集團企業全面預算管理信息系統設計研究

顧春麗（嘉興市現代服務業發展投資集團有限公司 浙江 嘉興 314000）

一、引言

集團企業具有治理結構復雜、業務規模大、經營多元化等特點，對預算管理提出了更高的要求。相關研究和實踐表明，在信息時代，企業應結合自身實際情況構建全面的預算管理信息系統，以提高信息利用率、提升管理效率和質量。

全面預算管理是預算管理的升級，是指以預算為主線，對企業各部門的財務資源、非財務資源進行分配、控制和考核，從而合理組織生產經營活動，以完成預期經營目標。對集團企業而言，面對激烈的市場競爭，機遇和挑戰并存，及時把握信息是駕馭市場的關鍵。實施全面預算管理信息系統設計，能提高戰略管理能力，提高監控考核的有效性；有助于企業資源合理配置，增強經營風險防控能力；有助于達到降本增收的效果，助力企業根據市場變化做出快速反應。可見，全面預算管理信息系統，是實現企業內部控制水平提升、為企業發展保駕護航的重要手段。因此，本文結合全面預算管理信息系統設計和實現進行了簡要探討。

二、集團企業全面預算管理信息系統設計的重要作用

集團企業業務復雜，組織層級多。在預算編制和實施過程中，因部門信息不對稱、內控力度不足、理解和執行不準確等，會影響集團全面預算管理目標的實現。基于此，集團企業進行信息整合，對全面預算管理信息系統進行設計，成為必須開展的工作，其重要作用體現在四方面。

（一）保證預算信息質量

面對多層級組織結構，每個部門的預算系統相互獨立，很容易產生孤島效應。集團做出預算規劃后，經層層分解落實到部門去執行，因信息不流動無法對信息進行集成，部門各自為政、各行其是，就會影響預算目標的實現。通過全面預算管理信息系統的設計與分析，能提高信息的流動率，打破各部門之間的壁壘，加強溝通協調能力，促使信息在各個部門之間聯動，提高共享程度，從而提高預算信息質量，推動全面預算管理工作有序開展。

（二）提高管理決策效率

在全面預算管理信息系統設計中，集團企業需要收集大量信息，包括企業內部運營信息、外部市場信息、同行競爭信息、經濟政策大環境信息等。利用以上信息，能指導企業的生產經營活動，一方面滿足市場和客戶的實際需求，另一方面準確把握未來發展方向。尤其是云計算、大數據等技術的應用，從海量數據中篩選出有價值的信息，用來編制預算管理報告，有助于管理層制定科學的決策，提高決策的科學性、實用性。

（三）有效防范經營風險

通過全面預算管理信息系統設計，使集團企業的各項信息集成度提高，在數據采集、分析、處理等環節更加方便快捷。利用這些信息預測企業的未來發展情況，既有助于集團對未來的經營進行規劃，又能及時發現潛藏的風險。結合實踐，經營風險在企業經濟活動的各個環節均可能存在，通過全面預算管理明確風險點，評價風險的危害程度，進而制定科學完善可行的防控措施，就能消除風險隱患，或者將風險帶來的不利影響降至最低，促使企業健康穩定發展。

（四）促進企業戰略執行

本質上，全面預算管理研究的是企業資源配置問題。在預算管理中，目前集團企業一般將主要精力用在了財務預算指標的制定方面，忽視了人力等隱性資源的預算配置，這是預算管理效果不理想的一個重要原因。對此，通過全面預算管理信息系統設計，將預算管理和績效考核管理相結合，能將財務、人力、戰略等指標銜接起來，不僅能夠提高預算管理水平，還能夠促進企業戰略的有效執行。

三、集團企業全面預算管理信息系統的設計思路及實現

（一）基本思路

信息時代背景下，企業全面預算管理的范圍擴大，不僅要對企業內部數據進行預算管理，還要收集外部數據，將歷史數據、行業數據、宏觀經濟數據等整合起來。轉變傳統的管理觀念，樹立“整合-建模-預測”的管理思想，才能發揮出新型信息技術在全面預算管理中的價值。對集團企業而言，利用這些技術推動預算管理工作向科學預算、動態控制的方向轉變，成為亟需解決的問題。然而，集團企業全面預算管理涉及的數據量大、種類多，信息系統設計的第一步是對這些數據進行篩選整合和分析歸類，提取出核心數據如對標數據、行業數據等，建立目標預測模型。企業價值鏈的運作，要考慮在不同活動之間的業務邏輯，以制造業為例，采購、生產、銷售等活動，存在密切的業務關聯，可采用MRP系統進行規劃管理，來提高預算和實際活動的符合度，確保預算方案科學可行。可見，對預算管理信息和各類業務管理信息進行集成，在業務活動中采集信息、分析信息，并且反饋給管理者，是全面預算管理信息系統設計的前提和基本思路。

（二）基本要求

結合相關的研究，集團企業進行全面預算管理信息設計，基本要求如下：（1）多維描述。能從不同維度對業務、財務活動進行描述，滿足市場快速變化的需求。（2）靈活建模。既能對大量數據進行統計分析，又能確保計算公式經常變化。（3）協同運行。各個部門之間保持良好溝通，具有較強的協調能力，實現分工協作。（4）接口廣泛。系統應預留好不同類型的接口，以便和人力資源、ERP、財務核算等系統進行對接。（5）在線監控。在預算執行過程中，能實現全程追蹤、適時反饋，出現風險和問題時能及時預警。

（三）設計原則

1.樹立多元化管理理念。多元化管理理念，至少包括以下四個維度：一是戰略指引。集團企業重視戰略規劃，并進行年度分解、量化分解，將分解后的指標下達至各個企業，配合信息管理系統進行監督和約束，各企業編制的預算才符合戰略發展需求，和集團戰略規劃保持一致，也就實現了戰略的引導作用。二是業務主導。全面預算信息管理系統的設計，應該重視業務部門的地位和作用，業務部門作為一個重要角色，應參與到預算管理的各個環節，發揮出管理上的合力。在實際管理中，將業務部門推到最前端，能保證預算編制科學合理、預算執行更加高效。三是層級管理。全面預算管理中，不同層級組織的管理側重點有所區別，管理系統不僅要嚴格落實集團的管理政策，還要支持各層級根據實際情況擴充管理業務，實現管理的精細化。四是劃分業態。集團公司下屬的企業，可能包含多種類別，例如資產類、商貿類、科研院所類等。全面預算管理應根據不同業態對管理系統的功能進行設計，以滿足實際管理需求。

2.滿足相關建設原則。構建全面預算信息管理系統，是實現內部協調、縱向控制的工具。從集團的組織結構出發，結合信息化基礎，管理系統的構建要滿足以下原則：一是能保護投資。集團公司的信息化基礎可能強、可能弱，構建管理系統時要節省投資，提高資源利用效率，避免或減少浪費。例如：可保留企業現有的ERP系統，在此基礎上進行升級，逐步替換為新的管理系統。二是分步實施。集團企業的業務復雜、管理層級多，管理系統的構建并非一蹴而就，應該先做好頂層設計，采用先試點、后推廣的方式分步推進。三是統一標準。該系統的構建，數據、政策、規范等均要做到統一化，確保經營指標可比。實際操作時，可先將預算系統、核算系統統一到一個系統上，然后在二級組織結構上進行集成，最后實現整個集團的集成。

（四）實現路徑

在多元管理設計理念的指導下，本著保護投資、分步實施、統一標準的原則，集團企業全面預算管理信息系統的實現路徑如下。

1.確定預算信息管理目標。全面預算管理在企業中的應用已有一段時間，不論是管理層人員，還是基層員工，對全面預算管理均有了比較深入的認識。但即便如此，實際工作中依然存在問題和挑戰，如何提高預算編制的準確性就是一個常見問題。因此，構建全面預算管理信息系統，首先要確定科學合理的預算信息管理目標，在目標指引下才能有序開展管理工作，否則就會偏離正確的方向。

2.建立信息管理模型。做好全面預算管理工作，企業應對未來預算年度內的采購、生產、銷售活動，以及行政、財務、人力管理活動，進行信息模擬規劃。因這些活動由不同部門執行，如果相應部門獨立完成，無法反映出這些活動之間的關聯，就不符合全面預算管理的要求。因此，企業應該分析這些業務信息的特征，明確管理要求，然后建立信息管理模型，真實反映出企業的實際運作情況。

3.細化預算主體信息。該管理系統的應用，為了實現管理的精細化，應該根據不同的專業、管理層級、管理目標，建立多層應用的管理信息體系。從橫向來看，對各層級組織進行信息拓展，例如集團公司的資本、合并報表，事業部門的業態相關預算，生產企業的產供銷等。從縱向來看，要采集共性預算信息要素，例如收入、費用、利潤、人力資源等，實現上下貫通。細化預算主體信息，不僅能提高預算編制效率，還能提高考核的針對性，達到精益化管理的效果。

4.信息數據采集分析。構建全面預算信息管理系統，信息數據采集分析是基礎，離不開信息技術的支持。以大數據、云計算為例，可以獲得自身企業和競爭對手的戰略計劃、預算、產品定位、融資籌資等信息；也能在編制內部責任報告時，進行預測和對標。引入新信息技術，能提高數據的采集、分析效率，深入挖掘數據的價值，為集團企業的決策提供支持。

5.實現系統信息集成。全面預算信息管理系統的構建，應該將業務資源、財務資源結合起來，推進業財融合。系統集成能發揮出管理的合力，使集團企業從粗放型管理轉變為集約化管理，更好地控制經營風險，積累長期競爭優勢。

（五）注意事項

1.明確定位，促進全面預算推行。全面預算信息管理要求經濟活動的每個環節，均要進行事前、事中和事后控制，將所有員工動員起來，其整體定位如下：一是配置企業資源。通過全面預算，將各種業務和管理信息需求整合起來，納入到戰略目標中，有助于資源的優化配置，提高管理效率。二是促進戰略落地。戰略服務于企業的長遠發展，戰略的實現需要層層分解，要將戰略細化到每個部門和崗位。通過全面預算，可以把抽象的、難以操作的長期戰略，轉變為具象的、可行的中短期戰略，方便部門和人員執行。三是為績效評價提供信息依據。對一個時間段的經營績效進行評價，配合獎懲激勵措施，對全體成員是一種約束和激勵。通過全面預算，能為評價業務和財務活動的開展提供客觀依據，為后續經營管理提供改進方向。

2.整合系統，保證全面預算實施。全面預算管理信息系統和其他管理系統的整合，以預算編制、執行、考核為主線，主要內容如下：一是預算編制環節。在戰略目標的引導下，合理分解全面預算，將預算貫穿于經營管理全過程；樹立業務服務理念，結合業務實際情況制定預算，加強財務和業務活動之間的關聯性，打破部門信息壁壘；還要根據預算內容的不同，靈活選擇預算方法。二是預算執行環節。和授權審批相整合，規定預算內外事項的流程，避免執行中出現信息處理隨意性和盲目性；和風險管理工具相整合，對預算執行偏差信息進行監控，根據偏離度大小設置風險等級，制定針對性的防范信息失控措施。三是預算考核環節。將全面預算和績效考核統一起來，建成系統化的信息管理鏈條，對績效評價指標體系進行優化，采用多元化的評價方法，提高考核的客觀性和可靠性。

3.剛柔并濟，推動全面預算實施。集團企業在全面預算管理中，很容易出現“兩難”境地：預算執行過于剛性，會降低部門應變能力，影響企業的創新能力，員工不愿配合；預算執行過于松弛，管理活動的權威性不夠，超預算、預算外等情況時有發生，預算管理流于形式。集團企業全面預算管理信息系統的應用，應該剛柔并濟，在預算的嚴肅性、靈活性之間把握好平衡，既提高應變能力和創新能力，又避免出現超預算、預算外等情況。

四、實例分析

（一）案例企業存在的問題及解決

以某農貿集團公司為例，除了日用百貨銷售外，主要業務有農作物栽培、食用農產品批發、牲畜銷售、農產品的生產、銷售、加工、運輸、貯藏以及食品經營和餐飲等，在地方農產品市場上具有核心競爭力。

公司經營管理需要根據政策環境、市場情況進行變革與調整，導致企業系統面臨著頻繁變更、準確性、及時性差等難題。一是銷售業績指標的制定分解困難，銷售目標的制定影響因素多，須通過區域、產品、渠道進行分解。二是缺乏市場活動計劃管理與事后評價，尤其是對市場活動的持續時間、促銷返利力度和效果等，難以進行跟蹤評價。三是不能提供實時的銷售數據，只有匯總的農產品銷售、消耗數據，無法提供更加直觀詳細的信息數據。四是不利于開展銷售滾動預測，因為農產品種類繁多，客戶需求多樣化，又缺乏算法模型支持，農產品銷量的預測難度較大。

針對以上問題，該公司構建全面預算管理信息系統，提出針對性解決方案如下：（1）以指標架構為基礎，對管理目標進行分解，包括預算數據、當前和歷史的銷售人員架構、人崗關系等信息。（2）對產品在各區域的消耗情況、市場占有率、潛力進行多維度信息分析，根據分析結果調整營銷策略、定價和返利等。（3）采集歷史數據、外部市場潛力數據，系統自動進行銷售預測，滾動至下一個周期。（4）將績效考核和預算管理信息相結合，協助管理者快速進行考核評價。

（二）效果分析

全面預算管理信息系統的應用，為集團運營管理帶來了顯著成果。（1）對運營團隊來說，能自動準確地提供日常分析報告，做出敏捷的銷售策略選擇，方便市場活動的管理和評價。（2）對管理團隊來說，能靈活調整組織崗位與人員，合理設置銷售目標；多維度分析銷售業績中存在的問題并及時解決，減少銷售運營團隊的手工及重復勞動。（3）對銷售團隊來說，有助于尋找產品銷售中可能的增長機會點，主動調整產品策略、定價、返利等活動；而且提供了算法模型進行選擇，能快速便捷地將銷售預測上報。

五、結語

綜上所述，全面預算管理是企業管理中的重要內容，本文提出的集團企業全面預算管理信息系統設計，能保證預算信息質量，提高管理決策效率，有效防范經營風險，促進企業戰略執行。本文的不足在于沒有結合預算編制、預算執行、預算評價等構建出具體的信息系統框架，以后會另文研究。希望通過本文，為集團企業的全面預算管理工作提供借鑒，不斷提高管理水平，推動企業健康長遠發展。