淺談《裝備承制單位知識產權管理要求》的實施工作

馬全亮等/中國航天系統科學與工程研究院

為規范裝備承制單位的知識產權管理體系，全面推進裝備承制任務知識產權工作高質量發展，助推裝備建設創新發展和提質增效，我國在2017年底出臺了《裝備承制單位知識產權管理要求》（GJB9158-2017）（以下簡稱《國軍標》）。《國軍標》以《企業知識產權管理規范》為基礎，以A+B的形式，增加了在裝備預先研究、型號研制、生產、維修保障等各階段以及招投標、合同訂立履行等各環節知識產權工作的特殊要求。隨著《國軍標》的逐步推行，裝備承制單位中的知識產權管理面臨著更高、更規范的要求。

一、《國軍標》貫標現狀

按照上級要求，裝備承制單位要在若干年之內建立符合《國軍標》的知識產權管理體系，完成體系貫標工作，全面提升知識產權管理水平。2021年，第一批裝備承制單位已經完成了《國軍標》貫標工作，取得一定效果，但仍存在一些典型問題。

一是政策落實不到位。部分裝備承制單位對于上級要求貫徹不到位，還未開展《國軍標》貫標工作，知識產權工作管理、工作流程中存在薄弱環節，許多單位還未建立專利分級分類管理制度，無法有效實施專利動態管理。

二是風險防控不充分。近年來各單位知識產權管理人員頻繁更迭現象明顯，人力資源部門和知識產權管理部門的聯動仍然有待加強，對新員工入職、離職對企業所帶來的知識產權風險認識不足，制度落實不到位、管理不完善，對人員流失導致的科技成果流失風險管控力度不夠。

貫標工作啟動后，需要對照《國軍標》標準，對單位目前的知識產權管理現狀進行摸底診斷，以查找和定位存在的問題，形成診斷報告，確定后續貫標工作的重點內容。診斷工作一般采用文件資料審查、員工訪談、領導訪談、各部門現場審查等方式。普遍存在的問題，諸如知識產權管理文件中未見《國軍標》中涉及到的裝備采購過程中的知識產權管理特殊要求等。

三是體系建設不完善。部分裝備承制單位雖然已經開展貫標工作，但是對于貫標工作的過程了解不充分，計劃設置不合理，缺失一些體系建設過程中必要的過程、步驟和內容，導致建立的體系不完善，不能完全覆蓋《國軍標》的要求以及單位內的實際需求。

二、《國軍標》貫標的體系建立和實施過程

裝備承制單位進行《國軍標》貫標工作，建立和實施體系的過程應包括如下幾個方面。

1.工作啟動，成立領導小組

貫標工作啟動過程中要強調領導重視的原則。單位決定貫標后，首先應由單位的最高管理者在最高管理層中任命專人作為管理者代表，負責建立、實施和維護知識產權管理體系，確保管理成效和運行的有效性等。多數情況下，貫標單位任命主管本單位知識產權業務的副總為管理者代表，并能夠做到人員變動時及時更換。同時，成立由最高管理者、管理者代表、單位內部科研項目主管部門、人力資源主管部門、財務資源主管部門、知識產權主管部門等主管領導組成的貫標領導小組，以及由各部門知識產權專員組成的貫標工作小組，共同協商、推進知識產權貫標各項工作。

制定知識產權貫標工作計劃，并具體明確各事項完成日期。隨后，召開貫標工作啟動會，傳達最高管理者要求，公布管理者代表和貫標領導小組以及工作小組成員，明確各部門職責，要求全員配合；公開貫標工作計劃，宣布全面啟動貫標。此外，可同步舉辦知識產權貫標工作培訓會，針對知識產權貫標基礎知識、標準條款解讀等內容進行宣貫和培訓。

2.調查診斷，完成診斷報告

貫標工作啟動后，需要對照《國軍標》標準，對單位目前的知識產權管理現狀進行摸底診斷，以查找和定位存在的問題，形成診斷報告，確定后續貫標工作的重點內容。診斷工作一般采用文件資料審查、員工訪談、領導訪談、各部門現場審查等方式。普遍存在的問題有，諸如知識產權管理文件中未見《國軍標》中涉及到的裝備采購過程中的知識產權管理特殊要求等。

通過調查診斷，進一步了解單位的知識產權管理需求，明確知識產權目標以及競爭對手的知識產權狀況，同時，對本單位的知識產權管理組織架構以及組織架構中各部門的知識產權責任和職能進行策劃。調查診斷這一階段最大的收獲是找到單位知識產權管理與《國軍標》標準要求的差距，確定單位目前存在的知識產權管理風險點，以便建立體系時能夠有針對性地進行改進。

3.編制文件，完善管理體系

貫標單位掌握本單位知識產權管理情況后，下一步需要編寫知識產權管理體系文件，構建體系。明確知識產權方針和目標，并將目標分解到具體完成部門，明確知識產權管理機構及職責，并要求單位的人力、財務、科研、保密、采購等資源管理部門提供工作協助，同時結合不同工作事項，制定各工作的控制程序。

其中，編制體系文件是貫標工作的重點任務。知識產權管理體系文件要達到能夠說明知識產權管理組織架構、傳達管理者責任和要求、明確各項工作的步驟和方法的效果。體系文件從內容上可以分為知識產權手冊、知識產權規章制度、知識產權管理控制程序文件及記錄表單，通過上述體系文件，能夠覆蓋單位內各個環節、各個事項的知識產權管理工作，從而建立起完善的知識產權管理體系。

各單位編制體系文件后組織相關部門進行討論、評審、補充，以完善體系文件，并由單位的最高管理者簽署實施。管理體系在剛開始運行時，各單位會遇到很多理解不到位的問題，即各部門、不同工作人員對知識產權管理的工作要求或流程理解程度不同。這就需要各單位在發布實施運行后，分層次地對全體人員進行培訓，指導本單位員工正確并全面理解各項知識產權管理工作的實施。

4.召開大會，體系頒布實施

各單位編制體系文件后組織相關部門進行討論、評審、補充，以完善體系文件，并由單位的最高管理者簽署實施。管理體系在剛開始運行時，各單位會遇到很多理解不到位的問題，即各部門、不同工作人員對知識產權管理的工作要求或流程理解程度不同。這就需要各單位在發布實施運行后，分層次地對全體人員進行培訓，指導本單位員工正確并全面理解各項知識產權管理工作的實施。

在實施過程中，各單位還會發現一些制定文件時未考慮到的因素，這就需要在運行過程中不斷對體系進行完善，體現PDCA的過程。同時，各管理部門在實施運行過程中，都應按照體系文件形成運行期間的記錄，一方面供單位內部內審，另一方面供上級機關檢查評估貫標效果。

5.內審管評，持續自我改進

一般情況下，知識產權管理體系在運行3個月后，應當實施內部審核，對本單位知識產權管理體系運行實施的情況進行檢查。內部審核主要目的，一是驗證本單位的知識產權管理體系運行情況是否符合原本設定的目標要求；二是及時發現存在的問題并深入分析原因，及時改進。最終形成內部審核報告，對運行情況進行綜合評價。

貫標單位一般需要每年舉行一次管理評審，同時在單位內部發生重大變化時適當增加年度管理評審次數。管理評審由最高管理者組織實施，對知識產權方針、目標落實情況，內部審核及改進的情況，單位承擔裝備采購任務的知識產權創造、運用、保護和管理情況，經營目標、策略及新產品、新業務規劃、知識產權風險評估等信息進行審核，以明確管理體系是否需要改進并進一步明確改進建議。

6.驗收評審，評價貫標效果

當前，針對《國軍標》的貫標工作，采用驗收的方式考察成果，對各單位的貫標情況進行評價，具體包括文件審查和現場驗收。

在文件審查階段，被查單位需要按照要求收集、整理文件細目中涉及到的實施計劃、診斷報告、體系文件、規章制度、記錄文件、證據文件等內容。容易出現的問題包括知識產權手冊中存在未能全面覆蓋國軍標標準要求的情況，尤其是有關裝備承制單位的特殊要求，還存在記錄文件提交不全、合同證明文件缺失等問題。針對文件審查階段的問題，均需要進行材料補充和整改，文件審查通過后，可實施現場驗收。

在現場驗收階段，文件審查階段存在的問題也會被作為重點審查內容，現場查看證據。值得注意的是，由于涉及管理部門較多，準備文件審查的部門有可能拿不到全面的材料，但在現場審查階段，人力、財務、研發等相關部門應積極配合，盡可能提供專家審查需要查閱的相關記錄文件。

三、《國軍標》貫標實施的問題分析

2021年，各軍工集團內均開展了較大范圍的《國軍標》貫標工作，《國軍標》知識產權管理體系效果已初步顯現，但《國軍標》貫標實施過程中還存在一些問題。

1.領導重視度不夠，推進困難

單位領導層對貫標工作的重視程度不足，領導小組和工作小組成員對貫標工作認識也不一致，導致貫標工作的具體主管部門或主管人員在開展工作時遇到一些難以克服的阻礙，例如難以協調其他部門進行配合、難以按照計劃節點進行推進等等。

2.文件編制不明確，互相推諉

編制知識產權管理體系文件是知識產權管理體系建立的基礎，而且體系文件涉及到單位的知識產權規章制度、控制程序文件、記錄表單等。但是有些單位在編制體系文件過程中人員不足、職責分工不明確，導致部門之間互相推諉。同時，編制的文件只注重表面內容，不能深入細致地梳理各文件的作用范圍、控制流程等。

3.裝備采購項目管理不夠細致

根據《國軍標》要求，裝備采購項目立項論證階段、型號研制論證階段均需開展知識產權檢索分析工作，目前貫標單位往往僅對甲方提出需求的項目和型號開展知識產權檢索工作，未能全面鋪開落實。同時，按照標準要求，裝備投標書應明確自有知識產權情況、國內外專利情況、知識產權預期目標、侵權風險及防范措施。但個別單位未能落實，不注重投標書中的知識產權內容。

4.審核監督不到位，不能及時改進

個別單位首次建立知識產權管理體系并通過認證或驗收后，在后繼年份未能做到定期開展內部審核或管理評審。這將導致不能及時對照標準，跟蹤發現知識產權管理體系運行過程中存在的問題，也就不能及時采取補救措施，無法達到持續改進的效果。

四、解決措施和建議

1.加強領導對貫標工作的重視

領導重視是推動單位貫標順利實施的關鍵因素，直接影響貫標工作的順利開展。需要加強對單位主管領導和部門主管領導的知識產權貫標宣貫，提高管理層對知識產權規范化管理的認識，發揮單位知識產權貫標工作領導小組的監督、推動、協調作用。比如，主管領導參與到知識產權管理體系文件編制全過程，協調編制過程中的各部門資源，以便有序推進知識產權管理體系的建立。

2.加強文件編制管理，細化責任分配

知識產權管理體系文件內容上涉及知識產權方針、目標、組織架構及職責、文件控制流程等各方面，在編制過程中，應當加強文件編制管理，細化編制文件內容，明確各部門編制體系文件的職責分配，為后續知識產權管理體系運行奠定良好理論基礎。

3.立足單位實際，抓住實施重點

各貫標單位在知識產權管理組織架構、知識產權管理流程等方面存在一定差異，知識產權管理體系建立和運行應結合各單位實際情況，尤其是裝備建設項目管理情況，應進行針對性管理。并在實施過程中注重與實踐的結合，總結經驗和問題，以建立和完善本單位知識產權管理情況。同時，可以選取典型裝備承制項目，進行試點實施，以幫助查找知識產權管理體系文件運行實施過程中的問題，突出重點內容。

4.內部及時審查，逐步改進完善

按照運行實施進度，定期開展內審和管理評審，針對實施過程中的問題進行討論、改進。并適時邀請專業機構人員與單位內部的知識產權管理人員共同定期進行審查，從專業角度查找本單位知識產權管理體系存在的問題，及時改正，逐步完善知識產權管理體系。