城市建設檔案業務管理工作如何與時俱進

胡克紅

管理城市建設檔案的業務是一項系統化工程，看似簡單卻意義重大。近年來，在時代進步及經濟飛速發展的帶動下，城市建設檔案業務管理也與時俱進，其管理模式由傳統管理模式逐步轉型為新型的數字化檔案管理模型，取得了良好的發展，但面臨的挑戰同樣不容忽視。本文圍繞城市建設檔案業務管理工作如何與時俱進進行了詳細闡述。

眾所周知，城建檔案的管理對于城市發展建設有著十分重要的作用，關系到城市建設方方面面的內容，任務繁重且涉及的專業性也較強，是一項意義重大的系統性作業工程。一方面，在新技術不斷發展的前提下，城建檔案業務管理也及時采用新技術的加持，管理水平和效率得到有效提高，從傳統的手工管理模式逐漸向以計算機為主體的數字化管理模式方向轉型，如今又在信息時代的沖擊下，從數字化管理向信息化管理轉型。這對城建檔案管理工作來說無疑是一種新機遇新跨越。另一方面，社會發展和技術進步也對當今的城建檔案業務管理水平有了更嚴格的規范，要求工作人員不僅要具備專業技能和服務意識，還要掌握一些與時俱進的管理技能。傳統的管理理念與方法已無法滿足新時代發展需求，新發展新理念新變革也必然在城建檔案管理工作中展開。在新形勢下使城建檔案管理工作與時代接軌，全面提高相關工作人員的綜合素質、專業技能和信息化技能，滿足城市發展需要已成為當務之急。

一、城建檔案管理工作的現狀及存在的問題

1.現狀

現狀城市建設的各方面都與城建檔案密切相關，檔案數量眾多，并且形成周期長使得歸檔時間也相應較長。因此，在管理過程中要保證這些檔案資料類別清晰、功能明確、環環相扣、系統連貫，這是當前城建檔案管理工作需要重點突破的一大難點。

城建檔案管理工作絕不是只需要一個部門單獨開展就能完成的工作，而是需要建設、設計、施工、監理及形成城建檔案的各相關部門共同參與、共同配合以形成有機管理體制，任何的短板和任一環節的疏漏都會造成檔案資料管理的漏洞。因此，做好各相關部門的協調工作成為當前城建檔案管理工作中的另一個難點。

2.存在的問題

（1）城建檔案管理制度建設不夠完善

城建檔案整理、編制和歸檔的工作量很大，工作程序繁雜，面對龐大的檔案資料，存在部分工作人員主觀思想問題，表現為在工作中不主動、不積極，在檔案的編制、管理工作中流于形式，流于應付，完全沒能意識到城建檔案管理相關工作對于城市建設的重要性。同時，相關管理工作人員之間在工作時缺乏必要的溝通交流協作，也會引起檔案資料管理渠道不通暢，甚至發生檔案材料缺失現象。

部分地區城建管理制度不健全、工作標準不完善、激勵管理制度不成熟、檔案管理規范化程度不高。這種相對滯后的管理水平已經跟不上城市現代化建設的要求，對城市的經濟發展有可能產生不利的影響。

（2）城建檔案管理效率低下，標準不統一

城建檔案管理中涉及的信息錄入量相當龐雜，獲取到的來自基層建筑單位的檔案包羅萬象，且紙質檔案較多，為檔案信息標準化錄入造成了相當大的難度和挑戰，錄入耗時較長。在施工過程中產生的檔案成套性差，有的檔案內容存在信息缺失、材料混亂等問題，進一步加大了檔案整理錄入的難度。由于檔案管理的標準不統一，檔案信息的采集和錄入格式不一致，各種檔案的大綱編制和分類號也各不相同，不可避免引起各級管理部門理解和執行上的偏差，從而造成工作上的被動狀態。

二、城建檔案業務管理工作的新要求

1.與時俱進，創新優質服務模式

從主觀上扭轉服務理念，完成工作人員被動服務到主動服務的理念轉型，將原有的階段性服務轉變全過程服務方式，切實提高服務質量，變單向服務為雙向服務，更加積極主動。在實施過程中可采取上門指導、遠程電話支持、“綠色通道”等手段，無縫對接工程服務，盡全力保障城市規劃發展的要求。

2.分工協作，實行工程劃片管理

城建檔案工作和工程項目建設工作應保持聯動，依據實際建設施工項目的具體開展情況和需要，對項目按類別、區域等進行分工并進行相關指導，著重管理進館竣工檔案質量和進館率，對其制定標準進行統一檢查，同時定期召開工作會議，嚴格把控各類型工作業務都能順利開展，實現工程建設與城建檔案管理的聯動同步進行。

3.拓寬范圍，加大檔案征收力度

在實際工作中，除了對建設單位提供有效的全過程服務外，還需要加強對建設單位的城建檔案工作的管理，加大檔案征收力度，督促建設單位及時報送資料。根據實際情況要求，對重點工程、城市基礎設施、城市地下管線工程、建設系統各專業管理部門、業務技術等加強征收力度。并同步開展數字化城建檔案建設工作，推進相關業務的網上報備審批業務，推動城建檔案業務管理網絡化、數字化、信息化建設。

4.依法治檔，體現檔案執法“權威性”

城建檔案管理工作的法制保障是擁有城建檔案行政執法檢查權，城建檔案管理部門有權與有關行政管理部門進行聯合執法檢查，例如與拆遷管理部門聯合檢查拆遷檔案或與重點工程建設部門聯合檢查重點工程檔案等。切實運用執法權力，檢查單位檔案情況，對發現的問題予以書面通報、限期整改等形式強制建設單位整改，將職責和權力落到實處，加強城建檔案業務管理工作的規范化、法制化，彰顯檔案執法的“權威性”。

三、城建檔案業務管理工作新舉措

1.改革觀念，提高管理意識

城建檔案管理工作人員有著“為人民服務”的高尚服務理念，就一定可以使城建檔案管理工作更好地服務于城市發展建設，實時關注社會發展動態及經濟發展趨勢，緊跟城市發展潮流，時時自我更新，主動提高服務技能水平，時刻準備著更好地為城市建設服務。首先，改變觀念，主動服務，將重藏輕用的觀念破除，進一步樹立與時俱進的、以用為主的理念。以社會需求為自我進步的方向，主動為城市建設提供服務。其次，增強管理意識，要深刻理解城建檔案管理工作對于城市發展建設的重大意義，所以必須給予重視，要將高度的責任感和管理意識刻進每一個工作者的“基因”中，從源頭上確保城建檔案管理工作能夠與時俱進地高水平發展。

2.引入數字化理念，創新管理模式

隨著信息化進程的日益加快，全國已掀起一股信息化熱潮，建立數字檔案館已成為城建檔案管理發展的主要方向。因此，城建檔案管理工作應逐步引入數字化的理念，才能促進其走向現代化軌道。首先，需要把傳統的紙質檔案材料轉換為數字檔案信息，并應用互聯網及計算機技術為其建設數據庫，實現檔案信息資源上的共享。其次，利用現代化技術，將信息數據庫進行科學分類，根據當地城市建設需求，設計不同的檔案查詢窗口、管理窗口、修改窗口及存儲窗口，提高城建檔案信息檢索效率。

3.完善相關法律法規，健全規章制度

制度是保障，還需加強對城建檔案管理工作相關規章制度和法律法規的完善，從制度上保證城建檔案管理工作能夠與時俱進。首先是建立科學系統的城建檔案管理工作標準，促使城建檔案管理標準化、規范化發展。其次需建設嚴格的責任制度，明確各項工作的責任人，使眾人分工有序、權責明晰，確保每一項工作都能正常開展。

4.豐富館藏，加強城建檔案信息資源建設

當前城建檔案信息資源的主要獲取方式仍較單一，要么是從傳統檔案經數字化處理后產生的數字檔案信息，要么是通過網絡從其它城建檔案機構信息資源庫中收集的數字信息。信息時代的到來使信息量日益增大，人們對城建檔案也有著更大的需求。因此，城建檔案館除了傳統收集信息資源渠道外，還可從互聯網中獲取網絡信息資源，以此來豐富館藏。除此之外，還要結合地區資源與優勢，開發特色專題。例如將地方水文地質、城市環境規劃及城市勘探等內容納入到城建檔案管理中來豐富館藏。

5.城建檔案管理多元化

在新形勢下，各種高科技層出不窮，網絡技術日新月異，城建檔案也要逐漸實施多元化的管理和服務，才能符合新時代發展的要求。一方面，伴隨著科技的高速發展，城建檔案管理要能夠滿足設計單位、施工組織、相關建筑企業及社會各行業的各種需求，可以使檔案內容更加適應于人們的需要，及時補充檔案資源，通過網絡技術對各企業提供不間斷的服務。另一方面，基于計算機的城建檔案管理平臺也應呈現出多元化的特色，具有極其強大的搜索功能，能更加快速準確地找到所需信息資源。能夠根據用戶要求進行定制，以各種不同的形式將信息資源展現在用戶面前，便于各種數據的提取、整理和分析，允許多種方式進行數據傳輸與存儲，讓用戶享受到更多的便捷。

多元化的檔案管理模式能夠最大限度地提升檔案管理部門的服務水平。現在公眾對于檔案有著更深刻的認識，調用檔案的需求也與日俱增，檔案管理部門在保留傳統的服務方式的同時，要將傳統服務方式提升優化。紙質文件、掃描件、聲像資料等屬于實體性檔案信息，提供實體檔案信息的服務需要進一步深化，不僅簡簡單單地提供實體資料，還可以對實體資料展開信息的深加工，提供更加廣泛的信息資源和載體，而這些信息資源和載體的提供均離不開多元化的檔案管理體制。通過分門別類地建立檔案數據庫，系統完整地編錄各類檔案收集號，既全面保留了檔案原始信息，又能夠揭示各類檔案的內在聯系，大大提高了工作效率。另一個方面，檔案管理部門也要利用網絡技術和信息科技開展新的服務方式，實現各類關聯檔案的跨地區、跨省市快速查詢調用，實現不同檔案資料的館際互借，為不同企業提供多元化的綜合網絡服務。在工作中綜合傳統模式與創新模式，取長補短、相互配合，全力提高城建檔案管理工作水平，并逐步實現多元化的檔案管理模式。

6.加強人才隊伍建設，提高綜合素質

培養適應于新時代發展的城建檔案工作人員，使其在滿足基礎的專業檔案管理知識和技能的基礎上，還要掌握一定的計算機、數據管理及信息技術等方面的能力。除此之外還應具備一定的創新能力及資源開發能力。首先，提高城建檔案管理入職門檻，盡量引進高質量、高技術水平的人才到城建檔案管理中來。其次，對工作人員要組織有效培訓和培養，幫助其掌握相關技能。城建檔案管理部門要多鼓勵工作人員參加相關管理知識講座及先進技術學習與培訓活動，使每位工作者的綜合素質、服務意識及技能水平全面提高，全面提高城建檔案管理工作水平和質量。

7.培養高素質檔案管理人員

城建檔案的人才隊伍建設應以培養管理型人才為基礎，打造高水平城建檔案管理隊伍。相關工作人員有著過硬的專業素養，具備認真細致、嚴謹求實的工作態度。新時代對檔案管理工作者提出了專業化的新要求，需要從業者除掌握足夠的專業知識技能外，還要掌握先進的網絡信息技術和計算機操作水平，能夠與時俱進地更新自己的知識結構，勇于接受新時代變革給檔案管理工作帶來的各種挑戰。打造高素養、高水平的檔案管理團隊，可以通過多種方式的教學、科研、進修等活動來加強對管理人才的培養，在教學活動中，既要進行理論專業知識的培訓，更應當結合實際案例組織分析交流討論，并將知識的講解融入到檔案管理的信息化和數字化當中去，優化城建檔案管理隊伍。

此外，快速提高城建檔案管理工作者綜合素養的有效途徑包括“人才引進”方式，可以到高等院校選拔合適的優秀畢業生人才，或在城建檔案管理部門發掘有潛質的檔案管理人才，從而可以節約人員投入，并打造出高素質的人才。