“雙計劃”背景下完善民辦高校校長辦公會運行機制研究

文/林秀水（湛江科技學院 廣東湛江 524255）

一、研究背景

廣東省教育廳于2019年出臺了提升民辦學校內部治理水平，提高辦學質量和發展水平的“雙計劃”，并明確每年開展規范達標計劃落實行動專項檢查。內部治理體系情況是“雙計劃”中一項重要的檢查指標，其檢查內容涵蓋了章程修訂情況；辦學體制與運行機制情況；理（董）事會、校長辦公會、黨政聯席會議、監事會、教代會、學代會等組織運行情況。其中，校長辦公會的運行是民辦高校加強民主管理，完善內部治理結構的重要體現。

根據《高等教育法》的有關規定，民辦高校實行校長主持的校長辦公會議制度，依法決定和處理校長職權范圍內的有關事項。為充分發揮黨組織的政治核心作用，校長辦公會議成員一般為學校黨政領導班子成員，黨委辦公室、校長辦公室主要負責人列席會議，其他相關議題的列席人員由會議主持人確定。校長辦公會議主要研究教學、科研、行政管理工作中全局性、根本性的重大問題以及師生員工普遍關心的熱點、難點問題。

二、研究現狀

冷橋勛（2009）認為應從科學合理安排議題、認真組織準備會議材料、精心做好會議服務等方面提高校長辦公會的質量和效率；孫晏（2018）認為開好校長辦公會應會前充分準備、會中管理引導、會后監督落實，切實提高會議的質量和效率；祝賀（2018）認為提高校長辦公會議事效率的有效措施是流程管理、要扎實做好議題的產生、精確起草議程、落實通知參會、抓好材料準備等。

筆者通過國內部分知名高校的官方網站搜索校長辦公會議事規則，從搜索的結果分析上看，校長辦公會議事規則主要包含了議事范圍、會議組織、議題確定、議事議程、執行與反饋、會議紀律等內容。從校長辦公會議事決策范圍上，《重慶大學校長辦公會議議事規則》指出“校長辦公會議主要研究提出擬由黨委常委會討論決定的重要事項方案，具體部署落實黨委常委會決議的有關措施，研究決定教學、科研、行政管理工作”；從校長辦公會具體組織上，《上海應用技術大學校長辦公會議議事規則》明確了“校長辦公會議原則上每周召開一次，確有需要可臨時召開。時間相對固定；校長辦公會議由校長召集和主持，或由校長委托的其他校領導主持”；從校長辦公會議題上，《大連大學校長辦公會議事規則》規定“學校辦公室將對提交的議題及議題材料進行審核，如提交議題不在校長辦公會議事范圍，或議題未按照指定時間提交、材料內容不符合規定，學校辦公室應退回議題或要求重新進行準備；學校辦公室將議題整理后報校長，由校長確定上會議題，并確定議題討論順序”；從校長辦公會議事程序上，《湖北大學校長辦公會議事規則》明確了“校長辦公會議事，實行一題一議，由提出議題的校領導就議題作簡要說明，列席會議的相關人員可作必要的匯報，參會人員根據說明或匯報充分發表自己的意見。會議主持人要根據討論的情況進行歸納集中，提出明確意見，在征求其他校領導的意見后，形成會議決定或決議”；從校長辦公會組織實施上，《上海外國語大學校長辦公會議事規則》明確了“校長辦公會議討論決定的事項，由學校分管領導或相關單位負責組織實施。執行情況應當及時向校長或校長辦公會議匯報。明確由相關單位負責的，由校長辦公室負責傳達和督促檢查”；從校長辦公會紀律上，《東華大學校長辦公會議事規則》強調了“與會人員在會上發表的各種意見以及決議事項的具體過程，除會議主持人授權傳達者外，其他與會人員應嚴守會議紀律，不得泄露會議情況”。

綜合以上情況，筆者根據自己在民辦高校的工作經驗，通過以下幾個方面談談通過完善民辦高校長辦公會議事機制，提高會議的質量和效率以提高民辦高校內部治理水平。

三、明確議事范圍

民辦高校由于辦學歷史較短，內部治理不夠完善，再加上管理干部的水平參差不齊，往往提交給校長辦公會的議題隨意性較大，導致不該上會討論的事項卻作為議題上會研究，使得大事議不透，小事又議不完，既浪費時間又貽誤工作。因此，明確校長辦公會的議事范圍顯得十分重要。民辦高校的校長辦公會議一般是審議通過或研究決定下列事項。

第一，貫徹執行黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規，傳達落實上級、學校董事會有關行政工作的重要指示、決定或精神，研究貫徹措施和方案。

第二，研究決定學校發展戰略、招生計劃、重要行政規章制度的制定、修改和廢除、重大改革及年度工作計劃等，并部署落實措施。

第三，研究決定校園建設規劃、重大后勤管理項目、審定重要儀器設備和圖書資料添置、使用和處置。

第四，研究決定聯合辦學、外事工作以及承辦國內外學術會議、聘請客座教授或外籍專家、派遣訪問學者等重要問題。

第五，研究學校重大教學、科研、學科建設、專業設置、創新創業等問題。

第六，研究決定學校機構調整設置方案、全校性專門委員會的成立、人員編制管理和中層干部調配管理等重要問題。

第七，研究決定教職工收入分配和福利待遇、獎懲。

第八，對學校日常行政工作中的重要專項問題進行決策和部署落實。

第九，審議學校年度財務預、決算方案；研究年度預算外資金的立項和使用、重大投資、貸款或引資建設項目；研究決定年度預算調整方案以及預算外臨時開支項目。

第十，研究關系學生權益的重要事項。

第十一，研究黨委認為應先由校長辦公會議審議的事項；校長認為需要提交黨委討論決定的其他重要事項；其他須校長辦公會議討論決定的事項。

四、加強會議組織

民辦高校校長辦公會議由校長召集并主持，校長不能出席會議時，可以委托一名校領導召集并主持。校長辦公會議參會人數原則上不少于應到會議人數的三分之二，列席校長辦公會議的單位（部門）負責人在討論到相關議題時進會場，匯報或討論完畢即退場。校長辦公室是校長辦公會議的會務服務單位，主要負責以下的會務工作。

1.確定和公布下一次召開校長辦公會時間

根據有關規定，校長辦公會議每個月召開兩次，如遇重大或緊急事項可以隨時召開。校長辦公室應當經校長審批后通過學校的信息公開途徑告知校內各單位和部門下一次召開校長辦公會的時間。

2.議題有關工作

下一次召開校長辦公會前，若校內的職能部門或二級學院有符合校長辦公會議事范圍的議題，經分管校領導審批后報校長辦公室匯總，其他非會議主持人的校領導若有符合校長辦公會議事范圍的議題則報校長辦公室匯總，議題匯總后，校長辦公室提請校長審定議題。校長辦公會議原則上不臨時增加議題。確需臨時增加議題，應征得會議主持人的同意。

凡提請校長辦公會研究的議題，第一，應深入調研，廣泛聽取意見，各方意見基本一致方可上會。對重要議題，校長應在召開會議前聽取黨委書記意見。當意見不一致時，應暫緩上會，待充分交換意見、取得共識后再提交會議討論。第二，提出議題的分管校領導或相關職能部門，應針對議題提出初步意見或解決方案，向會議提交書面材料。材料內容要明確需討論決定的事項，及向會議建議解決所提議題的辦法、思路、方案。若內容涉及多個職能部門的，還需進行會簽。第三，對關乎師生員工切身利益的議題，應通過教工代表大會或其他方式，廣泛征求師生員工的意見和建議。第四，凡是依照有關規定應提交學校學術委員會、學校專門工作領導小組等審議或論證的議題，應履行相關程序。對技術性、專業性較強的議題，要通過專家評估及技術、政策、法律咨詢。涉及對外簽署合同協議事項，還需提交法律顧問意見。

凡提請校長辦公會研究的議題，第一，材料必須完整包含議題申請表，上會討論的文件（制度、通知、方案等）、依據、論證、結論、匯報說明。第二，議題申請表必須填寫完整，主要包括提請會議研究的議題標題、匯報人、關聯職能部門列席人員、主要內容、上會日期、部門負責人意見、會簽部門負責人意見、分管校領導意見。第三，材料中的匯報說明須含文件（制度、通知、方案等）的起草政策依據、過程。

議題匯報人單一議題一般不超過10分鐘。議題涉及多個單位、部門時，牽頭部門應當在會前與涉及的單位、部門溝通、論證，必要時召開會議討論研究，并形成一致意見，由牽頭部門負責人作為代表在會上匯報。原則上其他單位負責人不在會上補充匯報。

單一議題的匯報文字材料控制在2000字以內為好，匯報時要主題突出、條理清晰、觀點鮮明，必要時采用PPT的形式匯報。

3.會議材料審核，校長辦公室負責對提交會議討論的材料進行審核

校長辦公室一般要把握以下幾個方面審核材料，第一，議題是否超出議事范圍。若超出議事范圍，須說明原因，并提請校長或主持會議的校領導審批同意。第二，須征求各方意見的議題是否有履行程序；對外合同是否有法律顧問意見。第三，議題申請表是否按要求填寫，材料是否完備。第四，提請議題的校領導、部門負責人需列席會議匯報，若不能參會，該議題原則上暫緩上會。第五，每次會議的議題要結合匯報的時間，原則上匯報的時間不超過兩個小時即12個議題。

4.合理安排議題和管理會場

校長辦公會研究每項議題，都是學校的重大工作，大部分工作時效性較強，須當次會議作出決定。因此，校長辦公室要根據議題的重要程度、復雜程度，按照輕重緩急的原則安排議題順序，并且與各議題匯報人在會前溝通好匯報時間，控制好匯報的時間，以確保當次會議能研究完所有議題。同時，召開校長辦公會的會議室一般是選擇靠近校長和其他校領導的校內會議室，而提請會議研究議題的列席人員的辦公室一般是分布在校內各個樓宇，因此校長辦公室要科學管理會場，在適當的時間提前通知下一個議題的列席人員侯會，做好議題間的銜接工作，以確保會議召開順暢，而列席會議人員又不必在會場外長時間等候。

五、嚴格議事議程及紀律

1.議事程序

校長辦公室在校長辦公會召開會議前，要將已確定的議題資料發給與會的校領導班子成員，供參會的校領導在會前研究，節約會上研究的時間。會議召開時，首先由提出議題的校領導或議題列席人員就議題做簡要匯報，提出解決問題的建議或方案；接著與會人員就議題發表意見；最后經充分討論，會議主持人在廣泛聽取與會人員意見的基礎上，對討論研究的事項作出決定。

2.形成會議決定

校長辦公會會議討論要充分分發揚民主，集思廣益，在與會人員充分討論和發表意見的基礎上，由會議主持人歸納總結，形成一致意見，并作出決定。但會議出現重大意見分歧時，應留待進一步調查研究后再作決定。對于多議未決的事項，可由主持人決定是否進行表決，贊成票超過應到會成員的二分之一為通過表決。

3.強調校長辦公會的紀律

校長辦公會研究的事項均為學校的重大事項，因此參會人員在會上發表的各種意見，以及決議事項的具體過程，參會人員在未經校長授權的情況下，必須遵守會議紀律，不得對外泄露會議情況。當討論的議題與參會人員或其親屬有利害關系時，其本人必須回避。

六、撰寫好會議紀要

1.校長辦公會議紀要的重要性

校長辦公會議決定的事項通過會議紀要傳達給相關人員貫徹和執行。校長辦公會紀要是法定的公文，具有指導性和約束力，是學校開展和落實行政工作的重要依據。因此撰寫好會議紀要，才能確保校長辦公會的精神和研究的決定予以貫徹落實。校長辦公會議紀要一般由列席會議的校長辦公室主任核稿，校長或主持會議的校領導簽發。

2.會議紀要的撰寫

第一，會前準備。會前要先研讀議題資料，了解議題申請者給會議的建議和解決所提議題的辦法、思路、方案。對存有疑惑的議題或內容要及時與議題申請者溝通了解情況。對專業性較強的議題，要聽取校內外專業人士意見，以供校領導在開會時做決策。第二，會中記錄。一是要全面記錄參會領導的贊成、反對意見，會議的統一意見和保留意見。二是要清楚記錄會議的決定和總結及結論性意見。三是在會議過程同步錄音，以便會后撰寫會議紀要時，可以進行核對是否表述準確。四是會后撰寫會議紀要。校長辦公會的研究的事項時效性強，會議結束后要及時撰寫會議紀要并走流程簽發。撰寫會議紀要時要準確、清楚地表述會議的精神，形成決定和決議。

3.會議紀要的內容

校長辦公會議紀要一般由前言、主體和結尾三個部分組成，其中核心內容是主體部分。主體部分一般分成以下幾個部分，一是“會議的精神”，一般由“會議認為”等開頭，分析工作的總體情況、重要意義、主要原則等；二是會議的成果，一般由“會議明確或決定”等開頭，表明會議對議題的決策；三是會議的要求，一般由“會議要求或強調”等開頭，表明會議安排部署校內有關單位、部門貫徹落實會議作出的決議。

七、抓好決議的執行與督辦

1.校長辦公會決議的執行

經校長審批簽發后的會議紀要，一般由校長辦公室形成決議執行通知單，隨會議紀要一并傳達給相關單位、部門。在執行校長辦公會的決議時，分管校領導，相關單位、部門要嚴格貫徹執行，不得隨意變更或自行其是。如確有與實際開展工作不符的，需按正常途徑向分管校領導反饋，并經校長或主持會議的校領導同意后，提交下一次校長辦公會議復議。會議的決定如與參會人員的個人意見不一致時，必須按會議的決定進行傳達和執行，個人意見可以保留，但不得向外擴散。對因故缺席的會議成員，必要時可由會議主持人或校長辦公室主任轉告本次會議重要事項的議事情況和結果。

2.校長辦公會決議的督辦

校長辦公室負責對校長辦公會議的決議和決定的重要事項進行督辦，相關部門要在規定時間內反饋貫徹執行情況。校長辦公室要及時將情況報告給分管校領導，重要事項的貫徹執行情況要向校長匯報。

民辦高校較之公辦高校，內部治理體系相對不成熟以及不完善，而校長辦公會制度作為內部治理體系重要組成部分和關鍵影響因素，落實好校長辦公會顯得異常重要，因此在“雙計劃”背景下通過明確議事范圍、組織好會議、嚴格議事議程及紀律、寫好會議紀要、抓好決議的執行與督辦等方面完善校長辦公會的議事機制，提高校長辦公會的效率，能有效提升民辦高校的內部治理水平，進而提高學校辦學質量和發展水平。