提高事業(yè)單位干部人事檔案管理效能的檔案文化建設(shè)路徑研究

文/蘇 丹

干部人事檔案作為事業(yè)單位檔案工作的重要組成部分，在事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)、日常人事工作中具有重要作用。近年來，事業(yè)單位干部人事檔案從人才強(qiáng)國、檔案強(qiáng)國建設(shè)等視角陸續(xù)開展諸多的改革，但干部人事檔案的人才建設(shè)功能發(fā)揮得還不夠，效能不高。究其原因，是事業(yè)單位檔案文化建設(shè)不足，引發(fā)干部人事檔案管理理念、主體、內(nèi)容、平臺(tái)與方法、督導(dǎo)保障等方面受到限制。學(xué)界往往注重從單一的制度管理角度探討事業(yè)單位干部人事檔案管理相關(guān)問題，從檔案文化這種較寬泛、柔性的視角開展研究顯得有些貧乏。從檔案文化視角研究事業(yè)單位干部人事檔案管理效能提升問題具有重要意義。

1 干部人事檔案管理與檔案文化的概念、基本構(gòu)成

1.1 干部人事檔案管理的基本概念、構(gòu)成與功能

干部人事檔案管理是人事檔案的收集、整理、保管和提供利用的活動(dòng)，是干部人事工作的重要組成部分。干部人事檔案是記述和反映干部職工個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備查考的文件材料，由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面情況的原始記錄。

1.2 檔案文化的概念、構(gòu)成和功能

檔案是某種文化的產(chǎn)物，是凝固的文化。檔案文化是整個(gè)事業(yè)單位干部人事管理文化和事業(yè)單位文化系統(tǒng)的一部分。

檔案文化也可以劃分為三大類：一是物質(zhì)形態(tài)的檔案文化，二是精神形態(tài)的檔案文化，三是制度形態(tài)的檔案文化。這些不同層面的文化對(duì)檔案的建設(shè)與管理具有不同層面的意義，預(yù)示了檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展可以采用的三大路徑。

從功能看，檔案文化具有雙重功能。一是助推干部人事檔案管理和其他管理的功能。二是本身也應(yīng)該成為事業(yè)單位檔案管理的一部分。由此可見，檔案文化具有工具性和目的性兩大相統(tǒng)一的功能。

2 以檔案文化加強(qiáng)干部人事檔案管理效能提升的邏輯依據(jù)

2.1 事業(yè)單位文化建設(shè)需以檔案文化促進(jìn)干部人事檔案管理的改革創(chuàng)新

這些年，組織文化建設(shè)與管理辦法已經(jīng)從企業(yè)界引入到事業(yè)單位，各單位紛紛開展自身的組織文化建設(shè)，為事業(yè)單位各個(gè)部門、各個(gè)方面的工作提供全新的發(fā)展契機(jī)和背景。更重要的是，事業(yè)單位的組織文化不僅僅是提供工作開展的背景，更是一種要求和發(fā)展方向。事業(yè)單位干部人事檔案管理需要積極以組織文化建設(shè)推進(jìn)改革創(chuàng)新，干部人事檔案管理的文化建設(shè)路徑自然就是推進(jìn)檔案文化建設(shè)。因此，從一個(gè)事業(yè)單位的組織文化建設(shè)方面講，需要大力推動(dòng)干部人事檔案管理改革創(chuàng)新的檔案文化建設(shè)。

2.2 建設(shè)檔案強(qiáng)國需要提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量

事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)真正落實(shí)國家層面提出的檔案強(qiáng)國戰(zhàn)略。檔案強(qiáng)國的要求和期待很多，這些都為事業(yè)單位干部人事檔案的改革創(chuàng)新提供了前所未有的發(fā)展動(dòng)力、發(fā)展方向、發(fā)展要求。歸結(jié)為一點(diǎn)就是要提高干部人事檔案的管理效能，通過建設(shè)事業(yè)單位的檔案文化，讓更多人關(guān)心、參與干部人事檔案管理，提高干部人事檔案管理的效能。因此，從建設(shè)檔案強(qiáng)國視角開看，事業(yè)單位干部人事檔案管理效能必須改革創(chuàng)新，走檔案文化建設(shè)之路。

2.3 提高事業(yè)單位干部人事管理效能，需要以檔案文化建設(shè)推動(dòng)人事檔案管理的改革創(chuàng)新

建設(shè)檔案強(qiáng)國，需要提升事業(yè)單位檔案管理效能，發(fā)揮好干部人事檔案管理促進(jìn)事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)和整個(gè)事業(yè)單位發(fā)展的作用。提升事業(yè)單位干部人事檔案管理效能的辦法很多，真正管長(zhǎng)久的辦法還是要在整個(gè)事業(yè)單位形成一種檔案文化，讓大家都來關(guān)心、關(guān)注和參與檔案管理，才能從根本上提升事業(yè)單位檔案管理的效能。因此，真正提升事業(yè)單位檔案管理，需積極推動(dòng)事業(yè)單位的檔案文化建設(shè)。

3 以檔案文化審視當(dāng)下事業(yè)單位干部人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)場(chǎng)域

3.1 以檔案文化主導(dǎo)的干部人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，影響了干部人事檔案管理改革創(chuàng)新的推進(jìn)

從管理理念上看，當(dāng)下事業(yè)單位干部人事檔案管理中已經(jīng)形成一套運(yùn)行理念體系，這種理念體系還是一種管理主導(dǎo)的理念體系。其服務(wù)理念明顯不足，影響干部人事檔案管理的為人民服務(wù)、以人民為中心的核心理念的堅(jiān)持和貫徹；其協(xié)同理念不足，影響了干部人事檔案管理中檔案用戶、檔案人以及其他參與檔案管理人員的積極參與；其文化理念不足，導(dǎo)致一種行政運(yùn)行為主的人事檔案管理模式，沒有形成一種檔案管理的現(xiàn)代文化運(yùn)行模式。

3.2 事業(yè)單位干部人事檔案管理的主體格局中缺乏檔案用戶的實(shí)質(zhì)性參與

從管理主體上看，檔案文化管理模式的一個(gè)核心要求，就是要人人關(guān)心、關(guān)注和參與檔案管理工作，建構(gòu)一種檔案管理運(yùn)行的行動(dòng)共同體。以此衡量當(dāng)下事業(yè)單位干部人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)運(yùn)行場(chǎng)景，干部人事檔案管理中發(fā)揮作用、實(shí)際參與推動(dòng)的人員構(gòu)成來看，還是以干部人事檔案管理人員為主，其余人員參與少。這種干部人事檔案管理單一的管理主體運(yùn)行格局，不利于從不同角度推動(dòng)干部人事檔案管理水平和質(zhì)量的提升，不利于更好地服務(wù)檔案用戶。

3.3 干部人事檔案管理局限于干部人事工作，缺乏對(duì)相關(guān)的教學(xué)、科研等檔案信息的關(guān)注

從管理內(nèi)容上看，檔案文化是一種大檔案的管理模式，從內(nèi)容上要求檔案管理盡量把相關(guān)的項(xiàng)目納入檔案建設(shè)與服務(wù)的視域之中。對(duì)事業(yè)單位干部人事檔案管理來說，按照檔案文化的建設(shè)要求，應(yīng)該將檔案所涉及本人的工作檔案、科學(xué)研究檔案、社會(huì)服務(wù)檔案以及其他相關(guān)檔案都囊括到檔案管理的范圍來考慮，進(jìn)行一定形式的整合。但實(shí)際情況，如學(xué)校干部人事檔案管理的視域往往注重檔案所涉及人員各類身份證件材料以及獲獎(jiǎng)的榮譽(yù)材料等的統(tǒng)計(jì)和收集整理，忽略這些身份檔案背后的支撐材料，比如忽略檔案所涉人的工作檔案、科研檔案、社會(huì)服務(wù)檔案的提煉整理和必要納入，導(dǎo)致干部人事檔案管理的內(nèi)涵質(zhì)量不高，服務(wù)項(xiàng)目單一，影響了干部人事檔案管理的惠及面，弱化了其影響力。

3.4 忽視精神形態(tài)檔案文化建設(shè)與開發(fā)利用，影響了事業(yè)單位干部人事檔案管理內(nèi)涵提升

從管理方式上看，檔案文化建設(shè)要求采用一種文化管理模式推進(jìn)干部人事檔案管理。這意味著事業(yè)單位干部人事檔案管理不能僅僅注重制度層面的檔案文化建設(shè)，還要注重物資層面、精神層面和行為層面的檔案文化建設(shè)等管理模式的實(shí)施。以此衡量當(dāng)下事業(yè)單位干部人事檔案管理的運(yùn)行場(chǎng)景，干部人事檔案管理運(yùn)行往往按照固定的章程和模式來推進(jìn)，基本是照章行事，注重以檔案管理制度推進(jìn)檔案管理，對(duì)檔案文化的推動(dòng)作用明顯滯后，不利于干部人事檔案管理效能的提升。

3.5 以檔案文化推進(jìn)事業(yè)單位干部人事檔案管理的專項(xiàng)保障與督導(dǎo)檢查機(jī)制不健全，影響了事業(yè)單位干部人事單位檔案管理外部推動(dòng)力的強(qiáng)化

從管理的保障與督導(dǎo)上看，以檔案文化推進(jìn)事業(yè)單位干部人事檔案管理的專項(xiàng)保障與督導(dǎo)檢查機(jī)制不健全，影響了事業(yè)單位干部人事檔案管理的外部推動(dòng)力強(qiáng)化。當(dāng)下事業(yè)單位干部人事檔案管理往往注重制度、物資層面的保障供給建設(shè)，忽略檔案文化宣傳、普及和傳播方面的建設(shè)，不利于檔案管理工作的有效推進(jìn)，其實(shí)嚴(yán)重弱化了干部人事檔案作用的充分發(fā)揮。

4 基于檔案文化推進(jìn)事業(yè)單位干部人事檔案管理的對(duì)策

針對(duì)檔案強(qiáng)國建設(shè)的時(shí)代要求，事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案管理工作，從檔案文化建設(shè)視角來主導(dǎo)新時(shí)代干部人事檔案管理運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)要素的建構(gòu)與重塑，以此推動(dòng)干部人事檔案管理不斷進(jìn)行供給側(cè)結(jié)構(gòu)型改革、提升管理質(zhì)量、更好服務(wù)檔案用戶，不斷拓展自己發(fā)展的新天地，增強(qiáng)自身生存、發(fā)展的合法性基礎(chǔ)。

4.1 樹立檔案文化主導(dǎo)的人事檔案管理理念體系，推動(dòng)事業(yè)單位干部人事檔案管理可持續(xù)發(fā)展

檔案管理理念是干部人事檔案管理改革推進(jìn)的先導(dǎo)。一是建構(gòu)文化和檔案文化的理念，不能從單一的管理理念入手，而是要更多從文化的角度、檔案文化的角度開展干部人事檔案管理工作的改革創(chuàng)新和高質(zhì)量發(fā)展；二是堅(jiān)持人民至上的理念，切實(shí)做到以人民為中心，堅(jiān)持以服務(wù)好檔案用戶和檔案所涉人員為中心，以此不斷拓展干部人事檔案管理的合法性基礎(chǔ)；三是堅(jiān)持協(xié)同共進(jìn)的理念，將干部人事檔案管理和事業(yè)單位的業(yè)務(wù)管理、對(duì)外交往和每一個(gè)檔案人的發(fā)展進(jìn)步結(jié)合起來，提升干部人事檔案管理服務(wù)的針對(duì)性。

4.2 健全檔案文化三大形態(tài)，不斷夯實(shí)事業(yè)單位干部人事檔案管理的內(nèi)涵基礎(chǔ)

內(nèi)涵決定品質(zhì)。以檔案文化建設(shè)推動(dòng)事業(yè)單位干部人事檔案管理的改革創(chuàng)新，就要針對(duì)內(nèi)涵建設(shè)存在的問題，以檔案文化對(duì)檔案管理內(nèi)涵進(jìn)行建設(shè)，注重對(duì)干部人事檔案管理的內(nèi)涵進(jìn)行拓展和重構(gòu)，更加注重檔案文化的建設(shè)和改革創(chuàng)新，夯實(shí)事業(yè)單位干部人事檔案管理的物質(zhì)條件；堅(jiān)持制度治理，健全干部人事檔案管理的各項(xiàng)制度，推動(dòng)事業(yè)單位干部人事檔案管理制度化運(yùn)行；堅(jiān)持系統(tǒng)和全過程構(gòu)建，將檔案所涉人員有關(guān)的檔案都納入檔案體系建構(gòu)的范疇，以此不斷拓展檔案管理的范圍，實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)涵上的重塑。

4.3 建構(gòu)檔案管理行動(dòng)共同體，增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的主體力量

主體力量構(gòu)成決定干部人事檔案管理效能。以檔案文化建設(shè)推動(dòng)事業(yè)單位干部人事檔案管理的改革創(chuàng)新，應(yīng)針對(duì)現(xiàn)有主體構(gòu)成單一的情況，將檔案用戶、檔案所涉人員和其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)檔案的人員都納入檔案管理共同體的構(gòu)建之中，使更多的人參與干部人事檔案管理的改革創(chuàng)新，形成強(qiáng)大的合力。

4.4 推動(dòng)事業(yè)單位干部人事管理檔案信息化，推動(dòng)干部人事檔案管理服務(wù)精細(xì)化精準(zhǔn)化便捷化

優(yōu)化管理方式是提升干部人事檔案管理效能的重要手段。以檔案文化推動(dòng)事業(yè)單位干部人事檔案管理的改革創(chuàng)新，應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段的使用，借助互聯(lián)網(wǎng)和智能技術(shù)，推動(dòng)干部人事檔案管理的服務(wù)平臺(tái)和方式走向信息化、智能化，以便為檔案用戶提供更加精準(zhǔn)精細(xì)化的服務(wù)。