談基于辦公自動化(OA)系統的高校教育管理流程再造

趙玉欣 龐夢然 龐國偉

山東中醫藥大學 山東濟南 250355

一、概述

辦公自動化(OA)系統是推動高校教育管理流程再造的一個重要的業務應用系統，代替了傳統的紙質辦公方式，努力推進教育信息一體化建設，構建統一身份認證系統，推動數據信息化共享，整合學校信息碎片和信息孤島，建設支持學校教學科研、教育管理、學生工作、生活服務等各類業務系統的建設任務，對實現高校辦公自動化、推動高校教育信息一體化建設起著重要作用。

二、辦公自動化(OA)系統概述

(一)辦公自動化(OA)系統的功能需求

近年來，隨著我國對辦學體制和教育管理的不斷重視，對高校辦公自動化系統的設計要求也越來越高。因此，基于辦公自動化系統的高校教育管理的設計與研究成為社會關注的焦點。

結合高校電子政務現代化管理實踐的迫切需求，努力創造條件將全校辦公信息自動化處理系統功能涵蓋現代學校教育行政部門管理部門日常政務辦公信息事務系統的其他各個管理方面，建立起來一個真正高品質、高效率、智能化管理的電子政務辦公應用系統，為行政領導決策科學化和跨部門協調辦公信息化，提供另一個高效方便和快捷靈活的溝通渠道，節約辦學經費，變更了傳統落后的現代化高校傳統教育辦公管理傳統模式，實現教育無紙化辦公操作便捷、決策協調高效科學化，并在此基礎上實現線上聯合辦公，應考慮從辦公自動化系統功能模塊、辦公自動化系統權限設計、辦公自動化系統接口設計三個方面入手，并全面設計辦公自動化系統的需求和功能模塊。

(二)辦公自動化(OA)系統的功能模塊設計

為了提高辦公自動化系統功能模塊的質量，一般將高校辦公自動化系統的功能模塊分為三個部分：學生功能模塊、部門領導功能模塊和教育管理功能模塊。

學生功能模塊是辦公自動化系統功能模塊中的第一個功能模塊。學生功能模塊分為學生對學校整體管理的整體了解，方便學生進行出校返校的行程報備，為學校檢查學生考勤提供良好的應用平臺。部門領導功能模塊是辦公輔助自動化應用系統模塊中的第二個功能模塊，學生功能模塊之間的職能劃分都是為了可以讓一個部門領導能對本部門履行的部門職責功能有大致上的了解，領導同樣也可以熟練地使用辦公輔助自動化應用系統軟件進行辦公。管理員功能模塊是辦公自動化系統中的第三個功能模塊，管理員功能模塊包括行政功能模塊。管理員可以使用辦公自動化系統來管理部門，同時，管理員可以使用辦公自動化系統來方便管理員管理每個角色。

(三)辦公自動化系統的權限設計

眾所周知，不同角色對應的操作權限在現代辦公自動化系統中大不相同，通過觀察辦公自動化系統的權限設計可以看出。當有不同權限的電腦用戶輸入正確無誤地登錄密碼時，辦公自動化系統將為權限不同的用戶分配不同類別的電腦功能菜單，以便不同的角色可以擁有不同的操作權限。

(四)辦公自動化系統接口設計

正常情況下，在辦公自動化系統需求和功能模塊設計過程中，辦公自動化系統接口應科學合理地設計，因為只有辦公自動化系統接口設計工作才能完成，才可以對辦公自動化系統開發人員的高效開發產生積極影響。開發辦公自動化系統，有必要參考辦公自動化系統接口設計圖紙進行開發，《辦公自動化系統接口設計圖》是一個發展性規范和標準。因此，如果開發者想要開發一個穩定可靠的辦公自動化系統，辦公自動化系統接口設計圖必須是有效的。同時，還應該留有預留接口，為高校發展新的辦公功能留有接口。

三、流程再造概述

目前，許多國內重點高校教師日常辦公信息化管理與自動化的應用及系統項目雖然大多已開始進行正式開發安裝或上線，但其與校園現實辦公教育環境和教育管理教學實踐場景的開發應用實際切合度等仍然有較大差距。如何更好地規劃建設全校統一的一體化認證及辦公服務平臺，來達到“提高全校認證系統安全、提高教育管理信息化水平”的管理目標，進而提升學校治理能力和治理系統，仍需進一步地探究。因此學校教育管理服務的核心業務應用平臺——辦公自動化系統的業務再造(Business process reengineering，BPR)便顯得尤為重要。

(一)流程再造

業務流程再造理論誕生于20世紀90年代，旨在達到降低成本、提高質量、加強服務、提高工作效率的目的。重新研究并徹底改變了企業原有的業務流程。達文波特在新工業工程中提出了業務流程再設計的概念：信息技術和業務流程再設計。他認為BPR是對組織內部和組織之間的工作流程和程序的分析和設計。Alter認為BPR是一種方法論過程，它利用信息技術從根本上改變企業流程，以實現企業的主要目標。V enkatraman認為，BPR是一種以信息技術的使用為中心的業務重組。業務流程再造的核心思想如下：

首先，面向業務流程。業務流程重新再造打破了以前傳統上的企業按行政職能分工、按流程分工的模式。其次，以解決客戶需求最大化為戰略出發點。要敢于從新客戶管理的角度上重新研究設計開發新產品流程體系，大膽修改優化原有管理流程，建立完善面向大客戶企業和細分市場組織的完整業務流程體系結構和更加靈活的業務流程組織結構，實現公司從企業傳統業務職能流程管理逐漸向精細化、流程化管理服務的有效轉變。最后，以網絡信息技術平臺為其有效工具。業務流程優化再造技術依靠各種先進應用的數字信息技術，突破了傳統時間上和組織空間方面的空間限制，促進和改善了傳統組織中內部的信息流數據的及時快速有效傳遞，從而極大優化了公司業務流程重組再造管理的運作速度效果和運營效率。

(二)高校教育管理流程再造

隨著BPR理論的不斷發展和完善，相關學者將其引入高等教育領域。Penrod和dolence認為，隨著高等教育成本的上升和信息技術的發展，高等教育需要進行“流程再造”以適應這種變化。在這個過程中，我們需要建立一個學習型組織，通過領導來推動變革，引入一種強調責任、響應和服務的新的組織文化，注重改進工作流程，使用全面質量管理(TQM)，建立扁平靈活的組織結構。

高校現代教學常規管理主要就是指按照特定人才培養總目標、一定程序的各項管理教學原則、程序步驟和技術方法，組織利用教學實踐過程環節中形成的各項人力、物力、信息技術等現代教學要素資源，建立科學正常、相對完整穩定合理的現代化教學活動秩序，使各種教學實施過程實現協調、高效、優化，確保本科教學人才培養任務有序合理完成，培養造就全面均衡發展的高水平人才。

四、中國高校教育管理中存在的問題

(一)管理理念落后，教師和學生的需求沒有得到重視

在社會主義經濟模式和現代宏觀教學管理組織體制模式下，我國目前高校課程教學組織管理與職能配置定位大多堅持以“控制”原則為基本中心，從主管理者延伸到主被教學管理者，從上到下均實行單向和被動管理。這種管理理念已經無法適應教育大眾化和人才雙向流動的時代。高等教育是一種服務，其服務對象是學生和教師，高校只有提供優質的教學資源和服務，提高教學質量，才能吸引優秀學生；只有提供優質的教學平臺和資源，簡化教學管理流程，提高管理效率，才能吸收和維護優質的教師資源。高校各項工作流程應樹立以人為本的理念，以教師和學生的需求為中心，更好地設計和優化流程。

(二)管理層流程運行不順暢

我國的高校目前的課程教學行政管理結構模式中大多仍采用行政職能化管理組織模式，將行政教學及管理工作的工作任務主體和主要職能縱向自上而下分解細化為若干學校系統和各個學院，橫向依次分解細化為各種不同性質的政府職能部門，自上而下分解形成的金字塔型或多層次管理組織結構。整個結構的正常運行過程是作為一個命令的傳遞過程和一個執行的系統，類似于政府的行政控制系統。過程管理中出現的空白區域可能會導致一個過程斷點，并且過程管理中存在的重疊空白區域還可能會導致一個重復管理，從而導致管理混亂。

同時，由于連續的業務流程被劃分為各種簡單、專門的任務，導致工作環節增多，需要多部門協作。由于流程組織結構較多，任務溝通多層次，部門之間缺乏有效的信息交流和溝通，任務執行滯后。

(三)管理信息零碎，信息資源無法共享

由于各校職能以及管理職責的具體分工，教學行政管理領域的相關各種教學信息資料大多散存于我國各主要高校職能部門，形成了一個個的“信息孤島”系統，沒有能建立比較先進高效的公共信息平臺網絡來逐步實現對教學系統信息資源有效的共享。每單項目的教學目標任務分解下達任務后，教學組織管理信息部門將需要同時投入過多的信息時間成本和工作精力用于重新組織收集數據和整理匯總各類信息，導致工作效率不高。高校只有積極運用先進網絡技術、ERP平臺等企業管理現代化軟件，整合學習型組織運行中形成的內部各種作業流程，建立一套面向企業流程優化的內部運行管控模式，才能有利于更好地高效實現跨行業部門、跨系統業務環節的內部信息高效共享整合與處理。

五、我國高校教育管理流程再造的關鍵因素

我國高校教育管理流程再造應以業務流程再造理論為基礎，結合高校自身特點、實際情況和人才培養目標，有針對性地進行流程再造。在實施過程中，需要注意以下幾點：

(一)確定再造目標

大學教學質量管理是流程的再造工作的第一步，要求領導應從宏觀戰略高度考慮和圍繞大學本身的目標定位、愿景、使命任務和教學流程優化出發而制定業務流程再造具體目標，這無疑是學校流程管理再造目標的首要出發點之一和其最終實現目標。在系統明確業務流程再造目標內涵和企業戰略流程定位目標后，高校管理系統需要系統地將其內涵分解細化為各系別的具體核心流程目標內涵，圍繞于該系統目標內涵的各類具體核心工作流程目標，以便系統教學運營管理服務部門全面了解高校現有管理流程目標是否足以真正為支持高校戰略轉型服務，通過細化實施高校本部門流程的相關各項操作流程要求和目標，確保學校整體戰略目標的實現。

(二)關注頂層設計

我國高校教學管理流程的再造離不開教育部頂層統籌設計體系和高校領導機構的關注重視。只有高校領導真正充分深刻認識到我國當前大多數高校重視教育而教學流程管理還不能有效滿足于時代社會發展需求的緊迫需要，認識到推進教學過程管理與流程系統優化改革和業務流程再造創新的現實重要性，精心謀劃設計制定和研究論證改革學校自身的教學使命、愿景理念和專業人才培養質量目標，確立了教學和管理中流程的再造新的核心目標，并及時有效組織推進并為這項改革舉措提供了相應有力的技術制度措施和物質資源環境保障，消除一切阻礙學校流程管理再造推進的潛在負面因素，調動學校師生的智慧力量與團結和協作，最終能推動流程的再造而發揮積極作用。

(三)加強管理團隊建設

教學管理者應是實施高校的教育管理制度流程整體再造活動的具體參與者單位和積極執行者。高校內部教育的管理制度流程整體性再造實踐，離不開廣大教學組織管理者自身對實現各種重要教學管理工作任務形成的實踐經驗借鑒和相關改革對策建議。因此，高校應始終充分關注重視加強教學信息化管理人才隊伍自身建設，定期組織教學流程管理再造相關課程，對各類教學組織管理崗人員系統地進行管理知識結構、工作業務能力素質和工作業務素質全面的提升培訓，促進組織學生能夠深入全面理解各種教學管理流程優化再造新的基本概念技術和應用方法，熟悉信息化流程建設和管理網絡信息平臺開發的有關工作，增強學習組織系統學習效率和管理創新學習能力，為開展BPR培訓提供一個更高效地學習人力資源保障。

(四)建立監督反饋機制

首先，各校要通過教師、學生代表和有關教學及行政管理部門代表之間共同建立互動監督管理反饋機制，變“管理”為“服務”制度，充分創造條件調動好學校師生監督的內在積極性和主動參與性，為所有師生群眾提供學生更多充分的民主決策權、建議權和管理監督權。

其次，在高校教學行政管理工作過程改進中，要格外重視高校教學管理者個人的教學績效工作考核評定和績效反饋。激發一線教學和管理一線相關部門責任人工作思路的探索不斷實踐創新，促進績效提升。

(五)提高信息化水平

網絡信息平臺是中國高校進行教育和管理信息流程整合再造創新的重要信息化工具體系和系統技術服務支撐。高校應繼續創新利用現有網絡資源的信息化教學服務管理新流程，圍繞流程數字化再造流程的其他各個主要環節來重新開發設計校園網絡信息平臺，以創新服務功能為服務導向，以流程精簡高效為管理原則，利用國內外先進技術的網絡信息技術，利用先進手段的教育網絡信息技術手段，促進國內高校實現教學資源信息交流和數據資源交換共享，實現師生無紙化電子辦公，促進整個高校的教學及管理新流程進一步地規范化，使信息化應用水平更精準高效。