淺析行政事業單位內控信息化建設現狀及發展建議

張夢穎

摘要：在新時代環境下，互聯網信息技術的地位越來越得到凸顯，對于行政事業單位的內部控制來說，進行信息化建設也是必然趨勢。內控信息化，能夠暴露出項目流程管控等多種層面的不足，使行政事業單位能夠及時發現問題并進行改進處理，從而保持長期性穩定發展。據此，本文將行政事業單位的內控信息化建設作為研究的主要重點，首先闡述了內部控制信息化建設對于行政事業單位的重要性及意義，其次探究了行政事業單位目前在內控信息化建設中廣泛存在的主要問題，分析其造成因素并提出了一些相關建議，希望對行政事業單位的內控建設有所幫助。

關鍵詞：行政事業單位;內部控制;信息化;問題與建議

在當前信息化技術發展如此迅速的時代大背景下，國民經濟發展結構和社會發展意識形態也在不斷地變化著。在一定程度上，互聯網信息技術的不斷深入對我國行政事業單位的工作模式和業務流程也會產生相應的影響，各級行政事業單位的內控建設如果不能夠進行及時地調整，以迎合時代的環境變化趨勢，那么極有可能會落后于整個社會的發展需求，也將無法實現自身的各項管理職能。但是，從我國行政事業單位內控信息化建設的當前研究來看，行政事業單位在內控信息化建設方面仍然有所落后，對于自身在內部控制信息化建設方面的深入發展與完善，各行政事業單位還需要進一步予以重視，合理利用計算機信息技術，將傳統意義上的內部控制五要素：內部環境、風險評估、控制活動、信息溝通、內部監督，與計算機系統相結合，實現基礎設施、數據收集、服務反饋等方面的互通，如此，構建一套更高效、更科學、更清晰的內部控制運行體系，這為創建規范的組織流程、實現預期目標奠定了良好的基礎。

一、行政事業單位內部控制信息化建設的重要性及意義

行政事業單位內部控制是指行政事業單位通過制定一系列的控制制度和執行程序，來實現對其經濟活動過程中所可能產生的風險的防范與管控，各行政事業單位采取措施的具體對象可以分為預算業務、收支業務、政府采購業務、資產控制、建設項目以及合同控制等。行政事業單位的內控信息化建設，是通過將內部控制舉措與互聯網信息技術有效地加以結合，提供更加完整、智能的現代化管理，例如電子檔案管理系統、報銷系統、合同審批等等的應用，在一定程度上不僅僅促進了單位內部管理水平的提高，還能夠更加有針對性地使用內部控制規范的八大控制方法;此外，在提升行政事業單位內部控制流程處理的效率、提高業務服務的質量、樹立良好的公共形象等方面也大有益處。

隨著我國市場經濟、政治建設的不斷發展，對于行政事業單位的內部控制，國家也陸續出臺了一系列的規章制度加以規范化。目前，針對行政事業單位內控規范的國家文件主要有：自2014年1月1日起施行的《行政事業單位內部控制規范（試行）》，規定了各個行政事業單位需要建立與本單位實際情況相適宜的內部控制體系，并負責本單位內部控制體系的健全完善以及有效實施;自2017年3月1日起施行的《行政事業單位內部控制報告業務制度》，進一步規范了行政事業單位內部控制報告的編報程序;此外，為了提升我國會計檔案管理工作的水平，自2016年開始實施新《會計檔案管理辦法》，肯定了電子會計檔案的合法性。這些文件的陸續出臺也恰恰說明了國家對于信息化建設的支持與鼓勵。在當今的數字化時代，行政事業單位的內控信息化建設，正是有效利用了信息技術的蓬勃發展，構建更為現代化的內部控制新型架構，滿足當今社會對于數字化、全局化的發展要求，這對于保障行政事業單位與時俱進、實現穩定發展來說，具有重要的現實意義。

二、行政事業單位內控信息化建設中存在的問題

（一）行政事業單位內部控制信息化建設體系進展緩慢

在現階段下，進行信息化建設，已經是行政事業單位在后續發展過程中的必然趨勢。根據目前情況，從內部控制信息化建設方面取得的成就來看，內部控制信息化建設的整個核心體系仍然是較為不完善的，依然還存在一些行政事業單位，至今仍處于內控信息化建設的初級入門階段，甚至有些行政事業單位完全還沒有引入相應的內控信息化系統軟件。

對于內控信息化系統的建設之路進展緩慢的問題，究其原因可能有以下幾點：首先，內控信息化不是一蹴而就的，建設舉措在時間的耗費方面會比較長，行政事業單位要結合自身的實際情況、根據各階段需求的不斷變化，有針對性的進行逐步細分與改進;其次，對于信息化軟件系統的前期開發工作、運行中的管理、后期不斷地反饋和維護，這些步驟都需要行政事業單位投入大量的物力與財力，從一些業務經營較少、或者成長能力較弱的行政事業單位，信息化建設所需要的物力與財力投入，無疑會給這樣的小規模行政事業單位，造成一定的財務壓力。基于以上因素的考慮，行政事業單位想要完成全面性、高質量的內控信息化建設，還是存在一定程度上的困難，因此，信息化系統建設體系進展較為緩慢，也是可以理解的。

此外，內控信息化建設不能僅依賴于財務人員和業務人員，還需要一批專業精通的計算機人員，但從眼下來看，同時具備業財知識和計算機軟件知識的多元化人才是十分稀缺的。因此，在這種復合型人才嚴重不足的現有局面下，內控信息化建設要求各部門靈活調配，各個主體要在應用實踐和系統開發過程中不斷進行充分討論，由于專業領域不互通難免會出現理解性偏差，這也是內控信息化建設進展緩慢的一個重要原因。

（二）在業務層面上的信息化建設普遍歸于形式主義

行政事業單位的業務層面主要包含以下六大板塊：收支管理、預算管理、政府采購、資產管理、基建項目、合同管理。我國于2014年1月1日出臺了《行政事業單位內部控制規范（試行）》、2017年3月1日出臺了《行政事業單位內部控制報告業務制度》，大多數行政事業單位都已按照相關文件要求，建立并實施了內部控制體系，并在此基礎上順應時代潮流，開啟了內部控制與互聯網信息化的融合。由于內控信息化的逐漸廣泛，一些行政事業單位在自身條件較差的情況下，為了迎合潮流選擇打造“形式上的內控信息化”，對業務關鍵風險點并沒有一套完善的把控措施，使得內控信息化發揮的作用大打折扣。

例如行政事業單位的預算管理業務。在項目庫、預算編制、預算績效管理及決算報表這四個板塊下，通常要進行預算編報、預算審核、指標管理、網上報銷和賬務處理，各單位需要根據一般流程對不同經濟活動進行信息化處理，但在實際操作中，由于各層級參與預算管理的人數較少、過程缺乏有效監控、后期沒有及時反饋，會發生隨意變更預算金額或用途的情況，使得預算管理質量不佳。

（三）內控信息化建設的經驗不足

由于我國行政事業單位，在內控信息化建設上的進展，至今仍是較為緩慢的，在該信息化建設領域具有豐富的實踐經驗、掌握著系統化體系架構的指導性人才還很缺乏，因此，信息化建設上的相關操作人員，由于缺少整體經驗、沒有針對性的指導意見，在實際操作中可以借鑒的案例也并不多，加上后期還可能缺少執行結果的參考標準等等，這些無法得到合理解決的困難，都有可能使得行政事業單位的內控信息化建設，在設計過程中，或執行過程中出現一些漏洞，導致最終呈現出來的執行效果，產生意外的偏差。

三、針對行政事業單位內控信息化建設的建議

（一）強化單位內部信息化建設氛圍，完善人才培養機制

我國的各行政事業單位，要主動激發其內部人員對于內控信息化建設的熱情，尤其是要注重強化行政事業單位的主要領導，對于內控信息化建設必要性的認同感。在這方面，可以借助單位的內部網站、公眾號、企業宣傳手冊等資源，提高信息化的廣泛傳播度，也可以定期舉行一些內控信息化的專題學習講座，或者各單位可以相互進行經驗交流，舉辦總結分享會，要自上而下、努力帶動單位全員參與信息化進程，保證內控信息化的有序進展。

作為內部控制環境中的主體，“人”發揮的作用是至關重要的，各單位要充分挖掘信息化進程中急需的“復合型人才”。為了構建內控信息化更為完整的體系架構，各行政事業單位，需要一批具有專業知識與實踐經驗的信息化技術人員，在復合型人才的引入方面，首先是要規范單位的用人標準，在此基礎上，各單位可以積極地擴寬人才的招聘渠道，結合各個崗位的業務模式與經營特點，全面優化對于人才的選、用制度，最終構建出一批綜合素質過關的內控信息化團隊。

（二）堅持內控信息化建設穩扎穩打，避免形式主義

各行政事業單位不要急于一時，在內控信息化建設上要堅持穩扎穩打，避免形式主義。如預算管理方面，要堅持“審批到位再支出”的原則，在項目庫里進行篩選，選擇重要性項目進行申報，權限人員進行審核批復后再編制預算。此外，行政事業單位可以將預算管理與績效管理結合考量，便于后期跟蹤及時進行信息反饋，各業務流程圖在嵌入信息化系統的同時也要注意減少人為干預，保障內控的獨立與完整。

（三）逐步推進內控信息化建設

行政事業單位的內部控制信息化建設是一項長期性工作，根據目標轉換所展現的不同特點，可將其按照三個階段來進行具體的劃分：第一階段是完善業財一體化，需要規范支出管理，加強預算執行監督。第二階段是將信息化技術嵌入單位層面和業務層面的內控管理。第三階段是大數據分析平臺的建立，完善內控監督評價體系，提升內部經濟活動的管理效率，將大數據、云計算的現代化模式與內部控制有效地加以結合。

四、結語

綜上所述，在當前信息化技術發展如火如荼的大背景下，行政事業單位的內部控制應該緊跟時代發展要求，借用互聯網信息技術，實現內控與信息化的相互融合。但是，不可否認的是，從行政事業單位目前的整體情況來看，在內控信息化建設方面確實還存在一些不可忽視的問題，各單位領導與業務負責人要引起注意，在吸納人才、動員全體參與的同時，關注軟件平臺的建設開發，借鑒優秀的他人經驗，以此保障行政事業單位內控信息化建設的平穩發展，為經濟新模式下的社會需求提供更加高質量的服務。

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