地產(chǎn)項(xiàng)目管理控制措施的思考

◎ 廈門市東區(qū)開發(fā)公司 高志松

伴隨著我國(guó)改革開放、經(jīng)濟(jì)騰飛而發(fā)展起來的房地產(chǎn)業(yè)，已經(jīng)歷了30年的歷程。雖然這個(gè)產(chǎn)業(yè)目前還面臨著許多困難和問題，但應(yīng)該看到，一個(gè)具有強(qiáng)大競(jìng)爭(zhēng)性的、開放的房地產(chǎn)市場(chǎng)體系已經(jīng)存在。在市場(chǎng)環(huán)境下，如何練好內(nèi)功，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力，并在行業(yè)立于不敗之地？于是，精明的開發(fā)商便開始關(guān)注起自身項(xiàng)目開發(fā)過程的管理控制，紛紛在強(qiáng)化控制機(jī)制、控制理論與控制技術(shù)上做文章。

管理控制被定義為對(duì)項(xiàng)目的活動(dòng)過程進(jìn)行檢查、衡量和糾正，以確保項(xiàng)目目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的基本管理職能。正如法國(guó)著名的管理學(xué)家法約爾指出“控制就是核查一個(gè)企業(yè)（項(xiàng)目）中所發(fā)生的每一件事是否符合規(guī)定的計(jì)劃、已發(fā)布的指示及所制定的原則，其目的是要指出計(jì)劃實(shí)施過程中所出現(xiàn)的缺點(diǎn)和錯(cuò)誤，以便改正和避免再犯。對(duì)一切事、人和活動(dòng)都要控制。”由此可見，控制作為一項(xiàng)基本管理職能，幾乎滲透到企業(yè)（項(xiàng)目）管理的各個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)層次。因此，項(xiàng)目管理控制不僅是房地產(chǎn)開發(fā)市場(chǎng)化的要求、也是管理科學(xué)化的趨勢(shì)。

一、控制的目的和控制過程

控制的目的在于發(fā)現(xiàn)和查明偏離計(jì)劃的偏差及其成因，采取正確的措施來糾正這些偏差，以確保計(jì)劃的實(shí)施及計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

盡管由于控制對(duì)象的差異，控制活動(dòng)的基本方法與內(nèi)容有很大的區(qū)別，但是作為一項(xiàng)基本管理職能，控制過程大致上可用如下三個(gè)主要步驟予以描述。

（一）計(jì)劃與標(biāo)準(zhǔn)的制定

計(jì)劃是控制的依據(jù)，任何一項(xiàng)控制活動(dòng)必須具備計(jì)劃。計(jì)劃擬定的越明確、越全面和越完整，控制工作就會(huì)越有效。但是，由于計(jì)劃的詳細(xì)程度和復(fù)雜程度差別很大，這就需要在計(jì)劃的基礎(chǔ)上針對(duì)不同的需要制定一些控制標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)就是評(píng)定工作的尺度，它是從整個(gè)計(jì)劃方案中挑選出來或分解出來作為評(píng)價(jià)相應(yīng)工作成效的指標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)也可以是多種多樣的，無論是定量描述的，還是定性描述的；無論是單項(xiàng)的還是多項(xiàng)綜合性的，一系列的標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系。其中最好的、最主要的標(biāo)準(zhǔn)組合便成為一種考核標(biāo)準(zhǔn)。

（二）成效與實(shí)績(jī)的評(píng)定

依據(jù)計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工作成效與實(shí)績(jī)進(jìn)行評(píng)定的目的在于發(fā)現(xiàn)偏差，揭示偏差的成因。因而，成效與實(shí)績(jī)的評(píng)定構(gòu)成了控制活動(dòng)的核心。這種評(píng)定活動(dòng)的進(jìn)行，尤其要注意如下幾項(xiàng)要求：

1.實(shí)時(shí)性要求

實(shí)時(shí)性要求就是要盡可能地發(fā)現(xiàn)偏差、糾正偏差，從而盡可能地減少損失。這就要求建立有效的休息系統(tǒng)和早期預(yù)警系統(tǒng)，以便盡早地提供信息，盡快地鑒別原因、制定對(duì)策，糾正偏差。

2.針對(duì)性要求

任何控制活動(dòng)都是有目標(biāo)的，因而，成效與實(shí)績(jī)的評(píng)定必須針對(duì)具體的對(duì)象、具體的事物和具體的過程而進(jìn)行。評(píng)定的經(jīng)過必須是便于查找原因并采取糾偏措施的。所以，對(duì)公司和項(xiàng)目的實(shí)施評(píng)定必須細(xì)化到具體事項(xiàng)。

3.客觀性要求

成效與實(shí)績(jī)的評(píng)定必須是科學(xué)、客觀、實(shí)事求是的。由于管理工作本身就帶有許多主觀、人為的因素，周圍主要職能之一的管理控制，就很難完全避免主觀因素的影響。這就要求在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，盡可能采取定量的或可以量化的指標(biāo)。即使那些定性的指標(biāo)，也應(yīng)采取分等、計(jì)分之類的辦法進(jìn)行量化。另外，客觀性還要求在任何情況下，這些標(biāo)準(zhǔn)都是可測(cè)定和可考核的。

（三）偏差糾正

偏差糾正是控制的目的，偏差糾正的關(guān)鍵是在根據(jù)評(píng)定的經(jīng)過發(fā)現(xiàn)偏差、查找原因的基礎(chǔ)上制定糾偏措施，并執(zhí)行這些措施是多方面的，有行政的、技術(shù)的、經(jīng)濟(jì)的，甚至還有更換責(zé)任者之類組織上的措施。究竟采取什么措施，應(yīng)視問題的性質(zhì)、對(duì)象的具體情況而定。

二、建立有效的控制系統(tǒng)

控制系統(tǒng)是指由人、機(jī)構(gòu)、制度和必要設(shè)備組成的，主要從事管理控制職能的系統(tǒng)。這種系統(tǒng)，根據(jù)其接收信息及實(shí)施控制職能間的關(guān)系，分為反饋控制系統(tǒng)、前饋控制系統(tǒng)及防護(hù)性控制系統(tǒng)三類。

（一）、反饋控制系統(tǒng)

管理控制通常是一個(gè)如圖所示的反饋控制系統(tǒng)。前述控制過程可進(jìn)一步細(xì)分為圖示的八個(gè)步驟。管理人員要通過預(yù)期的工作成效（計(jì)劃）與實(shí)際工作成效的對(duì)比研究，找出偏差。然后再由專業(yè)人員按照既定的方法分析產(chǎn)生偏差的原因，制定糾正偏差的措施方案并付諸實(shí)施，以期糾正偏差。

反饋控制系統(tǒng)控制過程圖

由上述控制過程可看出，反饋控制下感到最大優(yōu)點(diǎn)是始終伴隨控制對(duì)象的運(yùn)動(dòng)過程而工作，系統(tǒng)的效益與效率是很高的。但是，由于無可避免的等待時(shí)間，這種系統(tǒng)的時(shí)間滯后效應(yīng)是客觀存在的。糾偏措施一定要在偏差發(fā)生后才能出現(xiàn)，從實(shí)施過程中出現(xiàn)偏差到糾偏措施發(fā)揮作用，需要一段間隔時(shí)間。這個(gè)時(shí)間間隔主要由如下幾部分構(gòu)成：

（1）偏差出現(xiàn)到被識(shí)別（被檢知）的時(shí)間；

（2）原因分析和措施制定時(shí)間；

（3）決策時(shí)間；

（4）實(shí)施糾偏措施及糾偏措施發(fā)揮作用的時(shí)間。

為了盡可能地縮短反饋控制系統(tǒng)的滯后時(shí)間，介紹偏差帶來的損失，應(yīng)改善系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、提高控制效率。如采取措施加速信息采集和分析的制度，建立有效的早期預(yù)警系統(tǒng)；改善決策程序與方法，加快措施提出與決策的速度。為此，在管理控制系統(tǒng)中，又提出了前饋控制與防護(hù)性控制兩類系統(tǒng)。

（二）前饋控制系統(tǒng)

鑒于反饋控制系統(tǒng)利用輸出信息實(shí)施控制的滯后性，有效的控制應(yīng)當(dāng)是面向未來的控制，即未來導(dǎo)向控制。這便是前饋控制的基本思想。前饋控制系統(tǒng)依據(jù)對(duì)未來事物發(fā)展的預(yù)測(cè)來實(shí)施控制。因而，前饋控制系統(tǒng)往往在偏差出現(xiàn)之前就實(shí)行了有效的控制，徹底解決了反饋控制的滯后性問題。前饋控制的基本依據(jù)是對(duì)未來事態(tài)發(fā)展的預(yù)測(cè)，因而在這里信息的收集與處理就顯得尤為重要。前饋控制應(yīng)用的最重要的控制工具就是預(yù)測(cè)技術(shù)與計(jì)劃評(píng)審技術(shù)。

（三）防護(hù)性控制系統(tǒng)

防護(hù)性控制是指在計(jì)劃實(shí)施過程中采取的預(yù)防性的控制手段。例如通過崗位責(zé)任制、承包責(zé)任制等組織手段，以及建立的互相制約的報(bào)告、評(píng)審、審計(jì)等管理制度所形成的檢查與審核職能所實(shí)現(xiàn)的防護(hù)性控制。

顯然，防護(hù)性控制充其量是上述兩種控制系統(tǒng)在控制手段與方法上的補(bǔ)充。對(duì)于復(fù)雜事項(xiàng)的控制，如大型項(xiàng)目投資控制，它并不能獨(dú)立形成一個(gè)有效的控制系統(tǒng)。

三、要做到有效控制

控制的有效性表現(xiàn)在對(duì)計(jì)劃目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的有效程度和對(duì)偏差糾正的及時(shí)性上。一個(gè)有效的控制系統(tǒng)具有足夠的能力保證計(jì)劃的正確實(shí)施和計(jì)劃目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)；必須保證在盡可能短的時(shí)間內(nèi)，發(fā)現(xiàn)并糾正已出現(xiàn)的偏差。為此，在建立有效控制系統(tǒng)時(shí)應(yīng)具備四項(xiàng)具體條件：

（一）要適應(yīng)控制對(duì)象的需要

一切控制技術(shù)和控制系統(tǒng)都應(yīng)當(dāng)適應(yīng)它要控制的對(duì)象的要求。世界上的事物千差萬別，各種不同的事物都有其自身的規(guī)律。人們所從事的一切活動(dòng)都有其內(nèi)在的、不同于其他活動(dòng)的特殊規(guī)律和要求。即使同為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，不同的領(lǐng)域、不同的地域、不同的公司也有不同的特點(diǎn)，不可能設(shè)計(jì)一種適應(yīng)所有條件的控制系統(tǒng)。

控制系統(tǒng)由控制者和控制技術(shù)還要反映它應(yīng)服從的計(jì)劃的要求。不同的計(jì)劃或計(jì)劃的不同階段都有不同的特點(diǎn)，一個(gè)有效的控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)適應(yīng)這些要求。因而，控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)是有針對(duì)性的。這種針對(duì)性，首要的要求就是適應(yīng)控制對(duì)象的需要。

（二）要適應(yīng)控制者的需要

控制系統(tǒng)由控制者和控制技術(shù)、控制制度構(gòu)成。控制活動(dòng)由控制者實(shí)施，不同的控制者具有不同的管理職能、不同個(gè)性。他們往往需要控制不同的內(nèi)容，習(xí)慣與不同的控制方法，因而，有效的控制應(yīng)適應(yīng)不同的控制者而設(shè)計(jì)成各具特色的系統(tǒng)。

（三）要適應(yīng)控制機(jī)構(gòu)與控制機(jī)制的需要

控制機(jī)構(gòu)是控制系統(tǒng)在組織上的實(shí)現(xiàn)，控制機(jī)制是控制運(yùn)行實(shí)現(xiàn)的方式。有效的控制必須是人員、機(jī)構(gòu)、技術(shù)、機(jī)制的有機(jī)的統(tǒng)一體。

（四）應(yīng)當(dāng)是經(jīng)濟(jì)的、合理的系統(tǒng)

有效的控制必須是經(jīng)濟(jì)的。任何控制行為必然要投入資源，一個(gè)有效控制的花費(fèi)（人、財(cái)、物）應(yīng)當(dāng)是合理的。這就決定著公司的主管人員只有在他們認(rèn)為重要的問題上選擇一些關(guān)鍵因素進(jìn)行控制。如果控制系統(tǒng)適合公司的工作和規(guī)模，它就可能是經(jīng)濟(jì)的和合理的系統(tǒng)。

總之，管理控制對(duì)開發(fā)企業(yè)的影響深遠(yuǎn)，這不僅是項(xiàng)目開發(fā)管理控制的完善，而且是房地產(chǎn)開發(fā)市場(chǎng)化、管理控制科學(xué)化的要求。