航空產品型號檔案歸檔過程中存在的問題及對策研究

李金雁

摘要：航空產品型號檔案（以下簡稱型號檔案）的重要作用在于保證產品研制質量可控、過程完整，實現設計有依據、制造有根據、試驗有判據、結果有證據、過程有數據，最終將航空產品型號檔案的價值體現在科研、生產各項活動中，為航空工作提供有力支持和保障。本文筆者首先對型號檔案的定義進行了闡述。其次，對型號檔案在歸檔工作中存在的問題進行了分析和總結。最后，提出做好型號檔案歸檔工作應采取的有效對策。

關鍵詞：航空產品;型號檔案;產品數據管理系統

1航空產品型號檔案的定義

航空產品型號檔案是指在航空產品科研、生產過程中形成的、具有保存價值的圖樣、表格、文字、數據、聲像等各種形式、載體的文件材料。2型號檔案歸檔工作存在的問題及原因分析型號檔案雖然經過長期的歸檔保存，但由于管理和人為因素，歸檔過程中仍然存在著以下幾點問題。

2.1檔案員對應歸檔的具體文件不明確

型號檔案的主管檔案員，對應歸檔的具體文件不明確。在文件的形成單位歸檔時，檔案員根據《文件材料歸檔范圍及保管期限表》確認是否需要移交歸檔，有一份歸一份，檔案員屬于被動歸檔，不能保證歸檔單位歸檔的成套文件是否具有完整性、系統性。

雖然型號檔案的《文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》覆蓋面廣、內容全面，但檔案員對應歸檔的具體文件仍不明確，其主要原因為檔案管理缺少復合型人才，檔案員不參與也沒有參與型號研制工作的能力，現有的檔案管理人員基本上只具有檔案管理相關技能，缺乏航空知識的儲備，不了解各型號產品的差異性，不清楚各型號需要編制的文件有哪些。

2.2檔案形成后不及時歸檔

項目檔案延期歸檔，甚至出現檔案丟失的現象，主要是由于管理人員在思想上對型號檔案歸檔工作重視程度較低，經辦人員歸檔意識淡薄，認為檔案室收集檔案沒有用處，檔案留存在自己手中才能發揮作用。目前，部分檔案采用產品數據管理系統，進行檔案電子簽署和歸檔，有的經辦人在進行電子簽署完成后默認為完成了型號檔案歸檔工作，沒有提交歸檔流程，造成沒能及時完成檔案歸檔工作。另外，航空產品型號檔案管理制度不完善，內容中沒有對型號檔案的歸檔時間提出具體要求。

2.3不歸檔檔案原件，只歸檔復印件

型號檔案歸檔存在只歸檔復印件、復刻件的現象，主要是歸檔承辦人員對航空產品型號檔案管理制度欠缺深入學習，不了解文件歸檔須歸檔原件;另外，少數工作人員認為檔案原件對自己還有用處，故只向檔案室歸檔復印件。

2.4產品數據管理系統員工使用不熟練

產品數據管理系統歸檔文件經常出現模板錯誤、簽字不全、信息缺失、頁眉信息錯誤等問題。出現問題的主要原因是員工使用產品數據管理系統不熟練，在文件電子簽署過程中流程和格式模板選擇錯誤。

2.5歸檔文件上發放單位填寫錯誤

歸檔文件上發放單位填寫錯誤，沒有按照航空產品技術資料發放定額進行編制。發放定額規定，如果航空產品型號檔案無需發放，只需檔案室存檔，發放單位只需標記無;如果發放定額內有該文件，則按照發放定額規定發放，文件上發放單位要標明按規定;如果發放定額內沒有該文件，但編制者確定有必要發放，需要把發放的具體單位詳細列明。

文件上出現發放單位填寫錯誤的原因主要是文件的編制人員對航空產品技術資料發放定額進行詳細地學習與研究不到位，有的作者是通過以往經驗對文件的發放單位進行確定;此外發放定額還會根據公司實際需要及時的進行調整，宣貫工作沒有及時到位。

3型號檔案歸檔工作存在問題的解決策略

型號檔案歸檔過程中雖然存在著問題，但也不是不能解決的難題，大都為主觀因素，可以進行解決，以下是針對上述問題提出的具體措施。

3.1提高檔案意識，重視檔案歸檔工作

型號檔案歸檔工作是檔案開發利用的基礎，是型號檔案管理的重要環節。提高對型號檔案歸檔工作的重視，一是強化組織領導，提高對檔案歸檔工作重要性的認識，從檔案分管領導，到辦公室負責人層層都把型號檔案歸檔工作作為重要工作推進，加強管理與監督，確保歸檔工作有序;二是加強對檔案工作人員職業信念，加強檔案隊伍建設，提高檔案技能和水平。

3.2培養復合型檔案人才

型號檔案的歸檔工作需要發展一批復合型人才。復合型人才需要專業跨度大、管理水平高，知識結構合理，不僅要具備扎實的檔案管理知識，還要掌握一定的航空制造知識，例如航空概述和發展歷程、航空科學基礎和技術體系理論知識、航空武器裝備譜系及型號研制國標軍標等專業知識、研究方法、經驗教訓等等，并能熟練運用信息管理的技術和工具，具有較高的信息化水平，同時要人際關系能力強，注重人性化管理，才能參與到航空產品的研制過程中，有助于檔案員了解型號檔案具體的歸檔內容。

3.3加強產品數據管理系統（PDM）培訓和指導

產品數據管理系統有助于促進型號檔案歸檔工作向前延伸，變被動為主動。必須加強對員工的產品數據管理系統相關知識和技能培訓，尤其是宣貫檔案電子簽署過程中流程和格式的選擇，弄清各種格式的區別和用途，提高業務水平，適應產品數據管理系統帶來的檔案管理方式的轉變。

3.4修定并嚴格落實航空產品型號檔案管理制度，加大宣貫力度

航空產品型號檔案管理制度應對歸檔文件材料范圍、歸檔時間和歸檔要求均做出明確規定，各單位業務部門按照規定，結合產品研制情況，對應立卷歸檔的文件材料進行接收。同時對單位業務部門的型號檔案歸檔工作開展培訓，要加大依法歸檔的宣傳力度，促進各單位對檔案歸檔具體要求的理解，提高型號檔案歸檔質量。

3.5結合工作實際，及時修訂和宣貫航空產品技術資料發放定額

結合實際需要，及時開展航空產品發放定額的修訂，確保發放的文件符合各部門的使用需求，保證有需要的部門有資料可用，不需要的部門不會接收額外文件。此外，開展對航空產品發放定額的宣貫工作，在發放定額修訂后，對修定內容及時宣貫，使文件編制者及時了解發放單位的變化情況。再有，還要對新上崗的員工及時開展發放定額的宣貫工作，確保文件編制者可以按照發放定額編制文件，確保歸檔文件的發放單位準確。

結束語

總之，型號檔案歸檔是航空產品型號檔案管理工作的重要環節，本文通過深入分析航空產品型號檔案歸檔過程中存在的問題，找到了通過提高檔案意識、培養高層次復合型人才、加強產品數據管理系統（PDM）培訓和指導、修訂并嚴格落實型號檔案制度和航空產品技術資料發放定額等解決措施，從而進一步推進航空產品型號檔案利用的可靠性，最大限度地實現檔案工作價值，為主線工作提供有力支持和保障。所以，提高型號檔案歸檔工作水平有著極大的必要性。

參考文獻

[1]徐桂華.淺談航空產品重點型號檔案管理模式[J].航空檔案，2001，000（005）：16-18.

[2]陳文帥.從產品檔案管理到產品信息管理[J].機電兵船檔案，2004（3）：30-31.

[3]齊宏遠.航空企業科研檔案歸檔工作存在的問題及解決方法[J].陜西檔案，2016，04：44.

[4]曹衛梅，何梅，石新景.一種PDM系統與檔案系統的集成管理方法[J].CAD/CAM與制造業信息化，2012（8）：18.

[5]任越，曹玉，喬爾.知識管理中檔案價值的重新發現[J].檔案學通訊，2012（3）：38