芻議醫院檔案管理工作的現狀及對策

肖灃蕓 李學偉 馮文惠

（莒縣人民醫院，山東 日照 276500）

引言：

醫院檔案管理工作根據不同的部門工作職責，在工作內容方面較為復雜，在具體的工作管理環節中，要嚴格的根據現實情況進行專項管理。檔案管理在醫院的日常管理工作中有著非常重要的作用，是國家檔案的一部分，具有一定的社會意義。當前伴隨著醫療管理技術的不斷更新發展，各醫療部門工作內容急劇增多，在此情況下，為適應時代變化，應積極做好創新突破準備，提高對于此項管理工作的重視程度。

一、醫院檔案管理的重要性

（一）對醫生與患者的重要性

在醫院檔案資料管理工作中最重要的一項便是對于患者病歷的有效管理，病歷是進行診治的重要參考性資料。這類具有現實意義的檔案資料是維護醫患關系、為患者提供必要合法權益保證的重要信息。同時在處理醫患關系等方面于是進行有效參考的重要證據，以便為患者提供有效地幫助。與此同時，其對于檔案管理工作人員有著非常重要的作用，通過對于檔案管理資料進行查詢，可以分析確認一些流行疾病，并且以此為基礎及時地制定出相應的治療措施。這在醫院治療工作方面也有著重要的參考價值，因此此項工作應該引起重視。

（二）對醫院整體發展的重要性

在時代的發展背景下，醫療衛生體制也在逐漸發生著相應的變革影響。醫院的各個部門以及科室也在遵循規范化以及穩定性發展中作出進一步的調整改善。檔案管理是醫院繼續日常管理工作的重要組成部分，實現檔案管理工作的創新發展，對于醫院提高自身信息管理效率，確保醫療規范化有著重要意義。同時，醫院檔案信息的安全性事關患者與醫生信息化合法權益的重要保障。采用科學、規范化的檔案管理方式能夠更好地服務于醫院醫生以及患者，以便為醫院后期經營模式發生轉變提供責任保證。

二、淺析當前醫院檔案管理現狀及問題

（一）硬件投入不足

根據我國國情，在現階段的醫療建設單位眾多屬于國有非營利性機構，伴隨著時代的發展變化，地方政府無力承擔醫院建設工作中所需的大量經費，因此在實際工作方面只能在政策方面給予支持。在現實情況下，醫院只能實行企業化管理，在管理方面實行自收自支方式，從而對于自身的建設與發展進行維持作用。所以，結合我國普遍現實情況，醫院在建設經費方面存在著嚴重的不足現象。同時，以醫院檔案管理工作的實質來說，其在工作性質方面與醫療科研等研究工作不同，在工作效用方面難以產生直接性的社會經濟效益。在這種情況下，難免會對于醫院檔案管理工作產生忽視，導致對于檔案管理工作方面所支經費存在不足。當前多數醫院的檔案管理環境較差，在閱檔室、庫房以及裝具等方面存在著嚴重的缺陷。檔案保管室占地較為狹窄，與標準的檔案管理存在著一定的距離，如此便造成了應該進行及時歸檔的檔案不能夠及時歸檔，同時在材料以及相關文件方面不能夠及時地進行整理收集，以至于出現材料散亂放置的現象。而有些材料在這種保存環境下出現損毀以及丟失現象較為嚴重的狀況。在管理經費的嚴重制約之下，不能緊跟時代發展更新相應的檔案管理設備，在保管設備方面普遍呈現出老舊化狀態，如此在現實情況下制約了醫院檔案管理工作的創新發展。在當前計算機信息處理技術下，各行各業對于這種管理技術進行廣泛的應用，伴隨著醫療管理技術的不斷發展進步，在醫院檔案管理工作方面卻對于新型技術的接受能力較差，依舊是以手工操作為主。

（二）檔案意識淡漠

由于醫院檔案管理工作難以產生直接性的社會效益以及經濟效益，一般而言，都是經過多年之后，才在所需要的條件下為人利用，才能夠發現檔案管理工作的價值。甚至有些材料經年原封不動，儼然成為“廢紙物”。因此，在這種情況下，醫院管理部門對于檔案管理工作在意識上認識不夠，不能夠正確地認識到醫院檔案管理工作的實際價值，不具備時代發展創新眼光，對于醫院檔案管理工作認識不到位，以此造成工作積極性與配合度不高的現象。因此，這就出現了在醫院檔案管理工作方面只注重于紅頭文件，對于其他方面材料，如醫務活動資料以及學術情況報告等方面產生了忽視。如此造成在現階段的醫院檔案管理工作中資料信息收集不全，難以充分真實的反映整體情況的現狀。

（三）缺乏統一管理

在醫院的管理工作方面，一般情況之下都嚴格按照衛生部門要求，在醫院的管理制度以及各類工作人員的職責方面都進行了與現實工作要求相符合的管理調整，但是通過對于檔案管理制度以及職責劃分方面進行分析，便可以看出在此項工作方面未能夠積極地組織相關的制度以及考核措施。同時也沒能夠將檔案管理納入醫院目標管理考核當中。因此在目前的醫院檔案管理工作方面并沒能夠形式統一的管理制度以及實施措施，在醫院檔案管理工作方面面臨著管理混亂以及機構組織不健全、管理職能不明確等情況。一般而言，在醫院的檔案管理工作方面都是由行政辦公室的綜合檔案室負責此項工作。加之由于在以往的發展過程中存留的歷史原因以及醫院行業管理的要求，在醫院檔案管理方面辦公場地較為局促，檔案室難以儲存大量的文件要求，在種種醫院條件的限制之下，有些門類檔案管理為能夠經過統一的收集管理?；诂F實情況，各個部門檔案在管理方面未能夠在統一的管理制度之下進行，因此在分室保存的現狀下，實行醫院檔案管理的分散化管理，這明顯與檔案工作管理原則相違背，同時也難以充分地體現出綜合檔案室信息服務中心的作用，這無疑在一定程度上嚴重地阻礙了醫院檔案工作管理的順利開展。同時也造成了各個部門在溝通交流方面存在著問題，造成工作重疊較高的現象，從而浪費了人力物力，難以在新時期的發展工作要求下進行必要的突破創新。

（四）檔案管理人員素質較低

基于現實情況，在檔案管理工作方面專業出身的人才較少，同時管理人員由于自身的管理知識較為陳舊，不能夠積極結合當前的最新發展要求及時更新自身的管理技能，在知識結構方面不合理，也造成了與現階段工作要求存在不符的情況。檔案管理作為一項專業性較強的工作，為了能夠正確的管理與應用檔案資料，就需要具備一定專業素質的人才支持，尤其是能夠在長期的工作管理中不斷總結經驗，善于學習提高自身的人才。但是在醫院的人才培養過程中過于注重醫療人員的專業技能教育，沒有將檔案管理人員自身的素質技能納入新時期醫院管理工作體系當中，這也就造成了檔案管理人員自身的技能僅僅停留在傳統的工作模式之上，在思想觀念與技能方面不能緊跟時代發展要求，自身缺乏必要的創新與活力。同時，根據實際工作觀察可以發現，在當前醫院的綜合檔案管理工作方面其中的管理人員大多為兼職，專職從事此項工作的管理人員極度欠缺，這就是當前醫院檔案管理人員自身技能與創新能力難以適應時代發展的重要原因之一，在檔案管理工作方面認識程度相對較低，因此嚴重地制約了此項工作的向前發展。

（五）重視醫院病歷，輕視綜合檔案

醫院病案是全面記錄醫療工作的重要體現，能夠在一定程度上反映出疾病診斷以及治療恢復的整個過程。因此，其對于醫院管理有著十分重要的作用。作為醫院活動信息的重要載體，是醫療教育的重要教材。同時在現階段的時代發展背景下，醫療費用普遍上調，使得部分患者對于醫院醫療存在不信任的情況，同時在消費觀念的引導下，部分患者對于治療效果不甚理想之時，往往會遷怒于醫院，尋求賠償。因此基于現實情況，病案往往會成為雙方爭奪控制的焦點。在目前的醫患關系作用之下，醫院病歷在各種保險以及訴訟方面發揮出了重要的作用。因此，醫院在病歷管理方面就投入了大量的人力、物力與財力，能夠組織專業的人員對此進行管理。而醫院綜合型檔案管理工作方面則缺乏必要的重視，在關注程度方面相較于醫院病案管理工作則相去甚遠。

三、實現醫院檔案管理信息化重要意義

（一）有助于提升醫院的綜合競爭力

目前，醫院在檔案工作管理內容方面包含較多，而在這些信息當中患者的病歷信息至關重要，在建設信息化檔案管理平臺方面也就需要更加詳細的信息資料，以便為醫療工作者在后期的工作開展過程中提供更加方便的條件，所以，在當前的時代背景下，建設醫院檔案信息管理體系對于提升醫院自身的綜合實力有著重要意義。能夠促使醫院在當前競爭激烈的發展環境下得到重要的技術支持，從而為醫院在后期發展創新工作中提供必要的基礎保證，提高醫院管理建設工作效率和質量。

（二）為社會穩定發展提供便利

醫院是我國重要的醫療保障服務機構，在當前的時會發展過程中，也對于醫院服務創新工作起到了重要的影響作用，醫院自身的建設與管理能夠在一定程度上反映社會經濟的發展狀況。開展信息化檔案管理建設工作也是現階段實現社會和諧穩定發展的必要保證，以便于對未來的醫療創新事業發展提供方向。因此，基于這種考慮，通過在日常的工作管理過程中積極創新醫院檔案管理工作以便為建設文明和諧的健康社會提供必要的基礎保證，實現醫院各項工作管理的系統化與科學化，提供工作服務質量，以便為醫院自身的綜合實力發展以及必要創新提供支持保證。

（三）有效地提升醫院管理水平

在醫院檔案管理工作方面采用信息化處理方式，不僅在一定程度上有效地提升了工作人員自身的辦事效率，同時極大地改善了工作服務范圍以及質量。合理地運用計算機信息處理技術，進一步加強與完善醫療檔案管理平臺的建設發展，加強醫院檔案管理服務信息共享平臺建設，這樣一來便可以為患者查閱病歷提供非常好的技術條件，同時亦在一定程度上協調了醫院各部門之間的聯系，實現信息化管理理念。

四、改善醫院檔案管理工作對策

（一）檔案管理工作緊跟時代步伐

醫院檔案管理工作在實施過程中對于醫院整個管理環節都有著一定的影響，貫穿于整個工作環節當中，是醫院向前發展的必要保證。所以，在現階段的醫院發展管理工作方面，要能夠積極地結合自身的發展要求以及發展方向，在進行檔案管理工作的規劃方面積極與其他部門工作進行妥善協調，實現共同發展。從而促使醫院檔案管理工作在建設發展過程中與醫院發展規劃目標保持一致，進一步加強對于醫院檔案管理工作的資金投入，完善優化當前醫院檔案信息管理的發展現狀。積極協調各部門，使之相配合，促使人力資源管理信息、財務信息與管理信息等多方面與醫院現階段的全面發展保持一致。同時對于醫院檔案信息管理工作人員要能夠采取激勵措施，充分地調動其工作能力，使其在管理工作方面具備責任意識，進而科學合理的引導醫院檔案管理工作向著健康的方向發展。

（二）保持檔案管理制度與醫院管理相一致

在當前科學技術的不斷發展更新下，醫療衛生技術在科學技術的支持下取得了較大的進展，在醫院檔案管理工作方面也逐漸實現科學化，促使管理理念發生了相應的轉變。在多種情況的影響之下，醫院逐漸在日常的管理與發展過程中建立起更加科學的管理體系。工作管理人員在時代的要求下提升自身的專業素養，進一步強化自身的工作能力。在面對不同醫療部門的檔案管理工作中要能夠經過專業型人才的統一搜集與整理，要能夠充分地突出不同部門檔案的重要信息，對于以往的工作管理模式進行突破與創新。充分地發揮出統一管理模式應用價值，這樣便可以將有用的信息進行有效的歸納與整理，進而為今后的使用作出積極的準備。

（三）建立健全檔案管理制度

醫院檔案管理制度與醫院檔案管理質量密切相連，所以在今后針對醫院檔案管理工作當中要能夠通過不斷地完善檔案管理制度，進一步對于自身的行為進行約束，這樣才能夠在日常管理工作中達到既定的工作目標。在當前時代經濟發展背景下，醫院的檔案數量明顯地呈現出上升趨勢，若是在此時不具備完善的檔案管理制度，那么勢必會對于醫院檔案管理效率產生影響，進而最終對于醫院的創新發展工作帶來影響。在建立健全醫院檔案管理工作制度方面，首先就要以醫院院長、檔案管理部門以及檔案管理人員共同組成的管理系統，構建明確的網絡管理系統在此過程中可以實行相應的責任監督，進一步明確檔案管理工作人員自身的工作職責，進而不斷地減少管理人員在日常的管理工作中出現的不良行為。其次，要能夠在當今的建設創新工作中完善檔案管理行為規范制度，以便能夠通過此項工作要求進一步規范工作人員的行為規范，一旦發現操作不當的行為時，要能夠及時地予以處理，這樣才能夠在最大程度上降低了此項過失對于檔案管理工作造成的損失。最后，在工作要求方面，要切實做好檔案管理的監督工作，對于醫院技術檔案的病歷檔案等進行科學管理，做好統一的歸檔整理工作，這樣才能夠在當前的醫院工作管理創新中提升工作質量，完善工作制度。

（四）檔案管理要具備信息化

伴隨著科學技術的不斷發展創新，以往的管理模式便難以跟上時代的發展要求。因此，在信息化時代背景下，醫院在管理工作創新方面一定要充分地利用信息管理技術的獨特優勢，對于以往的工作理念以及模式進行充分的改善。確保檔案管理工作與現代信息技術深度融合，以此將醫院各部門不同的信息資料能夠更加全面、準確、及時的對于公眾進行反饋。在信息處理技術的作用之下，對于以往資料信息進行整理并且采取永久性保存，此項工作能夠進一步的確保信息的完整性與真實性。在應用信息處理技術的過程中，能夠代替傳統人工處理技術，這樣一來，便可以有效地減輕了檔案管理工作人員的工作壓力，進一步提高了工作質量與效率，同時又避免了工作誤差產生，進而為醫院創新發展提供了必要的信息保證。

（五）提高檔案管理工作人員自身的素質

鑒于當前醫院檔案管理工作方面存在著人員自身素養較低，工作意識淡漠等問題，需要不斷改進。在以往的認識水平影響之下，造成了對于醫院檔案管理工作認識度較低，難以在當前的時代背景下促使醫院檔案管理工作向著更加科學、有效的方向進行。因此在當前針對醫院檔案管理創新工作方面就一定要針對工作管理人員自身的素質與技能進行有效的培養，促使其具備一定的工作素養，通過實際教育活動其能夠熟練地掌握相應信息技術處理，開展定期的專業知識技能培訓，進而切實地提高醫院檔案管理工作人員自身的素養及能力，促使其在工作管理方面具備專業化，能夠以更加熱情飽滿的心態投入到工作建設當中，進而為醫院各項管理工作的合理發展提供必要的基礎性支持，從而確保醫院檔案管理工作向著更加科學、合理的方向發展。

五、結束語

綜上所述，開展醫院檔案管理工作，首先要在意識上充分地認識到開展此項工作的價值與意義，進而不斷提高工作人員自身的素養與能力，建立健全完善的檔案管理工作體系，大力引進專業人才，以便提升醫院綜合服務質量。