信息化環(huán)境中數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)的完善路徑研究

文/青島市市南區(qū)教育和體育局 夏文青

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的更新?lián)Q代，檔案管理技術(shù)也在不斷革新，如何借助信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行有效整合，深入挖掘數(shù)字檔案資源的利用價(jià)值，更好地發(fā)揮數(shù)字檔案的服務(wù)作用，成為廣大檔案管理者共同面臨的問(wèn)題。

一、信息化技術(shù)給檔案管理帶來(lái)的新變化

在信息化環(huán)境中，檔案的載體、形式等均發(fā)生了一定的變化，檔案管理也面臨著新的要求，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）集成性。信息化環(huán)境中，檔案的載體有了新的變化，在傳統(tǒng)實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上形成了各種格式的信息化檔案，如電子文檔、音像等，為檔案利用提供了便利。同時(shí)，在信息技術(shù)的支撐下，檔案服務(wù)也變得更快捷，檔案使用者只需打開(kāi)客戶(hù)端的訪問(wèn)界面就能查詢(xún)所需檔案。此外，在信息技術(shù)的支撐下，檔案使用者還能跨庫(kù)檢索有關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)各種檔案信息資源的共享，從而使檔案的利用價(jià)值最大化。

（二）交互性。在信息化環(huán)境中，檔案使用者與管理者之間的界限被打破，二者可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)線上交流，針對(duì)檔案管理中的不足、檔案使用需求等進(jìn)行討論，從而及時(shí)改進(jìn)檔案管理模式。檔案管理平臺(tái)普遍有檔案副本索取等功能，檔案使用者在具備一定的權(quán)限后，即可向管理者提出獲取檔案副本的請(qǐng)求。再如，不同的檔案使用者也可以在檔案平臺(tái)上搭建討論組，分享檔案資源，交流心得。使檔案的交互性變得更強(qiáng)，檔案的利用價(jià)值被開(kāi)發(fā)得更徹底。

（三）長(zhǎng)效性。在以往的檔案管理中，如何長(zhǎng)久保存實(shí)體檔案是一個(gè)挑戰(zhàn)。實(shí)體檔案對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求高，對(duì)檔案室的溫濕度、消防、防震、防紫外線、門(mén)禁設(shè)計(jì)均有嚴(yán)格要求，且隨著檔案資源的增加，必須不斷新建檔案室來(lái)存放。隨著時(shí)間的推移，檔案管理的負(fù)擔(dān)越來(lái)越重，部分單位不得不挑選等級(jí)高的檔案優(yōu)先進(jìn)行保管，這無(wú)疑是對(duì)檔案資源的浪費(fèi)。在信息技術(shù)的支持下，檔案載體變成占地更小的光盤(pán)、硬盤(pán)，且可以多重備份，有效提升了檔案存放的長(zhǎng)效性。

二、信息化環(huán)境中數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)的完善路徑

（一）整合、匯總各類(lèi)檔案信息資源。整合檔案信息資源不是從各地抽取數(shù)據(jù)信息資源存放在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，對(duì)數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行生搬硬套地提取和利用，而是借助現(xiàn)代信息技術(shù)，將存放于庫(kù)房中的數(shù)據(jù)資源調(diào)動(dòng)起來(lái)，充分發(fā)揮其潛在的作用和價(jià)值，并科學(xué)、高效地融合各類(lèi)檔案信息資源。第一，檔案管理部門(mén)要快速推進(jìn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化，拓展數(shù)字化檔案信息資源的規(guī)模，奠定檔案信息資源集成工作的基礎(chǔ)。第二，制定統(tǒng)一的檔案信息資源集成制度和標(biāo)準(zhǔn)，確保經(jīng)加工后的檔案信息資源能有機(jī)融入現(xiàn)行數(shù)字化檔案信息資源中，然后深度加工處理融合后的檔案信息資源，提煉出更高的潛在價(jià)值。第三，進(jìn)一步加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)行最大限度地整合，拓展檔案信息資源服務(wù)的人群和服務(wù)的范圍，重塑全新的數(shù)字化檔案信息資源服務(wù)模式，優(yōu)化集成的效果。第四，做好各類(lèi)檔案信息資源的整合與服務(wù)：一是檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案使用者信息數(shù)據(jù)庫(kù)的整合與服務(wù)。檔案使用者借助檔案館間的OPAC系統(tǒng)，通過(guò)數(shù)字化接口進(jìn)行鏈接可登錄查詢(xún)界面，運(yùn)用題目、關(guān)鍵詞等檢索方式獲取各種數(shù)字檔案信息，操作簡(jiǎn)單便捷。二是檔案信息查詢(xún)系統(tǒng)與光盤(pán)檔案信息資源的整合與服務(wù)。數(shù)字化檔案館中不但有紙質(zhì)文獻(xiàn)，也有光盤(pán)之類(lèi)的非紙質(zhì)文獻(xiàn)。若光盤(pán)檔案保存不當(dāng)，容易造成檔案數(shù)據(jù)遺失。將檔案信息查詢(xún)系統(tǒng)與光盤(pán)檔案信息資源進(jìn)行有效整合，檔案使用者可以隨時(shí)利用檔案信息管理系統(tǒng)獲取光盤(pán)檔案信息資源中的信息。例如，檔案使用者利用OPAC系統(tǒng)里的MARC數(shù)據(jù)能快速查看系統(tǒng)中是否存在有關(guān)資源，若有，檔案使用者就可以在線查看文獻(xiàn)內(nèi)容、將文件下載到本地文庫(kù)，獲取光盤(pán)檔案信息資源里的內(nèi)容。

（二）構(gòu)建數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)平臺(tái)。相關(guān)機(jī)構(gòu)可組織成立檔案數(shù)字信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并配備具有檔案管理知識(shí)的人員負(fù)責(zé)管理工作，構(gòu)建數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)平臺(tái)，現(xiàn)以青島市南區(qū)教育和體育局構(gòu)建的平臺(tái)為例進(jìn)行詳解。該平臺(tái)主要模塊如下：1.基礎(chǔ)資源層。目前，檔案事業(yè)的管理體制是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理模式。由于不同地區(qū)、不同部門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)常常建立專(zhuān)屬且獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這些分散的數(shù)字資源形成了數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)平臺(tái)基礎(chǔ)資源層的內(nèi)容。在檔案資源整合與服務(wù)平臺(tái)基礎(chǔ)資源層構(gòu)建過(guò)程中，要擇優(yōu)選擇利用規(guī)范統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（如EAD標(biāo)準(zhǔn)）進(jìn)行描述和著錄的數(shù)字資源，以方便后期的融合、聚類(lèi)。2.資源組織和管理層。一是分類(lèi)導(dǎo)航。文化信息資源整合網(wǎng)站通常選用分類(lèi)導(dǎo)航的信息組織方式，把所有數(shù)字資源根據(jù)不同的邏輯、內(nèi)容或?qū)I(yè)進(jìn)行整理分類(lèi)。例如“廣州記憶”網(wǎng)站，在網(wǎng)站首頁(yè)開(kāi)設(shè)了重大事件、城市變遷、廣府文化、歷史名人、歷史典故、名勝古跡、記憶影像等一級(jí)類(lèi)目，又設(shè)置了千年商都、飲食文化、工藝、戲曲、民俗、藝術(shù)等多個(gè)子類(lèi)，使檔案使用者可按照自身需求迅速查找獲取需要的資源。二是專(zhuān)題展覽。主要指針對(duì)某特定主題對(duì)各個(gè)機(jī)構(gòu)、各種類(lèi)型的數(shù)字資源進(jìn)行有效整理和加工，統(tǒng)一集中為檔案使用者提供資料的一種組織方式。例如，“香港記憶”網(wǎng)站在首頁(yè)開(kāi)設(shè)多個(gè)專(zhuān)題展覽，便于檔案使用者深入了解香港文化遺產(chǎn)和歷史。又如，“邵氏電影”專(zhuān)題把數(shù)字資源分成邵氏故事、戲院與院線經(jīng)營(yíng)、口述歷史、幕后制作、邵氏影星等多個(gè)部分，資源類(lèi)型包括音頻、文本、圖片、視頻等多種方式，從多方面、多角度為人們?nèi)妗⒘Ⅲw地展示邵氏電影王國(guó)的輝煌歷史，同時(shí)也演示了百年中國(guó)電影事業(yè)的滄桑巨變。三是縮略圖導(dǎo)航。主要指選用可代表數(shù)字對(duì)象的標(biāo)志性圖片，讓檔案使用者通過(guò)瀏覽圖片查找信息資源的一種導(dǎo)航方式。例如，世界數(shù)字圖書(shū)館中的“特選典藏單位”“特選條目”等，就是讓檔案使用者在瀏覽圖片的基礎(chǔ)上選擇自己感興趣的內(nèi)容。3.應(yīng)用服務(wù)層。單位運(yùn)用分布式檔案管理系統(tǒng)編制檔案檢索系統(tǒng)，編制案卷目錄、全引目錄、電子檔案目錄、全文掛接等，使檔案的檢索、領(lǐng)取、借閱和歸還更加快捷。全市教育系統(tǒng)約20萬(wàn)份紙質(zhì)學(xué)籍檔案，100萬(wàn)條目錄，全部以字段目錄形式輸入計(jì)算機(jī)，所有信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化查詢(xún)（見(jiàn)圖1）。

圖1 數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)示意圖

（三）做好各載體、各門(mén)類(lèi)檔案信息的調(diào)研工作。在整合數(shù)字化檔案信息資源前，要充分調(diào)研本單位各載體、各門(mén)類(lèi)的檔案，全面做好前期的摸底排查工作，以確保檔案信息資源整合的效果。第一，明確開(kāi)展各載體、各門(mén)類(lèi)檔案信息調(diào)研工作的原則。例如結(jié)合各行業(yè)、各地檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，把調(diào)研工作總原則定為：優(yōu)先檔案信息資源的整合、共享、價(jià)值挖掘和作用發(fā)揮等工作。第二，做好各載體、各門(mén)類(lèi)檔案信息的全面性、完整性工作。對(duì)各載體、各門(mén)類(lèi)檔案信息的特點(diǎn)和來(lái)源、出處予以明確，確保各類(lèi)檔案信息數(shù)據(jù)的翔實(shí)完整。第三，根據(jù)各載體、各門(mén)類(lèi)檔案信息資源的特點(diǎn)，制定翔實(shí)、系統(tǒng)的調(diào)查方案。對(duì)調(diào)查中遇到的具體問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行匯總處理，有針對(duì)性地設(shè)計(jì)解決方案，以實(shí)現(xiàn)全面良好的工作效果。

（四）強(qiáng)化檔案信息組織保障。檔案信息組織是指按照檔案信息原有的擺放位置、排列順序，根據(jù)一定原則，運(yùn)用高科技技術(shù)進(jìn)行處理加工，使檔案信息完整有序。通常而言，紙質(zhì)檔案目錄編制內(nèi)容主要包括：檔案形成者、形成時(shí)間、頁(yè)數(shù)、標(biāo)題內(nèi)容、門(mén)類(lèi)、保管期限、編號(hào)等，這些內(nèi)容無(wú)法滿(mǎn)足檔案查詢(xún)者的需求。因此，檔案管理者要依托現(xiàn)代信息技術(shù)，強(qiáng)化對(duì)檔案信息的組織管理，使其更人性化、智能化，為檔案使用者提供更滿(mǎn)意的服務(wù)。同時(shí)，進(jìn)一步完善檔案信息，使其能更全面、完整地記錄事件形成過(guò)程。

與此同時(shí)，檔案管理者應(yīng)全面考慮檔案使用者的需求和檔案信息資源的利用價(jià)值，及時(shí)刪除已過(guò)時(shí)的檔案內(nèi)容。尤其需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是，在調(diào)整檔案信息資源時(shí)，檔案管理者應(yīng)對(duì)檔案信息資源的實(shí)效性予以高度重視，防止檔案信息資源系統(tǒng)中出現(xiàn)的有價(jià)值的信息未得到及時(shí)更新或被刪除，以有效提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息化環(huán)境中，檔案管理部門(mén)要徹底轉(zhuǎn)變思想意識(shí)，充分利用現(xiàn)代化高科技手段，有效整合和利用數(shù)字檔案資源信息，積極構(gòu)建智能化、個(gè)性化、一體化的綜合數(shù)字檔案資源整合服務(wù)平臺(tái)，不斷提高檔案信息資源的利用率，更好地滿(mǎn)足檔案使用者對(duì)檔案的個(gè)性化和多元化需求，助推數(shù)字檔案信息資源邁入集成化、開(kāi)放式發(fā)展階段。