公路工程檔案管理中存在的問題及對策建議
——以白城市公路管理處為例

文/裴蘊哲

公路工程檔案是公路建設(shè)等工作中直接產(chǎn)生的真實記錄，是第一手資料，既維護公路歷史發(fā)展歷程的真實性，又對公路規(guī)劃建設(shè)、工程質(zhì)量保障起到指導(dǎo)、監(jiān)督、保護作用，同時也是今后公路改造的科學(xué)依據(jù)。解決公路工程檔案管理工作中存在的問題，健全和完善公路工程檔案管理工作機制，充分發(fā)揮公路工程檔案在公路規(guī)劃、建設(shè)等工作中的重要作用，為城鄉(xiāng)建設(shè)、經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，是我們重要的課題。

1 建立公路工程檔案的重要性

近年來，白城市公路交通發(fā)展迅速，公路等級顯著提高，形成了以市區(qū)為中心，以國、省道路為主骨架，以縣鄉(xiāng)公路為脈絡(luò)的公路網(wǎng)。我所在的白城市公路管理處作為全市公路交通建設(shè)主管部門，以從事公路建設(shè)、養(yǎng)護、管理為主，在公路建設(shè)中取得了令人矚目的成就。工作中，產(chǎn)生了大量的公路工程檔案，這些檔案信息比較全面地記載和反映了白城公路發(fā)展歷程全貌。

公路工程檔案是公路規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中自建設(shè)項目立項開始直至竣工驗收過程中所形成的具有保存、查考利用價值的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。為進一步提高公路工程質(zhì)量，規(guī)范項目建設(shè)過程中各項施工技術(shù)資料，加強公路項目管理，市公路管理處依據(jù)《公路建設(shè)監(jiān)督管理辦法》和《交通檔案管理辦法》，建立了公路工程檔案。公路工程檔案是公路項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的基礎(chǔ)性材料，反映項目質(zhì)量、安全和計量管理的基本情況，是落實建設(shè)項目質(zhì)量責(zé)任追究制度，保障工程質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，對加強公路工程項目管理、項目竣工驗收、建成后工程管理、運行、維護及改建和擴建具有保存、查考利用價值，是可追溯體系的基本手段和依據(jù)。

1.1 有利于推進公路工程建設(shè)

公路工程檔案是公路工程建設(shè)的一個縮影，反映公路建設(shè)的全過程。加強公路工程檔案管理，有利于及時全面了解工程建設(shè)情況，促進公路工程建設(shè)的順利進行。前期的工程檔案為工程建設(shè)提供了必要的決策信息，對公路工程的規(guī)劃建設(shè)、質(zhì)量保障起著重要的指導(dǎo)作用。

1.2 有利于加強公路工程監(jiān)督

加強公路工程檔案管理，有利于加強對公路工程的監(jiān)督。因為它是真實記錄公路建設(shè)發(fā)展情況的第一手資料，反映了公路工程建設(shè)的真實性，作為公路工程管理基礎(chǔ)的工程檔案管理，有利于抑制當(dāng)前公路工程領(lǐng)域腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。

1.3 有利于公路工程的維護及改擴建

公路工程檔案資料是一種重要的資源，通過對公路工程檔案的規(guī)范化管理，有利于提高同類型工程管理的水平，而且還是今后道路規(guī)劃、維修及改擴建、大中修等不可缺少的科學(xué)依據(jù)。

2 當(dāng)前白城市公路工程檔案管理工作存在的主要問題

在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下，在檔案工作人員的努力下，白城市公路工程處檔案管理工作相對規(guī)范，檔案資源利用較充分，為本系統(tǒng)乃至行業(yè)發(fā)展提供了較好服務(wù)。但還存在一些問題，影響檔案和檔案部門作用的發(fā)揮。

2.1 公路工程項目單位對公路工程檔案的重要性認識不足

一些公路工程項目單位對公路工程檔案的重要性認識不夠，在公路工程施工過程中，只意識到公路工程質(zhì)量的重要性，卻對公路工程檔案收集、保管等工作重視不夠，認為文字材料收集、保管等環(huán)節(jié)既麻煩又繁瑣，已建立的公路工程檔案也存在應(yīng)付檢查和竣工驗收的想法，在檢查和驗收過程中發(fā)現(xiàn)檔案資料管理不當(dāng)、收集不齊全、內(nèi)容不規(guī)范等問題；也沒有專門的檔案室，檔案資料隨意擺放，填寫不規(guī)范，字跡潦草，隨意涂改，現(xiàn)場資料和試驗室資料不同步，質(zhì)檢資料不完整，影像資料不規(guī)范等問題。

2.2 公路工程檔案收集不齊全、格式混亂不規(guī)范

由于公路工程建設(shè)項目建設(shè)周期長，參建單位多，各參建單位檔案管理方法不同，致使一些公路工程檔案收集不齊全，部分重要公路工程檔案未得到妥善保管。檔案資料收集不全、丟失，待工程竣工驗收時，根據(jù)檢查內(nèi)容現(xiàn)補材料，真實性不能得到保證。檔案資料應(yīng)當(dāng)是工程施工過程的真實記錄，但少數(shù)施工單位忽視平時的資料收集和積累，一旦工程驗收需要匯總時，突擊整理，匆忙湊合，隨意編造，應(yīng)付過關(guān)，有的簽字出自一人之手，致使資料可靠性不強。公路工程檔案內(nèi)容豐富，形成主體復(fù)雜，編制人員素質(zhì)參差不齊，因此檔案的質(zhì)量也就高低有別，一些不符合規(guī)范的做法，必將為檔案以后的保管和利用帶來隱患。

2.3 行政管理部門對施工單位監(jiān)管力度不夠

公路管理處在公路工程檔案管理工作中雖然做了很多工作部署，提出了一些具體要求，但缺乏硬性的獎懲措施，只是提出問題，限期整改，導(dǎo)致公路工程檔案管理工作規(guī)范化進展緩慢。對施工單位檔案管理機制的建立缺少監(jiān)督和考評，施工單位沒有完善的公路工程檔案管理機制體系，即使有的施工單位建立了管理機制體系，也存在執(zhí)行不到位情況。這使公路工程檔案資料的收集與整理難以保證與公路工程施工建設(shè)同步進行，也可能造成有關(guān)公路工程檔案資料嚴重缺失，在一定程度上制約了公路工程檔案資料管理工作的深入有序發(fā)展，影響了公路工程建設(shè)及日后維護使用。

究其原因：一是各參建施工單位對公路建設(shè)工程檔案管理工作重要性的認識不夠，一些施工單位重視現(xiàn)場的工程建設(shè)質(zhì)量，忽視工程建設(shè)資料的收集整理，重視現(xiàn)場的工程建設(shè)進度，忽視工程建設(shè)資料的管理利用。二是工程檔案管理體系不夠完善、檔案管理機制不夠健全，行政主管部門對檔案管理的內(nèi)容、范圍和考核目標(biāo)規(guī)定的也不夠具體，崗位責(zé)任制沒有真正落到實處，各項制度執(zhí)行不到位。三是監(jiān)督管理機制被忽視。在公路工程建設(shè)檢查驗收時，往往只注重公路工程建設(shè)的實體質(zhì)量，忽視公路工程檔案的重要性，缺少針對公路工程檔案的檢查、督促和指導(dǎo)，管理手段落后，公路工程檔案信息化建設(shè)滯后，直接影響了公路工程檔案管管理工作的質(zhì)量和水平。

3 做好公路工程檔案管理工作的對策建議

我們應(yīng)站在對歷史和公路工程建設(shè)事業(yè)負責(zé)的高度，看待公路工程檔案管理工作，采取有效的對策措施，積極加以推進。

3.1 加強宣傳，組織指導(dǎo)，為公路工程檔案管理工作提供有力保障

加強對有關(guān)部門負責(zé)人和各參建施工單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的宣傳教育工作，組織好指導(dǎo)培訓(xùn)工作，以召開座談會、培訓(xùn)會、約談項目主要負責(zé)人等形式，宣傳公路工程檔案管理工作的重要性和必要性，增強公路工程項目負責(zé)人對公路工程檔案管理工作重要性和必要性的認識，引導(dǎo)項目負責(zé)人自覺建立公路工程項目建設(shè)檔案。重視公路工程檔案管理工作，即是公路工程建設(shè)工作經(jīng)驗的總結(jié)，也是重視公路事業(yè)發(fā)展的體現(xiàn)。應(yīng)切實提高各級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，特別是項目負責(zé)人對檔案管理工作的重視程度，保證對工程項目檔案管理的投入，例如資金投入、人員配備、硬件配置等方面，不斷提高公路工程檔案管理的水平。通過規(guī)范公路工程檔案管理工作，使公路工程檔案資料信息更加全面、精確、簡練、直觀，并富有針對性，讓更多的人從檔案利用、服務(wù)工作的實踐中看到公路工程檔案真正的利用價值和作用。

3.2 加強監(jiān)管，夯實基礎(chǔ)，整體提升公路工程檔案管理工作水平

公路行政主管部門應(yīng)充分認識管好用好公路工程檔案的重要意義，擔(dān)負起對各參建單位監(jiān)督監(jiān)管的責(zé)任，在檢查工程進度、施工質(zhì)量、工程考核和評比時，要同步檢查公路工程檔案的收集、整理和歸檔等情況，對公路工程項目驗收時，同時驗收歸檔文件資料的質(zhì)量和完整性，對存在的問題提出改進意見，限期整改。建立公路工程檔案超前管理模式，即檔案材料的收集、整理和保管在公路工程項目組織體系組建初期就必須開始，公路工程檔案管理工作和工程項目建設(shè)同步進行。各參建單位要樹立“三納入”“四同步”的管理模式。“三納入”即將文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入項目建設(shè)的各項程序中，納入項目管理計劃中，納入有關(guān)部門工作人員的職責(zé)范圍中。“四同步”即在項目前期籌備時同步提出文件材料歸檔要求，在項目招標(biāo)時同步提出文件材料形成積累歸檔要求，并寫入有關(guān)合同、協(xié)議條款中，在檢查項目進度時查看文件材料收集工作是否同步，在項目竣工驗收時同步驗收項目檔案管理情況。通過這些工作，努力做到公路工程檔案收集齊全，整理規(guī)范，確保公路工程建設(shè)竣工時，公路工程檔案資料保存的及時性、完整性、準(zhǔn)確性和可用性。

3.3 建立制度，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，維護公路工程檔案管理正常秩序

加強公路工程檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范化管理工作，制度建設(shè)是前提保障。要使公路工程檔案管理工作步入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及公路工程項目建設(shè)行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，建立健全公路工程建設(shè)項目單位的《檔案員崗位責(zé)任制》 《檔案收集和立卷歸檔制度》 《檔案借閱利用制度》 《檔案保管制度》《檔案保密制度》等規(guī)章制度，對公路工程檔案資料的收集、立卷、管理、利用及安全保密等事項建立嚴格的制度加以約束，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范，同時建立健全公路工程檔案目標(biāo)管理考評體系。公路工程檔案是公路工程項目建設(shè)的重要內(nèi)容之一，關(guān)系到檔案專項驗收和工程交竣工驗收的順利進行。公路工程建設(shè)中涉及的所有工程建設(shè)單位及工作人員，往往工程檔案管理工作不在同一水平線上，進行目標(biāo)管理考評，是檢驗檔案工作成效如何、質(zhì)量高低的有效手段，可以做到宣傳先進，鞭策后進的作用，有利于提高公路工程檔案管理整體水平。

3.4 善于用人，提高能力，加強公路工程檔案管理隊伍建設(shè)

公路工程檔案管理人員是公路工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案資料的管理者，這需要根據(jù)形勢的要求，有組織有計劃地對檔案進行收集、整理、保管，提供利用。因此，應(yīng)對檔案人員進行思想教育，使他們真正喜歡上這份職業(yè)，有干好本職工作的熱情和強烈的責(zé)任感，具有較高的政治思想素質(zhì)、綜合業(yè)務(wù)能力和較強的愛崗敬業(yè)的精神。公路行政管理部門應(yīng)成立公路工程檔案管理專項技術(shù)指導(dǎo)小組，按屬地管理原則，對公路工程檔案管理人員進行技術(shù)指導(dǎo)，通過組織參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，把檔案管理人員的素質(zhì)提升起來，真正地解決人員素質(zhì)低的問題。加強對檔案管理人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)范公路工程檔案的格式，正確填寫公路工程檔案信息，確保檔案格式正確、內(nèi)容規(guī)范。工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等五個部分立卷歸檔。公路工程項目建設(shè)過程中，檔案管理人員應(yīng)收集該項目所涉及的上級批文、土地合同、報建資料、工程合同（包括設(shè)計合同、監(jiān)理合同、施工合同等）以及各類文書。公路工程項目竣工后，檔案管理人員應(yīng)將施工過程中的重要文件、數(shù)據(jù)以及具有保存利用價值的文字、影像、圖表等資料和電子文檔收集、歸納、整理，按文件類別進行分類、編號、裝盒、標(biāo)識，立卷歸檔，確保公路工程檔案齊全完整、規(guī)范有序。公路工程檔案管理水平的高低，很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)，因此，在公路工程檔案管理中應(yīng)堅持以能力為主的用人原則，針對公路工程檔案管理的專業(yè)性，定期開展崗位培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。還應(yīng)使檔案管理人員有一種踏實的工作作風(fēng)，把檔案管理人員各種積極的、有效的工作方式方法充分地利用起來，爭取多方面提高檔案管理人員的素質(zhì)能力和工作水平。

總之，公路工程檔案是公路工程建設(shè)的一個縮影，它反映著公路建設(shè)的全過程。公路工程檔案管理工作是一項長期、細致、基礎(chǔ)的工作，各級部門、各參建單位應(yīng)充分認識公路工程檔案管理工作的重要性和必要性，對公路工程檔案管理工作建章立制，營造良好的建檔環(huán)境，提高公路工程檔案工作管理的水平，最大限度地發(fā)揮公路工程檔案在公路建設(shè)和城鄉(xiāng)經(jīng)濟社會發(fā)展中的促進作用。