基于二維碼的白酒生產企業實驗物資一體化管理分析研究

楊光均，楊 帆，吳 蕓，劉 松

（貴州茅臺酒股份有限公司，貴州仁懷 564501）

當前，白酒生產企業實驗室物資采購過程中，企業采購部門與實驗室部門的良性溝通越來越多，相關人員對采購法的理解越來越深，但實驗室物資包括常規耗材、化學品、小型設備、精密儀器等，種類繁多、規格劃分細碎、單品價值相差大，采購效率和管理效率有待提升。采購是企業經營管理過程中非常重要的環節，是公司戰略決策中不可或缺的一部分，是公司各個相關部門都需要積極參與的一個綜合性管理過程。

科技創新是白酒生產企業的快速、高質發展不可或缺的驅動力，在“十四五”及未來，傳統白酒生產企業的創新發展依然是大趨勢。科技創新工作離不開實驗物資的有效供應保障，隨著傳統的白酒生產企業引進更多的先進技術，實驗室使用的物資種類和數量也越來越多，在采購提出時人員難以對采購數量的合理性進行準確的把握，在傳統白酒行業集中采購模式下怎樣快速、合規、準確的采購，怎樣實現快速的出入庫庫存管理，成為亟需解決的問題。

1 現狀分析

1.1 實驗室物資采購管理存在的問題

傳統實驗室物資管理模式主要分為統一采購、存儲、按需申領的集中管理模式以及將采購權限下放到各個專業實驗室，各自采購、獨立管理的分散管理模式，也有采用現代化LIMS 管理系統的模式，但LIMS 的適用性需根據各企業情況調整，同時在采購端，LIMS 系統的管理流程需進一步延伸，搭建新的框架。在大型白酒生產企業，涉及實驗室物資的部門主要有技術研發、質量檢測、生產管理化驗、動力管理、環保等部門，各部門研究的對象不同，所需的實驗室物資種類和數量相差較大，審核需求專業性強。企業采購部門在實驗物資管理過程中，很難實現完全的集中采購、管理，因此一般都是集中采購單位收集使用單位需求后實現部分集中采購與使用需求單位自行采購相結合方式，自行采購的方式要求每個實驗室的實驗員了解采購管理的業務流程，過程繁雜，不利于實驗室工作的高效開展，需在自行采購和集中采購之間掌握較好的平衡。

1.2 實驗物資可視化存在的問題

在大型的白酒生產企業，企業實驗室分布點較多，物資的管理均由使用單位自行管理，導致實驗室物資預算計劃性薄弱，經費資源分配不合理，采購數量隨意，存在一定資源浪費情況。由于無統一的實驗室物資存儲庫，各單位的實驗室物資庫存管理不標準，存儲點多，分布點散，管理難度較大。各專業實驗室獨立管理實驗物資，無信息化系統或基于手機等便攜式設備的識別系統，不能完整地記錄耗材出入庫以及使用情況，對實驗物資的使用情況無法準確追蹤，容易造成各實驗室只管自己所需的實驗物資，對于買了多少，用了多少，剩余多少并沒有明確的記錄，導致入庫驗收、出庫記錄不健全的情況。

2 實驗室物資“一站式”管理系統設計探索

采購直接影響著企業的生產經營過程、企業效益，是構成企業競爭力的重要方面，起著非常重要的作用。隨著現代科技的高速發展，各種信息系統在企業的生產發展過程中使用變得更加頻繁。針對以上問題，提出構建基于二維碼的一體化采購和物料管理系統，本系統是為了方便實驗室物資的采購和物料管理而設計的，有利于提高采購實驗員對實驗物資情況的掌握，從而提高辦事的效率和質量。本系統開發的主要目標是實現實驗物資采購，過程管理的系統化、便捷化、清晰化、合理化、專業化。該系統組織機構主要分為需求部門、采購部門、使用部門、使用人員。

2.1 各個部門的用戶分析

（1）需求部門即各實驗室，主要職能是提出采購需求，進行入庫、庫存管理、使用管理等。用戶包括實驗室物資的管理員、采購員和使用員，實驗室物資管理員負責本實驗室的實驗物資驗收、入庫、貯存、出庫等工作，采購員負責本實驗室實驗物資采購需求的統計、審核、驗收等工作，使用員為實驗室物資使用人員，負責按照相關要求使用實驗室物資。

（2）采購部門的用戶包括采購員、管理員。主要職能是開展采購工作，系統后臺維護管理等。采購員進一步審核需求的合理性，按照流程開展相關采購工作。管理員主要是負責在耗材管理系統后端維護系統并按照實驗室需求優化系統。

2.2 系統擬實現的功能探討

探索構建一體化的采購管理系統，在采購過程中，對各實驗室提出采購需求數量的科學性和合理性進行初步審核，具體為自動邏輯計算過去三年的采購數量、現有的庫存數量、本年度的使用數量、需求數量四個數據關系，進行自動審核，及時提示修改，減少人工審核的工作量，避免人為的誤判，提高采購效率。在過程管理過程中，實驗室物資到貨時，通過系統生成唯一的二維碼，實現實驗室物資在各實驗室的快速、精準入庫、出庫管理，實現實驗物資管理的便捷化、清晰化、合理化、專業化。構建該系統擬實現以下功能。

2.2.1 采購需求端

各實驗室通過系統掃二維碼直接顯示物料信息（或直接查詢物料信息），錄入預采購數量，點擊審核，后臺通過自動邏輯計算上一年度的采購數量、現有的庫存數量、本年度的使用數量、需求數量四個數據關系進行自動審核，在合理區間顯示審核通過，超出或低于合理區間提示進行核對，若無誤需在備注欄填入具體理由后才能點擊提交。針對新物資，可以手動添加實驗物資相關信息及采購量的合理性說明，如需分析多少樣品，每個樣品需要該物資多少，共計需多少物資，在系統中實現新物資流程審核。如表1所示。

表1 采購需求功能設計

2.2.2 使用端

可實現查詢信息、二維碼打印、掃碼入庫、分類貯存、掃碼出庫、驗收及供方評價，如表2所示。

表2 使用端功能設計

2.2.3 采購單位端

對需求合理的數據進行自動匯總統計，手動確認需求不合理的數據，查詢信息，合同管理。如表3所示。

表3 采購單位端功能設計

2.2.4 供應商端

實現預算價報價，供應商自評價。見表4。

表4 供應商端功能設計

2.2.5 后臺管理

數據庫的維護管理，系統權限設置，實現合理的、高效率的管控，物料信息有條件的共享、嚴格的查看審批權限等。通過即時信息通知方式實現各相關部門協同跟進同一項目，領導在各工作環節實現高效的審批、審閱，通過物料庫實施集中式管理，實現各類資源的有效共享。見表5。

表5 后臺管理功能設計

2.2.6 庫存管理

實現實時庫存量統計、庫存量警戒提醒，耗材有效日期管理，使用時先進先用原則提醒。

3 結論

基于傳統白酒生產企業實驗室物資采購、管理的現狀，結合集中采購和LIMS管理經驗和理念，通過該系統實現對實驗室物資數據的收集，自動邏輯計算上一年度的采購數量、現有的庫存數量、本年度的使用數量、需求數量4 個數據的關系，讓采購人能夠提出科學合理準確完整的采購需求，為后期的采購提供規范的基礎，進一步規范采購流程，提高實驗物資采購數量的合理性。

通過二維碼的生成，實現掃碼入庫并分類貯存、掃碼出庫、掃碼提出采購需求，供應商端的持續評價和改進，進一步的實現實驗物資管理的便捷化、清晰化、專業化。該系統需兼容電腦端、手機端（手機端支持攝像頭掃碼），配置出入庫固定掃碼器及手持掃碼器。

綜上所述，實驗室物資的采購和管理對白酒生產企業的實驗室工作十分重要，直接影響到實驗室工作的開展，以及實驗室結果的可靠性和正確度，必須高度重視并規范其相關管理流程和方法。該系統的構建將有效解決傳統白酒生產企業實驗室物資采購時效性不足、先進性有待提升等問題，提高實驗物資的使用效率，促進實驗室水平的提升，對促進集中采購改革產生重要意義。