展覽項目管理組織和流程協同研究*

棗林 王盈盈 王守清,3

(1.北京工業大學藝術設計學院，北京 100124；2.清華大學政府和社會資本合作研究中心，北京 100084；3.清華大學建設管理系，北京 100084)

0 引言

展覽是特定空間、文物標本、學術成果、藝術展品、科技展品、展板展柜、多媒體設備等內容組成的多元復雜生產系統，具有思想教育、文化建設、知識傳播等多種功能。隨著我國經濟社會的不斷發展，各式各樣的展覽項目越來越多。然而，我國展覽項目存在管理水平不高，重建筑、輕展覽，現場施工管理和主體工程工程管理各自為政等問題[1]，不僅造成資源配置效率低下，而且不利于展覽業高質量發展。基于此，本文從展覽項目承包商(分包商)的視角，基于協同理論設定展覽項目管理基本原則，基于實踐經驗構建展覽項目管理組織和流程協同體系。

展覽項目在理論上主要分為兩大類：永久性場館和臨時性活動。其中，永久性場館建成后具有長期性，如博物館、科技館、美術館、企業展廳等；臨時性活動具有較強的動態性和流動性，如展銷會、主題展覽活動、產品快閃展示等。在實踐中，展覽項目是上述兩個理論類型的融合體，既可以在靜態的展館中融入動態活動(如國家博物館)，也可以在動態的展會中包含部分永久性建筑物(如上海世博會)。

展覽項目管理除包含常規的工程建設活動，還包含因藝術創作而帶來的非標準化生產建設活動。換言之，展覽項目管理除包含一般工程項目所需的規劃方案、可研報告、設計概算、施工圖及深化設計圖、招標采購清單、施工組織、驗收、移交、結算、決策和審計等內容，還包括設計階段的概念設計文本、形式設計方案、展陳大綱、展品制作任務書、布展方案等，以及因展覽創意設計產生的工程生產和管理特殊需求，如結構施工順序調整、強弱電施工位置調整、消防人防工程施工方案調整等。綜上所述，展覽項目管理具有專業綜合、接口眾多、平行作業等特點，因此，有必要借助協同理論對展覽項目管理組織和流程進行科學設計。

1 展覽項目管理階段劃分

1.1 概念設計和藝術創作階段

概念設計和藝術創作是展覽項目管理的第一階段，也是整個項目最有含金量的部分。概念設計階段的質量決定了展覽項目的品質。這個階段是一項集學術、文化、思想與技術于一體的藝術創意過程，是一項復雜的智力勞動。該階段的項目管理內容包括展覽需求識別、展覽主題大綱提煉和演繹、展覽內容邏輯結構策劃、展示內容取舍安排、展品組合及其分鏡頭策劃、輔助展品設計依據及創作要求、展覽傳播信息層次思考等。

根據實踐經驗，該階段主要包含三個步驟：首先，研究展覽學術資料和展品形象資料等素材；其次，結合展館傳播目標進行受眾需求分析；最后，按照展覽表現的規律和方法進行改編和創作，將前期的學術資料、展品形象資料轉化為可供形式創作設計的內容劇本。

1.2 形式設計和展陳安排階段

形式設計和展陳安排是展覽項目管理的第二階段，是將藝術創作方案轉化為建設生產方案的過渡階段。雖然展覽內涵是展覽項目建設的核心，但展覽的表現形式也非常重要。作為一種視覺和感觀藝術，展覽項目最終的建成狀態是感性的，能夠通過視覺和感觀方式與觀眾進行信息和知識的分享交流。該階段的項目管理內容包括概念深化設計、空間布局設計、平面布局設計、參觀流線設計、空間氛圍設計、圖文版面設計、藝術類輔助展品設計、科技類輔助展品設計與研發、展示家具和道具設計、展廳基礎裝飾工程規劃、展品展項制作與布展計劃等。

根據實踐經驗，該階段主要包含三個步驟：首先，將展覽文本進行深化設計和形式設計，產出相應的設計圖樣和方案；其次，從展覽需求角度提出建筑空間設計需求；最后，制訂展覽陳列生產制作方案。

1.3 現場施工和展品安裝階段

現場施工和展品安裝是展覽項目管理的第三階段，是將展陳設計轉化為建筑設計并進行展館施工建設的過程，是典型的工程項目管理環節，同時具有展覽項目自身的管理特點。該階段的項目管理內容包括建筑設計、結構設計、設計概算、工程立項、施工圖設計及深化設計、施工圖交底和進場前準備、現場施工管理、設備材料招采、變更和洽商管理、工程款支付管理、竣工驗收、結算、決算和審計等。

根據實踐經驗，該階段主要包含三個步驟：首先，進行展館建筑設計，滿足展陳設計所提出的需求；其次，進行展館結構設計，產出初步設計圖樣及工程造價等，同時溝通工程立項或手續合規事宜；最后，完成工程施工。

2 展覽項目管理的基本原則

2.1 協同理論的適用性

展覽項目既要考慮靜態的建筑、展品，又要考慮動態的參觀路線；既包含藝術設計和創作過程，又包含標準化的工程管理過程。此外，展覽項目管理的場地既包括傳統展館的更新改造，也包括某個建筑的局部改建，還包括新建專用展覽場館等。面對展覽項目建設過程的復雜性和綜合性，既要認識到前期的展覽設計對建設過程的重要影響，還要認識到展覽運營對建設過程的重要影響。因此，有必要將協同理論引入展覽項目管理過程。

協同理念可用于解決日益復雜的管理問題，已經形成了“網絡化治理”“水平化管理”“跨部門協同”等創新管理理論[2]。跨部門的協同組織是指組織之間的協調與合作活動，強調扁平化的管理能力[3]。協同組織和流程設計強調組織之間形成協同的條件以匹配彼此的職責和資源，強調維系組織協同的因素，包括共識、信任、協調、組織及機制設計等，同時關注客戶評價、團隊自評和相互評價等[4]。

2.2 兩層協同原則

基于協同理論，提出展覽項目管理的協同原則，分為以下兩個層級。

2.2.1 項目內部的展陳設計和工程設計協同

展陳設計既包括展覽內容的藝術創作，也包括展覽形式設計及其對建筑和結構設計的特殊需求。展陳設計是確定擬建成的展覽館屬性、功能的過程，其實現的可能性取決于建筑工程的結構設計，包括荷載、材料等的計算。

工程設計是指建筑和結構設計。在展覽項目管理過程中，展陳設計和工程設計之間具有很強的互動關系，因此有必要在項目管理過程中協同管理，包括資金和時間的協同等。然而，目前承包方對展陳設計的重視程度不夠，普遍存在將展覽項目建設等同于一般工程施工建設的問題，導致藝術創作和形式設計階段的設想無法落地。因此，藝術創作與工程設計協同是展覽項目高質量建設的必要條件。

2.2.2 展覽項目與項目外部整體工程的施工協同

展覽施工通常是指一項專業分包工程或甲方指定工程，多見于既有建筑中的局部改造或新建工程中的專項施工。總體施工是建筑物的結構、強弱電、裝飾等一般建筑工程的施工過程。展覽的許多創意設計無法按照既定的施工標準實施，因此，展覽施工對施工順序、工藝標準的要求極高。

在展覽項目管理過程中，展覽施工和總體施工之間具有很強的互動關系。因此，有必要在項目管理過程中強化兩者協同，包括進度協同和質量協同。然而，目前建設過程中普遍忽視展覽施工的特殊性，導致總體施工無法滿足展覽施工的特殊需求，從而增加成本。因此，展覽施工與總體施工協同是展覽項目建設過程中的關鍵機制。

3 展覽項目管理的組織協同

展覽項目屬于系統工程，具有將藝術創作、工程施工和商業經營三個專業相融合的特點。因此，有必要進行科學的組織和流程體系設計，以提高項目管理效率。

下面將理論和實踐相結合，分別從協同組織和協同流程兩個方面提出設計思路。其中，協同組織設計包含企業層面協同組織結構和項目層面協同團隊配置，協同流程設計包含外部協同流程和內部協同流程。

3.1 項目承包單位層面的組織協同

展覽項目多為專業分包項目，由總包單位或建設單位委托承包企業完成。作為展覽項目的承包方，應以項目為中心建立矩陣型組織。項目承包單位層面的組織協同結構如圖1所示。總經理作為最高級別領導，負責在項目的關鍵里程碑節點決策和協調重大事項，項目事業部總經理負責項目之間的人力調配和管理協調，項目經理負責具體項目內部管理和對外談判，項目副經理或項目助理具有輔助項目經理的作用。藝術創作部和工程管理部等各部門負責人應根據項目經理需求為特定項目配備成員或提供必要支持。需要說明的是，總經理和各部門負責人之間設立的項目決策委員會具有協同作用，體現了“各司其職”和“凝聚共識”相結合的理念。

圖1 項目承包單位層面的組織協同結構

協同組織結構屬于矩陣式組織，有助于提高項目決策和管理效率、合理配置企業資源、降低人力資源成本。但是，雙重或多重匯報機制將導致資源沖突，需要項目經理和職能部門負責人進行協調與溝通，而項目決策委員會則發揮了協同功能。

此外，該組織結構具有成長性，可根據企業在展覽市場的競爭力，采取不同控制等級的弱矩陣、均衡矩陣和強矩陣形式。當企業的展覽項目數量較少時，適宜采用弱矩陣，即由項目協調員在職能部門間進行協調，其權力小于職能部門經理甚至無權。當企業的展覽項目數量適中時，適宜采用平衡矩陣，即設立項目經理，其權力介于弱矩陣和強矩陣之間。當企業的展覽項目數量多時，適宜采用強矩陣，即項目經理由事業部總經理委派，其權力與職能部門經理相當。

3.2 項目管理團隊層面的組織協同

項目管理團隊層面的組織協同設置見表1。例如，一個項目團隊配置規模為16人，部分崗位可根據項目規模合并或分立。其中，項目經理和項目副經理(項目助理)是一個項目的專職成員和責任人，其薪酬與項目績效相關。藝術創作部和工程管理部的設計師、施工經理、工程資料員、繪圖員等視項目需求由專職或兼職人員擔任，其他成員負責在項目對應階段提供具體的支持。

表1 項目管理團隊層面的組織協同設置

4 展覽項目管理的流程協同

4.1 項目外部的管理流程協同

項目外部的管理流程協同體系如圖2所示。在項目啟動后，由項目團隊出具總體規劃書，包括兩條相互關聯的管理流程(工程管理流程和展陳管理流程)。這是嵌套式協同流程的第一層協同。此外，還要與總體工程管理流程相互關聯，這是嵌套式協同流程的第二層協同。

圖2 項目外部的管理流程協同體系

4.2 項目內部的管理流程協同

展覽項目按照階段可以劃分為項目前期階段、項目進場前階段、項目現場階段和項目結束階段。將每個階段的任務分解結構作為流程節點，建立協同流程和協同組織矩陣，明確每個節點的責任人和配合人。項目內部的管理流程協同體系見表2。

表2 項目內部的管理流程協同體系

5 結語

展覽項目是一個設計創意性強、接口眾多的系統工程。相較于一般工程，其設計階段包含展陳設計和工程設計兩個部分，施工管理具有一定的特殊性。因此，應采用以設計為主導的項目管理模式。

本文基于協同理論，結合展覽項目自身特點，提出展覽項目管理的兩級協同原則，構建了展覽項目管理組織和流程協同體系，有助于提高展覽項目管理水平，助力展覽業高質量發展。