大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理面臨的問(wèn)題與挑戰(zhàn)

彭 桃

高州市不動(dòng)產(chǎn)登記中心(高州市不動(dòng)產(chǎn)檔案館) 廣東 茂名 525200

一、引言

檔案信息化管理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息資源共享,提高服務(wù)質(zhì)量,促進(jìn)政府與社會(huì)之間的良性互動(dòng)。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)。電子檔案作為一種新型數(shù)字化文件形式被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)、各類業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)行業(yè)中,但同時(shí)也帶來(lái)了一系列新問(wèn)題:如何利用大數(shù)據(jù)分析得出有效結(jié)論并及時(shí)采取相應(yīng)措施解決當(dāng)前存在的各種信息安全隱患,是我們面臨的最大挑戰(zhàn)之一。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的技術(shù)特征

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),給檔案管理工作帶來(lái)了新一輪變革,如何應(yīng)對(duì)這種變化是當(dāng)前檔案管理面臨的首要問(wèn)題,在傳統(tǒng)意義上來(lái)說(shuō),互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展為數(shù)字化檔案館建設(shè)提供了一個(gè)更有效、更高效地方法,本文將對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下影響著人們社會(huì)生活方式以及價(jià)值觀念轉(zhuǎn)變過(guò)程中產(chǎn)生重要作用及挑戰(zhàn)進(jìn)行分析,同時(shí)也指出我國(guó)各級(jí)政府應(yīng)繼續(xù)探索出一套符合社會(huì)主義現(xiàn)代化要求與行之有效的檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案管理技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)新階段,從傳統(tǒng)紙質(zhì)化、人工檢索到網(wǎng)絡(luò)化、云存儲(chǔ)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等都在不斷地更新。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)對(duì)社會(huì)各方面產(chǎn)生越來(lái)越多高深層次影響,這些信息通過(guò)各種手段進(jìn)行收集與分析處理后,形成的大量數(shù)據(jù)成為人類工作生活中不可缺少且重要有用的資源之一,大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作不僅需要利用先進(jìn)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化管理。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式面臨的問(wèn)題

(一)需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)管理的重視

檔案信息化管理的核心是信息安全,其主要措施包括:建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及電子文件,為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)提供有效保障,首先要提高工作人員對(duì)大數(shù)據(jù)相關(guān)知識(shí)了解程度。在實(shí)際情況中發(fā)現(xiàn)很多人并不是不懂計(jì)算機(jī)方面專業(yè)術(shù)語(yǔ)和操作規(guī)程等,還有一些人員甚至連最基礎(chǔ)性工作都沒(méi)有掌握過(guò),其次就是檔案信息化管理人才培養(yǎng)機(jī)制不夠健全,導(dǎo)致其不能及時(shí)更新信息內(nèi)容與系統(tǒng)功能等等問(wèn)題的出現(xiàn),這也就使得檔案部門(mén)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展需要。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨,檔案信息化管理也需要順應(yīng)新時(shí)期信息傳播特點(diǎn),建立起適應(yīng)于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的數(shù)字化檔案館。因此必須借助云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段構(gòu)建一個(gè)開(kāi)放性平臺(tái)。在這個(gè)平臺(tái)中可以實(shí)現(xiàn)資源共享和互聯(lián)互通功能,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接方式將各個(gè)部門(mén)之間聯(lián)系起來(lái)以達(dá)到共同協(xié)作促進(jìn)發(fā)展,利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)用戶進(jìn)行分類并記錄下來(lái)的檔案信息也是一種重要途徑之一,這不僅有利于提高工作效率還能使管理更加科學(xué)合理化。

(二)需要建立健全更加完善的管理體制

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),檔案信息化管理面臨著新一輪挑戰(zhàn),在實(shí)際工作中,要建立健全更加完善的管理體制。首先是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)化信息進(jìn)行整理、分類處理。其次是加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子版存檔等新型載體存儲(chǔ)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)應(yīng)用水平提升,再者就是利用現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)多部門(mén)間協(xié)同辦公與資源共享,最后一點(diǎn)則是從根本上解決檔案信息化的問(wèn)題,即在數(shù)據(jù)收集方面要充分運(yùn)用多種手段來(lái)提高工作效率并降低成本費(fèi)用。

檔案信息化管理的工作主要是通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面挖掘、分析和整理,從而建立起一個(gè)更加完善,更為科學(xué),能夠滿足社會(huì)發(fā)展需求的大數(shù)據(jù)庫(kù)。在這個(gè)時(shí)代背景下要進(jìn)一步提高工作人員對(duì)電子信息技術(shù)認(rèn)識(shí)水平以及自身能力,另外還需要不斷加強(qiáng)與其他相關(guān)部門(mén)之間合作交流力度,以及相互協(xié)作配合程度等方面,來(lái)實(shí)現(xiàn)管理工作高效完成目標(biāo)任務(wù),還要不斷健全檔案信息化管理體制機(jī)制建設(shè)工作內(nèi)容、規(guī)范制度體系和標(biāo)準(zhǔn)流程等等方面進(jìn)行完善,從而使檔案信息能夠更加全面有效地傳遞給社會(huì)公眾。

建立健全檔案管理的體制,是實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展要求不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。首先要明確不同崗位、部門(mén)之間相互制約與聯(lián)系,其次在制度上必須做到職責(zé)分明,例如:負(fù)責(zé)收集和保管電子文件,負(fù)責(zé)處理紙質(zhì)文件及其他相關(guān)信息,并及時(shí)向上級(jí)單位反饋、匯報(bào)情況等等都需要有相應(yīng)制度來(lái)保證其順利進(jìn)行以及完成效果等,使大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案事業(yè)能夠有序發(fā)展的一個(gè)重要保障就是建立健全完善的管理體制對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息化具有一定意義。

(三)需要建立更加健全的信息化平臺(tái)

檔案信息化管理的發(fā)展,需要建立更加健全完善的數(shù)據(jù)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)信息資源共享。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下進(jìn)行檔案管理工作時(shí),不僅要依靠先進(jìn)技術(shù)手段和工具設(shè)備來(lái)完成工作任務(wù)量,還要注重發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子文件及其他相關(guān)資料存儲(chǔ)與處理方式帶來(lái)極大便利性,以促進(jìn)數(shù)字化檔案館建設(shè)過(guò)程中電子辦公系統(tǒng)應(yīng)用的發(fā)展,使其更加適應(yīng)于社會(huì)信息化的要求,更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享利用價(jià)值最大化。

大數(shù)據(jù)時(shí)代下,檔案信息化管理的工作量越來(lái)越多,對(duì)其進(jìn)行有效利用是非常有必要的。首先要建立起完善、健全檔案信息平臺(tái)。通過(guò)不斷地更新和升級(jí)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范要求,以及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等方面都需要進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè),其次要構(gòu)建出一個(gè)更加全面、準(zhǔn)確可靠且具有可操作性特點(diǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)體系,來(lái)處理各類復(fù)雜龐大數(shù)據(jù)信息,最后就是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,還應(yīng)該積極探索新思路和方法來(lái)進(jìn)行檔案信息化管理的創(chuàng)新工作。

(四)需要更加完善的檔案安全防護(hù)體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代下,檔案信息的安全也成為人們關(guān)注的問(wèn)題,而檔案信息化管理中,由于其具有一定規(guī)模和數(shù)量、種類繁多以及具有較強(qiáng)流動(dòng)性等特征,因此如何加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行有效保護(hù)是非常重要且必須要解決的問(wèn)題之一。但是在當(dāng)前階段我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)還不完善情況之下仍然存在一些漏洞之處有待于填補(bǔ):首先就是針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下信息犯罪案件不斷增加這一現(xiàn)象的處理力度,其次就是檔案信息化管理工作人員缺乏相應(yīng)專業(yè)知識(shí),對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握不夠熟練。[1]

大數(shù)據(jù)時(shí)代下,檔案管理的工作重點(diǎn)也發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變,從手工操作逐漸到自動(dòng)檢索、決策輔助等多種功能。在這樣信息量爆炸和技術(shù)更新速度極快的情況之下,如何能夠更好地應(yīng)對(duì)新時(shí)期檔案數(shù)字化管理工作中遇到問(wèn)題是每一個(gè)從事檔案館工作人員必須要面對(duì)且需要解決的話題之一,首先就是建立起完善一套安全防護(hù)體系,其次便是構(gòu)建出完整有效的內(nèi)部控制制度以及風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng),從而保障工作開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中不會(huì)出現(xiàn)任何漏洞與缺陷。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)及面臨的挑戰(zhàn)

檔案信息化管理是為了實(shí)現(xiàn)信息共享,促進(jìn)社會(huì)發(fā)展,所以要不斷提高大數(shù)據(jù)時(shí)代的安全度,目前我國(guó)政府已經(jīng)建立了一些大型數(shù)據(jù)庫(kù)、電子政務(wù)平臺(tái)以及云存儲(chǔ)技術(shù)和應(yīng)用系統(tǒng)等來(lái)支撐著我國(guó)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程,但是在這些數(shù)據(jù)庫(kù)中仍然存在大量分散分布式異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用場(chǎng)景、大量通用服務(wù)提供不足,以及缺乏專業(yè)人才等等問(wèn)題,而這就要求檔案信息管理部門(mén)要不斷完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施,提高檔案業(yè)務(wù)處理能力。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),使得信息傳播變得更快,也更加容易被人們所接受。在信息化技術(shù)快速發(fā)展下形成了很多新平臺(tái)。例如:云計(jì)算、移動(dòng)設(shè)備等都為檔案管理提供了很大幫助和支持,數(shù)字化辦公成為趨勢(shì)之一,電子文件取代紙質(zhì)資料是未來(lái)檔案館建設(shè)方向的必然要求,以及重要措施與手段等等都是為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作提出的全新需求而出現(xiàn),因此,要想更好地發(fā)揮其作用必須不斷完善信息化平臺(tái)系統(tǒng)。[2]

五、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化管理的對(duì)策

(一)運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維構(gòu)建數(shù)字檔案資源庫(kù)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下,數(shù)字檔案資源庫(kù)的構(gòu)建,能夠在數(shù)字化管理中,發(fā)揮其應(yīng)有作用,首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各類電子文件進(jìn)行分類處理,對(duì)于各種類型、大小不一且具有明顯區(qū)別性和關(guān)聯(lián)度較高的文檔,可以通過(guò)分析整理出來(lái),其次是要建立一個(gè)專門(mén)用于存儲(chǔ)檔案信息資料以及檢索相關(guān)信息資料體系建設(shè)工作中去,最后還應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代特征及發(fā)展趨勢(shì),構(gòu)建相應(yīng)功能模塊來(lái)滿足用戶需求,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的有機(jī)融合。

數(shù)字化檔案信息庫(kù)是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化管理的有效手段,利用大數(shù)據(jù)思維構(gòu)建數(shù)字檔案館,可以從以下幾方面來(lái)進(jìn)行應(yīng)對(duì),首先要建立一個(gè)以數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)、以云計(jì)算技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支撐的電子文件存儲(chǔ)平臺(tái),將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化成網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)據(jù)儲(chǔ)存到系統(tǒng)中去,可在任意時(shí)間段內(nèi)通過(guò)移動(dòng)終端或電腦等設(shè)備訪問(wèn)用戶信息,其次是建立檔案信息化管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系,使各部門(mén)之間能夠相互協(xié)調(diào)與配合,形成數(shù)字化檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范制度。[3]

(二)依據(jù)信息化建設(shè)理順檔案管理制度

檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)檔案信息化和提高工作質(zhì)量的重要保障,而科學(xué)、合理地制定并有效實(shí)施相關(guān)規(guī)劃則,有利于促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案館信息服務(wù)與建設(shè),首先要建立起健全完善且行之有效的規(guī)章體系,其次,還要有嚴(yán)格規(guī)范化。對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行定期或不定期審查審核以確保文檔內(nèi)容符合要求,同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制制度管理力度,以及檔案管理人員責(zé)任心和業(yè)務(wù)素質(zhì)水平等方面,保證各項(xiàng)工作都能按計(jì)劃、有序地開(kāi)展并達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案信息化管理制度的建立是非常必要的,因?yàn)樗粌H可以促進(jìn)社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步、提高政府工作效率。所以要制定出合理完善的規(guī)章制度。首先需要明確的是檔案管理工作中每個(gè)人應(yīng)該承擔(dān)起哪些責(zé)任,其次就是確定每一個(gè)工作人員應(yīng)履行什么樣任務(wù),以及他們各自所負(fù)責(zé)完成何種成果等一系列問(wèn)題,都必須在大數(shù)據(jù)時(shí)代下進(jìn)行解決并提出相應(yīng)解決方案與對(duì)策以供參考借鑒,從而為相關(guān)人員提供有價(jià)值的理論依據(jù)和實(shí)踐指導(dǎo)作用。[4]

(三)滿足管理和服務(wù)需求構(gòu)建信息化平臺(tái)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),對(duì)檔案信息化管理提出了更高要求。在大背景下,建立符合自身發(fā)展特點(diǎn)和需求的現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng),是實(shí)現(xiàn)其功能有效發(fā)揮所必須具備的。通過(guò)利用云計(jì)算技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)分析等相關(guān)工具將數(shù)字化存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)化為可視化形式顯示出來(lái),借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)構(gòu)建一個(gè)完善安全可靠又高效快捷地辦公系統(tǒng)已成為必然趨勢(shì)之一,同時(shí)也可以根據(jù)不同用戶對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類,便于檢索查找并及時(shí)更新信息資源的使用和管理需求。

大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案信息化管理的主要目的就是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源利用最大化,從而使其更好地為社會(huì)服務(wù)。因此需要建立一個(gè)完善且高效地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng),在這個(gè)系統(tǒng)中要有明確的目標(biāo)和發(fā)展方向并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn),同時(shí)也應(yīng)該將數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中去以滿足不同行業(yè)、地區(qū)以及人群對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代所提出新要求,為檔案管理提供更多可能性與可行性建議,通過(guò)對(duì)信息資源的分類整理,實(shí)現(xiàn)信息共享化以及數(shù)字化處理等功能。

(四)適應(yīng)新的信息傳輸特點(diǎn)加強(qiáng)信息安全

大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案信息的傳播方式和范圍都有了很大程度上的擴(kuò)大,同時(shí)也給人們帶來(lái)了很多新問(wèn)題。在這個(gè)過(guò)程中就需要我們及時(shí)地解決這些問(wèn)題。首先要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、云存儲(chǔ)以及虛擬化密碼等方面知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。其次就是提高工作人員自身素質(zhì)水平與職業(yè)素養(yǎng),再者是建立健全相關(guān)法律法規(guī)制度來(lái)保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全性和可靠性,最后還應(yīng)該完善法律體系并制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn),為實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力支撐。[5]

大數(shù)據(jù)時(shí)代下,檔案信息的傳輸方式發(fā)生了很大變化,傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介、數(shù)字化載體以及以電子符號(hào)為介質(zhì)等都已經(jīng)被現(xiàn)代信息技術(shù)所取代,在新時(shí)期下的檔案信息化管理中要充分利用云技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的收集與分析處理是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享性、開(kāi)放性及高效可用型目標(biāo)必要條件之一,對(duì)大數(shù)據(jù)庫(kù)信息的存儲(chǔ)方式也應(yīng)該做出相應(yīng)調(diào)整,通過(guò)加密手段來(lái)保證其安全可靠,從而保障用戶隱私以及財(cái)產(chǎn)等方面得到最大程度上保護(hù)。

大數(shù)據(jù)時(shí)代是一個(gè)以云計(jì)算為基礎(chǔ)的信息社會(huì),在這個(gè)信息化發(fā)展迅速,技術(shù)更新頻繁且復(fù)雜的時(shí)期下檔案信息系統(tǒng)也要與時(shí)俱進(jìn)。因此必須加強(qiáng)對(duì)信息安全問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)管理方面重視程度不斷提高,此外為了保證大數(shù)據(jù)環(huán)境中檔案工作能夠順利進(jìn)行、確保其有效實(shí)施和實(shí)現(xiàn)以及保證工作人員自身利益不受損害等目標(biāo)都需要有一個(gè)強(qiáng)有力保障措施來(lái)解決。所以我們應(yīng)采取多種手段防范,以最大限度地保護(hù)好個(gè)人隱私權(quán)為前提條件,

六、總結(jié)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),給檔案信息化管理工作帶來(lái)了新機(jī)遇,同時(shí)也為其發(fā)展提供了一個(gè)難得的機(jī)會(huì)。在這一背景下本文從實(shí)際出發(fā)提出了解決問(wèn)題措施。首先對(duì)大數(shù)據(jù)理論進(jìn)行分析和研究,其次針對(duì)當(dāng)前檔案館主要是以紙質(zhì)載體為主體、人工手段為輔來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息管理,以及利用工作中存在著不足之處提出解決方法并制定相關(guān)應(yīng)對(duì)策略,最后結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代特點(diǎn),針對(duì)如何更好地運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)提高其服務(wù)水平的對(duì)策進(jìn)行了探討分析。