高校辦公室加強會議管理工作的策略

于 琳

沈陽音樂學院 遼寧 沈陽 110818

前言

在當前社會高速發展的推動下,我國教育事業得到了進步發展,而隨之而來的內部行政事務也在原有的程上有所增加,導致高校辦公室各類會議頻繁展開,在實際的會議進行當中,會議是連接領導者與被領導者之間溝通交流的有效橋梁,是決定高校各項管理工作能否得到有效落實的關鍵所在,通過對高校辦公室會議管理工作在以高度重視,根據目前高校辦公室會議管理工作的實際情況,制定相關的管理措施,從精細化,規范化,人性化,常態化以及過程化五個方面入手,全程把控辦公室會議管理質量,使會議能夠實現高效展開,并全面發揮會議的積極作用,為推動高校發展奠定建設基礎,本文主要針對高校辦公室加強會議管理工作策略展開相關的研究與討論。

一、統籌規劃精細化管理

1.制定詳細的會議計劃

做好統籌規劃是實現高校辦公室加強會議管理工作質量的重要措施,在目前社會高速發展的推動下,高校發展規模得到有效擴大,內部行政事務也在隨之增多,導致各類會議頻繁展開,增加了會議數量,而通過實現校辦公室會議管理統籌規劃,全面落實精細化管理,有利于加強會議管理工作質量。首先,需要高校辦公室能夠結合自身實際的工作情況制定詳細的年度會議計劃、月度會議計劃、周度會議計劃,為會議的有效展開奠定堅實基礎。同時還需要會議管理人員能夠根據會議計劃,制定明確的會議目標以及會議流程,全程把控會議方向,使會議能夠做到有內容,有重點,有建議,有決策。

2.制定精細化預算方案

在會議展開的過程當中,會產生一系列決策,而這些決策是落實內部行政部門工作規劃,推動高校穩健發展的關鍵所在,或多或少會涉及到預算等相關問題,通過在制定詳細的會議計劃的基礎上,制定精細化預算管理方案,控制預算支出。并針對預算不合理或預算超出等情況制定相應的解決措施,并考慮到臨時會議召開對預算的影響。而且還可以通過加強高校各部門之間的協同合作,使高校辦公室財務管理更加公開透明。只有加強預算管理的基礎上才能更好地保障會議展開過程當中決策的執行質量及其效率。同時,如果預算超標到一定范圍時,還需要由高校辦公室財務管理人員進行上報,申請預算額度,通過會議決策后方可執行。

3.明確會議展開原則

明確會議展開原則是保證會議能夠得到有效展開落實的重要核心,高校辦公室內部行政事務增多的情況下,使得高校辦公室會議數量有所增加,各類大大小小的會議數不勝數,而為了更好地保障各項會議的展開能夠實現高效高質,還需要通過在會議管理當中明確會議展開原則,按原則來召開會議,使會議之間能夠實現有序進行,避免會議之間形成沖撞。在會議召開的原則下,明確小會服從大會,下級部門服從上級部門會議,緊急會議優先的基礎原則。臨時會議的召開還需要也需要管理人員能夠根據實際情況,協調好參與人員數量,參會人員時間安排等多項內容,使會議的展開能夠有依據,有順序。

4.加強會議監督管理

加強會議監督與管理是會議管理工作當中必不可少的一項重要措施,無論是會議展開流程還是會議中各項決策的可行性都少不了會議監督與管理,通過在高校辦公室會議管理當中加強會議監督與管理有助于提高會議管理質量。首先,在會議當中,制定完善的會議監管流程,以及會議監管團隊,針對會議展開全方面監督與管理,包括會議建議決策當中對預算的使用,人員的支配,會議中心內容等等,以此來提高高校辦公室財務審計質量,實習能夠更好地支撐高校辦公室會議的有效展開[1]。

二、會前準備規范化管理

1.策劃標準化會議流程

規范化管理是近現代社會發展下必然的發展趨勢,可以使整個會議結構分明,內容明確,可以有效的突出會議重點,提高會議質量。而這首先就需要在會議管理當中,策劃標準化的會議流程,以流程為核心構建會議框架,按照框架召開會議,以此來保障會議的有序展開。會議的策劃工作相對來說較為繁瑣,包括會議名稱,會議標志,參與會議人員范圍,會議召開地點,會議召開時間,會議工作安排,會議經費預算等等。并在流程的基礎上根據會議計劃以及會議重點編制會議日程,利用簡短的文字或表格進行表述,使會議安排清晰明確,并著重標明會議的重點信息,如會議時間,地點等各項注意事項。同時,還需要根據會議重點來明確標識會議負責人,以此來保障會議能夠實現有序進行[2]。

2.明確會議管理分工

通過明確會議管理分工,可以有效地實現會議的有序展開,使會議能夠條理清晰,明確會議重點,保證會議質量。根據高校辦公室會議的實際情況可以大致根據職務劃分為會議秘書組,會務組,綜合組。會務組的服務于會議內容,需要在會議召開前三天左右的時間內通知會議參與人員,并在會議展開前六個小內及時通知到會議參與人員,使會議參與人員能夠及時參加會議。同時,會議秘書組還需要將會議資料及時下發給會議參與人員,使會議參與人員能夠了解會議重點以及會議內容。除此之外,會務組還需要負責會議場地的布置,并保證各項會議使用設備的正常運行,以及會議的簽到引坐等工作。會議秘書組需要緊跟會議流程加以記錄,做好文字準備材料,如主持詞,歡迎詞,領導發言稿等等。綜合組主要負責參與會議的相關綜合事項,如車輛安排,餐宿,物品等保障工作。

3.加強會議前檢查核對

會議的有序展開還需要在會議管理當中加強會議前的檢查與核對工作。在上述當中也曾說明在高校內部行政事務增多的情況下,會議數量有所增加,這也就使得會議收到其他因素影響導致會議無法有效展開的幾率有所增多,而通過加強會議前的檢查與核對,可以將會議中的威脅隱患降至最低,切實保障會議的有效展開。通過在會議展開前期做好全方位的檢查與核對工作,嚴格保障各項會議流程的合理性與流暢性,使會議能夠在展開過程當中能夠實現有序進行[3]。

三、會員服務人性化管理

1.加強會議記錄

會中服務人性化管理同樣也是當前高校辦公室加強會議管理的有效措施,人性化是新時期下全新提出的發展理念,重視以人為本,通過全面落實會中服務人性化管理,給予每位參與會議人員最優質的服務水平,使參與會議人員能夠賓至如歸,最大限度地保障會議質量,使以人為本的觀念能夠貫穿在會議當中。會議記錄作為高校辦公室會議展開過程當中重要的一項工作環節,有利于會后重啟和會議歸檔記錄,也就是說通過在后期當中對會議記錄進行查閱,可以快速地了解會議內容,以及當時會議所傳達下的建議與決策,對高校發展工作有著至關重要的作用。所以,需要對會議記錄的管理工作在以高度重視。利用現代化的科技手段,對會議內容進行電子化記錄,并在會議記錄當中著重突出會議重點,會議建議,會議決策等各項內容。使會議記錄能夠達到通過查閱會議記錄就可以了解會議全程的記錄效果。

2.完善相關服務化流程

完善相關服務化流程可以給予參與會議人員最高水平的會議服務。在重要會議展開的過程當中,需要配備專業人員進行跟進會議,負責會場音響設備以及相關配套設施的使用,使會議人員能夠流暢地使用相關的會議設施,避免由于設施問題影響會議進度。同時還需要根據整場的會議長度做好會間茶歇工作,不定時添加水。還有適當提醒會議講解人員控制會議時間。做好頒獎等相關流程工作。如在會議過程當中,存在突發事項和臨時調整等事件還需要及時上報給領導,并做好相應的應急工作。除此之外,會場的清潔工作也是必不可少的,在會議展開的過程當中協調好各個部門做好會議的安保與保潔等工作,從多方面,多角度保障會議能夠實現有序展開。

四、會后執行常態化管理

1.會議材料的管理歸檔

會議材料的歸檔管理是會后執行常態化管理的重要一項工作內容,如果說會議展開是為了更好的制定高校相關工作的發展建議與決策,而會議材料檔案管理就可以為實現推動高校的文件發展奠定堅實的數據依據。所以需要對會議材料的管理加以高度重視。充分利用現代化的管理工具實現會議材料電子化歸檔管理,并根據會議日期,會議內容對其進行合理分類,提高會議材料的使用效率,促進會議材料的資源共享。使高校內部各個部門都能夠根據自身職責對高校會議材料進行合理翻閱,使用[4]。

2.會議精神的傳達與落實

會議精神的傳達與落實是決定會議作用是否能夠得到有效發揮的關鍵所在,會議的展開目的是為了發揮集體力量更好地推動高校穩健發展,更好的維持高校內部運營,通過會后督查督辦,對會議紀要,會議精神總結報告的撰寫,具體工作的落實情況以及反饋情況,與資料的宣發和新聞宣傳的報告工作進行全方面監管,確保會議精神能夠實現有效地傳達與落實,并在高校發展工作體現會議精神,可以進一步體現出會議的有效性。

五、會議管理全程化落實

1.時刻注意會議方向

會議管理全程化也是高校辦公室會議管理當中必不可少的一項關鍵措施,需要會議管理人員能夠時刻注意會議方向,保障會議主題,明確會議重點,使會議高質,高效且有序展開。最大化保障會議質量。在會議展開過程當中需要配備專業人員對會議整體流程進行全面跟進,把控會議進度。例如,在會議參與人員講解項目和課題的過程當中,會議跟進人員需要根據時間以及會議流程安排禮貌提醒會議參與人員控制講解時間,把控會議流程。使整個會議始終圍繞其重點和核心進行展開。

2.明確會議具體目標

有目標,有計劃,有方向地展開高校辦公室會議才能更好地保障會議質量,避免無效會議耽誤工作,耽誤時間。而這首先就需要高校再展開辦公室會議之前明確會議的具體目標,并始終圍繞會議目標展開研討會議活動。以會議目標為方向以解決問題為核心共同商議方案,為推動高校穩健發展所助力[5]。

3.嚴格控制參會人數

會議參與人員范圍同樣也是會議管理當中的主要工作內容,分工的意義在于各部門之間能夠切實發揮自身工作職責,眾人各司其職,共同從事工作,可以有效地提高會議效率。就如同煮飯做菜一樣,不能所有人都去切菜,也不能所有人一擁而上都去煮飯,有時人多反而做不成事。通過控制會議參與范圍與參與人數,可以有效地杜絕形式主義。與會議議題無關人員或者關系不大人員不要參加會議,各部門關鍵核心人員通過參與會議,并將會議精神下發到各個部門之中同樣也可以達到有效傳遞會議精神的效果。

4.會議過程要有議有決

會議的過程要有建議有決策才能更好地保證會議的有效性,避免一言堂等現象的發生。組織會議的意義就在于在會議討論的過程當中,能夠通過發表建議,決定建議,考慮建議來共同商議決策。議而不決是會議的大忌,不僅浪費時間,還浪費精力。在會議當中,要盡可能地避免形式上的無異議,即使在會議當中沒有決定出整個會議結果,也需要根據會議流程制定階段性的會議結論。并考慮到會議結論的可操作性和可行性,只要考慮這一點,才能更好地保障會議結論能夠得到有效落實[6]。

5.落實過程化建議評價

過程化建議評價也是必不可少的,對于會議來說本身就是廣開言路,各個參與人員皆可發表建議。對于上級領導來說,下級會議參與人員發表的會議建議也許質量并不高,也許并不可行,但仍然代表會議參與人員自身的想法,如果對質量不高的建議給予批評,就會堵塞言路,導致會議最終呈現一言堂的現象。所以,學校辦公室會議展開的過程當中,積極落實過程化的建議評價,鼓勵會議參與人員廣開言路。

總結

總而言之,在現如今的社會發展下,我國高校教育規模有所擴大,內部行政事務也在原有的基礎上有所增多,導致各項會議頻繁展開,而在這當中,會議管理最有得至關重要的作用,可以直接決定會議質量,通過對會議管理加以高度重視,強化會議管理質量,嚴格控制會議當中的每一項環節,尤其是會議前的準備工作以及會議后的落實工作,使會議作用能夠得到最大限度地發揮,推動高校穩健發展。