數據信息化技術提升辦公室檔案管理效率的途徑

艾梅

中國船舶集團有限公司第七二二研究所 湖北 武漢 430205

引言

辦公室管理中行政檔案管理是辦公室工作內容的重要組成部分，高質量、高效率的檔案管理能夠充分保證檔案管理的完整性，進而最大限度地提升檔案查閱和利用的效率，實現良好的人才管理過程，最大化地發揮出人才檔案管理的效率。隨著智能化終端設備的不斷發展，信息技術被廣泛應用于社會的各個領域內，在辦公室的檔案管理過程中也是如此，強化先進技術的使用能夠改善并創新辦公室檔案管理的效率。對此，本文結合數字信息化的相關技術，對檔案管理的相關管理措施和應用方法展開系統性的探討，為橫向的技術管理和行政管理提供參考和借鑒。

1 數據信息與檔案管理

數據信息的發展來源于基礎信息資源，隨著人力資源管理過程的不斷深化，信息化的處理方法為人力資源管理和檔案管理提供了良好的解決工具，通過信息化技術能夠實現良好的信息分析過程，促進了數據信息文本的集中化管理[1]。目前，大數據管理和數據信息挖掘已經成為社會各行各業發展的基本趨勢，對于行政管理工作也是如此，信息化的檔案管理過程促進了檔案管理朝著系統化和便捷化的方向發展。同時數據信息系統有效地對文本檔案內容進行電子化集成，節約了紙質文本的加工和制作時間，不但節省了人力資源和空間成本，同時還有效保障了檔案內容的真實性和安全性[2]。

2 辦公室檔案管理的現狀

2.1 辦公室檔案管理效率低

傳統檔案管理的過程較為煩瑣，同時不同專業工種之間涉及的崗位參數和行政流程不盡相同，導致協同工作的過程較為繁雜，很容易產生檔案管理不規范、書寫過程不準確、歸檔過程不明晰、信息查詢有紕漏等現象[3]。同時在新業務不斷集成發展的基礎上，制度更新措施沒有完全跟上，導致信息處理過程還存在漏洞，長此以往形成了檔案管理不規范甚至是不合理的現象發生，這嚴重影響到了實際的工作效率，同時檔案本身應該發揮的價值也沒有在具體的工作進程中展現出來。因此，需要采取切實有效的管理方法對檔案管理的工作流程進行更新，促進管理過程更加清晰化和人性化。

2.2 檔案管理缺乏健全的制度

檔案管理工作的管理規章制度仍舊存在著較大的漏洞，尤其是對部分關鍵細節、關鍵流程和關鍵要點上存在著空白，因此行政管理人員在面對著空白規章的管理過程中往往以自身的工作經驗開展工作，導致檔案管理過程不明晰，沒有對辦事人的工作進程形成規范化和制度化的基本要求，其工作過程的隨意性較大，最終導致整體效率降低[4]。同時規章制度中對于崗位的具體職責也沒有進行系統性的明確，因此對于管理人員無法形成較強的約束力，檔案管理過程發生行政事故時無法確定責任人，容易產生責任劃分不明顯的情況，制約了部門的生產效率。

2.3 檔案查詢利用率較低

從單位整體的行政過程來看，部分單位存在對辦公室檔案管理工作認識不夠全面的問題，尤其是對管理方法和管理技術的要求不高，仍舊是采用最為原始的檔案管理方法，從頂層設計的戰略布局中沒有強化檔案管理的重要性，因此這也間接地制約了檔案管理工作人員水平的提升，使得檔案管理查詢效率不高?！皺n案管理”變成了“檔案存檔”，沒有充分發揮檔案的核心指導作用，無法發揮其最大化價值。

2.4 辦公室文秘檔案素養整體較差

目前部分辦公室的文秘管理工作的從業人員沒有具備專業化的檔案管理素養，甚至是沒有經過專業化的素質能力培訓就直接上崗，因此企業基礎業務能力水平不高，甚至部分工作人員不完全理解檔案管理工作的核心內涵，繼而無法正確地意識到檔案管理工作的重要性，進而出現了檔案管理流程不規范，甚至是不合理現象。同時在沒有信息化系統的支持下，其紙質材料沒有辦法得到系統化的梳理，造成大量的紙質文檔資料的堆積。

因此檔案管理工作需要有針對性的措施和工具來提升整個工作的工作效率和質量水平，促進其檔案管理理念的提升，對業務工作的開展具有重要意義。辦公室檔案管理的規范化業務提升，不僅體現在目前的檔案管理現狀上，同時還要結合檔案管理的核心目標創建關鍵的解決措施，并對辦公室檔案管理的過程開展有針對性的指導，促進其全面并且深化發展，綜合滿足社會的實際發展要求。并且這個過程要始終堅持以人為本的核心要點，在業務開展的過程中要將崗位職責進行細化，對于崗位工作要點中不合理的規章制度也要進行強化和完善，促進其愛崗敬業的意識得到加強，進而通過檔案管理來促進整體工作效率和建設水平的提升。

3 辦公室文秘做好檔案管理工作的意義

3.1 推進各項工作順利開展

辦公室工作的檔案管理建設質量對整個業務開展具有重要的促進作用，綜合提升檔案管理效率能夠保證各項基礎業務和基礎工作的順利開展。數字化信息系統協同優化了各個部門之間工作的資源，重點強化了資源建設的集中化過程。辦公室檔案管理的業務內容涵蓋單位人事、事務以及材料的綜合管理，數字化信息技術能夠顯著增強協同工作的工作效率和工作質量。

3.2 提升整體工作效率

為了實現檔案查詢和檔案利用效率的最大化，檔案的綜合利用是重要的幫助手段。數字化的高效率處理過程擺脫了傳統手工加工文案的過程，將決策部署的權利下放到核心人力當中。辦公室業務及其他經營性部門所需要的檔案文件種類較多，資源需求內容較為龐雜，清晰有效的管理過程能夠清晰明了地對檔案管理活動進行分門別類的處理，更加便于實際的查詢和業務推進。

3.3 強化機要文件的保護

機要文件是日常業務開展和生產過程中所出現的重要文件，因此對機要文件的處理和協同交流的過程中需要有高度的責任感和規范化意識，嚴格參照機要文件的內容處理要求以及相關的規章制度文件對文件進行綜合處理。數字化系統的權限設計能夠最大限度地保護各類從業者保護好文件資源。同時作為辦公室文件管理的從業者，需要有良好的個人素質以及必備的管理要素能力，對待機要文件要有良好的保密意識，促進保密工作能夠更加嚴格和可靠的落實。檔案管理工作本質上也是一項系統性的保密工程，一旦發生泄密事件不僅會影響單位整體的工作效率和工作要點，同時還會對整體業務產生重大影響，因此做好檔案管理工作的同時，還要強化保密工作的深化，提升整體的工作效率和水平。

3.4 提供準確地文本和數據來源

檔案的數據內容和文字記錄的內容是對已有的歷史情況和歷史參數進行綜合記錄，同時也是歷史內容的系統化記錄，是未來經營性業務開展的第一手資料，同時也是生產建設過程中的重要參考資源。數字化信息系統具有高質量的文件管理追溯效果，根據實際的經營業務發展需求綜合整理各類會議基礎資料、領導講話以及各類相關的制度文件等內容，并將其合理的劃分至相關的檔案管理類別中，促進檔案資料整理的完整。

4 數據信息技術提升檔案管理效率的途徑

4.1 強化辦公室文秘的培訓力度

數據信息技術的應用雖然能夠促進業務流程的智能化發展，但是其過程仍舊是以人員主觀意識的操作為主，其信息化的開展過程對文職人員的計算機應用能力和應用水平的要求較高，大系統、大運維的平臺模式下，任何人都要清晰了解信息系統的基礎架構、基礎功能和基礎流程，這才能共同在一個信息平臺內開展協同工作。因此，單位行政領導班子要組織辦公室內部積極開展“知識更新”工程，促進每一位辦事成員都具備較好的信息化從業水平，在既能夠掌握豐富的檔案管理知識基礎上，還能夠系統化地掌握數據信息技能，實現全面化的辦事人才策略，促進檔案管理發揮出最大的價值。

4.2 提升辦公室檔案實踐的能力水平

在完成智能化信息終端操作業務能力提升外，行政人員對于檔案管理過程所發揮的重要功能也要有全面的認識，信息化平臺可以作為檔案管理實踐的基礎平臺，在不斷實踐的過程中總結和汲取相關經驗，不斷促進和提升自身檔案管理的意識，進而規范化檔案的收集、鑒別和歸檔的過程，綜合提升檔案管理的質量。這個過程中合理的檔案管理知識結構是現代化社會職業技能發展的必要條件和人才成長基礎。同時在不斷實踐和學習的過程中，對于可能存在的潛在風險和系統建設不足也可以及時地提出問題，輔助平臺功能建設更為完善。借助信息化管理技術平臺能夠不斷完善自身業務能力，綜合提升檔案實踐操作管理水平。

4.3 引導自主強化檔案管理過程

信息化的管理過程實現了信息資源的綜合利用，對此辦公室的檔案管理人員應積極強化檔案資料管理過程的資源利用導向，明確檔案管理過程中服務于其他部門的檔案實際管理需求，進而最大限度地挖掘檔案資料管理過程的價值，綜合提升檔案管理工作的綜合效能。數據信息系統促進實際工作中形成完備的自身約束能力，進而有效減少了管理工作和管理進程中的工作疏漏，使得工作流程更為全面化和清晰化，數字化信息背景下，其行政管理綜合體系過程如圖1所示。

圖1 信息化檔案管理流程措施

4.4 數據挖掘技術促進檔案信息的開發與利用

數據信息網絡的建設提升了網絡化和自動化的水平，檔案文本信息內容也逐漸形成了較為全面的信息資源，通過網絡化的信息資源管理完成了數據信息的綜合整合和分析，并且可以實現基于“點對點”的數據信息挖掘，為規范化的信息管理工作內容提供了關鍵的數據技術支持，實現了更為深層次的信息資源綜合分析和處理的過程，使其信息挖掘的結論更有指導性。在系統建設的過程中檔案管理部門可以設計并且完善相關指導算法和模型，實現具有導向性和針對性的檔案數據采集、分析和處理過程，實現檔案信息資源的綜合開發和利用，進而綜合提升檔案管理工作的服務指導性和管理效率。

5 結束語

檔案管理工作是辦公室文職工作的重要組成部分，信息化數據管理技術促進了工作流程和工作效率的提高，綜合提升了檔案管理的應用水平。