人事檔案數字化建設的前期準備工作

徐麗麗

摘? 要：隨著信息技術的不斷發展，人事檔案正在呈現出數字化的發展趨勢，這對人事檔案管理工作的高效開展產生了非常積極的影響。本文主要分析人事檔案數字化建設的前期準備工作，從而為人事檔案數字化建設工作的高效開展奠定堅實的基礎。

關鍵詞：人事檔案;數字化建設;前期準備

在當前的社會發展過程中，信息技術已經在各行各業得到了非常廣泛的應用，并取得了非常不錯的應用效果，為各行各業的發展灌注了新的生機和活力。在這種時代背景下，檔案管理部門逐漸意識到傳統人事檔案管理的局限性，并積極開展人事檔案數字化建設工作。

一、籌集建設資金

人事檔案包括個人信息、德才表現以及工作經歷等多項內容，涵蓋的內容非常廣泛，這對計算機、掃描儀以及服務器等基礎設施有著較高層次的要求[1]。因此，在開展人事檔案數字化建設的前期階段，檔案管理部門必須根據當前的實際情況和內在需求，不斷加大對建設資金的籌集力度，從而為基礎設施建設工作提供強有力的資金支持，進一步促進后續數據儲存、數據交換、數據驗收以及數據備份等工作的高效開展。

二、為工作人員提供必要的培訓

人事檔案數字化建設對工作人員的專業水平和綜合素質有著較高層次的要求，因此，在開展人事檔案數字化建設的前期階段，檔案管理部門應為工作人員提供必要的培訓，使得工作人員能夠熟練掌握人事檔案數字化建設的專業知識和操作技能，并且幫助工作人員樹立良好的信息安全意識，切實提高檔案管理隊伍的專業化水平，使得人事檔案數字化建設工作能夠呈現出規范化的發展趨勢。

三、豐富人事檔案材料收集

在開展人事檔案數字化建設的工作實踐中，材料收集占據著非常關鍵的地位。針對這種情況，檔案管理部門必須結合當前的實際情況和內在需求，科學確定人事檔案的材料收集范圍和內部管理權限，廣泛收集德、能、勤、績、廉等多方面材料，切實提高人事檔案的安全性。除此之外，檔案管理部門還應對近年來形成的職稱材料、學歷材料、年度考核表、人員任前考察檔案審核表、人員任免審批表、獎懲材料以及續聘合同等材料進行全面收集，并對存在缺失的檔案信息進行有效補充，在經過仔細鑒別之后歸檔，使得各項材料能夠切實滿足人事檔案數字化建設的內在需求，進一步提高后續人事檔案數字化建設的工作質量和工作效率[2]。

四、全面落實人事檔案材料整理工作

為了進一步提高人事檔案數字化建設的有序性和可靠性，檔案管理部門應全面落實人事檔案材料整理工作。在此過程中，檔案管理部門應以個人為基本出發點，對檔案材料進行科學合理的鑒別、分類、排序、編目、技術加工以及裝訂，切實提高專門案卷的條理性和系統性。對于檔案材料的鑒別工作而言，工作人員應檢查檔案材料是否滿足齊全完整、填寫規范、內容真實、文字清楚以及手續完備等內在特征[3]。在完成分類和排序工作之后，工作人員應醒目標注檔案編號和檔案頁碼等信息，保證標注位置的科學性和合理性，從而為檔案材料的數字化錄入提供良好的便利條件。在裝訂檔案的過程中，工作人員應將檔案材料各邊進行有效對齊，并在紙張的左側進行裝訂打孔，切實提高檔案材料裝訂的齊整性、結實性和美觀性，有效避免出現倒頁、掉頁、壓字以及文件損壞等不良現象。如果存在左側空白相對較少的問題，那么工作人員要根據實際情況，對其進行必要的托裱。

五、選擇優質的技術服務公司

在開展人事檔案數字化建設的具體實踐中，僅僅依靠自身的力量來開展各項工作是遠遠不夠的。針對這種情況，檔案管理部門應從人事檔案數字化建設的具體需求出發，選擇優質的技術服務企業。在選擇技術服務企業的過程中，檔案管理部門應對以下幾方面內容進行全面考察：其一，技術服務企業是否具備完善的涉密資質;其二，技術服務企業是否能夠正確把握人事檔案數字化建設的發展方向和內在需求;其三，技術服務企業是否擁有專業的工作團隊和先進的技術支持;其四，技術服務企業是否專注于研究探索檔案和標準信息資源領域;其五，技術服務企業是否能夠熟練完成高清圖形制作、原始圖像制作、檔案材料掃描、數據備份、數據審核等工作;其六，技術服務企業是否能夠根據國家的法律規定，完成對項目合同書的起草;其七，技術服務企業是否具備安全保密、軟件升級以及軟件維護等工作能力;其八，技術服務企業是否具備良好的工作經驗，在行業內是否具備完善的口碑[4]。

六、創新人事檔案管理制度

在當前社會的發展過程中，傳統模式下的人事檔案管理制度已經無法滿足數字化建設的內在需求。因此，檔案管理部門必須結合人事檔案數字化建設的內在特征和具體需求，有效創新人事檔案管理制度，使得人事檔案管理工作能夠朝著數字化、制度化和高效化的方向不斷行進。在此過程中，檔案管理部門要深入分析人事檔案管理的工作現狀，根據實際情況制定科學合理的人事檔案管理規章制度和數字檔案查閱審批制度，實現對檔案查詢人員具體行為的全面監測，并對檔案閱讀過程進行詳盡可靠的日志記錄，從而提高人事檔案信息數據的安全性。

七、結束語

在信息技術迅猛發展的現代社會，傳統模式下人事檔案管理的弊端正在逐漸顯現出來，全面落實人事檔案數字化建設工作，已經成為檔案管理部門實現可持續發展的重要舉措。在此過程中，檔案管理部門應結合人事檔案管理的實際情況和發展需求，積極做好建設資金籌集、工作人員培訓、人事檔案材料收集、人事檔案材料整理、技術服務公司選擇、人事檔案管理制度創新等前期準備工作，從而為后續數字化建設的高效開展提供良好的先決條件。

參考文獻：

[1]馬云娜.干部人事檔案數字化前期準備流程[J].辦公自動化，2020，25（24）：25-26.

[2]楊璐.簡述干部人事檔案數字化建設的前期準備工作[J].辦公室業務，2020（03）：153+155.

[3]黃華陽.干部人事檔案數字化建設準備工作的思考[J].黑龍江檔案，2019（05）：75-76.

[4]唐萍萍.企業檔案數字化前期準備工作應注意的幾個問題[J].蘭臺世界，2017（S1）：75-76.