高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)開發(fā)分析與設(shè)計(jì)

劉 琳，張 霞，李鐘慧，王林娟

（太原科技大學(xué)檔案館，山西 太原 030024）

近年來隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各行各業(yè)迎來了全新變革。高校檔案館也不例外，檔案信息化已成為現(xiàn)階段檔案館的主要工作方向。檔案信息化不僅促進(jìn)了檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理，還可以提供更方便、更快捷檔案服務(wù)。為了跟上檔案信息化的步伐，基于校“博達(dá)站群管理”平臺，開發(fā)設(shè)計(jì)出符合檔案館實(shí)際工作需要的“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”，方便檔案管理人員、輔導(dǎo)員和廣大畢業(yè)生使用。

“博達(dá)站群管理平臺”本身屬于開放系統(tǒng)，能很好地搭載其他系統(tǒng)模塊，與“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”形成無縫對接。為了更加符合實(shí)際需要，方便使用，建立“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”的開發(fā)過程中，對系統(tǒng)必要的分析是至關(guān)重要不可或缺的。

1 高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)分析

前期必要的系統(tǒng)分析,對于一個(gè)信息系統(tǒng)的開發(fā)是積基樹本的重要環(huán)節(jié)。通過對信息系統(tǒng)的分析,能夠事半功倍的對所開發(fā)系統(tǒng)形成一個(gè)清晰的指導(dǎo)思路,即解決做什么的問題，這樣才能通過設(shè)計(jì)達(dá)到良好的運(yùn)行效果。

1.1 系統(tǒng)需求分析

高校畢業(yè)生檔案是指高等學(xué)校畢業(yè)學(xué)生的個(gè)人檔案，其中包含學(xué)前檔案：高中的學(xué)籍檔案，普通高等學(xué)校招生考生報(bào)名登記表、體格檢查確認(rèn)表、考生志愿表、黨團(tuán)材料。在校檔案包含：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)年鑒定表、學(xué)業(yè)成績單、資格審查表、高校畢業(yè)生登記表、黨團(tuán)組織材料、獎(jiǎng)懲記錄等一系列材料。由于畢業(yè)生檔案功能的特殊性，檔案的形式始終沒有發(fā)生變化，依舊以紙質(zhì)檔案為主，是一份以文字記載、表格形式記錄的反映學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)各方面表現(xiàn)的歷史記錄[1]。畢業(yè)生檔案有原始性、記錄性特征，具有重要的參考價(jià)值，也是未來形成人事檔案的基礎(chǔ)。根據(jù)“人隨檔走”的原則，學(xué)生從高校畢業(yè)時(shí)，學(xué)校要根據(jù)畢業(yè)生的去向?qū)n案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。

高校畢業(yè)生離校后，或就業(yè)工作，或升學(xué)深造，走向不同的社會崗位。檔案直接關(guān)系到畢業(yè)生日后的升學(xué)、就業(yè)、升遷、職稱評定、婚育證明、轉(zhuǎn)正定級、政審、各類社會保險(xiǎn)繳納，離退休辦理，以及各類證明的開具，這些都需要檔案來提供信息憑證。例如：公司派遣員工出國深造，如若員工檔案缺失，那么出國政審就無法審批通過。亦或員工需要辦理社會保險(xiǎn)，如若檔案缺失，那么養(yǎng)老保險(xiǎn)工齡年限的確認(rèn)就非常困難。總之，畢業(yè)生檔案是不可或缺的，沒有檔案，畢業(yè)生的一些個(gè)人權(quán)益得不到保障，很大程度上影響個(gè)人發(fā)展，職業(yè)規(guī)劃。檔案的重要性不容小覷，因此將檔案安全、準(zhǔn)確、及時(shí)地轉(zhuǎn)遞到位，畢業(yè)生隨時(shí)掌握自己檔案的轉(zhuǎn)遞動(dòng)態(tài)和轉(zhuǎn)遞信息就很有必要。

高校畢業(yè)生檔案如此重要，但由于畢業(yè)時(shí)學(xué)生被諸多事物煩擾，且畢業(yè)后檔案轉(zhuǎn)遞情況多樣化，因人而異，接收單位并不統(tǒng)一，加上部分畢業(yè)生對自己檔案重視程度不夠，導(dǎo)致很多畢業(yè)生對自己檔案的去向不清楚、不掌握[2]。因此，有些畢業(yè)生離校多年后，在職稱、晉升等個(gè)人發(fā)展需要時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案不知所蹤，才被動(dòng)來查詢檔案去向。查詢時(shí)，大部分畢業(yè)生都是通過電話咨詢或者親自到學(xué)校檔案管理部門現(xiàn)場查詢，這種不斷的重復(fù)，不僅消耗了檔案管理人員大量的時(shí)間和精力，而且也給畢業(yè)生增加了不必要的經(jīng)濟(jì)和時(shí)間上的負(fù)擔(dān)。這樣的人工查詢，一對一接待，不但使得學(xué)生檔案管理工作重復(fù)在最基本的環(huán)節(jié)，也使得管理人員工作量倍增，很難騰出時(shí)間、精力實(shí)現(xiàn)檔案高水平的服務(wù)和高效優(yōu)質(zhì)的管理。高校急需一種便捷的畢業(yè)生檔案查詢管理辦法。

2015年，教育部辦公廳、人力資源社會保障部辦公廳、國家郵政辦公室共同下發(fā)了《關(guān)于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞有關(guān)事項(xiàng)的通知》〔教學(xué)廳函{2015}39號文〕提出：大學(xué)生檔案不屬于國家秘密載體，也不屬于郵政機(jī)要通信的轉(zhuǎn)遞范圍，機(jī)要通道停止接收和投遞各類大學(xué)生檔案，并提出“畢業(yè)生檔案可采用‘郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞’形式轉(zhuǎn)遞”，除涉密高校、涉密專業(yè)和到涉密單位就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案外，其他畢業(yè)生檔案都可以通過“郵政EMS 標(biāo)準(zhǔn)快遞方式轉(zhuǎn)遞”[3]。根據(jù)文件規(guī)定我校開始換用“高校學(xué)生檔案專用EMS全球郵政特快專遞”形式轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案，結(jié)束了沿用63年的機(jī)要形式，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞進(jìn)入了“EMS”時(shí)代。郵政EMS物流信息的及時(shí)性、公開性，為快速、便捷、安全、準(zhǔn)確地做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作提供了有力的保障。畢業(yè)生可以通過物流信息對個(gè)人檔案轉(zhuǎn)遞情況實(shí)時(shí)追蹤，為“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”的即時(shí)查詢，奠定了信息基礎(chǔ)。

最終系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)，在“博達(dá)站群管理”平臺支持的檔案館主網(wǎng)頁上，設(shè)計(jì)一個(gè)操作簡單、查詢準(zhǔn)確、方便快捷的“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”。既方便了廣大畢業(yè)生對個(gè)人檔案轉(zhuǎn)遞信息的掌握，便于輔導(dǎo)員對畢業(yè)生檔案的追蹤，也有利于檔案管理人員對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息的精準(zhǔn)管理和同步匯總與統(tǒng)計(jì)。

1.2 系統(tǒng)功能分析

“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”定位于，在檔案館主網(wǎng)頁上對畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞信息，進(jìn)行在線登記、發(fā)布管理與檔案轉(zhuǎn)遞信息查詢，方便檔案管理人員管理，同時(shí)畢業(yè)生對個(gè)人的檔案的轉(zhuǎn)遞信息可以不受地域限制遠(yuǎn)程查詢。因此，檔案查詢系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的功能主要有：檔案管理人員能及時(shí)更新畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)；輔導(dǎo)員能對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息進(jìn)行追蹤；畢業(yè)生對自己檔案轉(zhuǎn)遞信息方便快捷地進(jìn)行查詢。這一查詢系統(tǒng)的建立不需太復(fù)雜的程序設(shè)計(jì)，可以按照普通信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)程序建立，不需要專門的程序設(shè)計(jì)人員，在“博達(dá)站群管理”平臺上建立一個(gè)單獨(dú)的模塊連接在檔案館主頁上即可。此外，系統(tǒng)不需要重新設(shè)立服務(wù)器，不產(chǎn)生大量的經(jīng)費(fèi)，故而成本較低，簡單易實(shí)現(xiàn)。

（1）用戶需求

系統(tǒng)是針對高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息的查詢，服務(wù)對象是已畢業(yè)的學(xué)生，為學(xué)生提供便利服務(wù)的同時(shí)也需要兼顧到檔案管理部門的需求。因此用戶主要包括系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)用戶、輔導(dǎo)員和高校畢業(yè)生，主要提供檔案轉(zhuǎn)遞信息的管理與查詢服務(wù)。

實(shí)現(xiàn)的具體功能如下：

系統(tǒng)管理員——系統(tǒng)權(quán)限和系統(tǒng)用戶管理者。系統(tǒng)管理員具有系統(tǒng)所有功能的權(quán)限，包括畢業(yè)生檔案信息管理、統(tǒng)計(jì)管理、日志管理、系統(tǒng)用戶管理和數(shù)據(jù)管理等。例如，設(shè)定查詢統(tǒng)計(jì)條件，管理修改日志和刪除日志，數(shù)據(jù)庫的備份和刪除。同時(shí)負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶的增加、修改或刪除，設(shè)定權(quán)限限制不同用戶對系統(tǒng)的使用。

系統(tǒng)用戶——畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理者。主要是對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息進(jìn)行添加、修改、刪除、批量導(dǎo)入、導(dǎo)出等操作，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。并能夠通過系統(tǒng)快捷地對檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，如升學(xué)、國企就業(yè)等信息匯總統(tǒng)計(jì)。

畢業(yè)生——系統(tǒng)查詢功能主要使用者。進(jìn)行檔案接收單位、接收地址、檔案收件人信息及檔案EMS快遞單號等信息的查詢，系統(tǒng)將畢業(yè)生查詢級別設(shè)置為游客級，不需注冊，登錄系統(tǒng)，游客身份就直接可以進(jìn)行查詢，節(jié)約了時(shí)間也減輕了服務(wù)器的壓力。

輔導(dǎo)員——系統(tǒng)查詢功能使用者。系統(tǒng)將輔導(dǎo)員查詢級別設(shè)置為注冊用戶，進(jìn)入賬戶，負(fù)責(zé)班級內(nèi)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞信息整體呈現(xiàn)出來，方便對畢業(yè)生檔案追蹤，實(shí)時(shí)掌握檔案動(dòng)態(tài)。

以上是用戶對系統(tǒng)的基本功能要求。此外用戶還要求系統(tǒng)的效率高，查詢速度快，具有較小的冗余，易于維護(hù)，具有較高的數(shù)據(jù)安全性。因此，為了保證系統(tǒng)中最重要數(shù)據(jù)信息的安全，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期的手動(dòng)或者定時(shí)自動(dòng)備份。以防備在出現(xiàn)軟件、硬件故障，或是受到網(wǎng)絡(luò)攻擊時(shí)數(shù)據(jù)庫被破壞。丟失的數(shù)據(jù)可以第一時(shí)間通過備份及時(shí)恢復(fù)[4]。同時(shí)依托“博達(dá)站群管理”平臺功能強(qiáng)大的“防火墻”，防止非法用戶、網(wǎng)絡(luò)“黑客”的入侵，增加“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”安全性。

（2）一級數(shù)據(jù)流程圖如圖1所示。

圖1 一級數(shù)據(jù)流程圖

1.3 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)分析

高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)全部來自于學(xué)生檔案管理人員對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息的詳細(xì)記錄。具體的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括：派遣證編號、學(xué)號、姓名、班級、檔案EMS快遞單號、單位名稱、檔案轉(zhuǎn)發(fā)詳細(xì)地址、轉(zhuǎn)遞日期。這樣畢業(yè)生在查詢時(shí)就可以清楚地查詢到個(gè)人檔案的詳細(xì)轉(zhuǎn)遞情況。

2 高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段的任務(wù)是根據(jù)系統(tǒng)分析的邏輯模型提出一個(gè)物理模型，即解決如何做的問題。根據(jù)上述用戶需求，系統(tǒng)功能主要分為前臺檔案查詢模塊和后臺檔案轉(zhuǎn)遞信息管理模塊兩部分。前臺檔案查詢模塊包括畢業(yè)生查詢條件輸入和查詢結(jié)果展示。后臺檔案管理模塊包括數(shù)據(jù)表管理、統(tǒng)計(jì)、打印等。在此重點(diǎn)描述設(shè)計(jì)過程中的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和人機(jī)界面設(shè)計(jì)。

2.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

根據(jù)系統(tǒng)需要，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢系統(tǒng)主要基于B/S 結(jié)構(gòu)，即：Browser/Server，瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，只安裝維護(hù)一個(gè)服務(wù)器（Server），而客戶端采用瀏覽器（Browser）運(yùn)行，該模式將系統(tǒng)功能的核心部分開發(fā)和維護(hù)都集中在服務(wù)器端，維護(hù)和升級方式簡單，用戶打開檔案館主網(wǎng)頁就可以隨時(shí)隨地訪問，使用范圍廣，且靈活方便，并且兼容性強(qiáng)，開發(fā)及維護(hù)成本低。并且有較高的安全性和良好的性能，可以很大程度上提高系統(tǒng)的訪問速度[5-6]。

2.2 數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)

為保護(hù)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息的安全性、隱私性，防止惡意查詢，系統(tǒng)采用了雙查詢條件的設(shè)置。檔案查詢需同時(shí)輸入正確的畢業(yè)生“姓名”和“學(xué)號”，點(diǎn)擊查詢按鈕，可以查詢到對應(yīng)的學(xué)生個(gè)人檔案轉(zhuǎn)遞信息，如果“姓名”和“學(xué)號”輸入錯(cuò)誤，系統(tǒng)會對應(yīng)提示“請核查姓名/學(xué)號”，采用這樣的設(shè)置既有一定的安全性保證，查詢者要知道準(zhǔn)確信息才能進(jìn)行查詢，在一定程度上保護(hù)了畢業(yè)生個(gè)人隱私，同時(shí)雙查詢條件可以避免因?yàn)橹孛麕淼男畔⑻崛″e(cuò)誤。這樣的設(shè)置也不會使系統(tǒng)查詢過于復(fù)雜，降低系統(tǒng)的可操作性。

檔案查詢系統(tǒng)中所利用的數(shù)據(jù)，全部來源于學(xué)生檔案管理人員轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案的日常記錄和畢業(yè)季的集中轉(zhuǎn)遞記錄。檔案轉(zhuǎn)遞信息在日常工作時(shí)已經(jīng)生EXCEL電子表格，設(shè)定好Excel 數(shù)據(jù)表中的字段名，按照一定的順序排列。就可以將每年的畢業(yè)生檔案信息批量導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫形成數(shù)據(jù)，具體的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)圖

2.3 人機(jī)界面設(shè)計(jì)

人機(jī)界面設(shè)計(jì)是該系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的另一項(xiàng)重要內(nèi)容。好的人機(jī)界面能夠讓用戶使用系統(tǒng)時(shí)有更好的體驗(yàn)。“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”人機(jī)界面設(shè)計(jì)要求簡潔、平衡、風(fēng)格統(tǒng)一，系統(tǒng)的人機(jī)界面分為查詢界面和管理界面兩個(gè)部分。

系統(tǒng)人機(jī)界面設(shè)計(jì)具有親和力，界面友好，使用方便。從視覺傳達(dá)角度（圖3—圖4）：系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)達(dá)到視覺平衡，不堆積，總體覆蓋率不超過屏幕的40%，查詢內(nèi)容集中在查詢頁面中央視覺黃金分割位置，保證信息的清晰和全面。從設(shè)計(jì)心理角度（圖3）：頁眉以檔案館所在的圖書館大樓和校門為背景，查詢中給畢業(yè)生帶來母校的記憶。顏色為多層次的綠色，給人不急不躁的心理暗示，彌補(bǔ)校服務(wù)器遠(yuǎn)端響應(yīng)延遲的缺陷。從人機(jī)界面角度，查詢窗口（圖3），設(shè)計(jì)為填寫框，輸入“姓名”和“學(xué)號”信息，點(diǎn)擊查詢即可進(jìn)入（圖4）查詢結(jié)果界面，看到具體的檔案轉(zhuǎn)遞信息。查詢框簡潔明了，信息輸出明顯，有利于視覺讀取。管理界面以操作簡潔、方便為準(zhǔn)。可視性，按鈕化的操作界面，字體、按鈕顏色與界面保持一致，

圖3 查詢窗口

圖4 查詢結(jié)果界面

3 結(jié)語

一個(gè)好的信息查詢系統(tǒng)在建立過程中，要有清晰的設(shè)計(jì)思路和結(jié)構(gòu)，滿足用戶對于信息查詢的需要。高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)設(shè)計(jì)合理，操作簡單，運(yùn)行方便，界面友善，符合人機(jī)。目前系統(tǒng)已經(jīng)投入使用，在檔案館主網(wǎng)頁掛網(wǎng)運(yùn)行效果良好。此系統(tǒng)方便了畢業(yè)生對檔案轉(zhuǎn)遞情況的掌握，改變了畢業(yè)生檔案查詢的原始工作方式，提高了工作效率。在畢業(yè)生檔案查詢方面發(fā)揮積極作用，更好地為檔案管理人員、輔導(dǎo)員和廣大畢業(yè)生服務(wù)。通過顏色劃分出編輯區(qū)和信息錄入?yún)^(qū)，更有利于檔案管理人員的操作，提高工作效率。