大數據背景下社保檔案數字化管理的實現路徑

文/曹永恒

社保檔案真實客觀地記錄了參保人員的各類信息，是社會保險業務的重要依據，在社保領域發揮著重要的功能和作用。在大數據時代背景下，社保檔案管理工作實現了由傳統社保紙質檔案向社保電子檔案的轉型，提高了管理效率。新時代，社保單位更應該對社保檔案數字化管理的相關問題進行研究，并提出具體可行的路徑，推進社保檔案數字化管理工作。

1 大數據背景下社保檔案數字化管理的重要意義

大數據背景下，越來越多的信息技術運用于社保檔案管理，不僅為社保檔案數字化管理提供了有力保障，也為后續社保檔案信息開發和利用提供了技術支持。社保檔案數字化管理進一步提升了檔案管理效率，有助于數據增值，更好地為社保稽查、社保征繳、社保預測等提供檔案信息支持。

1.1 有助于精準預測征管信息

國家對社保改革的不斷重視，在全國范圍內建立起了相對完善的社保業務信息系統，并對社保檔案信息進行了廣泛收集。在社保檔案數字化過程中，可以將參保人員的各類信息納入到社保業務信息系統之中，進而通過大數據、云計算、人工智能等技術的運用，全面掌握當前社保工作開展的具體情況，為下一階段社保工作開展提供精準預測，更好地發揮社保檔案信息在社保工作中的價值和作用。同時，社保檔案的數字化管理將紙質檔案轉化成數字檔案存儲到計算機系統，既能有效地節省紙質檔案存儲空間，也降低了檔案整理與查詢難度，通過計算機系統可以隨時隨地地對檔案信息進行查詢和檢索，縮短了檔案檢索時間，能夠為社保征繳提供更為精準的預測信息，進一步提升社保檔案管理質量和效率。

1.2 有助于實現精細化管理

社保檔案數字化管理是對傳統社保檔案管理制度機制的創新，是適應新時代社保檔案管理發展需求的重要措施。通過社保檔案數字化建設，能夠將社保業務相關信息真實、全面地上傳到社保檔案信息管理系統，通過社保檔案信息管理系統可以對社保業務經辦單位的每一項業務、每一條信息、每一個審批記錄進行全程調閱，對于存在的問題能夠及時發現，并提出具體可行的解決方法，對業務流程進行優化，有助于社保業務的精細化管理。當前社會公眾對于社保關注度越來越高，對社保業務需求也越來越多樣化，通過推進社保檔案數字化管理，能夠實現大數據、云計算、人工智能技術與社保檔案管理的有機結合，未來還可實現社保檔案的異地調閱、異地備份，促進社保檔案共享，確保檔案數據安全。

1.3 有助于實現智慧化決策

大數據時代背景下，為社保檔案信息開發提供了更為全面的技術支持。通過對社保檔案信息的整合和利用，能夠為社保單位的社保事項決策提供檔案信息支持。未來社保大數據技術的不斷成熟，不僅能夠為參保人員提供各類信息服務，也有助于實現更大范圍內的社保信息共享。通過協同辦理和互聯互通，能夠將更大范圍的社保信息進行有效整合，而隨著社保信息規模的不斷擴大，提煉出的數據更具有全面性和有效性，有助于社保單位實現智慧化決策。

1.4 有助于強化事后監督

社保檔案數字化管理就是要將各類檔案信息通過數字化處理上傳到社保檔案信息管理系統，檔案管理人員可以結合業務經辦流程的具體特點設置相應的社保信息監測點，并利用預設的簡單規則能夠及時地發現社保業務管理環節的各種問題，充分發揮社保檔案數字化管理在事后監督和預警防范中的價值和作用，進一步提升社保工作質量，有效降低工作失誤，更好地維護參保人員的合法權益。

2 大數據背景下社保檔案數字化管理存在的主要問題

大數據時代背景下，雖然網絡信息技術推動了社保檔案數字化管理，但隨著社保檔案數字化管理的不斷推進，也出現了一些亟待解決的問題。

2.1 一些單位對檔案數字化管理重視不夠

一些社保單位領導已經習慣手工模式，在社保檔案管理和工作開展過程中更愿意沿用過去所熟悉的方式和模式，相應地對于社保檔案數字化管理給予的重視就較少，甚至認為檔案數字化管理會投入大量的資金，而且取得的成效還充滿著諸多不確定因素，導致推進力度明顯不夠。從社保單位檔案管理人員看，部分社保檔案管理人員并沒有認識到社保檔案是參保人員珍貴的原始憑證，認為檔案管理就是對檔案資料的收集和存儲，對后續開發和利用沒有給予足夠的重視，導致部分檔案在管理過程中出現了遺失問題，嚴重影響了社保單位檔案管理質量。

2.2 社保檔案數字化基礎設施薄弱

當前一些社保單位雖然重視社保檔案數字化管理，并將其作為社保改革的重要方面，但社保檔案數字化管理需要足夠的基礎設施作為支持，特別是要引進先進的計算機設備和軟件管理系統，才能夠實現對紙質社保檔案的數字化轉型。但部分社保單位并沒有給予檔案數字化建設足夠的資金保障，在缺少硬件設施的背景下，很難完成社保檔案數字化管理。

2.3 社保檔案數字化管理相應制度機制不完善

社保檔案數字化管理是一項系統工程，既需要領導重視，也需要完善相應的制度機制。但當前部分社保單位在檔案管理過程中相應制度機制建設滯后，制度機制與檔案數字化管理工作不匹配，檔案數字化管理工作開展缺少統一的標準和要求，在很大程度上影響了社保檔案管理工作的正常運轉。此外，在制度執行方面，部分檔案工作人員對于社保檔案數字化管理重視程度不足，并沒有嚴格按照相關制度要求和業務流程進行操作，容易導致社保檔案數據出錯，影響社保檔案數字化管理質量。

2.4 社保檔案數字化安全保障薄弱

社保檔案數字化管理與傳統的紙質檔案管理明顯不同，網絡空間具有開放性、隱秘性等諸多特征，很容易受到外部病毒和黑客的攻擊。特別是在大數據時代背景下，信息安全已經成為社保檔案數字化管理工作開展的重要影響因素，加之社保檔案工作人員數字化信息素養薄弱，很多檔案管理人員都屬于兼職性質，在社保檔案數字化安全保障方面尚有一些不適應的地方，很容易造成社保檔案信息丟失或泄密，影響后續社保檔案信息資源的開發和利用。

3 大數據背景下社保檔案數字化管理的實踐創新

大數據時代背景下，社保單位應該給予社保檔案數字化管理足夠的重視。一方面，單位領導應改變傳統的檔案管理思路，強化數據服務意識，主動地引入大數據、云計算、人工智能等技術，實現對社保檔案數字化管理方式方法創新。另一方面，應建立健全數字檔案管理制度機制，搭建智慧檔案服務平臺，充分發揮信息技術的優勢和特點，實現社保檔案信息資源的充分利用。

3.1 強化數據服務意識

應做好兩個方面的工作。一是社保單位領導應改變傳統的管理思路。主動地樹立大數據思維，強化數據服務意識，并組織社保單位中層領導對大數據背景下如何開展社保檔案數字化管理相關問題進行研究和探討，結合當前社保檔案數字化管理相關問題，提出具體的解決措施，加大組織實施力度，進一步提升社保檔案數字化管理質量。同時要加大對社保檔案數字化管理支持力度，除了配置先進的硬件設備和軟件系統之外，還應該將社保檔案數字化管理所需要的資金納入年度預算之中，建立社保檔案數字化管理資金長效支持機制，確保社保檔案數字化管理能夠持續推進。二是加大對檔案管理人員的教育和培訓，既要注重檔案管理人員大數據、云計算、人工智能技術的培養，也要引導檔案管理人員樹立牢固的安全意識，針對在社保檔案數字化管理過程中出現的問題采取相應措施，并主動地參與到社保檔案數字化管理工作創新之中，充分發揮社保檔案管理人員的價值和作用。

3.2 健全數字管理制度機制

首先，應完善數字化檔案管理相關制度。充分認識到社保檔案管理制度是提升社保檔案數字化管理規范性和科學性的重要保障。應根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》 《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等相關法律法規及業務規范，從社保單位檔案管理的實際出發，對現有與社保檔案數字化管理相關的制度機制進行認真梳理，結合社保檔案數字化管理相關工作具體情況，對相應制度內容進行完善，充分發揮制度機制的約束和指導功能，更好地推進社保檔案數字化管理工作。其次，應完善數字化檔案管理安全制度。從社保檔案信息收集、上傳、立卷、歸檔、整理、開發、利用各個環節可能出現的風險漏洞的角度出發，對社保檔案安全管理制度內容進行優化，要求檔案管理人員嚴格執行數字化檔案管理安全制度，確保社保檔案信息安全。

3.3 搭建智慧檔案服務平臺

一是通過智慧檔案服務平臺搭建，進一步提升社保檔案的服務職能。大數據時代背景下，可將大數據、云計算、人工智能技術與社保檔案管理相結合，通過信息識別、信息檢索算法、數據序列化挖掘分析等技術的運用，對收集上來的社保檔案信息資源進行深入挖掘，并結合社保檔案管理工作以及社保業務工作的實際需要，提供有針對性的檔案信息服務，將大數據技術應用到社保檔案管理全過程，實現社保檔案數字化管理。二是創新大數據檔案管理模式。在社保檔案數字化管理過程中應進一步擴大社保檔案信息的服務范圍，充分利用移動智能終端，搭建社保檔案大數據平臺，進一步豐富手機與電腦端的服務功能，更好地滿足社保單位和社會公眾對于社保檔案信息的多樣化需求。同時加強與投保人員的雙向互動，了解投保人員對于智慧檔案服務平臺建設的意見建議，并以此作為依據，對智慧檔案服務平臺的相關職能進行優化。

4 大數據時代背景下社保檔案數字化管理保障措施

社保檔案數字化管理是一項系統工程，既要尋找創新路徑，也需要結合社保檔案數字化管理的具體需求完善相關的保障措施。一方面，要為社保檔案數字化管理提供扎實的網絡安全保障，既要引進先進的信息技術，也要做好社保檔案管理信息安全工作。另一方面，應為社保檔案數字化管理提供扎實的人才保障。新形勢下，社保檔案數字化管理迫在眉睫，如果沒有高素質的人力投入，勢必會影響社保檔案數字化管理進度。為此，有必要從以下兩個層面入手，為社保檔案數字化管理提供保障措施。

4.1 引進高素質人才，提升社保檔案管理隊伍素質，為社保檔案數字化管理提供人才保障

社保檔案人才隊伍能力素質的高低會直接影響社保檔案數字化管理成效，因此有必要將社保檔案隊伍建設作為推動社保檔案數字化管理的重要保障措施。一方面，應積極引進高素質人才，使其既懂得社保業務，也要對檔案管理有所了解，通過復合型人才引入為社保檔案數字化管理提供扎實的人才保障。另一方面，也要加大對社保單位內部檔案管理人員的教育和培訓，既要將社保檔案業務作為主要培訓方向，也應要求社保檔案管理人員廣泛地涉獵大數據、云計算、人工智能等網絡信息技術，并對社保檔案系統進行靈活操作，為社保檔案數字化管理創造有利條件。

4.2 注重網絡安全，加大引入現代信息安全技術，為社保檔案數字化管理提供扎實技術保障

在完善安全管理制度的基礎上還要確保社保檔案系統運行安全平穩、檔案信息安全。為此，在實施過程中，一方面，加強與第三方互聯網企業的聯系和溝通，在完善信息系統基礎上引入全新的病毒查殺軟件，對病毒查殺軟件進行升級和維護，進一步提升社保檔案運行系統的安全系數。特別是檔案管理人員在操作計算機信息系統過程中必須高度負責，嚴格按照操作流程進行操作，避免遭受網絡攻擊。另一方面，應對重要的社保檔案信息進行備份。區塊鏈技術具有去中心化、加密性特點，可以將區塊鏈技術與社保檔案管理有機結合，進一步提升社保檔案信息安全系數。同時要積極推進社保檔案系統互聯互通，將重要的社保檔案信息上傳到云端，定期更新，即使遭受到了外部攻擊或自然災害影響，造成了社保檔案系統癱瘓或損壞，在問題解決之后還可以從云端下載重要的檔案信息，確保社保檔案信息安全。

大數據時代背景下，社保檔案數字化管理有了技術支持。同時，社保檔案在數字化管理過程中也出現了一系列問題。因此，有必要以問題為導向，轉變傳統的社保檔案管理思路，主動引進大數據信息技術，完善相應制度機制，加強智慧檔案管理平臺建設，實現社保檔案管理工作創新發展。