新時(shí)期衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新路徑探討

劉心華

（菏澤市急救指揮中心）

2020年是我國全面建成小康社會(huì)以及“十三五”規(guī)劃收官之年。我國衛(wèi)生事業(yè)取得了較好的發(fā)展成果，居民健康水平得到較大提升，這源于近年來我國在衛(wèi)生事業(yè)方面大力投入，我國衛(wèi)生資源及衛(wèi)生服務(wù)不斷得到保障，根據(jù)最新統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，2020年年底，我國基層的醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)中，有社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心3.54萬個(gè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院3.57萬個(gè)、診所和醫(yī)務(wù)室2.60萬個(gè)、村衛(wèi)生室60.88萬個(gè)。從從業(yè)人員數(shù)量來看，衛(wèi)生人員總數(shù)達(dá)到1347.5萬人，同比增長了4.23%，如表1。

表1 我國衛(wèi)生技術(shù)人員數(shù)量

當(dāng)前，全球已進(jìn)入到信息時(shí)代，我國對(duì)于信息技術(shù)的開發(fā)與運(yùn)用也提出了相應(yīng)的戰(zhàn)略，如在《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》中，黨中央、國務(wù)院指出創(chuàng)建小康社會(huì)、創(chuàng)新性社會(huì)，要以信息化戰(zhàn)略作為重要抓手，并指出在衛(wèi)生領(lǐng)域要統(tǒng)籌規(guī)劃電子病歷應(yīng)用發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)療、醫(yī)保、醫(yī)藥等信息共享與協(xié)同，衛(wèi)生系統(tǒng)檔案資源是醫(yī)療體系中極為重要的組成部分，自然也是信息化改革的重要內(nèi)容，然而，由于衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理具有復(fù)雜性、長期性等特點(diǎn)，且我國衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理還處在初級(jí)發(fā)展時(shí)期，衛(wèi)生檔案管理在各個(gè)方面都不夠完善，主要體現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、管理者不夠重視、檔案資源發(fā)掘利用率低、專業(yè)技術(shù)人員缺乏、管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范等問題，限制了衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。在信息技術(shù)快速發(fā)展及衛(wèi)生系統(tǒng)實(shí)行醫(yī)療改革的大背景下，衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作應(yīng)該圍繞檔案的信息化建設(shè)、檔案資源的合理配置與使用等工作開展，不斷提高我國的醫(yī)療技術(shù)與服務(wù)水平，有助于人們享受到政府先進(jìn)的醫(yī)療服務(wù)。衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理關(guān)鍵在于充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)，改變傳統(tǒng)的管理理念和方法，不斷完善和優(yōu)化檔案管理手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料變?yōu)閿?shù)字化的檔案資源，并充分發(fā)掘和利用數(shù)字化檔案資源，從而促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案向著高效化、規(guī)范化發(fā)展。本文對(duì)此進(jìn)行深入的分析研究，為衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作規(guī)范化、系統(tǒng)化、可持續(xù)性發(fā)展提供參考。

一、衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新的必要性分析

（一）是新時(shí)期行業(yè)發(fā)展的要求

檔案管理對(duì)于衛(wèi)生系統(tǒng)發(fā)展不可或缺，檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，是各項(xiàng)政策能夠?qū)嵭械谋匾Ｕ希欢捎谛l(wèi)生系統(tǒng)檔案資料種類多、數(shù)量大，傳統(tǒng)的檔案管理工作任務(wù)繁重、管理難度大且壓力大、檔案資料的準(zhǔn)確性及完整性受人為因素影響極大，檔案資源難以被發(fā)掘和利用，很大程度影響了檔案資源發(fā)揮其價(jià)值，這與當(dāng)前衛(wèi)生行業(yè)及社會(huì)發(fā)展的需求相背離[1]。當(dāng)前，是信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)期，信息技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用對(duì)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展均產(chǎn)生了重要的影響，不斷促進(jìn)著各個(gè)行業(yè)進(jìn)行變革發(fā)展。對(duì)于衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理來說，充分利用信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新具有重要意義，應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展要求，創(chuàng)新工作機(jī)制，不斷完善程序和方法，才能促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)在各個(gè)業(yè)務(wù)層面實(shí)現(xiàn)齊頭并進(jìn)，以滿足新時(shí)期相關(guān)團(tuán)體、部門及公民對(duì)檔案資料的需求。

（二）是有效發(fā)揮衛(wèi)生系統(tǒng)檔案價(jià)值的重要途徑

衛(wèi)生系統(tǒng)工作涉及了各類醫(yī)療服務(wù)和科研活動(dòng)等，在開展醫(yī)療服務(wù)及科研活動(dòng)過程中，形成了大量有價(jià)值的資料，而檔案管理工作關(guān)鍵性的任務(wù)便是對(duì)這些有價(jià)值的資料的妥善保存，在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案資料的充分利用，是發(fā)揮檔案價(jià)值的重要體現(xiàn)，也是市場競爭日趨激烈的背景下，衡量醫(yī)療管理及其服務(wù)水平的重要指標(biāo)。衛(wèi)生系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理工作重點(diǎn)在于紙質(zhì)資料的保管，因檔案資料多且繁雜，很大程度限制了檔案資料的利用，讓檔案資料失去了其潛在的價(jià)值，影響了衛(wèi)生系統(tǒng)服務(wù)職能的發(fā)揮[2]。因此，新時(shí)期衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作的創(chuàng)新，有助于檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享服務(wù)及遠(yuǎn)程服務(wù)，促進(jìn)衛(wèi)生檔案資源最大化的發(fā)掘和利用，此外，檔案管理工作創(chuàng)新，也是新時(shí)期衛(wèi)生系統(tǒng)制定重要戰(zhàn)略決策的重要參考和依據(jù)，利用檔案資料，能夠?yàn)樾l(wèi)生系統(tǒng)政策出臺(tái)提供可借鑒的數(shù)據(jù)信息，讓衛(wèi)生系統(tǒng)出臺(tái)的政策和方案更加科學(xué)可行。

（三）是維護(hù)醫(yī)患兩方正當(dāng)利益的重要手段

衛(wèi)生系統(tǒng)工作核心在于為群眾提供相應(yīng)的衛(wèi)生服務(wù)和醫(yī)療保障，例如疾病預(yù)防與治療、健康促進(jìn)等，衛(wèi)生系統(tǒng)在開展相關(guān)醫(yī)療服務(wù)的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案資料入庫并保存之后，往往成為了醫(yī)療行為的重要記錄和憑據(jù)，在遇到醫(yī)療糾紛時(shí)，往往是醫(yī)患兩方正當(dāng)利益維護(hù)的重要手段。近些年，我國醫(yī)患關(guān)系問題成為了關(guān)注的焦點(diǎn)，醫(yī)患關(guān)系處于比較緊張的狀態(tài)，倘若出現(xiàn)醫(yī)療糾紛，醫(yī)療檔案資料就成為了重要的證據(jù)，能夠很清晰地確定醫(yī)患各方的責(zé)任，能夠避免兩者間的矛盾升級(jí)。因此，對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，有助于提高檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，讓檔案資料更具說服力，這也是新時(shí)期醫(yī)患關(guān)系處理及和諧社會(huì)發(fā)展的必然要求[3]。

二、衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理存在的問題

（一）衛(wèi)生檔案管理意識(shí)薄弱

我國衛(wèi)生系統(tǒng)相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，在認(rèn)識(shí)上存在不足，對(duì)于檔案管理工作內(nèi)容簡單歸納為日常記錄與保存，僅將其作為衛(wèi)生系統(tǒng)的附屬工作或者信息查詢的資源，認(rèn)為其不能直接創(chuàng)造效益，產(chǎn)生這種想法主要就是對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理價(jià)值存在認(rèn)識(shí)偏差，沒有發(fā)現(xiàn)檔案信息資源潛在的價(jià)值，進(jìn)而導(dǎo)致在實(shí)際工作中檔案管理工作缺乏重視，在衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)資金資源投入少，系統(tǒng)建設(shè)速度慢等問題，制約了我國衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作甚至是衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案管理方法缺乏創(chuàng)新

近年來，由于我國不斷深化醫(yī)療改革，衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理方法不斷得到完善，然而在管理方法上依舊比較傳統(tǒng)單一，缺乏創(chuàng)新的管理模式，衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案網(wǎng)絡(luò)化水平得到有效提高，而檔案管理實(shí)質(zhì)上依舊還是簡單的管理，檔案利用率比較低下，從管理人員的專業(yè)水平來看，綜合能力不足且沒有創(chuàng)新意識(shí)，這對(duì)于衛(wèi)生系統(tǒng)繁重的檔案管理而言，無疑是影響了檔案管理的工作質(zhì)量及效率。

（三）缺乏科學(xué)的檔案管理制度

由于對(duì)檔案管理工作缺乏足夠重視，導(dǎo)致檔案管理制度的構(gòu)建不完善，出臺(tái)的檔案管理規(guī)范及其標(biāo)準(zhǔn)沒有針對(duì)性，管理方式?jīng)]有與時(shí)俱進(jìn)，缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，在精細(xì)化管理方面存在落實(shí)不到位的問題，制度的指導(dǎo)性作用基本沒有得到發(fā)揮。制度執(zhí)行力不足對(duì)于檔案資料的收集整理和歸檔也造成了直接影響，比如在鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，衛(wèi)生檔案從結(jié)案到歸檔的過程，需要在多個(gè)部門間進(jìn)行傳輸，在工作銜接時(shí)容易出現(xiàn)問題，導(dǎo)致檔案丟失，影響后續(xù)檔案信息的查詢和使用[4]。

（四）檔案管理信息化建設(shè)慢

盡管信息技術(shù)在衛(wèi)生系統(tǒng)已經(jīng)得到廣泛的運(yùn)用，在檔案管理方面紙質(zhì)檔案目前依然占據(jù)主導(dǎo)地位，在檔案收集、存儲(chǔ)和查詢等方面依然以人工為主，這種傳統(tǒng)的方式不利于檔案的高效使用，在管理效率方面無法滿足大眾需求。衛(wèi)生系統(tǒng)在信息化建設(shè)方面有待加強(qiáng)，例如，在社區(qū)醫(yī)院服務(wù)中心，家庭醫(yī)生簽約、基本公共衛(wèi)生服務(wù)、慢性病服務(wù)等科室產(chǎn)生的資料依然是紙質(zhì)為主導(dǎo)，在支付方面局限于傳統(tǒng)刷卡和現(xiàn)金支付，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，支付信息技術(shù)可以和衛(wèi)生系統(tǒng)進(jìn)行更加緊密的銜接，通過信息化建設(shè)使衛(wèi)生系統(tǒng)支付更加靈活快捷。

（五）缺少專業(yè)化檔案管理人才

衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，然而從總體情況來看，專業(yè)化的檔案管理人才缺失問題比較突出。首先，衛(wèi)生系統(tǒng)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員專業(yè)素質(zhì)較低，這是因?yàn)閺臉I(yè)人員數(shù)量不足，很多檔案管理工作者綜合素質(zhì)較低，對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作缺乏重視，在日常工作中雖然也接觸到了一定的信息技術(shù)，但因?yàn)樽陨砟芰Σ蛔悖瑹o法做到高質(zhì)量的檔案信息化管理。其次，因?yàn)樾l(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作存在一定的特殊性，在檔案管理工作中難度較大，而從事醫(yī)療檔案管理的大多數(shù)人員都是從其他職業(yè)調(diào)任的，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，這也讓檔案信息化建設(shè)工作受到了一定影響。

三、新時(shí)期衛(wèi)生檔案管理工作創(chuàng)新路徑

（一）提高衛(wèi)生檔案管理重視度

衛(wèi)生檔案對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展非常重要，是重要的信息依據(jù)和發(fā)展的基礎(chǔ)，能夠?yàn)獒t(yī)療機(jī)構(gòu)及社會(huì)大眾提供全面的衛(wèi)生檔案資源，所以衛(wèi)生系統(tǒng)應(yīng)該重視檔案管理工作，在提高認(rèn)識(shí)方面，首先需要對(duì)衛(wèi)生檔案資源的價(jià)值給以充分肯定，要求檔案管理工作者認(rèn)真對(duì)待衛(wèi)生檔案管理工作，讓其發(fā)揮出應(yīng)有的資源價(jià)值。另外還需要根據(jù)行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)先進(jìn)的管理模式進(jìn)行積極探索，加大資源投入力度，加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，提高檔案管理的專業(yè)水平。

（二）加強(qiáng)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理的體制創(chuàng)新

對(duì)于衛(wèi)生檔案管理工作而言，制度建設(shè)是頂層設(shè)計(jì)也是首要任務(wù)，制度是否具備指導(dǎo)性和針對(duì)性，是后續(xù)管理工作能否順利開展的前提條件。所以，需要根據(jù)衛(wèi)生系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合現(xiàn)行的法律法規(guī)，建設(shè)完善健全的檔案管理制度，制度內(nèi)容應(yīng)該覆蓋檔案管理工作的各個(gè)流程，結(jié)合實(shí)際提出針對(duì)性的管理辦法，對(duì)于各個(gè)部門的職能職責(zé)要清楚明確，為后續(xù)的檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。此外，在檔案管理工作中收集和歸檔是制度建設(shè)中關(guān)注的重點(diǎn)，在管理辦法上應(yīng)進(jìn)一步細(xì)化，與檔案管理系統(tǒng)之間要能夠及時(shí)對(duì)接，提高檔案資源可靠性。最后，檔案管理手冊(cè)內(nèi)容也應(yīng)進(jìn)行完善，對(duì)信息資源做好區(qū)分，在各階段和時(shí)間點(diǎn)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)要形成完整閉環(huán)，從而讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案價(jià)值性信息的開發(fā)與利用

檔案資源能否得到充分開發(fā)與利用，與檔案信息化建設(shè)有著緊密的聯(lián)系，要提高檔案信息資源利用率，可從以下幾方面入手：首先，應(yīng)根據(jù)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理建設(shè)實(shí)際情況，引進(jìn)相關(guān)設(shè)備及軟件等，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)作為硬件支撐，建立數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行分類管理，以提升檔案資源的利用效率。其次，切實(shí)建立信息化檔案歸檔制度，促進(jìn)檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范及有序，有助于對(duì)有價(jià)值的檔案進(jìn)行深入發(fā)掘和利用。再者，檔案資源的開發(fā)利用為個(gè)人及相關(guān)部門帶來了快捷的信息服務(wù)，然而檔案資源信息的不合理開發(fā)與利用，容易造成信息的泄露等，對(duì)檔案管理工作帶來一定的威脅，因此要做好檔案信息的安全防護(hù)，加強(qiáng)檔案信息開發(fā)利用中的安全建設(shè)，建立科學(xué)的檔案資源利用及管理制度，特別是要建立應(yīng)急預(yù)案，對(duì)重要的資源文件進(jìn)行備份，對(duì)使用的平臺(tái)軟件進(jìn)行殺毒、建立相應(yīng)的防火墻等措施，多措并舉保護(hù)檔案信息資源的安全，為檔案資源的開發(fā)利用提供安全保障[5]。對(duì)于檔案管理人員還應(yīng)該以安全防護(hù)為核心進(jìn)行針對(duì)性訓(xùn)練，提升工作人員安全意識(shí)和觀念，從而使其管理行為符合安全管理的基本原則，提高檔案資源的安全性，防止有價(jià)值性的檔案資源受到不良損壞。最后，為了可以切實(shí)提高檔案資源的開發(fā)利用率，在管理過程中應(yīng)推行精細(xì)化管理模式，提高開發(fā)的準(zhǔn)確性，通過系統(tǒng)準(zhǔn)確收集反饋信息，依據(jù)反饋給出最具準(zhǔn)確性、指導(dǎo)性和針對(duì)性的信息資源。為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案有價(jià)值的信息資源開發(fā)和利用最大化，需要著重加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息庫的建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)更大規(guī)模的數(shù)據(jù)分析、挖掘和利用。

（四）加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

衛(wèi)生檔案管理的工作質(zhì)量與效率與管理工作者的綜合素質(zhì)有著緊密的聯(lián)系，所以，衛(wèi)生系統(tǒng)應(yīng)該著力于檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。第一，應(yīng)該與新時(shí)期衛(wèi)生系統(tǒng)發(fā)展需求，落實(shí)新的職業(yè)觀念教育，在內(nèi)部積極組織人員定期開展專業(yè)化培訓(xùn)，通過培訓(xùn)幫助人員轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。第二，應(yīng)根據(jù)管理工作者特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)進(jìn)行科學(xué)的安排，并合理地進(jìn)行責(zé)任劃分，明確責(zé)任到人，通過責(zé)任強(qiáng)化來約束和規(guī)范管理人員行為。第三，結(jié)合檔案管理工作者的實(shí)際情況開展針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)要針對(duì)管理模式、規(guī)范及方法，讓人員專業(yè)性和技能水平得到提高，例如在職時(shí)間長并且實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)比較豐富的工作者，應(yīng)圍繞理論水平提高進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)于新入職的檔案管理工作者或者兼職人員，應(yīng)該著重開展業(yè)務(wù)水平與綜合能力提升的專題培訓(xùn)。第四，應(yīng)該及時(shí)對(duì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新和調(diào)整，幫助管理人員創(chuàng)新思維，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)方法和手段，強(qiáng)化信息化、智能化和檔案管理工作的有效融合，在工作中最大程度發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。第五，在實(shí)際工作中還應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求，針對(duì)性引進(jìn)專業(yè)人才，增加檔案管理人才數(shù)量，推動(dòng)衛(wèi)生系統(tǒng)與信息技術(shù)等的快速融合，在這個(gè)過程中需要配備合理的激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮人才的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性。

四、結(jié)語

在醫(yī)療衛(wèi)生體制深化改革的時(shí)代背景下，衛(wèi)生檔案管理工作創(chuàng)新受到廣泛關(guān)注，對(duì)于整個(gè)衛(wèi)生體系能否穩(wěn)定發(fā)展起著重要作用。所以，衛(wèi)生系統(tǒng)機(jī)構(gòu)應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展需要，遵循醫(yī)改方向，突出檔案管理的重要性，發(fā)揮創(chuàng)造性改變和創(chuàng)新理念，不斷對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作進(jìn)行完善，對(duì)于發(fā)展過程中存在的問題敢于正視，對(duì)導(dǎo)致問題產(chǎn)生的原因深入分析，通過多維度思考，不斷對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，通過培訓(xùn)和引進(jìn)復(fù)合型人才加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，有效提高衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理水平，讓檔案資源更好地發(fā)揮自身服務(wù)價(jià)值。總而言之，衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)新是衛(wèi)生行業(yè)未來建設(shè)與發(fā)展的重要內(nèi)容，很大程度上關(guān)系著衛(wèi)生系統(tǒng)的根基，只有不斷創(chuàng)新與完善衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作機(jī)制，才能讓檔案管理更加科學(xué)和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案資源服務(wù)于現(xiàn)代社會(huì)。