新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)路徑探索

文/阮 麗

檔案管理想要適應(yīng)新時(shí)期的新要求，需要做出一定的改變，檔案管理信息化就是重要改變之一。目前，我國(guó)檔案數(shù)量在不斷增加，檔案信息類型呈多元化，傳統(tǒng)的檔案管理工作全部需要人力完成，效率較低且由于檔案繁多，處理速度較慢，已經(jīng)不再適用于現(xiàn)代檔案管理，無(wú)法滿足現(xiàn)代檔案管理需求。因此，檔案管理信息化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。

1 檔案管理信息化重要性

1.1 提升檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式是以人力為主的，儲(chǔ)存和查詢都需要通過(guò)人工的方式進(jìn)行，工作步驟較為煩瑣，長(zhǎng)期下來(lái)，容易出現(xiàn)工作失誤，對(duì)檔案的真實(shí)性和有效性造成不良影響。然而使用現(xiàn)代手段將檔案管理信息化能夠有效提升檔案管理效率，使檔案真實(shí)性和有效性得到保障。使用數(shù)字化手段將紙質(zhì)、音像檔案信息化處理，再使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案歸類、整理，使工作人員的工作效率大幅度提升，同時(shí)減輕工作人員工作壓力，減少人工操作的步驟，從而避免出現(xiàn)工作失誤。

1.2 符合時(shí)代發(fā)展規(guī)律

隨著檔案儲(chǔ)存的數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能再滿足社會(huì)需求，也無(wú)法推動(dòng)檔案管理行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。在現(xiàn)代，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)在飛速發(fā)展，檔案管理信息化能夠有效提升檔案管理效率、推動(dòng)檔案管理行業(yè)發(fā)展、滿足社會(huì)需求、體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。檔案管理信息化也可以使信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，創(chuàng)新出更多符合檔案管理需求的新技術(shù)、新方向，為人民群眾提供更加便利且周到的服務(wù)。

1.3 實(shí)現(xiàn)資源共享

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案之間的關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)，需要查找一些檔案時(shí)較為困難。但檔案管理信息化可以有效改變這一點(diǎn)，將檔案以數(shù)據(jù)的形式上傳至資源庫(kù)可以實(shí)現(xiàn)資源共享。對(duì)于用戶而言，傳統(tǒng)的檔案管理需要用戶到檔案館進(jìn)行申請(qǐng)，再由工作人員幫忙查找，所使用的時(shí)間成本較高，步驟較為復(fù)雜，但檔案的信息化打破了時(shí)間、空間的限制，用戶可以使用移動(dòng)終端隨時(shí)進(jìn)行查閱。

2 檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案信息化意識(shí)薄弱

部分檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理是不重要的工作，不能正確認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)其發(fā)展的重要意義，對(duì)于檔案管理信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理模式依舊能正常使用。認(rèn)知上的偏差導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)程收到嚴(yán)重影響，檔案管理行業(yè)發(fā)展也受到制約。

2.2 檔案管理信息化缺少專業(yè)人才

目前，部分檔案管理部門存在人才短缺的情況。部分工作人員對(duì)于檔案管理工作了解不透徹，不具備專業(yè)素養(yǎng)，兼任流動(dòng)性較強(qiáng)，在進(jìn)行工作交接時(shí)容易出現(xiàn)疏漏。還有部分工作人員年齡較大，對(duì)于信息化技術(shù)了解不多，不具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)起來(lái)較為困難。

2.3 管理制度待優(yōu)化

目前，檔案管理的管理制度是建立在傳統(tǒng)管理模式基礎(chǔ)上的，在進(jìn)行檔案管理信息化的同時(shí)，需要將管理制度進(jìn)一步優(yōu)化。當(dāng)管理制度出現(xiàn)漏洞時(shí)，會(huì)導(dǎo)致整個(gè)管理體系出現(xiàn)問(wèn)題，工作人員也許會(huì)利用管理制度的漏洞為自己謀取利益或工作態(tài)度散漫，最終導(dǎo)致檔案管理效率低下、檔案管理工作難度增加，檔案無(wú)法發(fā)揮其作用，為社會(huì)服務(wù)。因此，需要結(jié)合當(dāng)前檔案管理信息化的實(shí)際情況，進(jìn)行制度的優(yōu)化升級(jí)。

2.4 檔案管理信息化技術(shù)滯后

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，許多行業(yè)都將信息化技術(shù)應(yīng)用于工作中。但目前，檔案管理信息化技術(shù)較為滯后，無(wú)法滿足當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展需求。目前，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理不夠重視，導(dǎo)致對(duì)于技術(shù)以及設(shè)備的投入不足，導(dǎo)致檔案管理信息化工作受到制約。還有部分檔案管理機(jī)構(gòu)引進(jìn)了先進(jìn)設(shè)備，但無(wú)法將其與檔案管理信息化進(jìn)行有效融合，設(shè)備與檔案管理信息化需求不匹配，浪費(fèi)大量資金。部分檔案管理部門認(rèn)為相關(guān)技術(shù)和設(shè)備所需資金較高，沒(méi)有購(gòu)買或使用的必要，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，導(dǎo)致檔案管理信息化技術(shù)發(fā)展受到影響。

3 新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)路徑

3.1 提升工作人員業(yè)務(wù)水平

在新時(shí)代背景下，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，需要提升工作人員業(yè)務(wù)水平。想要提高工作人員業(yè)務(wù)水平，可以遵循以下三點(diǎn)：第一，在進(jìn)行人員任命時(shí)，需要聘請(qǐng)具備一定專業(yè)水平的人員進(jìn)入崗位，要嚴(yán)格遵守聘用要求，不能私自降低要求，要聘用有相關(guān)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員；學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)的人員；對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)有自己想法思路的人員；熟悉現(xiàn)代化信息技術(shù)的人員，以確保聘請(qǐng)的人員具備相關(guān)的專業(yè)素養(yǎng)。第二，在嚴(yán)格遵守聘用人才要求的同時(shí)，部門需要注意對(duì)已經(jīng)在職工作人員的培養(yǎng)，可以對(duì)在崗員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素養(yǎng)。可以聘請(qǐng)行業(yè)中優(yōu)秀人才進(jìn)行培訓(xùn)，也可以進(jìn)行集體調(diào)研，互相學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步，還可以組織工作人員到其他檔案管理部門進(jìn)行參觀，取長(zhǎng)補(bǔ)短。第三，需要定期對(duì)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，考察工作人員業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，促進(jìn)工作人員能力的提升，確保檔案管理信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。

3.2 完善管理制度

檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理信息化建設(shè)建立完善的管理體制度，并結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化。管理制度需要做到分工明確，便于檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠問(wèn)責(zé)到人；需要對(duì)工作人員進(jìn)行有效監(jiān)督，防止工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)態(tài)度松懈，導(dǎo)致出現(xiàn)工作失誤的情況；需要指定相關(guān)考核制度，考察工作人員的業(yè)務(wù)水平，有利于工作人員不斷提高業(yè)務(wù)能力；需要建立激勵(lì)制度，使工作人員在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)更加積極；應(yīng)明確經(jīng)費(fèi)使用方向，使檔案管理信息化所使用的經(jīng)費(fèi)更加公開(kāi)、透明。制度要建立在遵守我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，使檔案管理信息化建設(shè)更加合法、規(guī)范。

3.3 提升信息化管理水平

信息化檔案管理部門進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，需要提升檔案信息化管理水平。做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新管理模式，開(kāi)闊思維，將檔案進(jìn)行分類管理，分類一定要嚴(yán)謹(jǐn)、仔細(xì)，否則無(wú)法提升信息化管理水平，反而成為了壓力來(lái)源。提升信息化管理水平還應(yīng)熟練使用信息技術(shù)，可以利用計(jì)算機(jī)建立審批、借閱檔案，將詳細(xì)情況記錄下來(lái)，提高管理效率。

3.4 構(gòu)建安全防護(hù)體系

檔案管理信息化建設(shè)想要有序、有效進(jìn)行，需要構(gòu)建安全防護(hù)體系。現(xiàn)代的信息技術(shù)發(fā)展是非常迅速的，存在部分不法分子使用非法手段盜用信息以謀取私利，還有部分工作人員不具備職業(yè)道德，使用職位之便獲取利益，因此，構(gòu)建安全防護(hù)體系是非常有必要的。構(gòu)建安全防護(hù)體系可以從以下三方面進(jìn)行：第一，加強(qiáng)身份認(rèn)證，對(duì)于登錄訪問(wèn)權(quán)限嚴(yán)格控制，防止不法分子進(jìn)入檔案庫(kù)，泄露重要檔案內(nèi)容。第二，將檔案內(nèi)容進(jìn)行分級(jí)保護(hù)。對(duì)于部分信息可以開(kāi)放查訪權(quán)限，但對(duì)于重要信息，要加強(qiáng)防護(hù)。可以利用防火墻或其他先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行分級(jí)保護(hù)。第三，重視安全技術(shù)的應(yīng)用，可以加強(qiáng)密碼認(rèn)證的復(fù)雜程度、增設(shè)人臉識(shí)別與指紋識(shí)別等安全防護(hù)措施，全面增強(qiáng)檔案信息防護(hù)水平。

3.5 提高檔案管理人員服務(wù)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)

在新時(shí)代背景下，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)需要提高工作人員的服務(wù)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)。服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)有利于工作人員更好地服務(wù)于群眾，責(zé)任意識(shí)的增強(qiáng)有助于工作人員認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，提高工作效率，進(jìn)行檔案管理時(shí)更加負(fù)責(zé)，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)更加積極參與。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)可以利用管理制度或激勵(lì)制度提高工作人員的服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

3.6 建立數(shù)字檔案館

目前，我們處在一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，我們接觸的大部分事物都是信息化的，因此想要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，需要建立數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是指使用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件內(nèi)容的一種方式，它強(qiáng)調(diào)在數(shù)字化背景下使用戶獲取檔案資源更加便利。數(shù)字檔案館具備以下幾個(gè)主要特點(diǎn)：第一，存在方式上的特點(diǎn)，數(shù)字檔案館是一種無(wú)形的信息組織與使用環(huán)境；第二，運(yùn)行方式上的特點(diǎn)，數(shù)字檔案館在存取檔案信息時(shí)是在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行；第三，功能定位上的特點(diǎn)，數(shù)字檔案館以存取為中心，打破了時(shí)間、空間的限制。在建立數(shù)字檔案館時(shí)需要注意的是，現(xiàn)存的實(shí)體檔案館是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館并不能完全取代實(shí)體檔案管的存在，二者是互相促進(jìn)的關(guān)系，并不是對(duì)立的。

3.7 使用智能化技術(shù)

因此推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)可以利用智能化技術(shù)。將現(xiàn)存紙質(zhì)、聲像檔案作為數(shù)據(jù)上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)或電子檔案館后，可以使用智能化技術(shù)進(jìn)行管理。例如使用人工智能管理電子檔案館或數(shù)據(jù)庫(kù)，人工智能可以有效減少人工操作，避免操作失誤的出現(xiàn)，進(jìn)行檔案管理或檔案分類時(shí)具有更高的效率。也可以利用指紋或人臉識(shí)別等方式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。

結(jié)論

綜上所述，在新時(shí)代背景下，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，是符合社會(huì)發(fā)展需求的。檔案管理信息化建設(shè)能有效提高檔案管理的效率、增強(qiáng)檔案的時(shí)效性。因此，需要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重視起來(lái)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加大檔案管理信息化建設(shè)資金投入、健全管理制度、使用先進(jìn)信息化技術(shù)，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，使檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。