非生產辦公場所項目檔案歸檔管理工作研究

杜偉坤

（廣東電網有限責任公司汕頭龍湖供電局，廣東 汕頭 515041）

0 引言

當前檔案管理工作的重要性正日益凸顯，在企事業單位中對檔案信息資料的系統性和整體性要求越來越高，為了將檔案管理的有關法規補充完善，為了使工程項目資料歸檔的效率和質量得到提升，有必要在工程建設中不斷提高檔案管理水平，通過對工程項目的分析來不斷找出檔案管理體系中的漏洞并加以改善，使檔案管理對各項決策起到參考作用。

1 工程項目檔案管理工作概述

1.1 工程項目檔案管理的特點

1.1.1 檔案管理對象復雜

在辦公中對工程項目進行檔案歸檔管理需要將整個工程建設的全過程進行檔案記錄，以廣東省某非生產辦公場所的年定期維修工程為例，由于工程建設時間跨度長，又要對整個大樓的各個樓層分別進行檢修，在這一過程中將會產生設備使用、原材料消耗、項目審批、施工工藝選擇等各種數據信息，這些信息都必須保存在檔案中統一管理。一個工程項目由多個不同子系統組成，檔案管理的對象分散在不同系統不同部門中，歸檔管理工作帶來了不小的困難。

1.1.2 檔案記載形式不同

工程項目建設過程中產生的檔案信息一部分可以通過文字的形式保存，一部分影像、音頻資料卻必須采用電子信息化的存儲方式，在項目檔案歸檔工作中，受到檔案記載形式不同的影響，如何將存儲在不同系統中的檔案內容進行分類整理與歸檔也就成為提高檔案管理水平的重點之一。例如工程建設中可以將測量數據與工藝操作方案采用文字形式記錄，但具體施工中出現了哪些故障問題則需要拍攝圖片記錄，這使非生產辦公場所的項目檔案歸檔工作量大大增加。

1.2 工程項目檔案歸檔的必要性

1.2.1 檔案管理電子化

工程建設管理方在進行檔案管理時對檔案資料的采集與整合需要呈現出電子化信息化的特點，在工程項目中做好檔案歸檔有助于檔案管理電子化水平的提升。只有前期將工程數據信息完整采集才能保證后續整合檔案資料并進行電子化管理時減少數據資料缺損與遺失的問題，能夠提升檔案管理的電子化水平。目前大多數工程建設在施工過程中就將一部分工程信息和施工數據上傳至信息平臺，減少了后續對工程資料掃描采集的工作量，做好檔案歸檔能夠在檔案管理的過程中減少電子化工作量，發揮電子化的優勢。

1.2.2 工程與檔案同步

工程建設中許多施工團隊僅僅在施工過程中進行初步的數據記錄，而忽視工程檔案資料的收集，導致工程建設完成后檔案中存儲的數據信息與工程建設實際存在出入，導致檔案的可靠性與完整性都有所降低。因此在工程建設過程中做好檔案管理的歸檔工作能夠使工程建設實際與檔案中存儲的資料內容同步，能夠使檔案資料的可信度和完整度得到提升。

1.2.3 管理流程清晰化

以某辦公樓大修項目為例，工程施工中在不同施工環節產生的數據不同，對不同工序進行選擇時進行資料采集的負責人不同，因此在對某辦公室墻面裂縫進行檢修時將檢修方案上報并記錄進檔案遇到了層級通過流程不清晰的問題，導致施工工期延誤了一天。由此可見對檔案歸檔管理工作不斷優化能夠將工程建設中的不同施工環節處理辦法上報流程和檔案歸檔流程進行簡化與清晰化改進，從而保證工期，提高施工效率[1]。

2 工程項目檔案歸檔管理工作的要點

下文以廣東省某辦公大樓的擴建改建工程為例，對工程項目施工全流程中的檔案歸檔管理工作要點進行了分析，本次工程中為了提高檔案歸檔的效率和檔案管理的質量進行了管理制度和決策執行方面的探索，同時在監理和進度管理上遇到了一些問題，筆者從中得到啟發，總結出了工程項目在檔案歸檔管理中的4大要點。

2.1 建立健全預歸檔制度

本次工程建設屬于擴改建工程，在原有基礎上進行施工，由于一部分建設已經完成度非常高，這部分工程建設已經完成了檔案記錄與整理，且已經有配套的監管制度用于執行，本次工程的檔案編制流程如圖1所示。針對這種情況，本工程涉及的檔案管理部門采用了預歸檔管理辦法，本次工程中需要進行擴改建的部分約占整個建筑工程的14%，因此對項目在最初建設時的審批文件、工程設計圖紙、驗收質量標準及各項測量數據進行了再次采集與預歸檔，將已經形成的完整檔案單獨存放。在改擴建項目的工程設計方案得到批復后，工程施工單位將改擴建設計中產生的新數據與新文件統一整理成本次項目的檔案，待到工程全部完成后再與原先的檔案進行整合處理[2]。采用預歸檔制度不僅為本次工程的驗收和統一歸檔工作打下了堅實的基礎，還有效避免了檔案資料缺失與混雜問題，檔案歸檔與管理的效率同比提升9%。

圖1 某工程項目檔案編制流程

2.2 加強檔案編制管理

2.2.1 對檔案編制進行動態跟蹤

項目建設過程中盡管已經有一部分完善的基礎施工，但由于整個辦公大樓結構與內部空間劃分的復雜度高，在工程建設過程中每個改建環節都要接收幾十上百份施工設計圖紙與資料文件，這些文件在工程建設過程中應用在不同施工環節，因此本工程選擇動態化跟蹤檔案資料采集與編制，將施工過程中產生的檔案資料及時采集上傳，再統一進行整理，雙線檔案管理的運行大大提高了檔案歸檔效率。但在實際工程建設中部分隱蔽施工沒有進行影像資料的采集，導致檔案中共計6 處施工缺乏真實影像記錄，因此在動態跟蹤中重視加強對隱蔽工程的全程錄像，保證施工結算能夠以準確的影像資料為依據。同時本次工程在組織設計中增設了4 個工程關鍵節點，使檔案編制管理的全流程性得到了提高，極大強化了檔案管理機構對施工過程的控制。

2.2.2 資料管理與檔案管理合并

為了進一步實現對工程項目資料信息管理的全流程化，在每個環節施工開始之前，本工程建立了資料管理與檔案管理合并的一體化管理模式，工程項目的檔案管理部門擔任起了文控職能，使檔案管理在工程項目中得到了縱向延伸，對各類文件手續的控制得到了強化。檔案管理有關人員在接收并整理項目有關技術資料時將資料進行了留檔，確保在竣工核對與工程驗收中能夠提供更完整的技術依據[3]。項目建設過程中更新的施工設計圖紙與工程設計變動也全部記錄在案，保證了對施工全過程的監控，本次施工通過資料管理與檔案管理合并的一體化管理模式為4 個改建環節的施工資料進行了補充，對7 個擴建環節的工程圖紙進行了完善，在工程驗收階段提供了重要依據。

2.2.3 落實檔案編制自檢制度

為了進一步提高檔案歸檔的真實性和系統性，本工程在進行監理檔案歸檔時建立并落實了檔案編制自檢制度，制度架構如圖2。在工程監理與檔案資料整合過程中分別對改建工程和擴建工程進行了共計7 次監理考核，提出了共計19 個問題，并分別通過開會研討的方式提出解決方案，有效提高了檔案歸檔管理過程中的監理質量，使工程建設資料形成了一套從采集到歸檔的科學化管理體系。本工程為了落實檔案編制自檢專門設置了監理考核小組，由公司管理層擔任監理職位，使監理考核的內容設置更加規范化。

圖2 自檢制度架構

2.3 充分發揮監理作用

工程項目檔案歸檔與管理工作需要做好工程全過程中的監理工作，施工中缺少監理與監督會導致各項管理制度不能落實，導致工作人員的行為失去約束，不利于統一管理和檔案資料的采集整合。在監理工作方面主要可以通過兩個方面加以改進。

2.3.1 階段性確認

本工程在施工中由于部分施工環節沒有事先確認而導致了二次返工，導致檔案資料歸檔和信息采集受到了不小的阻礙，導致檔案管理中對這兩個施工環節的信息歸檔存在混亂。因此筆者認為在工程建設全過程中有必要進行階段性確認，應當與監理公司共同對檔案歸檔工作中的重點進行明確，設置專門的建立人員組織（圖3），定期、定項對工程項目進行審查，通過優化工程檔案的組織與編制來確定每一個環節都經過有關部門的簽字與檢查，對不同工程建設環節應當設置相應的管理時限，保證檔案歸檔的效率，保證能在竣工之前將所有檔案整理完畢。

圖3 工程監理人員組織結構

2.3.2 專項審查

本次改建工程涉及對原有施工結構和平面布置的改動，筆者認為應當在部分變更項目超過原有工程設計1/3 的部分重新繪制圖紙，重新測量各項施工數據，并將新圖紙與新數據進行歸檔，為竣工查驗提供對比參考依據。工程建設有關部門和工程監理部門應當對這樣的項目開展重點專項審查，保證歸檔的資料在格式、內容、設計圖繪制等方面符合統一規范要求，并做好專項審查檔案的分類、排列、編號、驗收。為提高竣工文件的完整性、準確性，歸檔驗收時檔案人員不僅對有關檔案管理范疇內的內容進行檢查，還拓展業務范圍，對施工文件中的變更文件、打樁記錄與竣工圖進行核對，及時發現、解決各類施工、隱蔽工程驗收簽單不全等各類問題[4]。

2.4 明確管理進度要求

工程建設對工期有進度要求，而檔案歸檔管理工作與施工工期息息相關，因此在檔案管理歸檔方面也應當設置資料提交進度規劃。在工程項目通過審批準備動工時就要對檔案管理的進度作出明細的要求，具體來講落實共策劃能夠歸檔進度管理可以從以下幾個方面進行。首先要對檔案資料的初步形成和歸檔進行責任劃分與落實，確保專人負責專門事務，從而將前置工作的效率提升上來。其次是要建立統一領導和分層管理的制度，確認分責任主體移交制度，對不同檔案的歸檔期限和移交時間作出規定，保證檔案管理與工程合同中的工期規定相符合。最后是設立完善的工程建設項目檔案管理體系，將檔案資料的收集、整理、核對、移交、歸檔等工作按工程進度劃分指明進度要求，使檔案管理工作有序開展。

3 結語

通過采取有效的監控管理措施對工程項目的檔案歸檔與管理工作進行改進后，檔案資料能夠更加真實地記錄在工程建設中產生的各類數據信息，也能準確反映出工程建設全流程，在保障檔案資料準確性與完整性方面有很大提升。有關部門還應當通過加強監理過程的管理來使檔案管理工作呈現出系統化特征，通過制度落實，使工程信息歸檔效率和質量得到提升。