信息化系統助力企業研發費用管理

王永平 中國重汽集團國際有限公司

引言

研發費用管理是企業財務管理中重要的組成部分，是企業研發費用分析、高新技術企業認定、研發費用加計扣除的基礎。隨著企業市場競爭的加劇，新產品研發是企業保持科技創新競爭力的必要手段，研發費用管理成為了企業不可忽視的一部門。不斷進步的信息化技術與手段為研發費用管理提供了重要支持，不僅提升了研發費用核算的準確性，而且規避了研發費用管理的會計審計風險和研發費用加計扣除的稅務審查風險。因此，不斷優化企業研發費用管理系統，提高自身研發費用信息化管理水平，已經成為企業在新時期面臨的重要任務。

一、企業研發費用信息化實施的意義

(一)提高研發費用核算的精準度

企業在研發活動產生的費用，目前歸集的口徑有三種，一是會計核算口徑，二是高新技術企業認定口徑，三是稅法加計扣除規定口徑。三種研發費用的歸集口徑存在一定差異，會計核算是企業研發活動產生的相關費用均可歸集；高新技術企業認定的研發費用主要側重于是否符合高新技術企業認定，對人工費用、其他費用等存在限制；是研發費用加計扣除口徑的研發費用，主要目的是細化哪些研發費用可以享受加計扣除，扣除的研發費用范圍采取的是正列舉方式。針對企業研發費用核算的關注點不同，研發費用核算信息化系統可以通過邏輯控制，自主定義研發費用核算范圍。例如，在財務核算系統中通過內部訂單的形式或者憑證輔助核算的方式實現研發費用的分別核算。研發費用核算系統可根據用戶需求，依靠系統識別不同研發費用歸集的口徑，導出自定義管理報表，滿足企業高企認證、研發費用管理和研發費用加計扣除等個性化需求。

(二)研發費用項目制精細化管理

通過研發費用信息化管理系統打破業務、財務管理系統的壁壘，實現業財一體化管理目標。通過信息化管理系統，進行研發費用項目管理，可以實現研發項目預算管理、研發成本分析，研發項目投入產出分析等研發費用項目制的精細化管理。以研發項目為主線，打通研發成本數據的信息孤島，實現研發項目從預算編制、預算控制到成本費用歸集的精細化管理，達到研發成本業財一體化管理的目標。研發項目業務管理系統實現研發項目過程文件電子化檔案管理，實現項目資料一鍵導出，以備稅務局備查。研發費用財務核算系統中通過內部訂單的形式或者憑證輔助核算的方式實現研發費用的分別核算，單獨在財務賬套的基礎上，建立研發費用輔助賬，以備稅務局備查。

(三)規避研發加計扣除風險、提高研發加計扣除效率

研發費用加計扣除政策給企業帶來了巨大的稅收優惠，同時對企業的研發費用歸集和申報進行了要求。企業在進行研發費用的歸集、申報資料的備查準備中存在風險，針對研發費用加計扣除的風險，研發費用管理信息化系統在科目設置、科目分類、研發項目管理、申報資料電子檔案化等方面，采取各種信息化手段，解決研發費用科目核算定義模糊、研發活動定義不準確、研發項目過程管理等存在的問題，規避了研發費用加計扣除的風險。根據研發費用加計扣除的相關規定、在研發費用信息化管理系統中，對享受加計扣除的研發費用，需要按不同的研發項目分別設置研發項目輔助賬，歸集核算稅法規定可加計扣除的各項研發相關實際費用發生額。每年研發費用加計扣除前，企業可將各種研發費用輔助賬、研發項目過程文件等加計扣除申報資料在研發費用管理信息化系統中導出，減少了資料整理資料時間，提高了研發加計扣除的效率。

(四)提高研發費用管理水平

研發費用管理是企業財務管理的重要組成部分，更是企業研發費用加計扣除和高新技術企業認定的基礎。完善的研發費用管理信息化系統，提高了研發費用核算的準確性，滿足了研發費用核算的個性化管理。信息化系統提高了研發管理業務系統和財務系統的融合水平，業財融合讓研發費用管理從業務發生的起點就進行了標準化、系統化的梳理。信息化系統的應用，為研發費用的預算控制、預實分析、投入產出分析提供了準確可靠的數據，對于指導企業進行研發活動決策有著重要作用。建立和完善的研發費用管理信息化系統，對研發項目的信息收集、整理、分析、加計扣除，發揮著舉足輕重的作用。

二、企業研發費用信息化管理的現狀

(一)財務管理缺乏信息化管理的意識

雖然當前企業的財務管理信息化建設取得了不小的進步，但是對于單獨模塊的信息化建設沒有引起足夠的重視。企業無論是業務管理者還是財務管理者對于企業研發費用管理信息化建設重視程度遠遠不夠，缺少業財一體化的戰略目標。普通財務管理人員往往停留在處理財務梳理整理表格的重復性工作中，缺少向信息化系統要數據、要分析的意識。財務管理不能深入挖掘研發費用管理數據，不能提供對企業戰略決策有意義、有價值的數據和分析。企業在進行信息化建設時，缺乏對研發業務的了解，致使研發費用管理系統在建設中沒有發揮應有的作用。同時，研發費用管理的信息化建設需要財務管理信息化管理的復合型人才，同時具備研發費用管理和信息化管理的能力，在信息化建設的過程中，從財務管理和信息化管理兩方面的角度聚焦研發費用財務管理。

(二)研發費用管理流程不順暢

企業研發活動對企業的發展發揮至關重要的作用，企業不斷加大研發的人員投入、資金投入，但很多企業特別是中小企業往往忽視了研發費用的管理，重研發輕管理情況尤為嚴重。企業沒有將研發費用管理進行單獨歸口管理，從研發項目的立項，研發項目的評審、研發業務預算的編制和調整、研發費用審核、研發費用的核算統計、研發的加計扣除申報以及相關政府補助的申報等環節沒有統一的管理安排。研發項目預算的編制、調整和審核沒有歸口管理部門進行審核。研發費用的核算，企業存在多個研發項目同時進行，研發費用的歸集混亂，無法準確地將費用歸集到具體研發項目。公共發生的研發支出，需要進行分攤歸集整理，企業沒有科學合理的研發費用分攤規則，沒有對研發活動進行詳實的記錄。企業整個研發費用管理流程，缺少歸口部門進行過程管理，研發費用加計扣除時的備查資料不夠完善，存在加計扣除稅務風險。

(三)研發費用信息化系統建設滯后

現代企業對于企業的信息化建設有了較大的投入和支持，企業財務信息化建設具備了基礎的財務核算功能。但是研發費用的財務管理僅僅依靠現有的財務系統遠遠無法滿足企業研發費用管理的要求。研發費用的管理區別于其他會計核算模塊的管理，有著其特殊核算的要求和加計扣除的特殊規定。沒有一套完備的研發費用財務管理信息化系統，無法實現研發費用的精細化管理，也給后續的研發費用加計扣除申報工作和高新技術企業認定埋下了隱患。

(四)信息化建設無法滿足業財融合的要求

企業在研發費用管理時，業務和財務往往只關注各自層面的管理，忽視了業財融合的原則，研發費用管理在財務信息化系統和研發業務信息化系統連同機制不完全，數據傳輸不統一、導致產生研發財務信息孤島。研發業務和財務的統計維度、數據標準和費用核算標準不統一，無法按照研發項目的維度進行業務財務管理。整個企業的數據無法達到統一與共享的目的，從而企業管理層無法在研發管理的過程中發現問題、做出判斷，甚至無法有效防范和控制研發費用管理風險。建設初期未考慮系統之間的打通和聯系，導致很多信息化系統沒有發揮出應有的管理作用，無法滿足企業業財融合的要求。

三、企業提升研發費用管理水平的信息化手段

(一)研發費用管理流程再造

財務信息化建設不僅僅是滿足財務核算要求的問題，更是為了滿足企業全面管理的需求，是梳理企業管理流程，進行流程標準化的過程。企業研發費用的信息化建設，必須從研發項目立項管理流程出發，梳理研發費用預算管理流程、研發項目過程開發管理流程，研發項目結項管理流程、研發費用核算管理流程等全系統流程。對研發費用管理流程進行再造，提高研發費用管理效率和水平。以研發業務為導向，對企業現有的流程進行梳理和再造，建立新的完善的研發費用管理流程。要做到研發費用管理的集中式管理，必須成立研發費用管理的歸口管理部門，從研發項目立項、評審、預算編制、預算控制、過程管理、結項管理的研發項目全生命周期進行管理。將工作流程標準化，并將其嵌套到研發費用管理系統中去，固化為信息化系統中的工作節點。

(二)提升研發費用管理業財融合水平

研發費用的管理不僅僅是財務核算的需求，業務端的研發項目管理需求也是企業研發管理的重要組成。搭建研發費用管理信息系統的初期，企業必須研發項目管理小組，小組成員必須包括財務人員、業務人員和科研人員。管理小組需要充分調研研發業務端需求和財務端需求，通過系統接口的實施，以研發項目令為主線，打通研發成本數據的信息孤島，實現研發業務和財務的項目信息共享，提升研發項目成本費用歸集及分析的效率。實現研發項目從預算編制、預算控制到成本費用歸集的精細化管理，達到研發成本業財一體化管理的目標。

(三)加快研發費用信息化建設

在開展研發費用信息化管理的過程中，企業必須要制定統一的管理體系，依托信息化平臺與技術手段強化打造適合企業自身的研發費用信息化管理系統。首先，在進行信息化系統設計的過程中，必須要以研發項目未主線，同時根據企業的研發費用管理的需求，完善規劃設計藍圖，進行企業的個性化需求確認，滿足企業研發費用管理的要求，如圖1所示；其次，在系統搭建過程中，企業必須將自身的研發戰略規劃以及目標融入其中，從研發業務系統出發，結合財務管理需求從戰略高度進行規劃設計；再次，企業必須盡快完善研發費用管理信息化系統，進行企業研發費用管理流程的標準化、系統化再造；最后，企業必須打通各個系統之間的壁壘，解決研發費用信息化管理的孤島問題，實現研發費用管理的信息傳遞和資源共享，提升研發費用管理的信息化管理水平。

圖1 研發費用管理信息化建設規劃圖

(四)科學高效應用信息化系統

企業在規劃研發費用信息化系統時，要充分利用信息化系統和大數據分析平臺做好研發費的數據統計和數據分析。研發項目管理是研發費用管理的最終目標，信息化系統要能夠輸出研發費用項目管理的預實分析表、投入產出表、決算分析表。企業研發費用管過程中，通過打造完善的研發費用管理信息化系統，需要充分利用信息化平臺，深挖基礎研發費用數據，出具研發費用分統計報告。大數據分析平臺將為企業提供研發費用數據統計分析報表，為研發戰略決策提供數據支撐，將數據變成有效信息、幫助企業把數據信息變成戰略決策，精準分析研發方向，為企業研發費用管理提供助力，增加企業的科技創新競爭優勢。

四、結語

伴隨著市場競爭的日益激烈，企業逐漸意識到了財務管理信息化建設的重要性，紛紛借助信息化技術與方法對財務管理與業務管理進行革新。但從目前來看，很多企業僅僅關注了企業財務核算的基本功能，對于研發費用管理這類單獨的模塊，依然處于起步階段或者沒有進行信息化建設。研發費用財務管理作為企業發展和節稅增效的重要工作，必須給予更大的關注和資金支持。較低的研發費用信息化管理水平，不僅對企業的研發費用核算沒有幫助，還會在研發費用加計扣除方面存在風險。因此，企業必須結合自身研發業務和財務的情況，加強對研發費用管理信息化系統的研究和應用，不斷對信息化系統進行迭代，這樣才能幫助企業快速提升研發費用管理水平，為企業研發管理提高助力，從而更好地迎接市場的挑戰。■