淺談建筑企業財務管理信息化的建設

曲芳萍

（通恒達利建設工程有限公司，陜西 西安 710021）

傳統建筑行業資產負債率高達65%以上，非常需要及時有效的財務管理信息，為管理者提供決策依據，降低成本和負債，提高企業競爭力。此外，建筑企業日常管理中的特點也亟需財務管理信息化建設，如建筑企業普遍是跨區域施工，財務管理難度很大；部分建筑企業內部各部門與財務部門配合工作時的信息溝通不夠，容易造成工作失誤或者返工；建筑行業現代化財務管理中，財務部門應當參與到企業全面預算和內部控制中去等，這些都要求建筑企業盡快進行財務管理信息化建設。

一、建筑企業財務管理特點及實行信息化建設的必要性分析

（一）建筑企業財務管理特點

首先，管理者缺乏財務管理意識，舊觀念深，總是靠經驗判斷、思考問題。很多建筑企業管理者既對財務管理合法合規的要求理解不到位，又對財務管理可以節省成本、創造利潤認識不深刻，粗淺的認為財務管理工作就是記賬工作，使企業財務管理始終處于初級階段，信息化建設非常滯后。

其次，內控制度不健全或形同虛設。建筑企業施工地點分散、距離很遠，施工周期較長，過程管理較為困難，同時為了節約用人成本，現場施工管理中經常一人身兼數職，同一個人既記錄又審核、既采購又領用，且企業很難定期抽查、復核現場勞務、材料等管理使用情況，使得財務部門完全依靠其他部門提供的單據、資料留存并記賬，財務監督和控制的職能則無從談起。這樣很容易滋生腐敗、舞弊等各種違法違規問題，侵蝕企業利潤并帶來各種風險。管理者即使偶爾查出一些問題，也是治標不治本，無法徹底解決問題。

最后，各項制度不完善甚至形同虛設。建筑企業管理相對粗放，管理者更注重現場施工進度，忽略企業內部管理特別是制度管理，如資金管理制度，缺乏專業性、嚴肅性和規范性，導致財務部門操作時沒有相應的依據，無法發揮作用，只能依賴管理者憑感覺和經驗調配資金；合同管理制度缺失，建筑總包合同、勞務分包合同、材料采購合同等的審核、簽訂流程不完整，財務部門審計部門等都未參與，合同執行時，各部門信息溝通銜接不完整不及時，造成財務部門與其他部門數據不匹配，導致操作失誤、重點遺漏，形成打亂仗的局面，追溯核查時又浪費很多人力、物力和時間，給企業增加了不必要的成本，造成了不必要的損失；預算管理制度沒有得到重視，預算從編制到執行再到考核都不規范，很多建筑企業預算做完后就束之高閣，預算管理從未發揮作用；采購管理制度等也存在類似的問題。

（二）建筑企業財務管理實行信息化建設的必要性分析

財務管理信息化并不僅僅指將各部門、各地區、各項目的財務錄入、核算、分析工作利用專業的自動化系統來進行，而是指建筑企業建立了完善的財務系統后，同時還要建立與自身企業特點相符合的多個信息化交互平臺，在這個平臺上來完成企業各部門各業務所有信息的錄入、分析、匯總，并形成與財務信息的匹配。

建筑企業實行財務管理信息化建設非常重要：首先，財務管理信息的及時、有效、完整可以使管理者全面了解企業的經營狀況和發展變化，及時發現、分析解決企業存在的問題，明確本企業的優勢和劣勢，進而合理配置各項資源，提高決策的科學性，逐步形成企業的核心競爭力；其次，全面打開各部門與財務部門之間的信息溝通通道，及時匹配各部門、各個流程節點信息，快速高效處理大量數據，避免人工計算的失誤，使財務人員從瑣碎、繁雜的工作中解脫出來，向管理會計的方向發展，實現企業整體工作的高效、準確；再次，信息系統可以減少人為操作，保證數據、資料和流程的全透明、全留痕，便于隨時核查往期信息。

二、建筑企業財務管理信息化建設的現狀及存在的問題

首先，建筑企業管理層在信息化建設的認知上停留在表面。雖然財務管理信息化、大數據管理等概念已經逐漸被大家所熟悉，但是仍然有很多建筑企業在實際管理工作中以資金短缺、時間緊張、人員不夠、具體實施思路和細節不清楚等原因為由并未真正落實。過去簡單粗放的管理模式造成的行為慣性，沒有及時更改，對外界經濟環境變化、政策變化不敏感，都成為財務管理信息化建設的阻力。

其次，沒有找到適合自己的一體化財務管理系統。很多建筑企業的財務管理信息化要么只局限于簡單的財務軟件，沒有與其他部門數據集成，導致財務部門出具的數據與其他部門業務和進度不匹配，很難系統覆蓋資金流之外的信息，導致數據喪失使用價值，匯總到管理者手里，無法發揮出信息管理的優勢，甚至造成決策失誤，降低了管理者的風險評判能力。要么盲目引進一些大型財務軟件，因不適合自己的企業特點，導致軟件無法有效利用，很多功能浪費、重復、使用價值偏低徒增成本。有的建筑企業引進系統后，沒有在企業內部統一思想，也未及時進行全員專業培訓，管理層和員工層沒有深入交流各自的需求、建議和困難，無法通過集體的智慧提高、優化更適合自己企業的系統。

再次，對安全的重視不夠。因財務管理信息化建設是一個系統工程，在軟件使用過程中，數據信息游走在網絡之上，很容易遭到黑客或者病毒的侵害，造成系統本身的安全性得不到絕對保障；員工操作中的安全規范幾乎也都沒有明確的制度要求，很多員工缺乏安全意識，如賬號登錄使用完畢后不及時關閉、員工之間賬號互相使用、重要商業秘密不按照規范上傳等等，導致企業的信息存在被篡改、泄密等諸多風險。

最后，規模化發展對建筑企業提出的必然要求。隨著市場經濟的不斷發展，國家政策對建筑企業的要求越來越明確、規范，建筑成本也越來越透明，整個行業呈現出規模化發展的態勢，很多粗放型的小建筑企業要么被淘汰，要么選擇與其他企業整合，具有一定規模的建筑企業想要實現科學有效管理，就必須在大量的信息中快速篩選出有價值的信息，同時降低工作強度，減少人工失誤和溝通成本，提高企業效益，普通的會計電算化信息單一、滯后，已經不適應發展要求，亟需財務管理信息化建設。

三、影響建筑企業財務管理信息化建設的因素分析

首先，缺乏專門的制度規范。很少有建筑企業從制度上去明確要求各部門上傳、集成的數據范圍以及各部門需要互通匹配的具體信息，也沒有在企業內部明確管理者最終要求達到的信息化目標，更沒有將目標細化、分解到各部門各員工。而且財務管理信息化建設如果沒有達到預期目標，責任如何劃分和績效如何考核，企業也往往沒有任何依據。在實踐中經過大量的磨合后，如何定期提高、優化系統，讓一體化的財務信息真正給企業發揮價值，也需要制度的要求和規范。

其次，嚴重缺乏專業型復合型的人才。企業內部大部分財務人員對其他部門業務不熟悉，對軟件更新、互通的專業技術也不太熟悉；財務軟件公司人員熟悉軟件技術和一些通用的財務核算、數據共享的方法，對具體企業特點、業務不熟悉；企業其他部門的人對財務管理和財務系統更是不了解，因此通過企業內部盲目溝通、摸著石頭過河，或者在各種培訓班進行粗淺的學習，都很難幫助企業快速做出成績，如何通過各種方式引進專業素質過硬、工作能力強、管理思路開放清晰的人才幫助企業快速開展工作，這已經成為財務管理信息化建設中最重要的事情。另外，自己企業內部的財務管理人員專業素質的提高也是難題，如果只是單純依賴外來人才，可能無法滿足企業的需要。

最后，缺乏全面統籌進行財務管理信息化建設的方法。想要完成適合自己企業發展需要的財務管理信息化建設，要從多方面入手，但很多建筑企業并沒有明確的思路。如怎樣培養企業所有人的憂患、發展、合作的整體意識，其實意識的提高任重道遠，舊習慣的改變需要時間，因此這是關系財務管理信息化建設發展方向的第一步；如何將企業明確的戰略發展目標，科學合理的細化分解到各部門再到各員工，相應的績效考核怎樣做；在所有員工建言獻策的時候，怎樣在紛繁復雜的信息中提取有效信息，優化財務管理信息化建設方案；如何深入研究本企業的優勢劣勢和業務特點，根據管理需求，尋找適合自己的系統，并在實踐中不斷適時調整軟件硬件的合理配置等等，這些都需要科學的方法才能抓住本質，解決問題。而這些問題的解決都需要花費大量的時間和成本，需要企業管理者統籌安排必要的資金提供支持，設立相應的部門和配置專業的人員，以及必要的培訓和考核，有計劃、有步驟的采取相應的措施，并不斷追溯檢驗。這些工作的落實都是財務管理信息化建設面臨的挑戰。

四、建筑企業財務管理信息化建設的對策

首先，建設過程中要有明確的制度要求，不能把事情停留在口頭上。要有具體的操作流程和追責條款，如明確要求哪些重要信息必須及時登記臺賬、上傳系統，隨時備查；哪些信息要各部門定期在系統中核對數據的匹配度；合同審核、支付審核等審核性質的工作，流程怎樣設置等，如未按時完成或產生錯誤，應追究相關人員責任。要做到精細化管理，讓所有部門所有人員有據可依，實現全過程、全員性控制，不留盲區。除了財務管理信息化建設本身的制度外，建筑企業還應該完善資金管理制度、采購制度、合同管理制度、預算制度等所有與財務管理相關的制度，使企業整體達到規范、高效。

其次，重視專業人才。專業素質過硬、責任心強的專業人才，可以在精神、態度、方法、專業等多方面帶動財務管理信息化建設的快速發展。因此，企業引進人才時要設置專業要求，考量清楚后才能入職，入職后企業要高度重視人才的妥善使用，避免因溝通不暢造成員工頻繁離職。實際工作中，專業的員工必須首先進行企業的全面了解，分析企業的優勢、劣勢等特點，與管理者深入交流，明確企業目標和管理需求后出具書面報告。書面報告通過管理者審核后，專業員工要編制財務管理信息化的建設的實施計劃，通過審批后有步驟的落實。在專業員工的工作過程中，企業要通過各種方法如監督考核、薪酬獎勵等激勵專業的人才最大限度發揮自己的價值，并通過“導師帶徒”等方式讓專業人才帶動整個團隊，提高企業所有財務人員的專業素質，形成攻堅克難、為企業奉獻的優良企業文化。

再次，尋找適合自己的系統。不盲目投入、重復建設，也不局限于小問題的解決，在實踐中不斷創新，如改善財務報告數據的形式，在信息系統中增加非財務信息披露的版塊，這樣既可以全面、真實反映企業經營情況，又可以防止相關人員肆意操縱財務信息，為領導正確決策提供依據。但信息的披露要在政府出臺的會計準則制度的規范下進行，并在系統中設置各級別相應的權限。

專門建立資金管理信息系統版塊，使管理者隨時掌握企業資金狀況，合理配置企業資金，提高資金使用效率，降低資金使用成本，提供企業效益。

為保證財務信息、業務信息的真實準確、及時完整，可以在信息系統中加入內審環節，設立獨立的、專門的審計部門參與日常審核和定期審計，并將審計結果書面記錄并納入員工績效考核。

建立合理的全面預算控制體系，因建筑企業經營過程中，政策變化、疫情等不可抗力、新投資項目、施工現場管理等不可控因素較多，即使考慮非常全面的預算，在執行中往往也會出現與預算不一致的情況，甚至造成財務部門和業務部門的摩擦。為了減少內耗，提高效率和效益，企業應該抓大放小，注重過程分析、結果影響和預算編制方法迭代，使預算體系真正為企業健康運行發揮正面效益。

建筑企業物資和勞務的管理是兩個重要板塊，建立供應商、勞務分包企業信息庫，甄別高品質合作伙伴，進行集中采購，可以有效降低試錯成本。同時使用ERP系統將物資采購、領用、庫存等數據信息及時錄入，并定期與預算中的施工進度數據匹配復核，可及時發現問題，及時制定、修正現場施工管理辦法。

在信息系統中進行各部門的合同會審以及合同執行過程動態管理，隨時關注合同的履約進度、變更、資金支付等情況，將施工過程中的合同風險、工程風險控制前置。

如最終能將OA系統、ERP系統等與財務系統打通，實現數據共享，并在實踐中不斷根據環境和企業發展變化優化調整，那財務管理信息化將對企業發展產生巨大的價值。

最后，加強安全防范措施。通過網絡安全技術、防火墻升級、內部數據加密等手段隔絕外部攻擊，保證辦公室電腦系統安全。根據企業的組織架構及職位權限劃分網絡數據的共享級別，防止數據大范圍泄露。簽訂保密協議、重要部門安裝攝像頭實時監控等，防止因系統問題導致信息外泄，同時防止因人的問題導致公司商業秘密的外泄。

五、結束語

建筑企業在國民經濟中占有重要地位，加強建筑企業財務管理信息化建設，是時代發展的必然趨勢，在激烈的市場競爭中，提高管理層的決策能力、防風險能力，保障企業健康、平穩的發展壯大，也依賴于一體化的財務管理信息，建筑企業的管理者應積極接受經濟發展和行業發展提出的新要求，充分認識到財務管理信息化建設的重要性，將財務管理信息化建設落到實處。雖然目前面臨著人才匱乏、系統安全等種種問題，但是隨著科技的發展，教育的進步、行業的變化以及人們觀念的轉變，這些問題都會逐一解決。