會議應急策劃，往往在細節之處“見真章”

遲倩穎

疫情常態化下，為了確保大會的順利進行，保證與會人員的正常出席，杜絕一些突發狀況的發生，許多企業會選擇提前制定應急處理預案。近日，本刊記者采訪到三亞捷程智遠商務會展有限公司總經理程紹玲，她在介紹大型會議策劃方案時，認為應該從細節出發，著重做好防疫防控措施，提升辦會期間的風險意識。

打破常規 預案需有側重點

據程紹玲介紹，當下大型會議能否舉辦，首要考慮的是當下疫情防控的要求。“以我們所在城市為例，對于三亞地域性比較強的會展公司來說，疫情拐點風向標只能參考北上廣一線城市的疫情防控情況要求以及社會面清零狀況來判斷。”她補充道。程紹玲認為，線下場地規劃、方案的可執行性、人員流動數據跟蹤等是需要重點考慮的要素。她接著說：“同時我們應該打開一個新的思路，那就是常規線下活動在疫情下存在許多風險，因此需要在活動規模和形式上有變革的思維，例如可以‘重線上，輕線下’，來提前做好預案以應對突發情況。”

提升主辦方有效預防和及時控制的能力

程紹玲稱，舉辦會議遇到突發事件對主辦方來說是最大的挑戰，而保證自身具備有效預防和及時控制的能力十分必要。需要考慮的因素包括：制定預案的適用范圍；確定會議期間的工作原則；組建應急組織體系及職責，確保會議管理系統的適用以及穩定性，規格較高的會議可以考慮定制專屬會議系統。總體預算也是需要控制的，可根據需求有所浮動。“對于預案執行的后期處置能力，也往往考驗著主辦方，例如是否能安撫參會人員的情緒和降低其利益損害，遇到不能解決的突發狀況，有沒有渠道尋求幫助，有沒有正面的報道來鼓舞人心等等。”程紹玲解釋道。

延期也是預案的一部分

據程紹玲介紹，目前因為疫情或其他突發事件而無法舉辦的會議，大多數主辦方或PCO還是傾向選擇延期，更改舉辦地的情況不多。因為主辦方在前期選取舉辦地是經過多重因素考量，所以多半選擇延期待疫情平穩后重新謀劃。會議延期或取消對參會、參展嘉賓帶來影響是必然的，關鍵在于如何做好與參會、參展嘉賓的溝通與維護工作。“因疫情影響大家還都比較能夠理解，畢竟疫情截止到目前已經將近3年了，各行各業對疫情帶來的影響都能很客觀的看待和應對。”程紹玲接著說，“相較于更換舉辦場地會帶來更多的突發狀況，會議延期舉辦也是疫情常態化下一種最常見的預案策劃，因為主辦方在對一場會議是否帶來交易收益不太可控的情況下，會為了保證會議品牌的延續性，和會議舉辦場地長久合作的效益，以及企業的影響力而堅持。”