基本建設項目檔案管理工作的措施研究

杜偉坤

（廣東電網有限責任公司汕頭龍湖供電局，廣東 汕頭 515041）

0 引言

檔案管理工作是一項服務性的條件工作，對于事業單位來說，檔案信息包括全部門職能活動的珍貴記錄，而研究檔案的價值則在于可回查評估歷史工作狀況，同時也可以為日后開展工作提供一定的參考借鑒意義。近年來雖然各個事業單位在基建項目上投入的資金力度越來越大，建設活動的開展也越來越頻繁，但同生產業務相比，基本建設項目檔案管理還并未引起相應的重視，嚴重影響了基本項目建設的管理使用效益。

1 供電局基本建設項目檔案的內容與重要性

1.1 基本建設項目檔案管理的主要內容

對于供電局來說基本建設項目檔案管理工作的主要對象，是包括供電局的辦公樓、文化工程項目、服務工程項目、生產廠房、設備倉庫等在內的非生產性項目建設期間，形成的各類具有信息保存價值的文件文檔，例如項目的審批文件、施工合同、項目勘察報告、設計文件、施工圖紙以及驗收文件等[1]。除此以外，供電局單位在需要對已有基建項目進行改造擴建或維護時，形成的合同、文件、圖紙以及相關物料采購單據等，也應一并整理到對應項目的檔案文件中進行歸檔保存。

1.2 基本建設項目檔案的主要用途

（1）反映供電局單位基建項目的已建、在建與擬建狀況，為項目預算編制的統籌規劃提供信息依據。非生產性基建項目多數屬于配套性項目范疇，并不像生產性項目那樣具有短期迫切需求，而供電局作為國資委管理的央企單位，需要在經營中兼顧社會效益與經濟效益。因此通過基本建設項目檔案中合同報價、定額預算等信息，來權衡基建項目的建設效益，從而更合理地配置項目資金，避免因項目建設的時機或方案不合理。除此以外，部分基建工程項目檔案中會根據技術規范、設計參數、驗收情況等對基建項目工程使用壽命進行合理預測，而這些對于基建項目的后期維護管理來說有著至關重要的參考意義。

（2）保證基建項目實體工程的質量，以供電局的設備倉庫、辦公樓等配套性項目建設活動為例，此類建筑工程項目除了結構安全質量以外，還對建筑物的功能質量具有一定需求，例如建筑物的防水防滲性能、保溫隔熱性能或外觀性能等。而如今部分施工企業在承接施工項目后，往往通過在重要工序中“偷工減料”、用劣等材料“以此充好”等不當行徑謀取額外的商業利潤，給供電局基建項目工程的后期投用質量帶來嚴重的不利影響[2]。所以供電局在基建項目建設期間必須要妥善保管施工合同、設計圖紙等工程資料文件，督促施工單位如實履行工程質量責任，必要時還可作為供電局與施工企業糾紛維權的法律效益文件。

2 供電局基建項目檔案管理的主要問題

2.1 記錄載體手段與存儲介質過于單一

第一點問題在于檔案管理的硬件設施水平不高，如今多數供電局單位在進行基建項目檔案管理時，大多使用的還仍然是紙質打印文件，這種檔案管理環境下，不僅需要占用極大的空間用于當做檔案室、檔案館的辦公場地，且在提取檔案以及歸檔整理等操作環節中，極容易出現原始文件損壞丟失的問題。另一方面在基建項目檔案的信息記錄方面，也多為文字報表或文件，與之相比聲像檔案的管理環境條件則比較匱乏，導致在重要的基建項目施工、質量驗收環節，極容易因記錄反映內容不全導致檔案信息價值流失[3]。

2.2 檔案管理時效性不強

第二點問題在于冗余檔案數量過多，相比于主營生產業務來說，當前供電局對基建項目檔案管理的重視程度仍然不夠高，甚至多數單位在檔案管理上形成了錯誤的認識：即認為“館藏檔案數量越多，檔案價值就越高”。而從供電局基建項目檔案的管理實際來看，這些不同時期形成的檔案中不乏一些已經失去保存價值的文件資料。因此對館藏檔案重新進行鑒定時，就容易出現兩個方面問題：①無價值檔案的鑒定銷毀工作不及時，使檔案管理工作出現了冗余成本支出。②容易出現誤鑒，導致一些無法再生的有價值檔案被錯誤銷毀，出現檔案管理事故。

2.3 歸檔整編制度隨意性過大

第三點問題是內部檔案管理制度環境不嚴謹，供電局的基建項目大多需要數月甚至數年時間才能建設完工，期間自然會產生大量容易變動的記錄信息，例如項目分管責任人、施工隊伍、材料設備等，都會隨著項目計劃實施環節的變化而變化。但當前由于各地供電局還沒有形成統一的檔案整編口徑，因此歸檔整理的資料往往雜亂無章，不僅未能按照基建項目性質種類分綱分目的整理歸檔，且極容易因變動信息的記錄丟失，難以反映基建項目建設與投用的真實狀況。

2.4 檔案保密管理工作不到位

最后一點問題是檔案信息安全的問題，當前部分供電局在檔案保密管理工作上還存在一定的疏漏，例如檔案提取權限的審批工作未能達到內部全覆蓋，導致基建項目相關的檔案文件可以在內部被隨意傳閱、借閱，除此以外涉及保密檔案信息的本地計算器也沒有安裝任何安全防護軟件，導致供電局檔案在管理過程中極容易出現信息外泄的問題。以基建項目的招投標為例，無論是施工企業還是建設材料、施工物料的供貨商選擇，都需要在規范化的投標市場中進行，同時相關招標文件也應當被作為重要的基建項目檔案文件進行留存，以確保與基建項目相關的市場競爭活動更加公開透明。但若是已獲取的招標文件的潛在投標人、數量或其他信息外泄，就容易使外部其他投資人互相串通投標來哄抬招投標價格，導致供電局實際建設支出被大幅度拉高，給供電局單位帶來額外的經濟損失。

3 提高供電局基建項目檔案管理能效的對策措施

3.1 加快信息化檔案室的建設力度

首先應當配齊信息化檔案管理的設施條件，例如可以在市面上的互聯網技術公司專門針對供電局檔案管理特點，定制軟件技術服務以及配套的硬件設備。可以參考一些社會企業在檔案管理工作上的做法，采用“互聯網+云技術”的檔案管理軟件，此類技術產品既可以自成體系，用于基建項目檔案的專項管理，也可以與單位OA辦公自動化或MIS信息管理系統，系統架構如圖1所示，進行數據對接，形成完整的信息化網絡管理平臺。借助外部接口連接的掃描儀等設備條件下，短短數秒就能夠將紙質文件轉化為本地數字檔案成果，且可以在系統中為不同本地管理員分配不同的管理權限，避免本地記錄檔案信息被隨意篡改更換。

圖1 MIS信息管理系統架構

其次是要拓寬聲像檔案的應用渠道，在文字信息描述無法直觀反映基本建設項目情況時，或者需要對檔案記錄信息的真實性進行考察驗證時，就可以在現場通過拍攝、錄音等方式形成多媒體檔案文件，再一并錄入本地計算機的電子檔案庫中。相比于文字檔案來說，聲像檔案的信息更加翔實，容載信息量更大且后期修改難度極大。因此在供電局基建項目檔案管理工作中應用聲像檔案，既可以確保檔案信息的記錄質量，又可以顯著提高檔案記錄、歸檔與提取的管理工作效率。

3.2 區分檔案保管期限，定期做好檔案銷毀工作

解決供電局檔案數量與檔案“庫存量”之間的矛盾問題，就需要定期做好檔案銷毀工作。可以參考《城鄉建設檔案保管期限暫行規定》，可將現館藏檔案按照實際考察利用價值劃分為以下兩類。

第一類是永久保存期限，部分基建項目工程不僅要滿足日常辦公生產的配套場地需求，且在城鄉規劃管理、科學技術或歷史研究等方面具有長久考察價值的檔案文件[4]。例如供電局自籌資金建設的政治文化館、供外部觀摩學習的技術展廳等基建項目建設使用過程形成的檔案資料，除此以外凡是中外合資建設性質的基建項目檔案，也應列入永久保存期限類檔案中。

第二類是長期與短期保管期限，在一定時期內具有考察利用價值的檔案文件，檔案歸檔期限分為10年、30年、短期保管期限為10年以下。此類檔案多為供電局辦公樓、倉庫、生產車間等生產辦公場所的工程竣工檔案。被劃分至短期保管期限的工程檔案，應當隨著實體基建項目工程的拆除而一同進行銷毀。除此以外，部分經過鑒定合格的物料采購單據、經定額單價套用審查無虛報項的工程預算編制文件等不具備長期考察價值的文件，可以在工程項目竣工投產期間，在本地數字檔案介質上進行備份轉存后，再進行集中銷毀。

3.3 制定完善的檔案歸檔整編制度，提高檔案管理規范性

首先要保證檔案生成信息的完整性，例如在基建項目工程進行竣工驗收結算時，相關負責人應當第一時間檢查竣工上報的文件手續是否齊全；竣工圖紙的編制規格是否與要求一致，圖紙標注信息是否與實體工程細節相符；檢驗報告上監理單位、勘察單位、環保部門、消防部門等多方部門負責人簽字是否缺漏。避免檔案信息記錄不全而給項目后期技改、擴建與維護工作埋下隱患。

其次是做好基建項目建設期間的變動信息記錄，可以委托基建項目的監理單位按照工程開展的時間順序積累收集相關的文件資料，定期與監理檔案一并提交給供電局的檔案部門。同時另一方面還應做好檔案文件的審查核對工作，要求檔案記錄的時間節點與建設進度保持一致。例如在組織已完工段的驗收工作時，為了避免相關質量文件因“補登記”出現信息失真，需要將所有上報檔案資料進行筆跡核查，以確保試驗人員、場地、時間、試驗數據等檔案信息的記錄真實性。

3.4 完善保密安全制度，強化安全防護技術水平

（1）要完善基建項目檔案的保密安全制度，應當定期在內部組織開展保密安全教育培訓，明確檔案泄密的危害性。在此基礎上嚴格制定涉密檔案的安全管理制度，例如規定凡涉密類的基建項目檔案文件，在提取調用時必須提交由閱檔人所在部門分管負責人簽字的申請函，經過檔案部門核實檔案資料的用途與去向后，方可批準借閱。在檔案提取時，閱檔人還應簽署保密安全責任書，一旦出現檔案泄密可以第一時間追溯到相關責任人[5]。

（2）加大保密安全技術方面的資金投入力度，圖2為一種基于網閘的內外網對接組網策略，可以在本地涉密計算機中加設網關、網閘、防火墻等軟件硬件設施，做好供電局本地網與公網之間的數據隔離。同時還要在計算機上安裝安全防護軟件，避免外部的攻擊指令、木馬病毒導致本地檔案信息失竊。除此以外，還可以在存放基建項目檔案的計算機上安裝行為監測軟件，避免內部人員通過公用計算機泄漏檔案信息。

圖2 基于網閘的供電局內外網安全對接設計

4 結語

綜上所述，基本建設項目檔案管理是事業單位日常管理活動中的重要環節，它的主要管理對象是非生產辦公設施以及場所的新建、維護，是事業單位管理公有資產建設工程項目的最終信息依據。因此需要應用信息化的檔案管理技術、定期銷毀冗余無用檔案、完善檔案規范性管理制度、提高安全保密意識，才能切實提高檔案管理工作的規范性與實際成效，確保供電局單位的生產辦公效率得到提升。