以經濟效益為導向的企業檔案管理探討

耿士剛

摘? 要：檔案記錄了企業的發展過程和企業員工的發展。隨著全球經濟一體化進程的加快和經濟的不斷增長，我國企業管理理念發生了深刻的變化。同時也帶來了新的壓力和挑戰，對企業檔案管理產生了很大的影響。在市場經濟環境下，企業檔案管理體制、管理技術和管理環境都發生了深刻的變化。在此基礎上，分析了企業檔案管理的現狀和新要求，提出了以經濟效益為導向的企業檔案管理模式，以提高企業檔案管理水平，提高企業經濟效益。因此，做好檔案管理工作對企業未來的發展具有重要意義。但現階段大多數企業在管理上存在專業人才不足、檔案管理手段落后等問題。本文探討了優化企業檔案管理的措施。

關鍵詞：企業;檔案管理;經濟效益;措施

1現階段企業檔案管理存在的問題

1.1缺乏專業的管理人員

與生產和銷售工作不同，一些企業在任命檔案管理員時相當隨意。檔案管理人員不稱職的主要原因有：一是企業對檔案管理人員的培訓重視不夠。許多企業檔案管理人員仍然沿用傳統的工作方法，多年來他們的業務水平沒有得到提高，無法滿足現代企業檔案管理的需要;第二，在檔案管理人員的任用上，一些企業會選擇一些不再承擔繁重的生產和銷售工作的退休人員來承擔相關工作，而不是招聘專業的檔案管理人才，這也是企業檔案管理質量不能一直提高的一個重要原因，同時影響著企業的經濟效益。

1.2對信息化建設重視不夠

雖然很多企業管理者已經意識到檔案管理的重要性，但在實施過程中效果仍然不理想。一些企業仍然使用傳統的檔案管理方法。傳統紙質檔案極易損壞，對保存環境要求高，無形中增加了企業的管理成本。雖然一些企業建立了自己的檔案管理體系，檔案管理質量有了很大提高，但個別企業的檔案管理體系多年來沒有調整，很多地方已經不能滿足現代企業發展的需要，嚴重影響了企業檔案管理的效率。這些都是企業管理者對企業信息化建設和檔案管理重視不夠的表現。

1.3缺乏健全的管理評價機制

與傳統檔案管理相比，現代檔案管理的范圍更廣。管理者在做好檔案保存工作的同時，還要做好檔案信息分析工作，充分發揮檔案對企業發展的促進作用。企業管理者應定期評估檔案中記錄的一些信息，并根據檔案中記錄的一些情況和企業的實際發展情況，確定企業下一步的發展方向和發展目標。然而，現實中，很多企業忽視了這部分工作，企業檔案利用率普遍不高，嚴重制約了企業的發展。這主要是由于缺乏完善的檔案管理和檔案移交質量評估機制造成的。管理者不了解公司檔案管理中存在的問題，無法制定優化企業檔案管理的方案。

2優化企業檔案管理，提高企業經濟效益的措施

2.1提高檔案管理人員的業務素質

現代企業檔案管理強調人與信息技術的合作。因此，提高檔案管理人員的職業素質，主要可以從兩個方面來實施：一是加強檔案管理人員的培訓。傳統的檔案管理以手工為主。因此，為了勝任新時代的檔案管理工作，我們必須提高檔案管理人員的信息素質，我們可以通過組織員工培訓來講解檔案管理系統的使用和維護知識，從而提高檔案管理人員與系統之間的合作[2]。二是注重檔案管理人員的使用，具有國家認可的專業學位，有一定的工作經驗，能夠勝任現代檔案管理工作，從根本上提高企業檔案管理質量。

2.2加強信息化建設

檔案管理體系的建立不僅有利于提高企業檔案管理的質量，而且大大降低了企業檔案管理的成本，提高了檔案的利用率，使企業檔案更好地發揮其促進企業發展的作用。首先，要建立完善的檔案收集和分類體系，摒棄傳統的檔案收集模式，將檔案管理向自動化收集、數字化存儲和人性化服務方向發展，真正實現檔案管理的網絡化，提高企業檔案管理效率。其次，建立完善的檔案信息檢索系統。企業應根據自身特點建立文件信息搜索元素目錄。對于一些可以公開的檔案資料，員工只需要一部手機和一臺電腦就可以根據自己的需要找到，這大大提高了企業內部信息傳輸的效率。

2.3建立健全管理評價機制

在檔案管理工作中，要建立完善的檔案收集，整理，移交管理制度，在確保企業信息安全的基礎上，盡可能保證企業內部信息流通的及時性，，并根據企業業務調整情況及時調整信息系統設置，以實現企業信息價值最大化，促進企業發展。企業應建立一套完善的檔案管理質量評價機制。他們可以選擇向員工發送問卷，征求員工對信息系統建設的意見。及時采納有價值的建議，使檔案管理系統更好地為員工工作服務。其次，對于檔案管理體系的使用，管理者還應定期進行評估，發現問題，及時整改，確保企業檔案管理工作的順利進行。

2.4創新檔案搜集整理制度，為檔案數量和質量提供保障

首先，各中層單位要建立相應的檔案信息采集系統，對本單位的檔案信息進行整理和采集。為了提高檔案收集的效率，各中層單位的檔案收集者可以建立模板流轉檔案記錄，提高檔案生成速度，最大限度地收集本單位的檔案：其次是不斷完善檔案管理制度，包括收集、整理、歸還、銷毀、歸檔的各個環節，嚴格按照規定的程序辦理，任何手續必須經指定的主管領導批準，認真履行登記、簽字、蓋章手續，只有不斷創新和完善檔案收集整理制度，才能保證檔案的數量和質量，更好地為企業發展服務。

2.5創新檔案服務工作模式，不斷強化檔案在企業中的作用

檔案工作是企業發展的基礎，服務是檔案工作的中心。檔案工作要通過服務發揮應有的作用。因此，只有不斷推進檔案服務理念的創新，才能使檔案事業與社會經濟協調發展，使檔案事業充滿生機和活力，走上可持續發展之路。通過對檔案信息資料的整理、研究、挖掘、提煉和篩選，及時將具有深層次開發價值的信息資料提供給用戶（企業領導、管理者和科技人員），使其從檔案信息中獲得啟示，為企業發展拓寬新思路，開發新產品、開發新技術，使檔案死物活起來，使檔案信息資源轉化為現實生產力，在促進企業經濟增長中發揮其獨特作用。

3結束語

企業檔案管理對企業的發展具有重要意義，企業管理者必須高度重視。加大檔案管理基礎設施建設投入，推進企業檔案管理信息化建設。同時，要聘請專業的檔案管理人員，定期對檔案管理質量進行評估，充分發揮企業檔案管理對企業發展的促進作用。

參考文獻：

[1]霍燕兵.企業檔案管理工作創新與改革探討[J].機電兵船檔案，2021（06）：20-21.

[2]鄒惠琳.企業檔案管理信息化建設的障礙及優化策略探討[J].企業改革與管理，2020（21）：46-47.DOI：10.13768/j.cnki.cn11-3793/f.2020.2116.