檔案社會服務業發展動因和理論基礎

孫芳芳/浙江大學

徐林娟 胡廣成/杭州遠大檔案技術有限公司

檔案社會服務業自20世紀90年代伴隨著檔案社會服務機構的誕生而產生。黨的十八大以來，在以習近平同志為核心的黨中央堅強領導下，檔案事業發生了歷史性變革，推動了檔案服務業的快速發展，使其日益成為保障和促進檔案事業發展的重要支撐。目前，浙江省、福建省、廣州市、株洲市等地建立了檔案服務行業協會等社會團體。據統計，浙江省檔案服務企業已達5000多家，每年新成立檔案服務企業400多家，預計到“十四五”期末，行業年產值將達到50億元，從業人員超過5萬人。檔案社會服務業發展的動因是什么？又有哪些理論可以支持其可持續發展？正確認識這兩個問題，有助于促進未來檔案社會服務業的健康發展。

1 檔案社會服務業發展動因

檔案服務業發展迅速、前景光明的原因，主要有以下三點：一是市場有需求；二是國家的政策導向和政策支持；三是檔案社會服務機構不斷壯大。三者關系見右圖。

1.1 市場需求

檔案社會服務業快速發展最重要的內在原因和推動力是市場的需求。檔案社會服務的需求方通常會出于提升本單位的核心競爭力、降低管理成本和提高檔案管理水平的考慮，尋求檔案社會服務。

當前，很多政府機構和企業事業單位，都通過檔案服務外包將自己做不了、做不好或需要付出較高代價去做的檔案工作交給檔案社會服務機構去做，通過談判達到降低交易成本的目的；利用檔案社會服務機構的專長和優勢提高勞動生產率和提升本組織檔案管理水平；通過外包檔案工作，把主要精力放在核心的、關鍵的業務上，不斷提高自身競爭力。

1.2 國家相關政策的引導和支持

國家相關政策的引導和支持是檔案社會服務業發展的根本原因，也是檔案社會服務業發展的強有力保障。20世紀90年代，政府購買檔案服務在上海、深圳、杭州等地開始起步、探索，從無到有發展起來，經歷了從適應到推動轉變、從經驗積累到制度規范、從低層次密集勞動到高層次科技設計的轉變，這離不開國家相關政策的出臺和推動。

2013年，國務院辦公廳下發《關于政府向社會力量購買服務的指導意見》，對政府購買服務改革工作作了專門部署，明確了這項工作的指導思想、基本原則、目標任務和總體要求。2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，其中明確提出“鼓勵、引導、規范社會力量參與檔案事務”。近年來，國家檔案局就檔案服務外包相繼出臺了DA/T 67—2017《檔案保管外包服務管理規范》、DA/T 68.1—2020《檔案服務外包工作規范 第1部分：總則》、DA/T 68.2—2020《檔案服務外包工作規范 第2部分：檔案數字化服務》、DA/T 68.3—2020《檔案服務外包工作規范 第3部分：檔案管理咨詢服務》、DA/T 68.4—2022《檔案服務外包工作規范 第4部分：檔案整理服務》等一系列管理性行業標準。2021年新修訂《檔案法》對檔案服務外包作了專章規定，并要求加強對服務機構的行政監管。

檔案社會服務業發展動因分析圖

于是，在“購買服務”成為普遍現象的背景下，檔案服務的需求快速增長，越來越多的單位依據政策選擇將檔案業務外包給專業的檔案服務機構；越來越多的檔案服務機構應運而生并快速發展，承擔檔案社會服務各項工作。

1.3 檔案社會服務機構的壯大

檔案社會服務機構的壯大是檔案社會服務業發展的外在原因。檔案社會服務機構的壯大主要表現在三個方面：一是機構數量急劇增加，機構規模不斷擴大。如浙江省在20世紀90年代只有不到10家檔案社會服務機構，現如今已有5000多家檔案社會服務機構；許多機構努力提升自身規模，小規模機構向年產值500萬、1000萬的中型規模機構發展，中型規模機構向年產值上千萬的大型機構發展。二是服務范圍擴展。最初的檔案服務內容主要是實體檔案規范化整理，現在是全方位服務，包括智力服務、技術服務，涵蓋了檔案實體整理和寄存、檔案數字化和信息化、電子檔案管理、檔案業務咨詢和設計、檔案軟件開發、檔案修復、檔案用品經營、檔案信息資源開發利用、檔案培訓、檔案中介服務項目監理等。三是檔案服務質量提升。檔案服務機構通過提升檔案服務質量，幫助委托方通過檔案年檢，通過進館驗收，通過國家、省、市級檔案工作驗收。檔案社會服務機構在自我發展壯大的同時，客觀上起到了極大推動檔案社會服務事業快速發展的效果。

2 檔案社會服務業的理論基礎

檔案社會服務業的興起和發展有客觀的需求，有環境的支撐，也有理論的基礎。這些理論主要有服務外包理論、知識共享理論、文件運動規律理論和項目管理理論，它們不僅為檔案服務行業發展的必然性做了論證，也為檔案服務行業業務的開展提供了科學指導。

2.1 服務外包理論

服務外包理論中對檔案社會服務具有意義的是社會分工理論、社會交換理論和委托—代理理論。

2.1.1 社會分工理論

亞當·斯密在《國富論》中指出：勞動生產力上最大的改進，以及勞動時所表現的更多的嫻熟程度、技巧和判斷力，似乎都是分工的結果。有了分工，同樣數量的勞動者就能完成比過去多得多的工作量。原因有三個：第一，勞動者的技巧因為專業而日益精進；第二，通常從一種工作轉到另一種工作會損失不少時間，分工可以避免這種損失；第三，由于專門機械的發明，一個人能夠完成許多人的工作。社會分工的優勢就是讓擅長的人做自己擅長的事情，使平均社會勞動時間大大縮短，生產效率顯著提高。

檔案社會服務是社會分工的結果，同時其自身也存在著進一步分工的需要。過去各機關、企業事業單位的檔案工作是由本單位的檔案館、檔案室進行的，專業化程度比較低。隨著科學技術的發展和檔案工作的現代化，檔案工作越來越需要專業化程度更高的服務機構和服務團隊來承擔，越來越需要運用專門的設備和工具，解決批量化檔案規范整理、檔案數字化、電子檔案管理等現代檔案管理的問題。專業化檔案社會服務機構和服務團隊的優勢就是能提供更優質的服務產品，能提高工作效率。從社會分工理論角度看，檔案社會化服務就是讓專業機構做自己擅長的事，提供優質高效的檔案服務，實現共贏目的[1]。

2.1.2 社會交換理論

社會學家霍曼斯的社會交換理論認為，任何人際關系，其本質就是交換關系。只有這種人與人之間精神和物質的交換過程達到互惠平衡時，人際關系才能和諧，而且只有在互惠平衡的條件下，人際關系才能維持。

社會交換（social exchange）的范疇主要涉及地位、感情、信任、榮譽等。根據社會交換理論，信任僅僅產生在社會交換中。信任關系中雙方都試圖最大化自己的利益，并且盡可能降低風險，這種風險主要是信任中的施信方（通常是委托人）要面對受信方的機會主義行為和無法有效完成預期任務的風險。根據這一理論，人們會權衡社會關系中潛在的利益和風險，當風險超過回報時，人們將終止或放棄這種關系。

檔案社會服務的過程中，不僅存在經濟交換，即基于商品或有形服務產品的交易和交換，這種交換可以通過合同來加以約束，而且還存在著社會交換，即情感和信任等的交換。檔案社會服務除了提供過硬的技術之外，還需要有良好的服務態度、工作作風，以獲取服務外包發包方的信任，建立互信互利的長期合作關系。所以，根據社會交換理論，如果承包方在和發包方的交換關系中，出現情感危機和信任危機，那么就會危及雙方利益。所以，在檔案社會服務中，誠實守信、加強感情投資也是非常重要的。

2.1.3 委托—代理理論

委托代理理論的中心任務是研究在利益相沖突和信息不對稱的環境中，委托人如何設計最優契約激勵代理人。為了避免因信息不對稱以及利益沖突所帶來的低效率風險，設計適當的委托—代理程序和協調與激勵機制就變得非常重要。根據委托代理理論，外包就是在產品/服務的供需雙方（代理人和委托人）之間建立起最為有效的合同安排。所以檔案社會服務中前期的充分溝通協商、合同制訂和項目方案設計就變得尤為重要。

2.2 知識共享理論

知識共享理論主要研究知識共享的定義、動機以及影響知識共享的因素和作用等。在知識共享研究領域的一些成果對檔案社會服務機構的建設具有理論依據作用。如在知識共享的概念上，Senge認為知識共享是組織學習的過程，即組織內員工之間、團隊之間的學習過程，在這個過程中，個體知識成為組織知識，組織的重要任務就是促進學習的持續進行。知識是一種“有效行動的能力”。曹興等認為，知識共享指的是組織內員工、團隊和組織之間通過各種共享手段（如知識網絡、會議、團隊學習）共享各類知識（包括顯性知識和隱性知識，也可能是信息、觀點、建議、專長或經驗等），經過消化、吸收實現知識的轉化，甚至通過再創造使原有知識得到進一步的擴大和創新，最終形成組織的知識財富的過程[2]。

檔案社會服務機構作為專門從事檔案社會服務的專業機構，存在著專業知識和技能的交流、傳播、更新的需求，這就需要運用知識共享理論，建設學習型企業，不斷提煉和傳播專業知識和相關知識，加強崗位培訓和職業教育，營造知識共享和知識創新的氛圍，暢通學習交流的渠道，以實現全員知識共享和專業能力提升、提高創新能力、完善工作方法，最終獲得有效行動力、提升服務績效、提高產品質量、滿足顧客需求。

2.3 文件運動規律理論

文件的運動規律在紙質環境中和電子環境中的表現是不同的，根據這種不同，形成了兩種理論，即文件生命周期理論和文件連續體理論，這些理論對檔案服務機構從事檔案業務具有專業指導意義。

2.3.1 文件生命周期理論

文件生命周期理論揭示了紙質文件從形成到銷毀或作為歷史檔案永久保存的生命過程，根據文件價值形態的變化和流轉情況的變化可劃分為文件的制作形成、文件的現行使用、文件的暫時保存和文件的永久保存四個階段，對不同階段的文件需要不同的保管場所和管理形式[3]。

根據此理論，有條件的檔案社會服務機構可以建設檔案寄存中心，為存儲空間有限的企事業單位提供檔案寄存服務并提供日常檔案查詢服務。檔案社會服務機構可以針對不同階段的檔案文件開展專業性的收集、整理、著錄編目等，設計相應的檔案管理體系和創建各項具體工作的規范標準等，使檔案工作專業化。

2.3.2 文件連續體理論

文件連續體理論是20世紀八九十年代隨著電子文件的大量產生而產生的，其基本觀點如下。一是根據1996年澳大利亞制定頒布的文件管理國家標準AS 4390—1996，文件連續體的概念為：“文件存在的整個領域。指從文件創制（包括創制前文件保管系統的設計）到文件作為檔案保存和利用管理的全過程中連貫一致的管理體制?！倍俏募B續體具有四維空間，見下圖 。三是在四維空間中文件可以同步運動。四是根據四維空間可以采取相應的文檔管理方法，如鑒定前置、元數據與文件結合歸檔。

文件連續體理論為檔案社會服務機構開展不同維度的檔案文件條目數據庫建設和全文數據庫建設和共享提供了理論支持，也為電子檔案的源頭控制和電子文檔一體化管理系統設計提供了理論支持。

2.4 項目管理理論

項目管理理論起源于第二次世界大戰期間，發展于20世紀后30年，是一種先進的管理理論。

項目管理理論認為項目是為了創造某一獨特的產品或服務所做的臨時性努力。每一個項目都有其項目生命周期，它是項目從產生到結束，從概念階段到開發階段、實施階段和結束階段的整個生命過程。項目管理就是為按時實現項目目標，并符合既定的成本、質量和性能要求，對項目的各個階段各個方面進行計劃、監督和控制，以及對所有的項目相關者實行動員的過程，在這一過程中項目管理的組織和領導是項目成敗的關鍵。

檔案社會服務就是為客戶提供獨特的產品和服務，這種獨特的產品和服務完全符合項目概念，可以用項目管理的理念、原則與方法來有效開展管理，如組建項目團隊、規范項目流程、實行項目考核，使檔案社會服務有效和高效。

總之，檔案社會服務業的發展在新時代有其生存和發展的必然性。為了更好地推動檔案社會服務業健康發展，檔案社會服務機構應該抓住發展良機，進行改革創新。應以相關的重要政策和理論為指導，積極配合檔案行政管理機關，深化相關政策和標準的研究以及推行；應積極推進科技創新，努力促使檔案服務由底端勞動密集型整理向計算機化的數據集成和開發轉型，由單一服務向涵蓋高中低端的全方位服務發展，由傳統的中端檔案室服務延伸到業務領域的文件前端控制和檔案館的后端服務的一體化服務；應大力開發新軟件、新設備、新用品；應加強創新人才的培養，以應對發展的機遇和挑戰。