信息化背景下學校檔案管理規范和創新

摘要：在信息化時代發展背景下，多個行業領域已逐漸實現信息化管理建設，尤其是在教育領域中，信息技術多應用與教學工作、教研實施以及檔案管理中，為學校的運營管理與有序發展提供了先進技術保障。檔案管理是學校落實管理工作的重要基礎，是體現學校管理效果的直接依據，是滿足學校各類各項教學研究工作的先決條件。因此應加強對學校檔案管理信息化建設的重視與規范，結合時代需求創新管理方法，健全管理體系、完善管理設備等，從而有效提升檔案管理效果。文章以當前信息化時代為研究背景，探究如何推動學校檔案管理的信息化建設，探討應采取哪些措施進行創新與規范，并提出幾點策略供以參考。

關鍵詞：信息化時代;學校;檔案管理;規范制度;創新方法

一、信息化時代背景下創新優化學校檔案管理的現實意義

在當前社會中，先進信息理念與科學技術不斷得到更新與發展，并在多個行業領域中獲得普及、應用與發展。在檔案管理工作中引入信息技術，有助于學校積極迎合時代發展，降低人工需求與支出成本的同時，效率推進其信息化建設。檔案管理信息化建設有助于加強對學校大量文獻資料、檔案信息的安全儲存與歸納管理，與傳統紙質化管理模式相結合有效保障檔案管理的安全、質量與準確，降低以往檔案丟失、資料破損、信息模糊等問題的發生;同時還有利于提升管理質量與效率，將管理人員從繁重工作中解放出來，以信息化、智能化、數據化技術為依托，以信息關鍵詞、檔案特點等為導向進行綜合管理，提升檔案查詢、調出的工作效率，并顯著提升各類資料的利用效益，為學校的有序運營發展提供便捷[1]。

二、現階段學校實施信息化檔案管理的問題分析

（一）信息安全管理較為薄弱

在信息化視域下，學校檔案資料在傳遞、使用時出現信息泄露現象是較為常見的問題類型，究其原因在于以下幾點，第一，多數學校在建設信息化檔案管理系統時更注重其平臺架構的設計、各項功能的構建、實際運行的維護，但并未針對檔案資料進行層級劃分、權限設置與多重防護，致使訪問流程、搜索下載過于簡單，給檔案信息化管理帶來較高的風險。第二，在于學校及其管理人員的安全管理意識較為薄弱，缺乏對檔案資料安全的思想重視與實踐措施。其在實際工作中沒有重視潛在風險，且不具備發現風險，防御安全的素質能力，這就導致該學校檔案信息化管理中存在諸多潛在威脅。

（二）管理人員信息素養不足

檔案管理信息化建設對相關管理人員提出了更高要求，不僅要具備專業的理論知識、業務技能，還需具備熟練度的信息技術與操作能力。但在信息化下的實際檔案管理過程中，部分學校檔案管理人員素質相對不足，或理論知識豐富，但實踐管理經驗不足，無法應對各類管理問題;或專業能力較強但信息技術不高，難以熟練運用計算機等設備高效開展信息化檔案管理工作等。并且在部分學校中其檔案管理人員多為專業不符，不具備專業的檔案管理知識技能，缺乏對有效管理方法的理解與掌握，這些都反映了檔案管理人員的綜合素質與檔案管理工作效果的實質性關聯。因此學校應加強對檔案管理人員的培訓工作，確保其滿足信息化時代下的檔案管理工作要求。

（三）信息化管理設備不夠健全

推動檔案管理信息化建設的基礎條件之一在于健全的信息化管理系統與完善的軟硬件設備。但多數學校受資源與資金限制，其信息化設備較為陳舊落后，且在檔案管理信息化建設中的投入資金相對較少，致使檔案管理配置不符合工作標準、不滿足實際需求。再加上制度的不健全、養護得不到位，配置得不均勻，這就大大限制了檔案管理工作的信息化建設與高效化落實。

三、信息化背景下規范并創新學校檔案管理工作的有效路徑

（一）強化檔案管理工作意識

若想在信息化時代下進行檔案管理工作的創新與規范，需相關管理人員順應時代發展，樹立正確的信息化管理意識，同時還應強化自身的創新意識與風險意識，加強對檔案資料的安全管理重視，打破傳統檔案資料收集、收藏、管理的局限性，切實貫徹“以人為本”的管理理念[2]，明確檔案管理對學校運營管理的服務作用與效益價值，充分發揮檔案管理的重視。重視日常檢驗與定期檢驗工作，并運用先進技術拓展管理方法、促進多重安全防護管理，從而確保檔案信息化管理建設的加快推進與質量落實。

（二）重視檔案管理人才培養

學校在信息化背景下規范檔案管理工作需注重崗位與人才的匹配度，引進專業人才并結合自身管理需求健全培訓機制，積極組織各類與專業理論知識、信息技術操作相關的進修學習、培訓教育、行業交流等實踐活動，優化檔案管理人員的專業水平、管理能力與技術素養，并適當結合考核機制、獎懲制度等逐步增強檔案管理人員踐行自我學習教育的積極性與主動性，全面提升其專業技能與素質能力，為檔案管理實效性地提升提供強有力的人才保障。

（三）加大信息化管理資金投入

檔案管理信息化建設的推進落實需從物質基礎層面出發適當加大資金投入與資源扶持，采購并配置所相應多學的軟硬件設備，如計算機、打印進、掃描儀、存儲盤、信息電纜等設備，從而保障信息化管理基礎設施系統的完善建立。學校還可依據實際需求編制預算并向政府部門進行申請從而獲得資金扶持與政策幫扶等。另外學校還可利用信息化發展合理拓展融資渠道，從而降低財政負擔并科學保障檔案信息化管理基礎設施的建設與完善。

（四）構建完善的檔案管理平臺

學校還應以大數據技術、云平臺技術、人工智能技術等依托構建先進化、實用化、多功能性的檔案管理平臺，并以此為依據推進檔案管理的信息化建設，規范檔案管理的制度完善與工作創新，強化檔案資料的安全防護與風險預警，提高管理效率、保障管理質量的同時有效降低信息泄露、檔案篡改問題的發生。另外學校技術人員還應依據實際需求構架功能架構，并引進先進技術進行系統平臺的更新維護，從而規范其信息化流程，優化其高效性管理。同時，還應以檔案管理信息化平臺以基礎健全相關管理機制與監督體系，如規范檔案資料的保存格式與歸檔操作，整合各類項目資料、課題資料、教學資料等并進行智能化分類保管，全面建立信息化檢索目錄，從而便于管理人員及學校師生的查找與利用。最后，還應制定檔案資料的安全管理涉及，依據其信息的重要性設置層級性管理權限，如可共享的信息，需加密的信息等，并明確劃分授權審批，從而確保檔案信息的安全性[3]。

四、結論

綜上所述，在信息化時代發展視域下，學校應積極順應時代發展，以各類科學技術為依托構建信息化管理平臺、健全檔案管理體系、加大信息化建設扶持力度，提升檔案管理人員專業素質能力，從而推進檔案管理的信息化建設，提高其管理效率與質量，更好為學校提供高效服務。

參考文獻：

[1]金穎哲.互聯網時代的學校檔案管理的挑戰與應對策略[J].蘭臺內外，2022（04）：16-18.

[2]馬叢林.基于信息化的中職學校檔案管理規范與創新探究[J].成才之路，2022（01）：67-69.

[3]黃小玫.大數據時代高中學校檔案管理實踐分析[J].蘭臺內外，2020（11）：37-38.

基金項目：本文章為漢江師范學院校級科研項目《合格評估背景下的高校教學檔案規范化管理探索與研究》（項目編號：XJ20210402）階段性成果。

作者簡介：袁俊（1985.10-），男，漢，湖北省人，武漢體育科技學院本科，漢江師范學院助教，主要研究方向為檔案管理。