新時代檔案管理工作質量提升與管理

韓春霞

摘要：檔案管理工作并不局限于某一領域，社會各界相關單位在實際運行過程當中都會涉及檔案管理工作，因此，檔案管理工作是促進我國市場良性循環的重要環節。各單位在實際運行過程當中想要順應時代發展，保證其在當今市場環境下的可持續發展，就必須結合實際情況不斷對傳統的管理方式以及運行模式進行創新和改革，因此，相關工作人員應該充分重視檔案管理工作并充分發揮出檔案管理工作在單位發展過程當中加強可持續發展以及促進其全面管理的作用。新時代下，除了各單位在實際發展過程當中需要對管理模式和運行模式進行改革，檔案管理這一領域本身也需要結合實際情況對其管理方式和模式進行創新與改革，以適應時代發展，提高其在單位運行中的利用率。

關鍵詞：檔案工作;問題;措施

引言

檔案管理是事業單位檔案工作的重要部分，傳統的紙質檔案很難滿足單位系統管理的需求。檔案人員務必要順應信息時代的發展需要，認識文書檔案管理信息化的重要性，積極探索新舉措，保證事業單位檔案工作穩定發展。在當今社會主義市場經濟以及科學技術快速發展的雙重影響下，傳統的檔案管理工作方式顯得較為落后，工作效率得不到提高，檔案的價值沒有得到充分發揮，因此許多單位進行了檔案管理工作方式的改革，在充分認識當前工作的基礎上，采取切實可行的措施，努力使檔案管理工作效率得到有效提高。

1新時代檔案管理的特點

進入新時代，由于大數據進入檔案管理領域，這就要求鄉鎮領導要正確及時應對大數據的到來，要更新檔案管理的理念，要用發展的眼光進行信息資源建設、檔案信息服務優化、檔案管理技術創新等，以便能夠讓鄉鎮檔案部門重新認識和重新分析檔案應如何進行管理能夠與時俱進，且更好地服務于檔案使用者。這是因為鄉鎮進行檔案信息化建設管理可以不受時間和空間限制，也就是說任何時間、任何地點都能夠快速地用大數據來進行收集、儲存、查閱所需內容，很好地解決紙質檔案的翻閱和復印次數，減少了工作人員工作量的同時，提升了工作效率，實現了對檔案的保護[1]。

2新時代下檔案管理工作面臨的問題

2.1檔案信息化規劃落后

現階段，我國多數機關單位管理階層已經意識到了在單位實際運行過程當中引入信息化技術的重要性，但是由于其仍然將單位的最終效益為重點而對檔案信息的重視程度不足，因此，多數單位內部對于檔案管理工作未引進相應的信息化技術以及信息化設備，其檔案信息化規劃嚴重落后[2]。

2.2檔案管理制度不健全

目前各單位的檔案管理制度很不完善，存在著很多問題，以至于檔案管理工作在實際操作中受到局限。特別是在檔案材料的收集、整理、利用等方面管理制度不到位，未有效約束管理人員，直接導致工作人員工作散漫、責任心不強。因為缺少制度約束，當有問題發生時，不能第一時間將責任人確定。目前事業單位的檔案管理工作，仍是各部門自行管理，導致檔案資料分散在各個科室，沒有統一規范管理，這會大大降低檔案的保管和利用。與此同時，由于制度的不健全，很多工作人員在工作中缺乏規范化、系統化，導致出現較多的疏漏，單位整體的工作效率受到影響。就目前我縣檔案利用情況來看，服務對象主要是機關工作人員，絕大多數單位職工沒有檔案意識，這說明我們的宣傳工作做得不到位，且服務方式單一，極大阻礙了檔案事業的發展。

2.3經費緊張，基礎設施建設落伍

在部分對于檔案管理工作并不重視的單位內甚至沒有專門的檔案室，同時由于單位內部經費有限而管理階層對于檔案管理工作的不重視使得檔案管理工作劃分到的經費比例較小，因此，檔案管理工作環境以及工作設備都嚴重落后，基礎設施建設無法達到檔案管理工作的實際需求，相關工作人員也就無法通過防火設備以及防盜設備等對檔案信息做好保護。

3新時代下檔案管理質量提升的對策

3.1培養相關的專業人才

檔案管理人員的素質水平和檔案管理的質量有著密切的聯系。一是在選擇檔案管理人員時，對選聘這一關要有足夠的重視，在錄用的時候，要考慮他們的專業素質，盡可能選擇具備檔案專業能力的人員。二是在錄取結束后，要按照單位檔案管理的基本要求對新職員進行入職培訓，從而提高他們的專業知識能力和技術水平。三是選用專職人員負責檔案管理工作，避免管理人員的頻繁變動，增強人員的穩定性。四是對檔案管理人員進行考核，敦促工作人員對過往工作進行總結分析。進而提高其工作能力，更好地做好本職工作。

3.2構建優化檔案資源

進入新時代，大數據、云計算為實施廣義的“大檔案觀”提供了基礎。也就是說，大數據、云計算為檔案部門有意識收集各種形式和巨大價值的各種數據資源提供了便利條件。一是與社會基層各社會組織和個人就不同的數據進行合作共享，收集群眾的需求信息，為領導決策提供一手資料來源。二是對訪問留言、建議等信息資源進行及時匯總，收集網絡資源，完善鄉鎮檔案資料，實現檔案資源的與時俱進和完整性，逐步形成智能化、信息化、數據化的電子檔案接收和管理工作機制，構建優化新時代的檔案資源。

3.3加強檔案的信息化建設

當前，要想促進檔案管理工作效率和質量有效提高，應促進信息化建設，加強電子檔案建設是進一步強化檔案信息化建設的有效途徑，電子檔案就算不能帶來經濟效益，也可以在服務社會的過程中，將社會效益充分展現出來。通過科學合理選擇檔案管理軟件，可以促進檔案管理工作效率和質量提高。同時在檔案信息化建設中，需要結合社會需求，構建檔案管理互聯網平臺，為順利開展檔案管理信息化奠定基礎，促進檔案使用效率有效提高[3]。

3.4構建檔案安全管理體系

黑客的出現等問題在大數據時代時刻威脅檔案資源資料的安全。為了保證檔案資源的安全，最大限度保證資源的不泄露，鄉鎮檔案管理部門就要構建檔案管理的安全體系。一是用專用殺毒軟件來加強國家各級綜合檔案保障建設;二是完善檔案保障責任制，加強檔案數據管理隊伍、數據資源的管理;三是對鄉鎮檔案資料實施歸檔大數據存儲后，進入備份中心執行異構備份和存儲，確保資料資源的安全。

3.4加大資金投入力度

一方面，隨著我國整體科學技術水平的提升，檔案管理工作在實際運行過程當中可以通過引進信息化技術的方式提升整體工作質量，不論是軟件技術還是硬件設備都需要足夠先進以適應時代發展，因此，管理階層需要加大檔案管理工作信息化建設的資金投入;另一方面，現階段我國部分單位內部的管理工作人員在實際工作過程當中的責任意識以及相關能力不足，主要是由于其薪酬相對較低，無法帶動工作人員的積極性，因此需要提升檔案管理人員的薪酬，同時調配部分資金用于管理人員專業能力培訓[4]。

結束語：綜上所述，在電子數據的改革下，檔案管理的模式和管理內容也發生了變化，建議相關單位因地制宜，根據時代發展的需要，不斷進行調整、改革、完善和創新，選用科學的檔案管理系統，提高檔案管理工作的效率和質量，讓檔案為社會發揮應有的作用，最終促進自身企業建設發展。

參考文獻：

[1]李偉.互聯網+背景下檔案管理工作內容與模式轉變[J].科技創新導報，2020，17（16）：193，195.

[2]于楠楠.“互聯網+”背景下檔案管理工作內容與模式轉變[J].黑龍江檔案，2020（1）：50.

[3]黃文榮.檔案管理工作內容與模式之轉變探究[J].黑龍江科學，2019，10（3）：112-113.

[4]王淼.論檔案管理工作內容與模式的轉變[J].當代旅游（高爾夫旅行），2018（4）：105.