信息化背景下應急突發事件檔案建檔策略研究

摘要：隨著信息技術的發展及廣泛的應用，信息化存儲平臺、方法及技術終端為提升應急突發事件檔案建檔效率帶來很大的便利。然而當前部分單位在應急突發事件檔案建檔過程中仍然存在著信息化程度不高、數據化專題庫建設開發滯后、建檔制度不完善、檔案管理者信息化知識儲備不足等現實問題。為此，相關單位應采取配置信息化存儲設備，加強專題數據庫建設，完善應急突發事件檔案管理網絡，加強應急突發事件檔案建檔人員信息化知識儲備培訓等舉措，以進一步提升應急突發事件檔案建檔實效性。

關鍵詞：信息化，應急突發事件，檔案建檔策略

應急突發事件檔案建檔工作對于處理和應對突發情況具有較強的借鑒意義，一定程度上為避免更大的人身財產損失提供處理參考。近些年一些學者更多的側重于應急突發事件的內涵、價值及建檔和管檔問題研究，對于如何充分的利用信息化技術及平臺提升應急突發事件檔案建檔工作研究相對較少。為此，開展新信息化背景下應急突發事件檔案建檔策略研究具有重要的現實意義。

一、新信息化背景下應急突發事件檔案建檔的現實意義

應急突發事件主要是指事件和地點發生具有一定的隨機性，對社會大眾的生產和生活產生重大影響的事件。應急突發事件檔案是指在處理突發事件的全過程中以紙質、電子等相關形式保存的有價值的記錄信息或檔案。因此，在信息化背景下應急突發事件檔案建檔研究具有著重要的意義和作用。

1.為開展應急突發事件教育活動提供有價值的素材

在信息化發展的背景下，相關單位利用應急突發事件的信息，轉化為圖、文、聲并茂等可視化資源，以多元化的形式或載體開展常態化的宣傳教育活動。這既能強化責任相關人員或者公民防范化解應急突發事件的意識，又能夠提升責任相關方處理和解決應急突發事件的能力，為降低和減少人民群眾的財產損失，促進生產生活的發展，構建和諧的社會奠定基礎。

2.為處理和解決應急突發事件提供決策依據

在信息化背景下，相關單位以文字、電子版數據、音響資料的形式記錄了大量的突發事件應對的舉措、處理方法和應對經驗，具有較高的參考價值。當相關責任方面臨二次應急突發事件時可以采用信息化的平臺以大數據的表現形式，為責任人提供科學決策的依據。有利于提升相關單位應用于突發事件決策的科學性，為應對突發事件提供智力支撐，對促進產業諸要素和諧發展具有重要作用[1]。

3.有益于提升應急突發事件檔案建檔的效率

應急突發事件檔案的建檔和管理，往往以傳統的文字記錄、口傳心記、紙質檔案的形式存儲為主體，這種方法既不利于提升存儲效率，也不利于提高二次提取的效率。然而信息化方法和手段的應用，則能夠快速的實現信息的記錄、保管、提取及形象化的展示，使得各個建檔環節效率不斷提升，也為處理和解決應急突發事件節約了寶貴的時間，無形中提升了應對突發事件的效能。

4.有益于節約建檔歸檔的人力和物力投資成本

應急突發事件建檔及管檔是一個系統化過程，為實現應急突發事件的建檔工作高效運行，既需要提供大量的人力和物力的支持和保障，又要耗費大量的精力去協同相關人員，無形中使得人力和物力投入的資本在提高。而信息化背景下開展應急突發事件建檔工作充分利用了大數據、電子信息終端、信息化記錄工作，大量的降低了建檔過程中各環節人力和物力資本投入，為經濟社會可持續發展提供了保障。

二、新信息化背景下應急突發事件檔案建檔存在的問題

1.應急突發事件檔案建檔的信息化程度有待提升

隨著互聯網的發展信息技術、大數據的廣泛應用，也推動了應急突發事件檔案建檔工作的發展。然而當前部分相關單位的建檔工作還停留在傳統的口心相傳、紙筆記錄的方式，在載體上尤其是在應急突發事件建檔工作中缺少圖片、視頻、講話錄音等可視化、電子數據化的材料，檔案存儲的信息化水平不高。同時，單位內配置的信息化檔案記錄的工具和相應設備不齊全，例如高配置的打印、復印、拍照及錄像設備不足，這些嚴重影響了應急突發事件檔案建檔的信息化水平。

2.應急突發事件檔案建檔的數據化專題庫建設開發滯后

應急突發事件檔案建檔多以傳統的紙質檔案為主，這為檔案的二次開發和利用帶來了諸多的不便。在信息化迅猛發展的今天，目前部分相關單位的應急突發事件建檔往往還是按照年份或者主體責任部分來分類進行歸檔，沒有創新檔案建檔的模式，尤其是專題式數據庫建設滯后。在數據化材料的轉變、整理和存檔等方面工作稍有欠缺，且多部門信息化的共享、共建平臺建設乏力，嚴重影響了檔案的持續開發和利用價值。

3.應急突發事件檔案建檔及歸檔制度有待完善

應急突發事件檔案建檔工作是一種系統化工作過程，包括事前、事中及事后檔案歸檔及整理，而良好的檔案建檔及歸檔制度是規范檔案建檔程序，提升檔案保存及開發利用的前提。然而，當前部分相關責任方僅僅依靠國家規定的應急突發事件相應的法律法規和制度而建立單位檔案建檔制度，制度內容不健全，制度條款缺乏靈活性，既不能適應相關單位發展的需求，也難以應對信息化發展對建檔工作的要求[2]。

4.檔案建檔管理者責任意識和信息化知識有待強化

應急突發事件檔案建檔工作環節多元，涉及應急突發事件的事前、事中及事后檔案的歸建，既有傳統的紙筆記錄卷宗，也有聲音、影像及視頻等多載體類型的電子文檔。這就要求相關責任人具備較強的檔案歸檔意識和信息化處理技能。然而部分相關單位對于應急突發事件建檔重視程度不足，甚至認為此項工作屬于輔助工作，往往是安排年長的工作者從事此項工作，這就導致建檔管理者的重視程度不夠，責任意識不強，且不具備一定的信息化知識及技能，更影響了建檔和歸檔工作的效率。

三、新信息化背景下應急突發事件檔案建檔策略

1.配置信息化存儲設備，提升應急突發事件檔案建檔的信息化水平

在信息技術、大數據和物聯網迅猛發展的今天，要求相關部門推動應急突發事件檔案建檔的信息化水平。信息化的檔案建檔設施是提升應急突發事件檔案建檔水平的關鍵，為此相關部門應該加強資金的投入，購買高配置的信息化記錄設備，例如錄音筆、拍攝一體的記錄設施及打印和復印及掃描一體機。同時，加強應急突發事件檔案數字化建設，充分的利用互聯網技術將紙質檔案轉化為數字檔案，既能提升檔案的檢索和查詢效率，又能夠提升檔案的開發和利用價值。此外，豐富檔案建檔的存儲和記錄形式，既兼顧傳統的紙質檔案，又形成圖文并茂的電子化檔案。

2.提升應急突發事件檔案開發利用水平，加強專題數據庫建設

在應急突發事件檔案建檔和歸檔過程中既要保證檔案的安全性，又要考慮到檔案的現實價值和各部門的實際需求，充分發揮檔案的二次開發和利用價值，為后續處置突發事件提供決策依據和智力支持。

因此，要根據專題式內容建立應急突發事件檔案數據庫。首先，摸清家底。結合相關單位應急突發事件檔案庫的歸檔情況進行檔案的梳理和匯總，根據相關臺賬建立信息資源共享平臺。其次，根據專題分類歸檔。根據應急突發事件的行業類別、主題內容，兼顧信息化存儲方式把不同檔案來源和格式多樣的檔案重新歸類分檔，從而應對突發事件及后續檔案開發利用的需求。

3.完善應急突發事件檔案管理網絡，優化檔案管理制度

為了提升應急突發事件檔案管理的水平和效率，相關部門應力求完善檔案管理網絡，健全檔案管理制度。其一，建立突發事件檔案建檔的組織領導和檢查機制。相關部分領導主抓，明確各個環節的責任分工，崗位職責，強化對檔案建檔的監督。其二，優化檔案建檔及管理制度。結合應急突發事件發展的始終，依據事前、事中及事后突發事件的處置及解決流程，建立齊全的檔案建檔和管理制度，保障應急突發事件處理的痕跡，有據可查有規可依，進一步提升應急突發事件檔案建檔的完整性和可靠性[3]。

4.加強應急突發事件檔案建檔人員培訓，強化責任意識和信息化知識儲備

高質量的應急突發事件檔案建檔離不開高水平知識儲備和較強責任心的工作人員。為此，相關單位應該加強對建檔工作人員的重視和培訓。其一，強化建檔工作人員責任意識。相關單位選派責任心強具備一定信息化操作技能的人員負責應急突發事件檔案建檔工作，開展專題式交流，強調建檔工作的重要性，提升建檔工作人員的責任心。其二，開展常態化多形式信息化技能培訓。堅持引進來和走出去相結合，邀請檔案建檔領域的專家開展經驗分享，提升信息化檔案建檔水平。引導檔案建檔管理人員走出去，學習先進的檔案建檔心得和技能，提升應急突發事件檔案建檔的效能。

參考文獻：

[1]蘇靜華.高效突發事件預防與應急電子檔案管理策略探析[J].黑龍江檔案，2021（06）：92-93.

[2]陳彬.基于突發事件的高校檔案應急預案策略[J].蘭臺世界，2017（13）：58-60.

[3]李茂福，邢晶晶.突發事件檔案管理的現狀及對策研究[J].中國檔案，2019（04）：62-63.

（作者簡介：劉敏，廣西壯族自治區應急救援中心檔案館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯：李雪威）