智慧會議應用賦能企業數字融合業務

文/上海明華電力科技有限公司 毛佳敏 蔣逍遙

一、實施背景

上海明華電力科技有限公司（以下簡稱“明華電力”）綜合部為企業會議管理的歸口部門，負責企業會議的統籌安排和協調工作，并配合相關會議主辦部門做好會務服務和相關后勤保障工作。會議管理工作包括大量的事務性內容，例如：會議預約、會議通知、會場布置等。明華電力雖已將會議申請固化在信息系統上，但由于其審批流程設計煩瑣、模塊功能單一、不具備延展性等缺點，導致企業會議管理人員仍通過線下方式管理會議室資源，不僅耗費會議管理人員的大量時間精力，甚至由于執行差錯帶來企業內部矛盾或返工等問題。

目前，各類信息技術高速發展，新一輪的科技革命和產業變革正在蓬勃興起。2020年，習近平總書記在《國家中長期經濟社會發展戰略若干重大問題》中強調：“我們要乘勢而上，加快數字經濟、數字社會、數字政府建設，推動各領域數字化優化升級”。國家電力投資集團（以下簡稱“集團公司”）在“2035一流戰略”中提出，要著力打好“存量牌”“增量牌”與“未來牌”，切實推動集團公司加快向清潔化、智慧化、市場化、集成化、國際化方向轉型。其中，全面推動數字化轉型，加快建設“數字國家電投”是“未來牌”的重要一環。明華電力面對能源行業向數字化、智慧化、集成化發展的新趨勢，積極響應集團公司“2035一流戰略”，構建適應科技型企業發展的新機制，營造充滿活力的科技企業內部創新氛圍，構筑“低碳·智慧·共贏”的能源技術服務新業態，助力集團公司打好“三副牌”。

二、主要做法

（一）打破部門壁壘，促進業務協同。明華電力綜合部主動打破部門壁壘，與公司負責智能樓宇項目開發和PRO平臺開發的兩個業務部門溝通協商，牽頭組建了“智慧會議提升工作小組”，并以該工作小組為依托，分析挖掘各部門資源優勢，形成“共同打造企業低碳、智慧、共贏的會議管理系統”的團隊共識，通過塑造共享意識、打造互信團隊文化，為工作小組應對各種阻力挑戰打下基礎。

（二）堅持問題導向，優化改進方案。工作小組圍繞公司現有會議管理過程中的痛點、難點進行分析，利用5W2H作為思考框架，采用頭腦風暴的方式進行討論，充分挖掘會議過程中不同角色、不同會議場景、不同時間狀態、不同會議室等條件下的信息、服務和管理需求（如表1所示）。

表1 5W2H思考框架

經充分討論，形成的智慧會議管理提升工作總體方案如下：

1.建設會議預約系統與公司數字平臺聯動。建設具備高效便捷、有擴展性功能的會議預約系統。員工可通過PC端、手機端、會議室交互門牌發起會議申請；該系統具有臨時延長會議、提前結束會議、周期預訂、短信通知、可視化分析的功能；通過該系統與公司PRO平臺鏈接，實現會議預約系統單點登錄，用戶只需登錄PRO系統即可通過快速入口進入會議預約界面；通過與智能樓宇中控平臺聯動，會議開始前后可自動開/關會議室燈光、窗簾、空調等設備，打造智能會議空間。

2.打造沉浸式數字融合業務營銷模式，協同聚力、賦能企業數字融合業務開發。以明華電力綜合部牽頭，聯合兩大業務部門，利用外部客戶來訪接待、會議活動等契機，以智慧會議服務為紐帶，將公司PRO平臺、智能樓宇服務產品串聯在公司介紹、會務服務等過程中，為客戶帶來沉浸式數字業務體驗，潛移默化地達到企業宣傳、業務營銷的目的，助力企業開拓數字融合業務市場。

（三）樹立工程思維，推進方案落地。明華電力智慧會議提升工作小組在推進方案落實過程中曾遇到一些阻礙，例如：如何平衡需求沖突，在有限條件下如何保證系統開發結果滿足需要等。為此，工作小組引入了“工程思維”這一方法，有效確保智慧會議管理提升工作總方案按時完成。工程思維即永遠以“資源有限，條件不足”為前提，去實現“現實世界”的目標的一種思維模式。能夠快速幫助團隊從思維困局中走出來，及時作出決斷，快速推進項目執行。思維工具使用說明列示（如表2所示）。

表2 思維工具使用說明

三、實施效果

（一）極大提升了會議管理效率、管理質量。通過建設優化明華電力會議預約系統、關聯配置管理設備、鏈接企業現有數字融合業務產品（PRO及智能樓宇系統），極大提升了明華電力會議管理各環節的可視化程度和使用便捷度（如表3所示）。

表3 針對會議管理痛點的改進前后對比

（二）賦能明華電力數字融合業務開發。明華電力綜合部主動“跨界”“出圈”，針對會議中的管理痛點，聯合業務部門搭建智慧會議應用模塊，與原公司業務平臺聯結形成新產品，并利用自身宣傳資源優勢，協同業務部門打造沉浸式數字融合業務營銷模式，利用公司承辦重大會議活動的契機，以會務服務過程為引線，向外部參會單位多方位展示智能樓宇、PRO系統的強大功能，使參會人員沉浸式體驗明華電力數字融合業務產品，從而形成一種新型的數字融合業務營銷模式，助力開拓明華電力數字融合業務市場工作。

四、評價與改進

（一）評價方法。明華電力通過問卷調查的方式對此次智慧會議管理提升工作成效進行了評價。綜合部分別從使用的便捷性、可視化功能、資源節約效果3個方面收集意見，總體滿意度達90%以上。

（二）存在的問題。由于平衡考慮運營成本等因素，當前明華電力將會議預約系統后臺架設在公司內網的服務器上，導致手機用戶需在內網環境下才能登錄會議預約系統，使用便捷度方面還有待進一步提升；在資源節約方面，由于當前運行時間較短，空間資源、能源資源等利用數據較少，資源節約成效顯著性不夠。

（三）改進的方向或設想。未來明華電力將通過信息系統不斷累積會議使用數據，針對利用率較低的會議室進行原因剖析，設計改進方案，提高利用率；觀察總結會議使用規律并進行分析預測，合理規劃會前資源準備工作。