缺乏管理的意識，認為資料管理工作無關緊要，對建筑項目管理工作的意義不大。建筑工程項目施工管理過程中的質量控制，主要表現在對施工組織和施工現場的質量控制，控制內容包括工藝控制和產品控制，影響質量控制主要有人、材料、機械、方法、環境等五大因素。從“人”的因素看，建筑工程資料員是建筑工程中不可或缺的技術人員，要經專門部門培訓合格后持證上崗，并保證資料員相對穩定。部分企業雖然對檔案進行了管理，可在方法上缺乏合理性、科學性，管理工作質量效率不高。

3.2 缺乏專業的資料管理人才

雖然建筑工程資料管理工作在發展過程中不斷提升，但是資料管理人才與實際需求不匹配。資料員流動頻繁，人員專業素質參差不齊，就會導致建筑項目個別的資料內容數據與規范不符。個別建筑項目存在資料外包現象普遍，資料與現場實際脫節。資料管理缺乏公司級管控，資料組卷不規范，缺項嚴重，表格填寫不規范，不能真實地反映工程實際質量受控狀態，導致項目資料管理不完善及出現紕漏。

3.3 資料管理機制不健全

健全的資料管理機制能夠提升工作的效益以及規范性，但由于目前不少建筑工程相關部門對建筑工程項目資料管理的重要性不夠注重，一些建設企業認為資料管理工作只是為應對相應監督檢查機構部門的審查工作。只注重企業的經濟效益，嚴重忽略資料管理的關鍵性。特別是在建筑工程項目資料管理制度管理機制的構建上存在嚴重的不足，以及對應的監管和管理流程的欠缺。就算有些企業建設了相應的資料管理制度，可是欠缺實施力度，這些皆是管理體系以及觀念不健全的表現[1]。

3.4 建筑工程資料的真實性欠缺

從目前建筑工程資料的真實性還難以保證的情況來看，分析其主要原因有兩方面：第一，在各類建筑施工項目過程與之相關方案及信息數據，主要負責人員沒有及時依據資料相關規定文件進行現場施工過程的記錄和相關報審資料的歸納整理。相關的記錄人員缺乏專業技能，由于這部分人員都是屬于內勤崗位，沒有實際根據現場的具體施工環節的開展進行專業性資料收集整理以及各項施工方案技術的了解。這就使得各類專業所對應的施工過程中的資料數據及施工方案信息等的記錄僅流于報表的形式，不能真實地反映本項目工程實際的施工具體情況。第二，由于部分施工單位對工程資料的管理不夠重視，這就容易造成資料的管理較為松懈，資料的內容記錄依賴于資料員的職業素質，某些施工項目因資料員在相關資料工作處理方面存在態度不嚴謹，應付了事的現象，導致施工技術資料達不到真實反映建設項目過程所要求的資料必須具備完整性、有效性、真實性和及時性的要求，也嚴重影響了整個建設項目工程的質量把控。

3.5 管理資料文件原件或資料不完整

按照相關資料歸檔要求，歸檔資料必須是齊全的文件，現許多企業建筑項目在下發文件時通常是復印件或者是沒有完善相關主要責任人簽字蓋章的文件。不完整的技術資料會導致片面性，不能系統全面地反映單位工程的質量狀況。工程施工資料中，常出現質量證明資料、質量檢驗資料、實體質量證明資料、物資質量證明資料不真實的現象，這是由于在施工檢驗取樣時出現個別加工，或篡改材料批號等導致。同時，由于施工過程中各個不同專業、分項工程、工序的交叉施工給工程資料管理帶來一定難度，且工作不嚴謹，導致工序、日期不吻合。資料不完整是建筑工程資料存在的主要問題。盡管工程項目歸檔率較好的單位可達到80%左右，但很多工程項目竣工后沒有工程資料，或只有工程主體資料，沒有配套工程資料，如地下管線、園林綠化等，從而導致工程資料不完整，出現漏項、錯項、重項等問題。

4 工程檔案資料管理問題的完善措施

4.1 增強資料管理的意識，提高投入

切實加強相關企業高度重視資料管理工作，要出臺加強資料管理措施?？山⒖v向到底、橫向到邊的責任體系，加大人力、物力、財力、投入的建立資料體系，全面推進資料工作的規范化、標準化、制度化建設，提高檔案工作在企業目標考核權重。強化基層員工與專業技術人員的工作技能的培訓，以提升其管理水平。通過管理流程與業務項目的強化訓練，提升員工業務能力保證檔案資料管理質量，以及企業要提高資料全方面管理的信息化，檔案資料存檔管理的合理規范化。

4.2 加強資料管理人員隊伍建設，提高資料人員業務水平

建筑企業積極探索創新，提升相關專業人才隊伍培養效果。探索建立崗責、績效、考核、激勵“四個體系”，堅持多方統籌，健全專業資料管理人才隊伍建設機制。健全科學專業人員隊伍建設和考核評價機制，有力有序推進專業人才隊伍建設。將加強資料管理人員工作納入企業工作規則和議事清單，增加擔當作為的蓬勃工作熱情。

4.3 建立和完善資料管理機制

如今，我國建筑行業迎來了快速發展時期，建筑工程檔案作為一種信息資源，是企業生產、技術和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作。同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。規范化、科學化的檔案管理，高度重視檔案管理是企業必須做好的一項基礎性工作，它將為企業建筑項目的管理、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險，起到一定的必備作用。因此完善的建筑資料管理制度對于資料管理工作具有重要作用，實現有章可循、有據可依的規范性管理，對資料管理人員能夠起到良好的規范作用。同時，提高企業對資料規范制度管理的意識，建立健全資料管理機制，可加大對重點項目、重點資料管理領域的管理，以及對薄弱環節進行檢查。資料管理制度必須立足于施工項目實際情況，制度是使管理工作有序順利進行的有力保障。為此，建筑工程的施工單位可以通過不斷完善相關制度，把資料管理制執行情況納入項目責任單位年終績效考核內。具體實施辦法為：施工單位每年將檔案管理目標、年度歸檔計劃、整編要求、利用成果、系統運用情況等細劃成系數，列入項目責任單位經濟責任制年終績效考評的內容，根據考核結果獎懲兌現。通過建立健全項目部資料檔案管理制度，明確各崗位相關資料編制負責人及其責任，明確應歸檔資料的范圍、編制要求、移交程序及時限等，大大提高資料管理的規范性，通過制度完善資料的管理。

4.4 采取有效措施提高資料的真實性

一家管理水平好的施工企業，其施工技術資料必定是及時的、真實的、準確的，且符合各方面要求，對企業的經營管理是有益的、完整的。企業相關部門可定期要對資料信息以及數據等切實狀況實行質量檢查或不定期抽查，防止建筑工程項目資料在記錄過程中存在偏差以及內容不符的狀況。通過確保信息資料的準確性，來為工程項目的建設給予合理的保障。采集的工程項目資料一定要實行仔細的整理與裝訂，通過項目資料的管理要求，對資料實行種類、實踐以及來源的整理，保障項目資料進行存檔的時候，具備相對的工序性，并且對相關文件實行編號工作，從而保障后續資料能夠高效率的借閱[2]。

4.5 完善竣工資料整理歸檔工作

在建筑工程竣工結算后，施工單位必須要對建筑工程全過程產生的所有安全隱患等進行全面匯總。需要檢查全部資料是否存在記錄錯誤、缺少原件或相關資料殘缺等情況，出現問題必須盡早解決，避免造成后期浪費人力、物力對資料進行查漏補缺等問題。同時需要對全部建筑工程工序進行相應的評定，并通過精準的計算、整理，填寫施工質量文件，確保各項建筑施工工序、施工合格率等信息可以有效的反映出來，最終經過監理總工程師確認和業主簽字。之后再將涉及的全部施工環節的資料清單，按照合理的順序進行整理、匯總、歸檔，以便于后期使用。填寫工程竣工報告、工程交工驗收證書和質量保修書，必須是原件，簽字、蓋章手續完備。竣工驗收會議結束后將竣工會議記錄放入竣工資料中，就基本是一套完整的工程竣工資料了[3]。

5 結束語

綜上所述，在建筑工程的實施管理過程中，資料管理是建設工程的重要部分，隨著資料管理理念與制度在不斷完善與創新，進一步完善工程資料管理措施，可以提升企業競爭力，促進建筑行業發展。建筑市場競爭非常激烈，我們不僅僅要在工程質量、進度、安全等方面達到業主的要求，同時也要在工程資料這個看似不重要的環節勝出一籌，為企業塑造良好的形象，展現企業高水準的管理，為企業的經濟效益和社會效益提供一份重要保障。