論財務(wù)共享服務(wù)模式下財務(wù)流程的再造及優(yōu)化

郭靜 中國石油集團共享運營有限公司

財務(wù)共享服務(wù)模式屬于分布式管理模式，可推動業(yè)財一體化發(fā)展，推動財務(wù)人員的轉(zhuǎn)型升級。在這個背景下，企業(yè)的財務(wù)工作形式出現(xiàn)了很大轉(zhuǎn)變。對于財務(wù)流程優(yōu)化來說，它是企業(yè)提升內(nèi)部管理效率的有效環(huán)節(jié)。在當前經(jīng)濟形勢下，企業(yè)擁有的財務(wù)戰(zhàn)略及流程已不能滿足新時代下業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，所以財會工作應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展要求進行調(diào)整。對此，筆者提出在財務(wù)共享模式下推動財務(wù)流程的再造與優(yōu)化，借助先進技術(shù)和工具的使用提升財務(wù)工作的處理效率和質(zhì)量。

一、財務(wù)共享與財務(wù)流程再造概述

（一）財務(wù)共享服務(wù)特征及價值

財務(wù)共享服務(wù)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的，對財務(wù)業(yè)務(wù)進行流程化處理，借此優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提高財務(wù)工作處理效率，降低運營成本或者創(chuàng)造更多價值的服務(wù)模式。該模式的特點包括：以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，建立FSSC，發(fā)揮先進技術(shù)的輔助作用；以業(yè)務(wù)流程為核心，考慮如何更加快速高效地完成財務(wù)工作，加強專業(yè)化分工能力，從而提升生產(chǎn)效率；存在多樣化的實施動機，F(xiàn)SSC的建立可成為優(yōu)化整個財務(wù)組織架構(gòu)的契機，能夠規(guī)范流程，提升流程效率，降低運營成本，同時也可以加強內(nèi)部控制；市場化的視角，應(yīng)重視客戶，為客戶提供需求的服務(wù)，同時滿足自身的經(jīng)營動機；生產(chǎn)式服務(wù)，將財務(wù)服務(wù)作為生產(chǎn)運營，關(guān)注服務(wù)效率和質(zhì)量，建立完善的現(xiàn)場績效評估體系以及質(zhì)控體系；分布式服務(wù)，以FSSC為服務(wù)端，以商業(yè)單元為客戶端，提供分布式業(yè)務(wù)支持。

（二）業(yè)務(wù)流程再造理論分析

業(yè)務(wù)流程再造（BPR）也就是業(yè)務(wù)流程重組，是企業(yè)進行管理的一種先進思想。該理論是通過對企業(yè)的戰(zhàn)略方案、增值運營流程、存在支撐作用的系統(tǒng)、政策、組織、架構(gòu)、管理體系等進行重組和優(yōu)化，從而實現(xiàn)流程與生產(chǎn)力的最優(yōu)配比。BPR 強調(diào)以業(yè)務(wù)流程為改造對象和中心、以關(guān)心客戶的需求和滿意度為目標、對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進行根本的再思考和徹底的再設(shè)計，積極應(yīng)用先進技術(shù)手段和管理理念，最大限度地實現(xiàn)技術(shù)上的功能集成和管理上的職能集成，打破過去的職能型組織結(jié)構(gòu)，建立全新的過程型組織結(jié)構(gòu)，從而提高企業(yè)經(jīng)營的成本控制、質(zhì)量控制、服務(wù)和速度水平等因素。

二、財務(wù)共享服務(wù)模式對財務(wù)流程再造的影響

（一）對財務(wù)會計的影響

第一，財務(wù)會計過程的成長情況。伴隨著時代的進步，諸多企業(yè)逐漸實施全面信息管控，使用會計軟件能夠解決會計信息不能及時傳遞的問題，還能加大部門之間的聯(lián)系。但這需要對企業(yè)進行改革，使其管理方式與會計軟件可以良好結(jié)合。第二，運用財務(wù)共享再造財務(wù)會計流程。財務(wù)工作中存在很多基本活動，比如采購管控、庫存管控等。這部分工作產(chǎn)生的會計信息應(yīng)該傳遞給會計系統(tǒng)，而在財務(wù)共享平臺中，應(yīng)建立總賬核算，把所有的業(yè)務(wù)流程和總賬核算相銜接，可以高效處理業(yè)務(wù)。

（二）對資金管理的影響

第一，資金管理現(xiàn)狀。當前資金管理存在很多問題，比如信息傳輸速度慢，管理流程復(fù)雜，無法全面反映真實的工作情況，存在信息單方面?zhèn)鬟f的問題；財務(wù)管理的目的與價值鏈上的管理理念不同，主要是實現(xiàn)利潤最大化與股東財富最高限度，而這和價值鏈管控的理念不一樣，也不受重視，這給資金管理帶來一定阻礙。

第二，資金管理流程剖析和再造。資金管理工作的具體內(nèi)容很復(fù)雜，結(jié)構(gòu)性和非結(jié)構(gòu)性因素都很多，而且對企業(yè)的影響較大，結(jié)果存在很強的不確定性。對此，企業(yè)需要設(shè)置完善的流程程序，規(guī)范各方面的資金管理工作。在財務(wù)共享服務(wù)模式下，非結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化的出現(xiàn)次數(shù)較少，且不容易涉及穩(wěn)定的程序。

（三）對會計人員的影響

一方面是對財務(wù)人員角色定位的影響。新模式下，財務(wù)工作流程得到簡化，很多過去由會計人員操作的工作被計算機程序接替，這減輕了會計人員的工作量和壓力，提高了工作效率，但也影響其工作價值的發(fā)揮。另一方面是對財務(wù)人員職能定位的影響。新模式下，會計人員的職能出現(xiàn)很大轉(zhuǎn)變，不再是簡單的財務(wù)信息收集、出具財務(wù)報告、保存財務(wù)憑證等，而是需要通過對財務(wù)信息的分析為決策制定、戰(zhàn)略規(guī)劃等提供參考依據(jù)，同時負責財務(wù)工作的預(yù)測與實時監(jiān)管。

三、財務(wù)共享服務(wù)模式建設(shè)前財務(wù)流程存在的問題

（一）費用報銷流程方面

對于集團企業(yè)，進行費用報銷處理時一般是集中操作，按照月度、季度統(tǒng)一報銷的模式進行處理，并設(shè)置一定的時間限制。但在一定的時間范圍內(nèi)，企業(yè)的財務(wù)人員集中處理這項業(yè)務(wù)，導(dǎo)致需要處理的信息增加，工作量也增加，還可能影響其他業(yè)務(wù)工作的開展。很多企業(yè)沒有采取銀企直連的方式處理報銷費用，多數(shù)是使用的網(wǎng)銀、現(xiàn)金，所以會存在一些限制。另外，報銷流程中有很多需要人工處理，特別是審批環(huán)節(jié)，大部分都是線下審批模式，環(huán)節(jié)多、效率低，而且報銷的發(fā)票等都是紙質(zhì)存檔，不利于查找保存。

（二）應(yīng)付賬款流程方面

企業(yè)在面對供應(yīng)商付款時，需要在訂貨單、驗收單和發(fā)票三單一致的情況下進行，而這需要企業(yè)財務(wù)部門進行仔細審核，增加了運營負擔。企業(yè)也存在與供貨商的聯(lián)系不及時的問題，因為審核時間較長，供貨商不能及時了解業(yè)務(wù)處理進度，所以等待期也較長，會影響到企業(yè)的信譽。另外，財務(wù)人員不能及時發(fā)現(xiàn)有問題的單據(jù)，導(dǎo)致其經(jīng)過傳遞、修改、重新制作后再次傳遞出去，不僅會增加工作量，也會延長付款周期。

（三）應(yīng)收賬款流程方面

企業(yè)財務(wù)工作中的一些環(huán)節(jié)依然存在線下處理模式，由業(yè)務(wù)部門將票據(jù)等交給財務(wù)人員，然后由后者手工錄入收款等信息，如果發(fā)生折扣折讓等業(yè)務(wù)，也需要在線下審核完畢后再進行人工錄入。另外，對于訂單的整理和賬齡的分析不夠規(guī)范，流程處理不健全，財務(wù)人員的效率不高，而且容易出現(xiàn)失誤。

（四）現(xiàn)金結(jié)算流程方面

企業(yè)進行結(jié)算時大部分情況會選擇網(wǎng)銀、匯票、現(xiàn)金等方式，對于更加便利的銀企直連方式應(yīng)用得不多，這導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理效率較慢。企業(yè)的賬戶管理比較松散，總公司不能對分公司的賬戶進行統(tǒng)一管理，也就無法實時監(jiān)測賬戶的變化。另外，企業(yè)的資金結(jié)算業(yè)務(wù)十分頻繁，結(jié)算量也比較大，這增加了財務(wù)人員的工作量，并且由于人工模式的存在降低了工作效率，進而影響到企業(yè)的資金利用率。

四、財務(wù)共享服務(wù)模式下財務(wù)流程再造及優(yōu)化方案

（一）財務(wù)共享服務(wù)模式下財務(wù)流程優(yōu)化目標及原則

1.財務(wù)流程優(yōu)化目標

首先是保證企業(yè)資金的正常周轉(zhuǎn)。通過財務(wù)流程優(yōu)化可以提高資金的使用率和綜合配置水平，進而保證資金的正常周轉(zhuǎn)。其次是可以提升財務(wù)信息使用效率。通過財務(wù)流程優(yōu)化，引入信息技術(shù)進行信息化建設(shè)，可以提高財務(wù)數(shù)據(jù)加工能力，提升工作效率，同時也能擴大財務(wù)信息流動范圍，減小局限性，保證企業(yè)內(nèi)部和相關(guān)的各財務(wù)關(guān)系主體都能及時獲取財務(wù)信息，提高時效性，也優(yōu)化了財務(wù)職能。最后是增強抵御風(fēng)險能力。因為企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷擴大，財務(wù)工作內(nèi)容不斷豐富，在復(fù)雜的經(jīng)濟形勢和內(nèi)外部環(huán)境下面對較大的風(fēng)險因素，而通過財務(wù)流程優(yōu)化則可以顯著提高企業(yè)的抵御風(fēng)險能力，妥善應(yīng)對多變的市場環(huán)境。

2.財務(wù)流程優(yōu)化原則。

首先是遵從戰(zhàn)略目標。這項工作的開展需要對應(yīng)企業(yè)提出的戰(zhàn)略目標要求，滿足企業(yè)運營的發(fā)展需求，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。如果兩者出現(xiàn)偏離，即使這項工作成效顯著，也會因為偏離原本的規(guī)劃給企業(yè)發(fā)展造成阻力。其次是以流程導(dǎo)向代替職能導(dǎo)向。在供應(yīng)鏈以及價值鏈的管理思想下，業(yè)務(wù)部門需要從各個生產(chǎn)環(huán)節(jié)入手，遵從實踐態(tài)度加強環(huán)節(jié)以及部門之間的聯(lián)系，整合所有資源，協(xié)調(diào)分配，減少不必要的糾紛，去除無法實現(xiàn)價值增值的環(huán)節(jié)，實現(xiàn)資源的最大化利用。再次是堅持以人為本。這項工作的開展需要從員工出發(fā)，強化先進管理思想的熏陶，加強思想培訓(xùn)，通過對職能崗位的信息化改造，最大限度地釋放員工的工作能力，激發(fā)員工的能動性，調(diào)動員工的責任心，共同實現(xiàn)企業(yè)愿景。最后還要堅持信息共享、價值增值，按照循序漸進的想法與時俱進，積極應(yīng)用先進技術(shù)逐漸改善業(yè)務(wù)流程，堅持工作重點穩(wěn)步推進、工作難點各個擊破。

（二）財務(wù)共享服務(wù)模式下財務(wù)流程優(yōu)化的具體設(shè)計

1.費用報銷管理流程優(yōu)化

一是放棄原本的報銷流程中的線下手工處理操作，借助FSSC 進行工作，將線下費用報銷審批轉(zhuǎn)移到線上，加快處理速度，同時單據(jù)電子化嵌入了預(yù)算控制，也支持財務(wù)人員進行線上操作。二是進一步明確財務(wù)人員的分工，在FSSC 設(shè)立單獨的初審和復(fù)核崗位，可加快處理速度。三是費用報銷流程結(jié)束與后面的付款流程直接銜接，加快資金交付過程。

2.采購管理流程優(yōu)化

從三個方面對采購管理環(huán)節(jié)進行優(yōu)化：一是在對采購訂單、入庫單、發(fā)票的三單匹配環(huán)節(jié)，將過去的人工線下審核操作改成系統(tǒng)線上審核，由FSSC 的初核崗在ERP 系統(tǒng)中完成審核操作；二是為了規(guī)避發(fā)票認證風(fēng)險，嚴格劃分各崗位的職責任務(wù)，明確工作分工，并專門在FSSC 設(shè)置收單崗負責核對發(fā)票的真實性；三是在預(yù)付款的核銷方面，由系統(tǒng)自動檢測，避免人工操作帶來紕漏。其中對于發(fā)票的審核主要是抬頭、類型、金額、數(shù)量等的準確性；如果存在差異性問題，需要做退單處理；而如果一切都對得上，則由核算崗進行預(yù)付款核銷，由ERP 系統(tǒng)自動完成；如果是企業(yè)采購的固定資產(chǎn)，審核之后會自動形成生產(chǎn)會計憑證，系統(tǒng)也會自動形成固定資產(chǎn)臺賬。

3.銷售收款管理流程優(yōu)化

這個環(huán)節(jié)的優(yōu)化包括兩個方面：一是借助信息技術(shù)和系統(tǒng)的存在強化了信息共享功能，保證賬實相符，消除了銷售出庫和收入因存在差異而產(chǎn)生的糾紛問題，明確了出庫單的基準作用。二是減少了線下人工的工作，利用財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)產(chǎn)品打折、開具發(fā)票等流程的自動化操作。

4.總賬核算管理流程優(yōu)化

這個環(huán)節(jié)的優(yōu)化主要從兩個方面進行：一方面是手工憑證工單的創(chuàng)建和審核在共享中心和本地財務(wù)同時進行，增強了憑證制作的約束性；另一方面是支持性材料的提交經(jīng)過審核通過后，在系統(tǒng)中進行會計憑證的錄入、復(fù)核和過賬以增強憑證制作的規(guī)范性。

（三）財務(wù)共享服務(wù)模式下財務(wù)流程再造與優(yōu)化的措施

第一，加強信息安全管理。財務(wù)共享服務(wù)模式下的財務(wù)流程再造是依靠信息技術(shù)進行操作的，但是互聯(lián)網(wǎng)本身的開放性和模擬性增加了遭受網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險的可能，繼而會給金融信息安全造成安全風(fēng)險。對此需要重視信息安全管理，從多個渠道入手建立信息安全防護機制。一是打造電子防火墻。這是電腦系統(tǒng)最常用的安全防護體系，一般是在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的接口處設(shè)置電子屏障，以此維護FSSC 和平臺的正常運行，直接阻斷不合法的訪問。二是為數(shù)據(jù)加設(shè)密碼。這樣可以防范非法分子偷聽與竊取數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩裕Y(jié)合實際可以選擇對稱與非對稱加密兩種方式。前者是雙方使用同樣的密鑰獲取數(shù)據(jù)信息；后者是雙方擁有一個公共密鑰與各自的一個私用密匙。相對來說，后者更加安全，所以應(yīng)用十分廣泛。

第二，健全管理體制。企業(yè)需要完善財務(wù)流程再造操作的相關(guān)制度體系，為每位員工賦予不同的職責和權(quán)限，特別是FSSC 和系統(tǒng)的管理員與操作員要安排不同的人擔任，而且管理員與信息用戶也不能重合；在職責上，系統(tǒng)操作員只擁有使用文件數(shù)據(jù)的權(quán)利，沒有修改數(shù)據(jù)的權(quán)限。另外，在具體操作過程中，操作員要求在終端上詳細記賬、分析，負責會計憑證、賬簿的保管，協(xié)調(diào)其他工作的開展。

第三，改進金融共享服務(wù)核心流程。其主要涉及信息流、實體物流和資金流三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對這三個環(huán)節(jié)的整合與優(yōu)化，是開展財務(wù)流程再造工作遇到的核心問題。對此需要加強財務(wù)人員對于財務(wù)審計的開展，強調(diào)全過程監(jiān)管，確保財務(wù)信息可以快速歸檔，符合應(yīng)用的質(zhì)量要求。在5G 時代，因為信息流出現(xiàn)升級，所以要將過去的串行信息流轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒘鳎瑥亩喕畔鬟f方式，提高信息傳遞效率和質(zhì)量。

五、結(jié)語

在互聯(lián)網(wǎng)時代，財務(wù)共享服務(wù)模式的應(yīng)用十分普遍，并有很大的便利性。在該模式下開展財務(wù)流程再造工作，對于企業(yè)財務(wù)工作效率與質(zhì)量的提升也有積極意義。通過財務(wù)流程的再造與優(yōu)化，可以改進過去財務(wù)管控模式下存在的缺點與不足，滿足信息化快速發(fā)展的需求，從而適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。