智慧博物館視域下以檔案管理為視角提升博物館基礎管理能級研究

賴娜

（上海中國航海博物館，上海 201306）

1 智慧博物館概述

1.1 智慧博物館研究發展

2012年法國巴黎盧浮宮博物館通過利用IBM MAXIMO資產管理軟件優化本館的服務、運行和管理，被認為是世界上第一個開啟智慧博物館建設的示范。同年，我國也開啟了有關智慧博物館的研究，國家文物局組織召開了第二屆物聯網應用與發展研討會，主題是“智慧博物館”，主要探討在博物館展示、服務和管理中物聯網所發揮的作用，并成立了文物保護領域物聯網建設技術創新聯盟。從2014年起，國家文物局組織開展智慧博物館試點建設，第一批試點博物館有七家，分別是秦始皇帝陵博物院、內蒙古博物院、廣東省博物館、甘肅省博物館、金沙遺址博物館、蘇州博物館和山西博物院。與此同時，我國關于智慧博物館建設的研究也邁入快速發展時期，在中國知網中以篇名或關鍵詞精確搜索“智慧博物館”，截至2021年年底共有399篇相關文獻，2014年后研究數量呈直線上升，2018年以后更是博物館研究的熱點話題，2018—2021年達267篇，占總量的2/3，年均論文發布量接近67篇（表1）。

表1 2012—2021年CNKI以“智慧博物館”檢索論文發表統計表

1.2 智慧博物館概念

智慧博物館建設是以實體博物館為基礎的。近年來世界范圍新冠肺炎疫情改變了人們的生活方式，也影響了人們對精神文化的需求，蓬勃發展的物聯網、大數據、云計算、移動互聯及人工智能等全球化新技術在博物館領域也逐步廣泛應用，智慧博物館建設成為博物館發展新趨勢。

目前關于智慧博物館較為通用的定義是2017年文物保護領域物聯網建設技術創新聯盟編著的《智慧博物館案例（第一輯）》，其定義智慧博物館是通過充分運用物聯網、云計算、大數據、人工智能等新一代信息技術，感知、計算、分析博物館運行相關的人、物、活動等信息，實現博物館征集、保護、展示、傳播、研究和管理活動智能化，顯著提升博物館服務、保護、管理能力的博物館發展新模式和新形態。

2 智慧博物館視域下上海中國航海博物館檔案管理現狀分析

2.1 上海中國航海博物智慧博物館建設現狀

在智慧博物館視域下，博物館基礎管理研究也是以新一代信息技術為背景，以對博物館管理活動智能化為內容，以期顯著提升博物館管理能級為目標。歷經十年發展，上海中國航海博物館搭建了OA管理系統、資金管理系統、固定資產管理系統、物資管理系統、票務管理系統等辦公平臺。OA管理系統包括行政公文、工作事項的流轉、審批、報表匯總，對于涉及資金問題的事項，則通過財務資金管理系統審批，固定資產及物資管理系統則主要涉及固定資產和物料的管理，這三個部分有機組合成了上海中國航海博物館行政管理的基礎，基本實現了博物館管理線上辦公，基本適應當前“互聯網+”時代發展要求。另外，在實際工作開展過程中，因工作匯報及審批的便利性以及涉密等特殊情況，各部門都有一定量的紙質文件流轉審批，以及相對獨立的多個系統分別由各個主導部門管理，也導致了一些問題存在。

2.2 智慧博物館視域下上海中國航海博物館檔案管理現狀

檔案管理是博物館的一項重要的基礎性工作。博物館檔案是博物館運營過程中形成的各種原始記錄，是博物館各項工作辦理完成的末端環節，對博物館各項考核有著非常重要的參考憑證作用。“互聯網+”時代，博物館管理的智能化發展必然要求檔案管理實現智能化，檔案管理智能化是指檔案信息從其記錄形成開始到收集、整理、管理、利用全過程的智能化。

上海中國航海博物館檔案管理是以紙質文件為主的，在OA系統檔案管理模塊中配有電子目錄。具體操作方式是以工作事項為立卷單元，匯集OA管理系統、資金管理系統、物資管理系統和固定資產管理系統中所有審批簽字文件及附件，紙質審批文件、招投標文件組成案卷。相對于當前“互聯網+”時代博物館智能化發展要求而言，上海中國航海博物館檔案管理方式落后，不能滿足當前自動化管理和智能化利用的要求。

造成檔案管理落后的原因主要有四個方面。一是檔案管理方式落后，以紙質檔案加電子目錄文件的檔案管理方式無法滿足當前自動化辦公電子文件歸檔的需求。二是歸檔范圍不明確，缺乏有效的歸檔依據，一般情況下由經辦人員、內勤根據主觀理解來判定是否歸檔。對于多個場合需要作為憑證依據的材料，存在歸檔混亂的情況。三是檔案管理系統缺失，導致各個管理系統的流程結束后管理缺失，各部門打印紙質歸檔的內容由各部門自行判定，甚至是由經辦人員、內勤對于歸檔工作的理解來決定。各部門依據自身理解認為重要或者機密材料則不納入歸檔。四是音頻、視頻、榮譽獎勵等特殊形式形成的材料歸檔管理空白，一方面是缺乏歸檔意識，另一方面是光盤管理的可行性較差。上述問題，長此以往下去將造成上海中國航海博物館基礎歸檔管理的嚴重缺失。

3 智慧博物館視域下以檔案管理為視角提升博物館基礎管理能級的理論分析

3.1 智慧博物館視域下檔案管理理論

3.1.1 文件生命周期理論

文件生命周期理論是指文件從產生直到因喪失作用而被銷毀或因具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程，是全方位探討文件從產生直到轉化為檔案永久保存或銷毀的全部運動過程的理論。

20世紀30年代以來，隨著文件數量的激增，政府為提高行政效能、提高文件工作效率，提出對文件進行專門化管理的內在要求。到40年代初，西方檔案學者將研究范圍擴展至文件的整個運動過程以及對這一過程的全面管理，進而提出了文件生命周期理論。20世紀90年代，文件連續體理論產生，被一些學者認為是對文件生命周期理論在電子時代的修正和發展。文件生命周期理論“以普遍聯系和運動發展的眼光來審視文件從現行機關產生直到進入檔案館轉化為檔案整體運動過程，最終科學地揭示出這一運動過程的發展規律和特點，為現行文件確定了一種全面控制和高效管理的宏觀指導思想”。文件生命周期理論是把從現行文件到檔案歸檔的整個過程看作一個整體運動過程，通過研究這一整體運動過程的特點，總結這一過程中的規律，從而實現對文件整個生命過程的全面控制，以期提高工作效率。

3.1.2 閉環管理思路

閉環管理是集綜合閉環系統、管理的封閉原理、管理控制、信息系統等原理形成的一種先進的現代管理理念，其核心思想是通過有效的管控手段，使管理系統內構成連續封閉的回路，確保其中每一個環節都能有效銜接而不至于脫節。簡言之，閉環管理思路就是將工作串成一個“環環相扣，有始有終，缺一不可”的完整鏈，通過聯動達到提升管理水平的目的。

3.2 以檔案管理為視角提升博物館基礎管理能級可行性分析

眾所周知，每個單位的檔案來源是各部門日常工作中形成并辦理完成的各種類型的材料，是各個單位的重要財富。以文件生命周期理論和閉環管理思路為依據，歸檔就是各項工作的最后環節，是工作的結果。各部門管理工作事項、設定工作流程時都以歸檔這一結果為共同目標，可以突破以多個“我”為中心，形成全方位的管理思路，從而提升管理能級。以結果為基礎管理導向，有利于統一管理思路，避免各自為營的分散管理。

以上海中國航海博物館為例。首先，目前各部門工作流程以本崗位、本部門為出發點，相關工作流程以本項工作辦理完成并得到領導認可為標準，所以上海中國航海博物館基礎管理提升應以簡化流程、統一工作標準、避免各自為營為切入點。其次，上海中國航海博物館檔案管理以傳統紙質檔案管理模式為主，檔案管理系統缺失、傳統紙質文件流轉辦公和電子化辦公并存，工作人員歸檔意識不強，多個辦公系統并存等現狀，制約了上海中國航海博物館檔案管理水平，影響其基礎管理能級水平。因此，通過提升上海中國航海博物館檔案管理水平，以妥善歸檔這一終端結果來倒逼各項工作過程的落實，梳理辦公各條線流程，從而實現上海中國航海博基礎管理能級水平提升，切實可行。

4 智慧博物館視域下以檔案管理為視角提升博物館基礎管理能級的具體措施

在智慧博物館視域下，結合上海中國航海博物館實際情況，以檔案管理為抓手，統籌提升上海中國航海博物館基礎管理能級，具有理論可行性，也具有現實可操作性。

4.1 以檔案管理為抓手提升上海中國航海博物館基礎管理能級的基本思路

4.1.1 搭建檔案管理系統，串聯基礎管理方式

上海中國航海博物館基礎管理有OA管理系統、資金管理系統、固定資產管理系統、物資管理系統、票務管理系統以及部分的線下審批，通過搭建檔案管理系統并建立通道將各基礎管理系統納入檔案管理系統中。對于檔案管理來說，不論是OA管理系統、財務資金管理等信息系統中審批完成的材料，還是線下紙質流轉審批完成的材料，都以電子化或數字化方式納入檔案管理系統，相關活動中產生的音視頻、獲得的榮譽獎勵等特殊材料也一并歸入檔案管理系統。

與此同時，在檔案管理系統中設定預歸檔和檔案管理兩部分，各部門在工作中實行辦理完畢即刻歸檔到預歸檔部分，以事項為關鍵詞進行檔案整理；檔案管理部分設置分級管理權限，各級人員依據自身權限審核、管理和利用檔案管理系統資源。

4.1.2 完善歸檔范圍，打通歸檔思路

完善歸檔范圍，一方面是需要各部門對本部門工作事項及過程形成的各種類型的材料形成閉環清單，并提供相應的材料清單；另一方面是各相關工作人員對歸檔工作要有客觀的認識，不以主觀判斷或者因其他條件限制而產生不予歸檔的觀點。此外，對于密級文件、各部門認為要自行保管的重要資料等特殊形式，確定是否統一歸檔管理；財務報銷時所需的各類輔助材料原件與部門歸檔沖突的，需協商落實原件保管方式。通過協商打通各條線歸檔障礙壁壘，形成切實可行的歸檔文件清單，落實檔案保管范圍。

4.1.3 整理歸檔數據，做好信息開放

以榮譽檔案歸檔為例。單位歷年獲得的榮譽檔案信息在本單位日常工作中使用非常廣泛。榮譽數據信息是單位在擬寫年度報告、工作總結及數據匯報等材料時需要使用的重要的素材，也是各級各類評比的重要匯報材料；榮譽實物展示也是單位宣傳工作的重要部分，一般單位在正門或者大廳醒目位置設置榮譽墻，用以展示本單位近年來榮獲的重要的榮譽和稱謂，展示本單位的精神風貌。所以，做好榮譽檔案歸檔管理，不只是收集入庫，還要做好數據整理并鏈接到大數據庫，以滿足單位榮譽信息開放利用的需求。

4.2 以檔案管理為抓手提升上海中國航海博物館基礎管理能級的具體措施

4.2.1 加快推進檔案系統開發建設

檔案管理系統是檔案管理智能化建設的基礎，是當前“互聯網+”時代無紙化辦公的必然要求。沒有檔案管理系統空談檔案信息化建設、智能化服務，無疑是紙上談兵。為進一步提升上海中國航海博物館檔案管理水平，實現檔案管理從傳統紙質歸檔向智能化發展，應該加快檔案系統開發建設，構建檔案管理信息化智能化服務平臺，實現全館檔案信息資源有“家”可歸。

4.2.2 建立通道完善多門類檔案及時歸檔

基于上海中國航海博物館業務豐富，檔案資源信息載體復雜多樣，傳統紙質檔案管理并不能實現對檔案信息的全面管理。工作人員歸檔意識薄弱，辦公系統歸檔功能缺失或名存實亡，文件審批方式不統一等原因也造成了檔案資源散落。在開發檔案管理系統的同時，上海中國航海博物館應梳理各條線檔案信息資源，完善各部門歸檔范圍，落實特殊檔案歸檔細節，通過數字化、信息化等技術手段實現檔案資源應歸盡歸，使全館檔案信息資源實現統一歸檔、集中管理。

4.2.3 做好檔案編研，豐富數據庫資源

基于單位多門類檔案歸檔，單位檔案是本單位重要的信息資源庫，上海中國航海博物館與幾十家單位簽訂共建協議，與上百家中小學簽訂館校合作協議；上海中國航海博物館年度展覽項目近30項，社會教育活動有500多項，其中“航海生活節”“四季三賽”“館校合作”“研學項目”是逐年連續舉辦的品牌活動，取得良好的社會影響力；上海中國航海博物館年均獲得個人榮譽和集體榮譽達60項，有些榮譽是逐年連續獲得，有些榮譽是逐年升級，榮譽等級也分國家級、省市級及以下；上海中國航海博物館通過PPT在重要場合進行匯報多達20次。上海中國航海博物館可以通過檔案編研形成豐富的信息數據庫，以滿足各種不同需求。

4.2.4 打通基礎管理系統，實現檔案信息共享

加強檔案管理的目的是便于檔案利用。個人保管便于后續參考是上海中國航海博物館工作人員歸檔意識薄弱的一種表現形式，也是造成檔案資源散落、管理不全的原因之一。因此，上海中國航海博物館檔案系統開發，不僅要開發檔案管理功能，還要打通各基礎管理系統鏈接，實現檔案歸檔、檔案利用兩條“道路”暢通無阻、便捷智能，為各部門及時歸檔、查閱利用解決后顧之憂。

注釋

①湯銘.盧浮宮變身智慧博物館[N].計算機世界，2012-04-02（025）.

②[佚名].文物保護領域物聯網與智慧博物館[N].中國文物報，2012-12-14（008）.

③文物保護領域物聯網建設技術創新聯盟.智慧博物館案例：第一輯[M].北京：文物出版社，2017

④⑤[佚名].文件生命周期理論綜述[EB/OL].（2019-07-25）[2021-11-09].http://blog.sina.com.cn/s/blog_6cebd41b0100lp48.html

⑥黃霄羽.魂系歷史主義——西方檔案學兩大支柱理論發展研究[M].檔案學通訊，2004（1）：57-60.

⑦康朝陽.閉環管理對提升企業檔案管理工作效率的應用及成效[J].蘭臺內外，2019（13）：18-19.