大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新探析

文/晉中師范高等?？茖W(xué)校 王劍；衡水學(xué)院人事處 付賀

大數(shù)據(jù)以信息數(shù)據(jù)的運(yùn)用為導(dǎo)向，促進(jìn)社會(huì)多領(lǐng)域的發(fā)展與進(jìn)步，從而凸顯數(shù)據(jù)信息運(yùn)用的價(jià)值。將大數(shù)據(jù)運(yùn)用到檔案管理工作體系中，既順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，創(chuàng)新檔案管理的方法，又提升了檔案管理服務(wù)的成果，體現(xiàn)檔案管理在單位整體工作中的地位，增強(qiáng)檔案資源運(yùn)用的效率，從而助推單位全面發(fā)展?；诖?，在單位發(fā)展過程中，應(yīng)重視大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，提升檔案管理服務(wù)能力，達(dá)到大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的目的。

一、大數(shù)據(jù)概述

大數(shù)據(jù)是在信息技術(shù)支撐下發(fā)展而來的，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展進(jìn)程中，各行各業(yè)通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)信息化工作模式，促進(jìn)多領(lǐng)域的數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中流通，助推大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨。大數(shù)據(jù)具有自身獨(dú)有的特性：一是數(shù)據(jù)量大。大數(shù)據(jù)信息資源豐富、巨大是人們無法想象的，隨著人們生活、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)的實(shí)際實(shí)踐，促進(jìn)信息數(shù)據(jù)的生成，其信息數(shù)據(jù)包羅萬象，從而凸顯信息數(shù)據(jù)的價(jià)值。二是數(shù)據(jù)呈現(xiàn)形式多樣，既包含傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)形式，也以數(shù)據(jù)的視頻、音頻、圖片一體化模式呈現(xiàn)，更符合人們對(duì)信息數(shù)據(jù)運(yùn)用的需要。三是數(shù)據(jù)處理、分析速度快。大數(shù)據(jù)中承載著多元信息數(shù)據(jù)，而其具備的信息分析、處理能力，可快速獲取、分析、精準(zhǔn)信息數(shù)據(jù)，以便人們更好利用?？傊髷?shù)據(jù)的內(nèi)涵及特性，可為檔案管理工作的創(chuàng)新提供保障。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的特征

（一）服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。檔案資源可為單位多部門工作服務(wù)，但傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式受到時(shí)間、空間的限制，導(dǎo)致檔案運(yùn)用效率及服務(wù)水平相對(duì)較低。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作模式呈現(xiàn)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，即運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式，進(jìn)而提升檔案管理服務(wù)效果。例如：?jiǎn)挝徊块T工作可根據(jù)自身工作需要運(yùn)用檔案，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行交流；檔案管理人員通過搜索引擎獲取相關(guān)的檔案資源，在線傳遞檔案，促進(jìn)檔案資源實(shí)時(shí)性?？傊?，將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，樹立服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的思維，既實(shí)現(xiàn)了檔案資源信息共享，又增強(qiáng)了檔案資源服務(wù)的水平。

（二）管理信息化。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化是檔案管理工作的一大發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案管理數(shù)據(jù)化工作的一大特征。檔案管理依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息化的工作體系，實(shí)現(xiàn)檔案資源管理、收集、分析、記錄等一體化的工作模式，從而促進(jìn)檔案管理工作的良好實(shí)施。檔案管理信息化作為一種思維模式，以信息化的手段、方法來整合、分析數(shù)據(jù)資源，建立高效、快捷的檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理服務(wù)于單位多部門工作，助推單位市場(chǎng)化發(fā)展。具體而言，一是檔案目錄的信息化，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)及人工智能技術(shù)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)資源庫的運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案資源存儲(chǔ)及運(yùn)用模式；二是檔案內(nèi)容的信息化，立足于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源，將檔案資源內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?shù)字化的形式，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的實(shí)施，從而體現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息運(yùn)用的價(jià)值。

（三）技術(shù)運(yùn)用性。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作的創(chuàng)新，表現(xiàn)為重視先進(jìn)技術(shù)在其中的運(yùn)用，使其成為檔案工作創(chuàng)新的一大優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，檔案資源在技術(shù)的支持下，構(gòu)建現(xiàn)代化工作運(yùn)行平臺(tái)，助推多部門工作與檔案管理工作的融合，從而提升檔案管理工作實(shí)踐的成果。例如：云計(jì)算輔助大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，增強(qiáng)檔案資源整合、分析、運(yùn)用、處理、存儲(chǔ)的能力，實(shí)現(xiàn)單位對(duì)檔案資源的合理運(yùn)用；人工智能技術(shù)的運(yùn)用，增強(qiáng)了檔案服務(wù)的智能化，通過軟硬件設(shè)備的供給，依據(jù)多部門工作需要，提供智慧化、智能化的檔案管理服務(wù)，并運(yùn)用識(shí)別技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，明確檔案使用者身份，也促進(jìn)了檔案資源的良好存儲(chǔ)與保存。

（四）資源共享性。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作實(shí)踐的最大特征為資源共享。檔案管理工作利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，助推自身數(shù)據(jù)庫同其他單位的數(shù)據(jù)庫融合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的融通性，達(dá)到檔案共享的目的。多主體共同建設(shè)檔案信息資源庫，拓寬檔案服務(wù)范圍，明確檔案資源在市場(chǎng)發(fā)展中的價(jià)值。例如：建設(shè)檔案數(shù)據(jù)資源共享平臺(tái)，整合原始檔案信息資源并納入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，以數(shù)字化、電子化的模式呈現(xiàn)，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中進(jìn)行流通，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新的影響

（一）對(duì)業(yè)務(wù)流程的影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程具有一定的影響。傳統(tǒng)檔案的業(yè)務(wù)流程主要包括檔案資源獲取、記錄、歸檔、運(yùn)用等，檔案資源承載模式大都為紙質(zhì)形式，檔案管理模式陳舊，影響檔案管理工作質(zhì)量的提升。而將大數(shù)據(jù)運(yùn)用到檔案管理工作體系中，以獲取數(shù)據(jù)、數(shù)學(xué)分析、數(shù)據(jù)歸檔、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)查找、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)運(yùn)用、數(shù)據(jù)挖掘等為主的工作模式，并能實(shí)現(xiàn)一體化的工作流程，既提升檔案管理工作的水平，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)一站式整合、記錄、分析、歸檔等模式，又增強(qiáng)信息數(shù)據(jù)管理的精準(zhǔn)性，諸如針對(duì)一些重要的檔案資源，可另行存儲(chǔ)與歸檔，便于領(lǐng)導(dǎo)層、管理層運(yùn)用這些檔案資源。而這一工作模式，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作形成沖擊，促進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的變革，使檔案管理業(yè)務(wù)流程更為信息化、數(shù)據(jù)化、系統(tǒng)化，從而凸顯檔案管理在單位工作中的地位。

（二）對(duì)信息資源整合的影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案資源整合形成一定的影響。依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，促進(jìn)檔案資源的存儲(chǔ)、整合，并以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用、分析檔案資源，從而提升檔案管理工作的成果。例如：將單位紙質(zhì)、電子檔案信息進(jìn)行整合，納入互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中，構(gòu)建大數(shù)據(jù)資源庫，促進(jìn)檔案資源的存儲(chǔ)，并運(yùn)用云計(jì)算，增強(qiáng)檔案自動(dòng)化的分析與處理能力。檔案資源是單位發(fā)展進(jìn)程中寶貴的財(cái)富，其涉及的信息內(nèi)容多元，包含管理資源、財(cái)務(wù)資源、文化資源、營(yíng)銷資源等等，而這些資源會(huì)隨著單位的發(fā)展而增多。將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用其中，可使平臺(tái)存儲(chǔ)更多檔案資源，從而提升檔案資源整合與管理的成效。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)能助推檔案資源的共享，實(shí)現(xiàn)單位檔案信息資源與其他信息資源的融合，并立足于檔案資源庫，通過檔案資源的分析、整合、運(yùn)用等工作流程，以精準(zhǔn)檔案資源運(yùn)用為單位全面發(fā)展助力。

（三）對(duì)服務(wù)能力的影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代賦予檔案管理工作別樣的功能，檔案服務(wù)能力成為檔案部門工作的重要內(nèi)容。檔案資源的寶貴性在單位發(fā)展進(jìn)程中體現(xiàn)，多部門發(fā)展與工作實(shí)踐都關(guān)注檔案資源的運(yùn)用。而如何為多部門提供精準(zhǔn)檔案資源，需要檔案管理人員的踐行與實(shí)施。要將大數(shù)據(jù)運(yùn)用到檔案管理工作中，提升檔案管理服務(wù)能力，例如：檔案部門加強(qiáng)對(duì)多部門工作實(shí)際情況的分析，明確多部門檔案資源的運(yùn)用情況，可為多部門發(fā)展與運(yùn)行提供針對(duì)檔案服務(wù)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，便于多部門運(yùn)用檔案資源。同時(shí)，檔案部門運(yùn)用大數(shù)據(jù)能獲取、收集多部門檔案資源，促進(jìn)檔案資源的良好存儲(chǔ)與記錄?？梢哉f，大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，拓寬了檔案管理服務(wù)廣度，從而凸顯檔案管理工作在單位發(fā)展中的價(jià)值。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的實(shí)踐路徑

（一）樹立大數(shù)據(jù)管理思維。檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代呈現(xiàn)自身獨(dú)有的工作特征，需要樹立大數(shù)據(jù)管理的思維，以此促進(jìn)工作模式的創(chuàng)新。首先，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的研究，明確大數(shù)據(jù)運(yùn)用到檔案管理工作中的價(jià)值，并構(gòu)建大數(shù)據(jù)與檔案管理工作融合的方案，為大數(shù)據(jù)運(yùn)用到檔案管理中提供保障。其次，加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理思維的傳遞，通過企業(yè)文化引領(lǐng)，增強(qiáng)員工數(shù)據(jù)思維，深入理解檔案資源運(yùn)用的重要性，提升檔案部門工作的重視。最后，樹立協(xié)同發(fā)展思維，促進(jìn)多部門融合、協(xié)同工作，提升檔案管理工作實(shí)踐的成果。

（二）構(gòu)建大數(shù)據(jù)資源庫。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)以大數(shù)據(jù)管理思維為基點(diǎn)，構(gòu)建檔案的大數(shù)據(jù)資源庫，從而為檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)提供支撐。首先，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建單位網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行平臺(tái)、系統(tǒng)，助推多部門工作聯(lián)網(wǎng)機(jī)制，包含運(yùn)營(yíng)信息化、財(cái)務(wù)核算信息化、管理信息化等工作模式，完善單位網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，增強(qiáng)系統(tǒng)的運(yùn)行效果。其次，單位運(yùn)用大數(shù)據(jù)，構(gòu)建檔案資源庫，并主動(dòng)與其他單位合作，助推檔案資源共享。最后，在單位系統(tǒng)中構(gòu)建信息交流平臺(tái)，明確檔案服務(wù)對(duì)象，促進(jìn)檔案管理人員同其他部門工作人員交流，實(shí)現(xiàn)檔案資源在線傳遞、傳播模式，從而提升檔案管理服務(wù)的水平。

（三）完善檔案管理制度體系。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)重視檔案管理制度體系的建設(shè)，使檔案管理人員工作做到“有章可循”。首先，加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理制度體系的研究，依據(jù)當(dāng)前檔案管理工作信息化模式，刪減相關(guān)的檔案管理?xiàng)l款，提升檔案管理制度體系構(gòu)建成果。其次，在檔案管理制度體系中融入激勵(lì)機(jī)制，依據(jù)檔案管理人員崗位發(fā)展需要，加強(qiáng)物質(zhì)激勵(lì)及精神激勵(lì)，提升檔案管理人員工作的積極性，增強(qiáng)檔案管理工作實(shí)踐的成效。

（四）培養(yǎng)檔案管理人才。在檔案管理信息化工作實(shí)踐中，要重視檔案管理人員的培養(yǎng)，提升大數(shù)據(jù)運(yùn)用的能力，使其為單位多部門工作服務(wù)。單位應(yīng)根據(jù)辦公室檔案管理實(shí)際情況，構(gòu)建優(yōu)秀檔案管理團(tuán)隊(duì)。例如：根據(jù)檔案數(shù)據(jù)管理工作模式，開展崗前、在崗培訓(xùn)工作模式，鼓勵(lì)檔案管理人員融入其中，從而提升檔案信息素養(yǎng)與數(shù)據(jù)化管理思維。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作創(chuàng)新實(shí)踐，以大數(shù)據(jù)技術(shù)及思維的運(yùn)用為導(dǎo)向，促進(jìn)檔案管理工作思維及管理方法的變革，助推檔案管理工作向數(shù)據(jù)化管理方向轉(zhuǎn)型，重構(gòu)檔案管理工作體系，提升檔案管理工作效率。因此，在重視檔案管理工作實(shí)踐的同時(shí)，也應(yīng)關(guān)注檔案管理方法的創(chuàng)新，從樹立數(shù)據(jù)管理思維、構(gòu)建數(shù)據(jù)資源庫、完善檔案管理工作機(jī)制、培養(yǎng)管理人才四個(gè)維度，建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)化平臺(tái)，從而彰顯檔案管理工作及檔案管理方法創(chuàng)新、實(shí)踐的價(jià)值。